QUẢN TRỊ trong CÁC TỔ CHỨC CỘNG ĐỒNG

1. QUẢN TRỊtrong CÁC TỔ CHỨCCỘNG ĐỒNG Community Solutions- NESB Community Safety Development and Coordination Project Auspiced by Illawarra Forum Inc.

2. MỤC LỤC • Vẽ giản đồ tổ chức của quý vị. • Nhiệm vụ và trách nhiệm tổng quát của ban quản trị của quý vị. • Nhiệm vụ và trách nhiệm của những người giữ chức vụ. • Các tiểu ban.

3. GIẢN ĐỒ CỦA TỔ CHỨC QUÝ VỊ • Vẽ giản đồ bao gồm: • Các thành viên trong ban quản trị. • Mục đích và giá trị của tổ chức. • Cơ quan/tổ chức tài trợ và những nguồn tài trợ khác. • Các thành viên của tổ chức. • Giám đốc/Điều hợp viên, các nhân viên khác và thiện nguyện viên. • Các tổ chức chính phủ và phi chính phủ quan trọng. • Các dịch vụ được cung cấp. • Các đề án chính. • Các nhóm và thân chủ đối tượng được tổ chức phục vụ.

4. BAN QUẢN TRỊ NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM • Trách nhiệm tổng quát • Pháp lý • Tài chánh (bao gồm hoạch định) • Quản lý nhân viên và thiện nguyện viên • Các chủ trương và thủ tục • Cơ sở và trang thiết bị • Bênh vực và vận động • Tham khảo ý kiến của cộng đồng

5. TRÁCH NHIỆM TỔNG QUÁT Các ban quản trị là: • Bộ phận quản trị của tổ chức. • Thông thường được bổ nhiệm hay bầu chọn trong Phiên Họp Khoáng Đại Thường Niên. • Chịu trách nhiệm về pháp lý đối với hoạt động tổng quát của tổ chức.

6. TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ (1) Bảo đảm tổ chức: • Hoạt động trong phạm vi Nội qui của tổ chức. • Chấp hành Đạo Luật Thành Lập Hiệp Hội Của NSW Ban Hành Năm1984 (NSW Association Incorporation Act 1984). • Hoạt động trong phạm vi luật lệ và qui định của Chính phủ Liên bang, Tiểu bang và địa phương, ví dụ như • Bảo vệ trẻ em • Tác quyền • Sức khỏe và An toàn Ngành nghề (OH&S) • Thuế vụ • Luật bảo mật sự riêng tư

7. TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ (2) Bảo đảm tổ chức: • Làm tròn trách nhiệm pháp lý trong cương vị chủ nhân. • Hành động theo những thỏa thuận tài trợ mà tổ chức đã ký kết. • Chứng tỏ tinh thần làm việc có trách nhiệm bằng cách giữ sổ sách và thực hành tốt. • Làm tròn Trách nhiệm Bảo hộ đối với thân chủ và nhân viên.

8. TRÁCH NHIỆM TÀI CHÁNH (1) Bảo đảm tổ chức: • Có đủ ngân khoản để hoạt động. • Xin tài trợ thường xuyên từ: • Chính phủ/khoản tài trợ của tư nhân, lạc quyên gây quỹ, v.v. • Chấp hành các thỏa thuận tài trợ: • Có tinh thần trách nhiệm, ngân khoản tài trợ được sử dụng cho thân chủ/dịch vụ và địa bàn đã định, v.v.

9. TRÁCH NHIỆM TÀI CHÁNH (2) Bảo đảm: • Các kế hoạch tài chánh và ngân sách được soạn thảo và chấp thuận. • Có hệ thống kế toán tốt, và giấy tờ lưu trữ về lợi tức và chi tiêu cập nhật. • Việc chi tiêu thường xuyên được giám sát và điều chỉnh nếu cần. • Soạn Thảo Bản Kê khai Lợi tức và Chi tiêu thường niên. • Bản Kê khai Lợi tức và Chi tiêu thường niên được kiểm toán theo luật định và cách thức làm việc tốt.

10. QUẢN LÝ NHÂN VIÊN VÀTHIỆN NGUYỆN VIÊN (1) • Tất cả nhân viên đều có bản chú giải công việc làm cập nhật. • Thủ tục tuyển nhân viên (EEO) và quản lý nhân viên và thiện nguyện viên đúng đắn. • Trợ giúp, huấn luyện và giám sát nhân viên và thiện nguyện viên.

11. QUẢN LÝ NHÂN VIÊN VÀTHIỆN NGUYỆN VIÊN (2) Tổ chức chịu trách nhiệm cung cấp: • Điều kiện làm việc tốt và an toàn cho nhân viên và thiện nguyện viên. • Thủ tục thẩm định năng lực và khiếu nại đúng đắn. • Phổ biến thông tin đến nhân viên và thiện nguyện viên. • Chấp hành các qui chế lương bổng và luật lệ lao tư hữu quan.

12. CHỦ TRƯƠNG VÀ THỦ TỤC Bảo đảm: • Các chủ trương và thủ tục tiêu chuẩn được biên soạn và cập nhật nếu cần. • Các chủ trương và thủ tục được thi hành đúng.

13. CƠ SỞ VÀ TRANG THIẾT BỊ • Cung cấp cơ sở, phương tiện và trang bị cần thiết. • Bảo trì và quản lý bất động sản và trang thiết bị theo các luật lệ và qui định liên hệ: • Đạo luật Sức khỏe và An toàn Ngành nghề (OHS)

14. BÊNH VỰC VÀ VẬN ĐỘNG • Đại diện cho tổ chức đối với công chúng. • Cổ động các mục tiêu, dịch vụ và thành tích của tổ chức. • Vận động các chính trị gia về những vấn đề chính mà tổ chức và thân chủ/các nhóm đối tượng/cộng đồng phải đương đầu.

15. THAM KHẢO Ý KIẾN CỘNG ĐỒNG • Phổ biến thông tin đến những người và những nhóm được tổ chức phục vụ. • Liên hệ với các tổ chức khác trong lãnh vực dịch vụ cộng đồng. • Liên hệ với những nhân vật then chốt trong cộng đồng địa phương.

16. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI GIỮ CHỨC VỤ TRONG TỔ CHỨC

17. CƠ CẤU CỦA CÁC BAN QUẢN TRỊ • Thành viên thường. • Ban điều hành: • Chủ tịch • Thủ quỹ • Thư ký • Nhân viên Hành chánh • Các tiểu ban. • Các ban đặc biệt hay ban đặc nhiệm. • Các ban tư vấn.

18. THÀNH VIÊN THƯỜNG TRONGBAN QUẢN TRỊ (1) • Hậu thuẫn các mục tiêu của tổ chức. • Thường xuyên dự các buổi họp ban quản trị và tham gia thảo luận về các vấn đề. • Đến đúng giờ và đọc biên bản họp, chương trình nghị sự và các thông tin khác. • Đảm nhiệm các công việc đặc biệt nào đó nếu cần. • Bảo mật thông tin. • Cùng gánh vác trách nhiệm điều hành tổ chức. • Tham gia tiến trình hoạch định và thẩm định của tổ chức.

19. THÀNH VIÊN THƯỜNG TRONGBAN QUẢN TRỊ (2) • Am hiểu các vấn đề liên quan đến tổ chức. • Hậu thuẫn các thành viên khác trong ban quản trị làm công việc của họ. • Làm việc trong phạm vi các mục tiêu và khuôn khổ pháp lý của tổ chức. • Dự các chương trình huấn luyện/phát triển. • Đại diện và cổ động cho tổ chức. • Tham gia các phái đoàn tiếp xúc với các cơ quan tài trợ và góp phần vào các tiến trình vận động.

20. CHỦ TỊCH • Quản lý các hoạt động của ban quản trị: • Bao gồm chủ tọa phiên họp, theo dõi các công tác của ban quản trị, bảo đảm các điều lệ trong nội qui đều được chấp hành, làm phát ngôn viên của ban quản trị v.v. • Hành động với tư cách đại diện chính thức và phát ngôn viên cho tổ chức. • Thay mặt ban quản trị/hiệp hội hành động trong các trường hợp khẩn cấp.

21. THƯ KÝ • Giải quyết công việc thư từ của tổ chức. • Bảo đảm hồ sơ và giấy tờ chính thức của tổ chức được cập nhật, ngăn nắp và có sẵn khi cần. • Bảo đảm ban quản trị thảo các chủ trương và thủ tục bằng văn thư cho tổ chức và các chủ trương và thủ tục này được duy trì, cập nhật và thực hiện.

22. THỦ QUỸ • Lập ngân sách • Giám sát ngân sách và tiền chi thu • Bảo đảm lưu trữ giấy tờ về các khoản thu chi • Thường xuyên trình ban quản trị các báo cáo tài chánh • Bảo đảm các tài khoản hàng năm (Bản Kê khai Lợi tức và Chi tiêu) được soạn thảo, kiểm toán và đệ trình trong Phiên Họp Khoáng Đại Thường Niên • Bảo đảm ngân khoản tài trợ và tài sản không bị lạm dụng

23. NHÂN VIÊN HÀNH CHÁNH • Thông báo cho Văn phòng Công bằng Mậu dịch NSW (NSW Office of Fair Trading) về các thay đổi trong công việc chính thức của tổ chức, nội qui và tình trạng tài chánh. • Giữ sổ các thành viên ban quản trị. • Nộp Bản kê Lợi tức và Chi tiêu.

24. CÁC TIỂU BAN • Các tiểu nhóm hoạt động chuyên biệt: • Được thành lập để thực hiện các công tác cần có chuyên môn hay thời gian • Báo cáo với ban quản trị • Nhân viên, thành viên ban quản trị và người khác đều có thể tham gia các tiểu ban theo lời mời của ban quản trị. • Thi hành các quyết định của ban quản trị.

25. CÁC TIỂU BAN ĐẶC BIỆTVÀ TƯ VẤN • Tiểu ban đặc biệt: • Lập ra vì một mục đích duy nhất • Đối phó với những vấn đề đặc biệt • Hành động và giải tán • Tiểu ban tư vấn: • Giữ chức năng quan sát hoặc chuyên gia • Đưa ra những đề nghị cho ban quản trị thực hiện

26. TÀI LIỆU THAM KHẢO (1) Muốn biết thêm thông tin: (truy cập vào ngày 6 tháng Sáu 2005) • Những Điều lệ mẫu www.fairtrading.nsw.gov.au/business/association/modelrules.html • Thành lập công tywww.fairtrading.nsw.gov.au • Trách nhiệm Bảo hộ • www.workcover.nsw.gov.auwww.ftmaustralia.org.au • Các vấn đề nhân dụng • www.industrialrelations.nsw.gov.auwww.ja.com.auwww.employersfirst.org.au • Bảo mật và giữ kín sự riêng tưwww.privacy.gov.au/act/privacyact

27. TÀI LIỆU THAM KHẢO (2) Muốn biết thêm thông tin: • Thuế vụ, GST, tờ khai hoạt động, ABN, v.v. www.ato.gov.au • Chủ trương, thủ tục, việc quản trị, và các vấn đề liên quan đến quản trị, các vấn đề tài chánh và hoạch định của các tổ chức cộng đồng - Illawarra Forum Inc. www.illawarraforum.org.au • Hiệp hội Dịch vụ Cộng đồng Địa phương.www.lcsa.org.au • Volunteering Illawarra Đt. 4225 7812. • Các vấn đề về tài trợ và tài chánh, lãnh đạo, các vấn đề liên quan đến quản trị, bảo hiểm và đối phó với các rủi ro của các tổ chức cộng đồng. • Cộng đồng Chúng ta.www.ourcommunity.com.au