Hibe Faydalanıcıları için Proje Yönetimi Eğitimi

1. Hibe Faydalanıcıları için Proje Yönetimi Eğitimi

2. Eğitim Kapsamı • Kapsam: Hibe Faydalanıcılarının projelerini başarı ile uygulamaları ve IPA fonları kullanım oranlarının artması için proje yönetim kapasitelerinin geliştirilmesi

3. Eğitim Amaçları Eğitim sonunda Hibe Faydalanıcıları: • Hibe sözleşmelerinn yönetimi: sözleşme süreci, uygulama, raporlama, görünürlük; • Hibe yönetimi sürecinde rol ve sorumluluklar; • Hibe projeleri uygulama ve izleme; • Uygulama ve izleme süreçlerinde Hibe Faydalanıcılarının en sık yaptığı hatalar; • Uygun giderler, satın alma, mali yönetim ve hibelerin denetimi • Görünürlük konularında bilgilerini tazeleyeceklerdir.

4. Gündem • İKG OP Programları - Hibe Programları • Görev ve Sorumluluklar • Hibe Sistemi • Hibe Sözleşmelerinin Anlaşılması • n+3 Kuralı ve Uygulamaya Etkileri • Hibe Sözleşmelerinin ve Bütçenin Yönetimi • Hibe Faydalanıcıları için Teknik Destek • İzleme Bilgi Sistemi • Hibe Projelerinin İzlenmesi ve İzleme Ekibi • Düzensizlikler ve Risk Yönetimi • Raporlama • AB Satın Alma Kuralları • AB Görünürlük Kuralları

5. İKG OP ve Hibe Programları Hakkında Genel Bilgi İKG Operasyonel Programı (İKG OP), insan kaynaklarının geliştirilmesi ve özellikle istihdam, eğitim ve sosyal içerme alanlarında, Türkiye’deki mevcut durum hakkında bilgi veren, sosyo‐ekonomik analizler içeren, öncelik eksenlerini, tedbirleri ve faaliyetleri tanımlayan ÇSGB tarafından hazırlanan ana belgedir. www.ikg.gov.tr

6. İKG OP ve Hibe Programları Hakkında Genel Bilgi Aralık 2007’de Avrupa Komisyonu tarafından kabul edilen İKG OP’nin genel amacı, ‘daha fazla ve daha iyi iş ve daha fazla sosyal uyum ile sürdürülebilir ekonomik büyümeyi sağlayacak bilgi temelli bir ekonomiye geçişi desteklemek’ şeklinde tanımlanmıştır. Bu genel amaç çerçevesinde İKG OP’de belirlenen müdahale alanları: İstihdam, Eğitim, Sosyal içerme’dir

7. İKG OP’nin uygulanması için öncelik eksenleri vetedbirlere uygun olarak geliştirilen programlar:

8. Fonun kaynağı • Projelere verilen hibe miktarının %85’i Avrupa Birliği bütçesinden ve %15’i de Türkiye Cumhuriyeti bütçesinden karşılanmaktadır. Hibe Projeleri Uygulama Bölgesi • İKG OP’nin en önemli ilkelerinden biri olan ‘coğrafi yoğunlaşma ve bölgesel farklılıkların azaltılması’ ilkesi gereği, hibe programları ağırlıklı olarak, İstatistikî Bölge Birimleri Sınıflandırmasına göre, II. Kategori olarak belirlenmiş (NUTS‐II) ve kişi başına düşen ortalama geliri, Türkiye ortalamasının %75’inden daha az olan bölgelerde uygulanır. İKG OP ve Hibe Programları Hakkında Genel Bilgi

9. Hibe Projeleri Uygulama Bölgesi

10. İKG OP ve Hibe Programları Hakkında Genel Bilgi

11. Kız Çocuklarının Okullaştırılması Hibe Programı Proje Sayısı -Genel Dağılım

13. Kız Çocuklarının Okullaşma Oranlarının Arttırılmasıhibe programında en fazla proje Şanlıurfa’da olup (8) bunu 7 projeyle Van takip etmektedir. Kadın istihdamı hibe programında en fazla proje Kayseri, Samsun ve Hatay’da (12, 11, 9) bulunmaktadır. Kayıtlı istihdam hibe programında en fazla sayıda proje Samsun’dan gelmiş olup (8), bunu 4er proje ile Van ve Kayseri izlemektedir. Yaşam Boyu Öğrenme hibe programında ilk sırada her bir ilden 4er proje ile Elazığ, Kayseri ve Yozgat bulunmaktadır. Genç İstihdamı hibe programında en fazla proje Hatay’dan gelmiş olup (11), bunu 10ar proje ile Samsun ve Sivas izlemektedir. İKG OP ve Hibe Programları Hakkında Genel Bilgi

14. Görev ve Sorumluluklar

15. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı(ÇSGB), İnsan Kaynaklarının Geliştirilmesi (İKG) Bileşeni kapsamındaki program ve projelerin hazırlanması, yönetilmesi, uygulanması, izlenmesi, denetlenmesi ve değerlendirilmesinden sorumluProgram Otoritesi (PO)’dir. • Program Otoritesi Başkanı: • Programın etkinliği ve tesirini arttırıcı gerekli tüm tedbirleri alır; • Hibe programının teknik denetimi ve izlemesini temin eder; • Merkezi ve bölgesel hibe izleme ekiplerinin oluşumunu onaylar. İKG OP Hibe Programları Uygulamadaki Kilit Aktörler

16. Operasyon Faydalanıcıları Kız Çocuklarının Okullaşma Oranlarının Arttırılması Hibe Program- MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI Hayat Boyu Öğrenmenin Desteklenmesi Hibe Programı- MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI Kadın İstihdamının Desteklenmesi Hibe Programı- İŞKUR (Türkiye İş Kurumu) Genç İstihdamının Desteklenmesi Hibe Programı- İŞKUR (Türkiye İş Kurumu) Yenilikçi Yöntemlerle Kayıtlı İstihdamın Teşvik Edilmesi Hibe Programı- SGK (Sosyal Güvenlik Kurumu) Uygulamadaki Kilit Aktörler

17. Operasyon Faydalanıcıları Her operasyon faydalanıcısı, operasyonu dâhilindeki tüm faaliyetlerin günlük olarak doğru ve zamanında uygulanması için faaliyet gösterir. Bu amaçla her bir operasyon faydalanıcısı kurum bünyesinde “Operasyon Koordinasyon Birimi (OKB) kurmuştur”. Uygulamadaki Kilit Aktörler

18. Merkezi İzleme Ekibi Hibe programına sahip her operasyon faydalanıcısının bünyesinde desteklenen hibe projelerinin izlenmesi amacıyla bünyesinde kurulmuştur. MHİE, hibe sözleşmeleri imzalandıktan sonra, projelerin AB kuralları ve Türk mevzuatına uygun olarak yürütülmesinin günlük olarak izlenmesi ve kontrolü kapsamında sorumluluklara sahiptir: Bölgesel İzleme ekibiÖNEMLİ! Projesi kabul edilmiş hibe faydalanıcılarına, program otoritesi adına teknik destek sağlar ve yerel düzeyde hibe projelerinin izlenmesini yürütür. Yerel düzeyde, hibe programının tanıtılması ve projelerin uygulanması kapsamında Merkezi Kurumların ve Hibe Faydalanıcılarının temel iletişim noktası olarak görev yapar. Faydalanıcılar, sözleşmeden kaynaklanan sorumluluklarını yerine getirirken öncelikle BHİTYE’ye danışmalıdır. Uygulamadaki Kilit Aktörler

19. Uygulamadaki Kilit Aktörler Hibe Faydalanıcısı Herhangi bir hibe programı (Uluslararası veya ulusal)  kapsamında sağlanan mali yardımlardan destek almak için proje teklifi hazırlayarak,  fon kaynağı sağlayan kurumlara başvuru yapan, ve projesinin başarılı bulunması durumunda, hibe almaya ve teklif ettiği projeyi uygulamaya hak kazanan  tüzel veya gerçek kişilerdir. Hibe yararlanıcısı, fon sağlayan kurum veya kuruluş ile yapmış olduğu sözleşme şartları ve sözleşme eklerine uygun olarak tanımlamış olduğu projenin, planlamış olduğu hedeflere ulaşmasında doğrudan sorumludur. Teknik Destek Ekibi Öncelikli olarak izleme ekiplerine izleme konusunda destek vermekle sorumlu olur diğer konularda HF’lere rehberlik yapmak üzere görevlendirilmiş ekip.

20. Merkezi Finans ve İhale Birimi Sözleşme Makamı sıfatı ile hibe programının idari ve mali olarak uygulanması, hibe fonlarının doğru kullanılması, sözleşmelerin imzalanması, hibe tutarlarının hesaplanarak proje faydalanıcılarına ödenmesi, faydalanıcılardan gelen tüm rapor, beyan ve taleplerin kontrollerinin yapılması ve bunların nihai onaylanmasından sorumludur. Ayrıca izleme ve denetim faaliyetleri yürütür. Avrupa Birliği Türkiye Delegasyonu Hibe projelerinin AB kuralllarını uygun olarak ve sürdürülebilirlik açılarından gerçekleştirilmesinde izleme ve denetim rolleri bulunur. Uygulamadaki Kilit Aktörler

21. Hibe Süreci

22. Hibe Süreci Hibe Nedir? • Belirli bir amaç kapsamında kullanılmak üzere bir kurum tarafından sağlanan mali yardım • Bağış değildir!!! • Faydalanıcıların yürüttüğü faaliyetlere destek olur. • Yalnızca uygun maliyetleri kapsar. • Proje yalnızca hibe faydalanıcısı tarafından yönetilir. • Projenin sonuçları hibe faydalanıcısına aittir(veya ortakları).

23. Hibe Süreci PROJE BAŞLANGICI

24. Hibe Projelerine Başvuru Aşaması • Teklife Çağrının Yayınlanması: Kamuoyuna duyurulur, proje hazırlamak ve başvurmak içinsınırlı zaman • Hibe Bilgilendirme Günleri:Potansiyel faydalanıcılar için teknik bilgi • Yardım Masaları: Proje hazırlık sürecinde teknik destek • Sıkça Sorulan Sorular: Resmi ve bağlayıcıdır • Düzeltmeler:Resmi ve bağlayıcıdır • Tekliflerin Sunulması: Son başvuru tarihi, MFİB’ye sunum • Değerlendirme:Projelerin bağımsız seçimi

25. Başlama Sözleşme imzalanır Kaynaklar harekete geçirilir Paydaşlarla iletişime geçilerek projeye olan olası etkilerini takip edilir Proje planını gözden geçirilir ve sürekli güncellenir İzleme ve değerlendirme prosedürleri oluşturulur Uygulama • Kaynaklar tahsis edilir ve proje planına yerleştirilir • Faaliyet planı takip edilir ve sonuçları gözlemlenir • Proje gelişimi izlenir ve gözden geçirilir • Operasyonel planlar projede elde edilen tecrübeden yola çıkarak revize edilir • Raporlama yapılır • Tüm aşamalarda görünürlük kuralları Devretme • Sorumluklar proje sürdürücülerine devredilir • Sürdürülebilirliği sağlayacak plan oluşturulur • Gerekli bilgi ve teknoloji transferi doğrulanır • Mali sürdürülebilirlik sağlanır İZLEME 25

26. Hibe Programı Değerlendirmesi • Hibe projeleri / program çıktıları elde edilmiş mi? • Hibe projeleri / program başarı göstergelerine ulaşılmış mı? • Projenin / programın • Etkinliği • Etkililiği • Etkisi • Sürdürülebilirliği • Alınan Dersler ve İyi Uygulamalar • Bir sonraki program / projelerin daha iyi tasarlanması

27. Hibe Projelerinin Uygulanması

28. Hibe Sözleşmesinin Anlaşılması Sözleşme: • Özel Koşullar • Projenin Tanımı (Ek 1) • Genel Koşullar (Ek 2 ) • Projenin Bütçesi (Ek 3) • Hibe ile fonlanan bir proje dahilinde mal, hizmet veya inşaat işleri alımında kullanılacak satın alma prosedürleri (Ek 4) • Ödeme Talebi ve Mali Kimlik Formu (Ek 5) • Mali ve Teknik Rapor Şablonu (Ek 6a, 6b) • Gider doğrulaması için rapor şablonu (Ek 7) 28

29. Sözleşme Koşulları • Denetim firması • Hibenin nihai tutarı • Sorumlulukların yerine getirilmemesi • Sözleşmedeki ve bütçe içi değişiklikler • Raporlar • Ek bilgiler • Ödemeler • Proje hesapları • Giderlerin doğrulanması • Görünürlük • Sözleşmenin uygulanması 29

30. Bütçe Bölümleri • 1. İnsan Kaynakları • 2.Seyahat • 3.Ekipman ve Malzeme • 4. Yerel Ofis/Proje Maliyetleri • 5.Diğer Hizmetler • 6.Diğer • 7. Doğrudan proje maliyeti (1-6) • 8. Yedek akçe (ara toplam uygun doğrudan proje maliyeti olan kalem 7'nin maksimum %5'i) • 9. Doğrudan uygun maliyetler toplamı (7+ 8) • 10. İdari maliyetler (toplam uygun doğrudan proje maliyeti olan kalem 9'un maksimum %7'si) • Toplam uygun proje maliyeti (9+10) Bütçenin Genel Tanıtımı

31. AB'den sağlanacak kaynağın, tahsis edildiği yıldan sonraki 3 yıl içinde kullanılması gerekmektedir. RİSKLER: Bütçelerin zamanında harcanması için önemli kısıt! Zamanında harcanamayan paralar: Kayıp olur ve AB’ye iade edilir Fonların Etkin Kullanımı ve n+3 Kuralı

32. Proje Zaman Yönetimi • Faaliyet Planı • Bütçe • Satın alma • Raporlama (Ara ve Nihai Raporlar) • YMM Denetimi Fonların Etkin Kullanımı ve Hibe Projeleri üzerindeki Etkileri N+ 3

33. Projenin Zaman Yönetimi Sorunun kaynağı olabilecek konular: Faaliyet Planında öngörülemeyen unsurlar Satın alma sürecinin başlatılamaması Bütçenin kullanılamaması (para harcamaktan kaçınmak) Bütçedeki maliyetlerin güncelliğini yitirmesi Fonların Etkin Kullanımı ve Hibe Projeleri üzerindeki Etkileri

34. Raporlama Sorunun kaynağı olabilecek konular: Gerekli tüm dokümantasyonun proje uygulama sürecinde eksik hazırlanmış olması Çıktıların yetersizliği Rapor hazırlama sürecinde ilgili birimlerle olan iletişim eksikliği Harcamaların kurallara uygun yapılmamış olması Geriye dönük evrak tamamlama çabası Fonların Etkin Kullanımı ve Hibe Projeleri üzerindeki Etkileri

35. Denetim Sorunun kaynağı olabilecek konular: YMM’ ye teslim edilecek belge ve tabloların yanlış doldurulması, hesaplamaların yanlış yapılması, eksik bilgi ve karışık sunulması Bütçeye ait harcama ve ödeme belgelerinin eksikliği YMM’lerini projeleri hakkında bilgilendirilmemesi YMM ile projenin sonunda iletişime geçilmesi YMM raporunun nihai rapor son teslim tarihinde hazır olmaması Fonların Etkin Kullanımı ve Hibe Projeleri üzerindeki Etkileri

36. Hibe Faydalanıcıları tarafından projelerde üst düzey sahiplenme, iyi hazırlık ve hızlı uygulama süreci Hibe Faydalanıcıları ve izleme ekipleri tarafından proje harcamalarının yakın takibi Hibe Faydalanıcıları ve izleme ekipleri arasında güçlü koordinasyon ve iletişim Fon kullanımı ile ilgili riskler nasıl önlenebilir?

37. Hibe Faydalanıcıları tarafından bütçelerin etkin ve etkili şekilde zamanında harcanması, belgelenmesi ve raporlanması Hibe Faydalanıcıları tarafından ara ve nihai dönemler için doğru ve eksiksiz finansal rapor ve YMM Raporu hazırlanması ve zamanında sunulması İzleme ekipleri tarafından saha ziyaretleri, MIS, raporlar gibi izleme araçları ile düzenli, sürekli ve etkili izleme yapılması Fon kullanımı ile ilgili riskler nasıl önlenebilir?

38. Proje uygulama sürecinde iki tür değişiklik yapılabilir: • Küçük Değişiklik (KD) • Büyük Değişiklik (BD) !!!!!Sözleşmede küçük veya büyük değişiklik yapmayı planlıyorsanız, talebinizi MFİB’ye göndermeden önce bölgesel izleme ekiplerine danışmanız gereklidir. !!!!! HF her zaman KD ve BD sonrası onaylı en güncel bütçesi ile hareket etmelidir. !!!! Değişiklik talepleri ayrıntılı olarak gerekçelendirilmelidir. Sözleşmede Değişiklik Yapılması

39. Sözleşmede Değişiklik Yapılması Küçük Değişiklikler • Küçük Değişiklikler – Resmi zeyilname gerektirmez • Projenin temel amacını etkilemeyecek, faaliyetlerde yapılacak küçük değişiklikler • Projenin temel amacını etkilemeyecek, bütçede yapılacak küçük değişiklikler; ve yapılan değişikliğin mali etkisinin; aynı ana bütçe kalemi içinde bir transferle ya da ana bütçe kalemleri arasında, ilgili her bir ana bütçe kaleminin asıl miktarının % 15’inden fazla olmayan bir transferle sınırlı olması halinde • Adres veya telefon değişikliği • Banka hesabı değişikliği • Proje yöneticisi veya uzman değişikliği • YMM değişikliği Kamukurumlarındaolankurumveyöneticideğişiklikleriküçükdeğişiklikilesunulabilir (örn: mesleklisesimüdürdeğişikliği). 39

40. Sözleşmede Değişiklik Yapılması Büyük Değişiklikler • Büyük Değişiklikler – Resmi zeyilname gereklidir • Projenin temel amacını ve göstergelerini etkileyen, faaliyetlerde önemli değişiklikler • Ana bütçe başlığı altında %15’i aşan değişiklikler, bütçeye yeni bir kalem eklenmesi veya mevcut bir kalemin bütçeden çıkarılması !!!!Projenizde Zeyilname gerektirecek büyüklükte değişiklikler yapmamanız önerilir. Zeyilname süreci uzun ve karmaşık olabileceğinden sadece çok gerekli olduğunda yapılmalıdır. !!!!Talep MIS’e yüklendikten sonra 1’i orjinal imzalı, toplam 3 kopya halinde MFİB’ye gönderilmelidir. Dokümanlar imzalı çıktı olarak MFİB’ye gönderilmezse resmi işleme alınamamaktadır. 40

41. Proje bütçesi, projenin uygun maliyet tahminini yansıtmaktadır. Nihai mali raporun değerlendirilmesi sırasında,  MFİB tarafından projenin uygun maliyetleri belirlenecektir. Uygun olmayan harcamalar, beklediğinizden daha düşük bir ödemeye neden olabilir ve bazı durumlarda, almış olduğunuz ön ödemenin bir kısmının iadesine yol açabilir. Toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen hibe tutarı aynı oranda düşecektir. Uygun Maliyetler

42. Faaliyet tanımında yer almayan, uygulama illerinde gerçekleşmeyen ya da zeyilname/bildirim yoluyla onaylanan faaliyet değişiklikleri dışında kalan faaliyetler için yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir. Proje faaliyetleri ile açıkça ilişkili olmayan ya da raporlanan faaliyetlerin dışında yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir. Proje harcamaları, başta para ve maliyet etkinliği değerlendirmesi olmak üzere, sağlam mali yönetim prensiplerine uygun şekilde gerçekleştirilmelidir.  Tüm maliyetler, Faydalanıcı ve/veya ortakları tarafından gerçekleştirilmiş harcamalar olmalıdır. Maliyetler, Faydalanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında kayıtlı olmalıdır ve saptanabilir, doğrulanabilir ve destekleyici belgelerin asılları ile kanıtlanabilir olmalıdır. Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmelidir. Uygun Maliyetler

43. Bu süreç,hibe sözleşmesi Ek IV’de tanımlanan AB usullerine uygun olarak satın alma (ihale) koşullarına uygun  yönetilmelidir. Tüm dokümantasyon gerekirse planlanandan daha önce hazırlanıp gecikmeden satın alma süreci başlatılmalıdır. Bu aşamada dokümanlar MFİB’ye gönderilmeden önce izleme ekiplerinden mutlaka görüş alınmalıdır. 10.000 Avro üzerindeki tüm alımlar ihale sürecine tabidir. İhale dosyası hazırlandıktan sonra MFİB’nin kontrolü için sunulmalıdır. İhale değerlendirmesi sonunda dokümanlar değerlendirme raporu ile birlikte MFİB onayına sunulur ve onay sonrasında tedarikçi ile sözleşme imzalanır. Satın Alma

44. Proje aktivitelerini gerçekleştirmek için gerekli olan nakit ihtiyacını kontrol edilmesini sağlar. Başarılı nakit yönetimi, başarılı bir proje için atılan bir adımdır Projeyi geciktirebilecek aktivitelerin önceden belirlenmesini sağlar ve alternatif plan yapılması sağlanır. Mali Yönetim yapılan her aktivitenin bütçesini kontrol altında tutar Mali Yönetim

45. Projelerde mali yönetim uygun giderleri maksimize eder. N+3 kuralından etkilenmeden projenin sorunsuzca kapatılmasını sağlar. Eş finansman kullanımını ve uygulama sırasındaki mali katkıların uygulamada kullanılması için erken uyarı sistemi olarak değerlendirilir. Mali Yönetim

46. Hibe Projesinin Yönetimi

47. 1. Kapsam Kalite (yeni) Risk (yeni) 2. Bütçe 3. Zaman Proje Yönetiminde 3 Kısıt • Üç Kısıtlama (Triple Constraints) + 2 Yeni • Projelerde 3 ana kısıt, Triple Constraints: • Belirlenen hedeflere ve şartnameye uygun sonuçlara • Hedeflenen zaman aralığında • Öngörülen bütçe çerçevesinde ulaşarakfaaliyetlerin tamamlanması 47

48. Hibe faydalanıcıları projelerini, yürürlükte olan Türkiye Cumhuriyeti Mevzuatına uygun olarak yürütmelidir. İSTİSNALAR: Kamu İhale Kanunu’nun ceza ve ihalelerden yasaklama hükümleri saklı kalmak üzere, Avrupa Birliği’nin Satın Alma ve İhale Usullerini uygulamakla yükümlüdür. KDV, ÖTV muafiyeti (eş finansman da dahil) Uygulanacak Mevzuat

49. Proje Ekibinin Kurulması ve İstihdamı • Proje ekibi proje teklifinde tasarlanan kişilerden oluşur. Projede çalışan her personelin özgeçmişi sözleşme makamı ve proje faydalanıcısına resmi olarak sunulmalıdır. Değişiklik olduğu dönemlerde bu süreç tekrarlanmalıdır. • Projede çalışacak her kişinin çalışma süresi ve maliyeti bütçede belirtilmiştir. • Uzun dönemli ve kısa dönemli personel çalışma türüne göre bir iş sözleşmesiyle çalışmaya başlar • Sözleşme iş kanununa uygun olarak düzenlenmeli ve personelin, çalışma süresi, görevleri ve iş tanımını içerecek şekilde hazırlanmalıdır. • Her personelin projede çalışmasından doğan vergi, sosyal güvenlik vb. konular kanunların gerektirdiği şekliyle uygulanmalıdır. Proje Uygulamaları

50. Proje Ofisinin Oluşturulması • Her proje, sözleşme makamı tarafından onaylanan teklifinde beyan ettiği çalışma ortamını sağlamakla yükümlüdür. • Proje ofisinin nitelikleri proje teklifinde belirtilen şekline göre her proje için farklılık gösterebilir. • Proje uygulamalarının yerine getirilebilmesi için temel ofis ekipmanları ve donanımının sağlanması gerekir. • Bütçede de yeri olan proje ofisi ekipman , araç ve gereçlerinin bütçede yer aldığı şekliyle temin edilmesi gerekmektedir. • Görünürlük kuralları proje ofisinde de uygulanmalıdır. Proje Uygulamaları