1 / 41

Interne communicatie

Interne communicatie. Annick Vanhove Memori – KH Mechelen (015 369 301 of annick.vanhove@khm.be). Inhoud van de presentatie. Geen interne communicatie zonder organisatie Interne communicatie: doelen & functies, informatiesoorten, informatierichtingen,… Kanalen voor IC de focus

liam
Download Presentation

Interne communicatie

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Interne communicatie Annick Vanhove Memori – KH Mechelen (015 369 301 of annick.vanhove@khm.be)

  2. Inhoud van de presentatie • Geen interne communicatie zonder organisatie • Interne communicatie: doelen & functies, informatiesoorten, informatierichtingen,… • Kanalen voor IC de focus • Interne communicatiebeleid • Aandachtspunt: de cruciale rol van het middenmanagement OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  3. Bronnen • Reijnders, E. (2006). Basisboek Interne Communicatie. Assen, Van Gorcum. • Koeleman, H. (1997). Interne communicatie als managementinstrument. Alphen aan den Rijn/Diegem, Kluwer. • Bulting, E. (2000). Interne communicatie. Een handreiking ter verbetering. Houten/Diegem, Bohn Stafleu Van Loghum. • Koeleman, H. (2002). Interne communicatie bij verandering. Van middelen- naar interventiedenken. Alphen aan den Rijn, Kluwer. OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  4. Geen interne communicatie zonder organisatie Doorgrond je bestuur en werk dan de gepaste interne communicatie uit

  5. Een organisatie is een doelrealiserend samenwerkingsverband tussen mensen. - De mensen in het samenwerkingsverband geven in onderlinge interactie vorm aan de organisatie. - Interactie = communicatie - Communiceren = organiseren.

  6. ‘Leidse octaëder’ van Van der Vlist 6 variabelen: • Organisatiedoelen • Organisatiestrategie • Organisatiestructuur • Organisatiecultuur • Technologie • Mensen in de organisatie Bron: Reijnders, p. 15 OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  7. De relatie tussen organisatie en communicatie Bron: Reijnders, p. 41. OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  8. Kenmerkend voor hedendaagse lokale besturen…de kanteling van de organisatie Van een piramide-organisatie naar een frontlijnorganisatie

  9. Kanteling van een piramide-organisatie naar… Bron: Reijnders, p. 31. OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  10. … organisatie met een frontlijnperspectief Bron: Reijnders, p. 31. OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  11. Interne communicatie Doelen & functies Soorten informatie Richting van de informatie

  12. “Interne communicatie is het aanbieden van boodschappen van zenders aan ontvangers die deel uitmaken van dezelfde organisatie, met het oogmerk organisatorische doelen en/of individuele doelen te verwezenlijken. Hierbij kunnen zender en ontvanger van rol wisselen.”(Koeleman, 2002)

  13. Doelen van interne communicatie Bron: Reijnders, p. 124. OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  14. Functies van interne communicatie • Smeerfunctie: IC zorgt ervoor dat taken efficiënt en doelgericht uitgevoerd worden • Bindfunctie: IC wil medewerkers binden aan de organisatie (trots, wij-gevoel, identiteit) • Interpretatiefunctie: via IC kunnen we betekenissen construeren en delen (begrip leidt tot een gedeeld handelingsperspectief) OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  15. Soorten informatie • Taakinformatie(werkinstructies, procesinformatie, commerciële informatie, beheersinformatie) • Beleidsinformatie(beleidsdoelen en –strategieën) • Personeels - & Organisatie-informatie (=beheersinformatie) (huishoudelijke zaken, faciliteiten en regelingen, arbeidsvoorwaarden) • Motiverende informatie(hygiënefactoren, motiverende factoren, metaniveau) OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  16. Richting van de informatie • Verticaal: langs de hiërarchische lijn (top-down en bottom-up) • Horizontaal:tussen mensen binnen één dienst, tussen diensten of afdelingen • Diagonaal Informeel vs formele communicatie Verbale vs non-verbale communicatie OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  17. Ruis op de communicatie Bron: Reijnders, p. 115. OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  18. Kanalen voor interne communicatie in de focus (Zie ook overzicht communicatiekanalen)

  19. Werkoverleg Management by walking around Tweegesprek Beoordelings- en functioneringsgesprekken Personeelsbijeenkomst (toespraken) Groepsdiscussies Brainstormsessies Interne lezingen Ombudsman/vrouw … Wandelgangen Roddelcircuit Persoonlijke communicatie OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  20. Personeelsblad Mededelingen van het management Nieuwsbrieven (per dienst / per thema) Memo & informatienota Mededelingenbord Informatie op de loonbrief Knipselkrant Instructienota’s Ideeënbus Personeelsgids Wie-is-wie-gids Jaarverslag Posters en affiches Interne folders Informatie in externe kanalen (vb. vakbonds-informatie) … Schriftelijke communicatie OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  21. Interne TV-uitzendingen Interne radio-uitzendingen Interne infolijn Mobiele telefoons / SMS Intranet E-mail E-zine Vodcast / Podcast Weblog / videoblog Bedrijfswiki Internet Elektronisch mededelingenbord Audiovisuele en digitale communicatie OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  22. Communicatiedoel Bereik (breedte) Diepgang Aanmaaktijd Kosten Vertrouwdheid met het kanaal Mate van vertrouwelijk-heid (privacy) Gebruikstijd Herhaling Gemak van encoderen en decoderen Aanpasbaarheid Toegankelijkheid Overzichtelijkheid Eenduidigheid … Criteria die de keuze voor een kanaal bepalen OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  23. Kanalen ifv doelen van interne communicatie Bron: Reijnders, p. 124. OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  24. Maar vooral: goede informatie is … • Tijdig verstrekt en ontvangen • Inhoudelijk correct • Relevant en bruikbaar (zie infobehoeften) • Helder en toegankelijk • Compleet OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  25. Verschillen in informatiebehoeften hangen af van • Het onderwerp en de betrokkenheid erbij • De waarden die iemand in zijn werk belangrijk vindt (bron: Reijnders, p. 134) • De hiërarchische positie in de organisatie Inhoud/doelgroepenmatrix opstellen vanuit oogpunt van de ontvanger (zie voorbeeld) OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  26. Medewerkerstypen en hun werkwaarden OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  27. De positie in de organisatie bepaalt mee de informatiebehoeften Bron: Reijnders, p. 136. OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  28. Intern communicatiebeleid

  29. Stappenplan intern communicatiebeleid • SWOT-analyse van de huidige IC: • Sterktes en zwaktes van communicatie-kanalen en –momenten • Kansen en bedreigingen voor IC • Visie op communicatie (actie/interactie) • Strategische doelstellingen voor IC • Oplijsten concrete acties • Opstellen implementatieplan (timing, budget, verantwoordelijkheid,…) OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  30. Actie en interactie visie op communicatie Bron: Reijnders, p. 41. Zie ook tabel: Actie-visie vs interactie-visie op communicatie (Bron: Reijnders, p. 231-235) OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  31. Tools bij het uittekenen van een intern communicatiebeleid • Inhoud/doelgroepen matrix (wie moet welke informatie ontvangen met welke intensiteit?) • Inhoud/middelen matrix opstellen (welke informatie wordt via welke middelen gegeven?) • Doelgroepen/middelmatrix opstellen (wie ontvangt welke middelen?) OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  32. Bevraging over IC bij medewerkers • Informatie over eigen werk (taakinfo) • Informatie over beleid van de organisatie • Informatiebehoefte en informatielacunes • Informatie-uitwisseling • Tevredenheid over communicatiemedia • Kwaliteit van de onderlinge samenwerking en overleg • Communicatiecultuur • … OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  33. Aandachtspunt:de cruciale rol van het middenmanagement Middenmanagement is draaischijf voor top-down en bottom-up communicatie

  34. Functies van top-down informatie (van management naar medewerkers) • Het stuurt orders en aanwijzingen langs de hiërarchische lijn • Het geeft medewerkers taakgerelateerde info • Het geeft medewerkers feedback over hun werk • Het ‘indoctrineert’ de medewerkers om de organisatiedoelen te (her)kennen OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  35. Problemen bij top-down informatie • Teveel informatie(informatie-overload) • (onbedoeld) gefilterde, tegenstrijdige, onduidelijke en vage informatie(leidt tot verwarring, onzekerheid en onrust) • Informatie is eenzijdig zendergericht(weinig belangstelling en respect voor medewerkers) • Psychische leiderschapsconflicten(het dilemma van aardig gevonden worden vs de waarheid zeggen) OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  36. Reactie op overload van informatie Bron: Reijnders, p. 174. OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  37. Communicatie = evenwicht zoeken tussen‘want tot know’ en ‘need to know’ Bron: Reijnders, p. 134. OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  38. Functies van bottom-up informatie (van medewerkers naar management) • Het geeft managers feedback over de stand van zaken en de reacties van de klanten • Het geeft managers feedback over de effectiviteit van de informatie die zij medewerkers geven • Het geeft medewerkers de kans hun informatie, zorgen, ideeën en meningen naar boven door te geven • Het verhoogt de betrokkenheid en participatie OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  39. Problemen bij bottom-up informatie • MUM-effect (Minimize unpleasant Messages) • Managers zijn niet ontvankelijk voor open feedback • Managers hebben te weinig tijd om te luisteren naar medewerkers • Filtering van informatie omdat details er niet toe doen op een hoger niveau • Er gebeurt niets met de info die medewerkers doorgeven • Taalproblemen (basis en top spreken andere taal) • Rapporteren aan het hoger niveau kost tijd die niet meer aan het echte werk kan besteed worden OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  40. Middenmanagement = bewaker informatiedoorstroming Op regelmatige basis checken of informatie: • ontvangen is • gelezen is • begrepen is • aanvaard is • omgezet wordt in handelen … en dit in beide richtingen (T/D en B/U) OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

  41. Informatieverlies bij communicatie Bron: Reijnders, p. 174. OBAC - Communicatiecursus 8/05/2007

More Related