Strategisch Project Performante Interne Communicatie 2.0 Ondernemingsraad 27 november 2008

1. Strategisch ProjectPerformante Interne Communicatie 2.0Ondernemingsraad27 november 2008

2. Scope van het strategisch project Performante Interne Communicatie 2.0 Bouwenaaneen interne communicatieORGANISATIE LOPENDE ACTIES interne communicatie (2008) Rollen & verantwoordelijkheden Interne kanalen Interne doelgroepen Werkprocessen • Concrete communicatie acties, zoals • missie, waarden • Nieuwe wegen voor Exploitatie • ... Scope van het strategisch project 31/10/2014 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 2

3. UitdagingenWat leeft in de organisatie? 1: Medewerkers worden ook geïnformeerd over het bedrijf via de media en de vakbonden 2: Een groot deel van het personeel (chauffeurs, technici en controleurs) heeft geen toegang tot PC 3: Er is heel veel informatie, er is nood aan meer structuur 4: Er is nood aan duidelijke informatie en het geschikte communicatiekanaal 5: Intranet is te statisch 31/10/2014 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 4

4. Inhoud van deze voormiddag Context – voortraject Doelstellingen en aanpak 4 werkgroepen Projectstructuur 31/10/2014 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 5

5. Doelstellingen van een interne communicatie-organisatie Het opbouwen van een performante interne communicatie organisatie die : éénduidig doordacht betrouwbaar effectief en gebruiksvriendelijk is en zo de missie en de doelstellingen van De Lijn mee helpt realiseren 31/10/2014 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 6

6. Aanpak om deze doelstellingen te realiseren Interne Communicatie belangt iedereen aan Creëren van een groot draagvlak door betrokkenheid te stimuleren vanuit alle hoeken van De Lijn De aangeboden oplossingen dienen afgestemd te zijn aan de reële behoeften van De Lijn Opstart van 4 werkgroepen Doel = bepalen en realiseren van veranderingen in 4 thema’s 31/10/2014 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 7

7. Inhoud van deze voormiddag Context – voortraject Doelstellingen en aanpak 4 werkgroepen Projectstructuur 31/10/2014 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 8

8. 4 thema’s = 4 werkgroepen Beleid interne communicatie Intranet Personeels-magazine Terrein- communicatie Andere 31/10/2014 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 9

9. Beleid Interne CommunicatieDoelstelling • Doelstelling • Bepalen van de rollen en verantwoordelijkheden omtrent interne communicatie • Werkprocessen bepalen en implementeren • Vastleggen van de verschillende kanalen voor alle doelgroepen • Bepalen van het communicatieplanningsproces 31/10/2014 Plan van aanpak optimaliseren interne communicatie Dia 10

10. IntranetDoelstelling • Doelstelling • Het opbouwen van een performant intranet, die de ruggegraat vormt binnen interne communicatie van De Lijn • Werkprocessen bepalen en implementeren om het intranet up te daten. • Het gebruik van intranet promoten bij het personeel dat toegang heeft tot het intranet en in tweede fase ook naar medewerkers zonder pc-toegang 31/10/2014 Plan van aanpak optimaliseren interne communicatie Dia 11

11. PersoneelsmagazineDoelstelling • Doelstelling • Stimuleren van een samenhorigheidsgevoel (De Lijn-gevoel) • Verhogen van de betrokkenheid van het personeel door hen mee actief te laten meehelpen aan de inhoud en het bezorgen van informatie • Zorgen dat de invulling op een performante manier gebeurt 31/10/2014 Plan van aanpak optimaliseren interne communicatie Dia 12

12. TerreincommunicatieDoelstelling • Doelstelling • Efficiënter en performanter stroomlijnen van de communicatie naar en tussen de mensen op het terrein (zowel regio als exploitanten) • Zoeken naar nieuwe initiatieven, of implementeren van bestaande projecten, om de verschillende doelgroepen op het terrein te informeren • Zoeken naar projecten om het terrein zelf ook te laten communiceren naar management en tussen collega’s 31/10/2014 Plan van aanpak optimaliseren interne communicatie Dia 13

13. Inhoud van deze voormiddag Context – voortraject Doelstellingen en aanpak 4 werkgroepen Projectstructuur 31/10/2014 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 14

14. Project- en overlegstructuur Raad van Directeuren Stuurgroep FunctioneelOverleg Klankbordgroep Projectteam Beleid interne communicatie Intranet Personeels-magazine Terrein- communicatie Andere 31/10/2014 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 15

15. Project- en overlegstructuurStuurgroep • Doelstelling • Validatie van de verschillende acties / concepten van het project • De coherentie garanderen met de andere initiatieven binnen De Lijn • De RvD / RvB voorbereiden 31/10/2014 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 16

16. Project- en overlegstructuurProjectteam • Doelstelling • De status en concepten van de verschillende projecten rapporteren en opvolgen • De coherentie tussen de verschillende werkstromen garanderen • Bewaken van een éénduidige methodologie • De stuurgroepen voorbereiden 31/10/2014 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 17

17. Project- en overlegstructuurKlankbordgroep • Samenstellingdeelnemers • 5 chauffeurs (1 per entiteit) • 5 chauffeurs exploitanten • 5 bedienden (1 per entiteit) • 5 controleurs (1 per entitetit) • 5 technici (1 per entiteit) • 5 medewerkers Lijnwinkel • Doelstelling • Noden en behoeften van de doelgroepen opnemen • Concepten voorstellen om de relevantie en gebruiksvriendelijkheid af te toetsen • Agenda 16 januari: • aftoetsen van • Intranet: structuur en classificatie • Personeelsmagazine: concept • Initiatieven Terreincommunicatie • Communicatiemodel 31/10/2014 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 18

18. Project- en overlegstructuurRvD en Functioneel Overleg • Deelnemers • Leden van de Raad van Directeuren en Functionele Overleggen • Doelstelling • Validatie (RvD) / voorstelling (FO) van de verschillende acties / concepten van het project • De coherentie garanderen met de andere initiatieven binnen De Lijn • Organisatie • Frequentie : bijbelangrijkemijlpalen van het project 31/10/2014 Performante Interne Communicatie 2.0 – kick-off werkgroepen Dia 19

19. Waar staan we vandaag? – mijlpalen 08/08 07/08 09/08 10/08 11/08 12/08 01/09 02/09 03/09 04/09 05/09 06/09 07/09 08/09 09/09 BELEID INTERNE COMMUNICATIE • Kanalenstrategie • Samenwerkingsmodel • Planningsproces 15/12 • Rollen & verantwoordelijkheden • Interne Communicatie Processen en regels 31/01 INTRANET 15/10 • Analyse document 30/12 • Intranet Structuur 31/01 • Concept Intranet 15/08 • Ontwikkeling 31/08 • Go Live PERSONEELSMAGAZINE • Aanpak veldwerk 30/09 4/11 2008 aanpak nieuw model 01/01 2009 • Langetermijn visie personeelsmagazine TERREIN COMMUNICATIE 28/02 2009 • Infoborden en boek 31/01 2009 • Communicatiemodel 30/04 2009 • Uitrol en veranderingsplan 31/08 2009 • Go Live