interne communicatie l.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Interne communicatie PowerPoint Presentation
Download Presentation
Interne communicatie

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 41

Interne communicatie - PowerPoint PPT Presentation


  • 386 Views
  • Uploaded on

Interne communicatie. Annick Vanhove Memori – KH Mechelen (015 369 301 of annick.vanhove@khm.be). Inhoud van de presentatie. Geen interne communicatie zonder organisatie Interne communicatie: doelen & functies, informatiesoorten, informatierichtingen,… Kanalen voor IC de focus

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Interne communicatie' - liam


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
interne communicatie

Interne communicatie

Annick Vanhove

Memori – KH Mechelen

(015 369 301 of annick.vanhove@khm.be)

inhoud van de presentatie
Inhoud van de presentatie
  • Geen interne communicatie zonder organisatie
  • Interne communicatie: doelen & functies, informatiesoorten, informatierichtingen,…
  • Kanalen voor IC de focus
  • Interne communicatiebeleid
  • Aandachtspunt: de cruciale rol van het middenmanagement

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

bronnen
Bronnen
  • Reijnders, E. (2006). Basisboek Interne Communicatie. Assen, Van Gorcum.
  • Koeleman, H. (1997). Interne communicatie als managementinstrument. Alphen aan den Rijn/Diegem, Kluwer.
  • Bulting, E. (2000). Interne communicatie. Een handreiking ter verbetering. Houten/Diegem, Bohn Stafleu Van Loghum.
  • Koeleman, H. (2002). Interne communicatie bij verandering. Van middelen- naar interventiedenken. Alphen aan den Rijn, Kluwer.

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

geen interne communicatie zonder organisatie

Geen interne communicatie zonder organisatie

Doorgrond je bestuur

en werk dan de gepaste

interne communicatie uit

een organisatie is een doelrealiserend samenwerkingsverband tussen mensen

Een organisatie is een doelrealiserend samenwerkingsverband tussen mensen.

- De mensen in het samenwerkingsverband geven in onderlinge interactie vorm aan de organisatie.

- Interactie = communicatie

- Communiceren = organiseren.

slide6
‘Leidse octaëder’

van Van der Vlist

6 variabelen:

  • Organisatiedoelen
  • Organisatiestrategie
  • Organisatiestructuur
  • Organisatiecultuur
  • Technologie
  • Mensen in de organisatie

Bron: Reijnders, p. 15

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

de relatie tussen organisatie en communicatie
De relatie tussen organisatie en communicatie

Bron: Reijnders, p. 41.

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

kenmerkend voor hedendaagse lokale besturen de kanteling van de organisatie

Kenmerkend voor hedendaagse lokale besturen…de kanteling van de organisatie

Van een piramide-organisatie naar een frontlijnorganisatie

kanteling van een piramide organisatie naar
Kanteling van een piramide-organisatie naar…

Bron: Reijnders, p. 31.

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

organisatie met een frontlijnperspectief
… organisatie met een frontlijnperspectief

Bron: Reijnders, p. 31.

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

interne communicatie11

Interne communicatie

Doelen & functies

Soorten informatie

Richting van de informatie

slide12

“Interne communicatie is het aanbieden van boodschappen van zenders aan ontvangers die deel uitmaken van dezelfde organisatie, met het oogmerk organisatorische doelen en/of individuele doelen te verwezenlijken. Hierbij kunnen zender en ontvanger van rol wisselen.”(Koeleman, 2002)

doelen van interne communicatie
Doelen van interne communicatie

Bron: Reijnders, p. 124.

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

functies van interne communicatie
Functies van interne communicatie
  • Smeerfunctie: IC zorgt ervoor dat taken efficiënt en doelgericht uitgevoerd worden
  • Bindfunctie: IC wil medewerkers binden aan de organisatie (trots, wij-gevoel, identiteit)
  • Interpretatiefunctie: via IC kunnen we betekenissen construeren en delen (begrip leidt tot een gedeeld handelingsperspectief)

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

soorten informatie
Soorten informatie
  • Taakinformatie(werkinstructies, procesinformatie, commerciële informatie, beheersinformatie)
  • Beleidsinformatie(beleidsdoelen en –strategieën)
  • Personeels - & Organisatie-informatie (=beheersinformatie) (huishoudelijke zaken, faciliteiten en regelingen, arbeidsvoorwaarden)
  • Motiverende informatie(hygiënefactoren, motiverende factoren, metaniveau)

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

richting van de informatie
Richting van de informatie
  • Verticaal: langs de hiërarchische lijn (top-down en bottom-up)
  • Horizontaal:tussen mensen binnen één dienst, tussen diensten of afdelingen
  • Diagonaal

Informeel vs formele communicatie

Verbale vs non-verbale communicatie

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

ruis op de communicatie
Ruis op de communicatie

Bron: Reijnders, p. 115.

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

kanalen voor interne communicatie in de focus

Kanalen voor interne communicatie in de focus

(Zie ook overzicht communicatiekanalen)

persoonlijke communicatie
Werkoverleg

Management by walking around

Tweegesprek

Beoordelings- en functioneringsgesprekken

Personeelsbijeenkomst (toespraken)

Groepsdiscussies

Brainstormsessies

Interne lezingen

Ombudsman/vrouw

Wandelgangen

Roddelcircuit

Persoonlijke communicatie

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

schriftelijke communicatie
Personeelsblad

Mededelingen van het management

Nieuwsbrieven (per dienst / per thema)

Memo & informatienota

Mededelingenbord

Informatie op de loonbrief

Knipselkrant

Instructienota’s

Ideeënbus

Personeelsgids

Wie-is-wie-gids

Jaarverslag

Posters en affiches

Interne folders

Informatie in externe kanalen (vb. vakbonds-informatie)

Schriftelijke communicatie

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

audiovisuele en digitale communicatie
Interne TV-uitzendingen

Interne radio-uitzendingen

Interne infolijn

Mobiele telefoons / SMS

Intranet

E-mail

E-zine

Vodcast / Podcast

Weblog / videoblog

Bedrijfswiki

Internet

Elektronisch mededelingenbord

Audiovisuele en digitale communicatie

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

criteria die de keuze voor een kanaal bepalen
Communicatiedoel

Bereik (breedte)

Diepgang

Aanmaaktijd

Kosten

Vertrouwdheid met het kanaal

Mate van vertrouwelijk-heid (privacy)

Gebruikstijd

Herhaling

Gemak van encoderen en decoderen

Aanpasbaarheid

Toegankelijkheid

Overzichtelijkheid

Eenduidigheid

Criteria die de keuze voor een kanaal bepalen

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

kanalen ifv doelen van interne communicatie
Kanalen ifv doelen van interne communicatie

Bron: Reijnders, p. 124.

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

maar vooral goede informatie is
Maar vooral: goede informatie is …
  • Tijdig verstrekt en ontvangen
  • Inhoudelijk correct
  • Relevant en bruikbaar (zie infobehoeften)
  • Helder en toegankelijk
  • Compleet

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

verschillen in informatiebehoeften hangen af van
Verschillen in informatiebehoeften hangen af van
  • Het onderwerp en de betrokkenheid erbij
  • De waarden die iemand in zijn werk belangrijk vindt (bron: Reijnders, p. 134)
  • De hiërarchische positie in de organisatie

Inhoud/doelgroepenmatrix opstellen vanuit oogpunt van de ontvanger (zie voorbeeld)

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

medewerkerstypen en hun werkwaarden
Medewerkerstypen en hun werkwaarden

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

de positie in de organisatie bepaalt mee de informatiebehoeften
De positie in de organisatie bepaalt mee de informatiebehoeften

Bron: Reijnders, p. 136.

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

stappenplan intern communicatiebeleid
Stappenplan intern communicatiebeleid
  • SWOT-analyse van de huidige IC:
    • Sterktes en zwaktes van communicatie-kanalen en –momenten
    • Kansen en bedreigingen voor IC
  • Visie op communicatie (actie/interactie)
  • Strategische doelstellingen voor IC
  • Oplijsten concrete acties
  • Opstellen implementatieplan (timing, budget, verantwoordelijkheid,…)

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

actie en interactie visie op communicatie
Actie en interactie visie op communicatie

Bron: Reijnders, p. 41.

Zie ook tabel: Actie-visie vs interactie-visie op communicatie

(Bron: Reijnders, p. 231-235)

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

tools bij het uittekenen van een intern communicatiebeleid
Tools bij het uittekenen van een intern communicatiebeleid
  • Inhoud/doelgroepen matrix (wie moet welke informatie ontvangen met welke intensiteit?)
  • Inhoud/middelen matrix opstellen (welke informatie wordt via welke middelen gegeven?)
  • Doelgroepen/middelmatrix opstellen (wie ontvangt welke middelen?)

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

bevraging over ic bij medewerkers
Bevraging over IC bij medewerkers
  • Informatie over eigen werk (taakinfo)
  • Informatie over beleid van de organisatie
  • Informatiebehoefte en informatielacunes
  • Informatie-uitwisseling
  • Tevredenheid over communicatiemedia
  • Kwaliteit van de onderlinge samenwerking en overleg
  • Communicatiecultuur

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

aandachtspunt de cruciale rol van het middenmanagement

Aandachtspunt:de cruciale rol van het middenmanagement

Middenmanagement is draaischijf voor top-down en bottom-up communicatie

functies van top down informatie van management naar medewerkers
Functies van top-down informatie (van management naar medewerkers)
  • Het stuurt orders en aanwijzingen langs de hiërarchische lijn
  • Het geeft medewerkers taakgerelateerde info
  • Het geeft medewerkers feedback over hun werk
  • Het ‘indoctrineert’ de medewerkers om de organisatiedoelen te (her)kennen

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

problemen bij top down informatie
Problemen bij top-down informatie
  • Teveel informatie(informatie-overload)
  • (onbedoeld) gefilterde, tegenstrijdige, onduidelijke en vage informatie(leidt tot verwarring, onzekerheid en onrust)
  • Informatie is eenzijdig zendergericht(weinig belangstelling en respect voor medewerkers)
  • Psychische leiderschapsconflicten(het dilemma van aardig gevonden worden vs de waarheid zeggen)

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

reactie op overload van informatie
Reactie op overload van informatie

Bron: Reijnders, p. 174.

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

communicatie evenwicht zoeken tussen want tot know en need to know
Communicatie = evenwicht zoeken tussen‘want tot know’ en ‘need to know’

Bron: Reijnders, p. 134.

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

functies van bottom up informatie van medewerkers naar management
Functies van bottom-up informatie (van medewerkers naar management)
  • Het geeft managers feedback over de stand van zaken en de reacties van de klanten
  • Het geeft managers feedback over de effectiviteit van de informatie die zij medewerkers geven
  • Het geeft medewerkers de kans hun informatie, zorgen, ideeën en meningen naar boven door te geven
  • Het verhoogt de betrokkenheid en participatie

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

problemen bij bottom up informatie
Problemen bij bottom-up informatie
  • MUM-effect (Minimize unpleasant Messages)
  • Managers zijn niet ontvankelijk voor open feedback
  • Managers hebben te weinig tijd om te luisteren naar medewerkers
  • Filtering van informatie omdat details er niet toe doen op een hoger niveau
  • Er gebeurt niets met de info die medewerkers doorgeven
  • Taalproblemen (basis en top spreken andere taal)
  • Rapporteren aan het hoger niveau kost tijd die niet meer aan het echte werk kan besteed worden

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

middenmanagement bewaker informatiedoorstroming
Middenmanagement = bewaker informatiedoorstroming

Op regelmatige basis checken of informatie:

  • ontvangen is
  • gelezen is
  • begrepen is
  • aanvaard is
  • omgezet wordt in handelen

… en dit in beide richtingen (T/D en B/U)

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

informatieverlies bij communicatie
Informatieverlies bij communicatie

Bron: Reijnders, p. 174.

OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007