EESTI – LÄTI 2007 – 2013 PROGRAMMI PROJEKTIDE ARUANNETE KOOSTAMINE

1. EESTI – LÄTI 2007 – 2013 PROGRAMMI PROJEKTIDE ARUANNETE KOOSTAMINE 30. november 2012, Tallinn Tiina Bubnova (Interreg programmide järelevalve büroo)

2. Interreg programmide järelevalve büroo • Interreg programmide esmatasandi kontroll Siseministeeriumis alates juuli 2005 • alates 1. juuni 2006 Interreg programmide järelevalve büroo • kohustuseks 2007 – 2013 programmiperioodil on kontrollida kõikide Euroopa territoriaalse koostöö programmide Eesti partnerite aruandeid (v.a Eesti-Läti-Vene koostööprogramm)

3. Üldpõhimõtted • projekti alguskuupäev on esimese kulu tekkimise kuupäev (määratakse kindlaks esimeses aruandes); • projektiperiood – kestus on kirjas taotlusvormis, arvestatakse alates projekti alguskuupäevast; • aruandlusperiood –kolm kuud või kuus kuud, arvestatakse alates projekti alguskuupäevast.

4. Üldpõhimõtted Protsessi kirjeldus • projektipartner esitab süstematiseeritud aruande koos lisadokumentidega Siseministeeriumisse 10 tööpäeva jooksul pärast aruandeperioodi lõppu • täiendavaid küsimusi esitab esmatasandi kontrolli teostaja üldjuhul vaid ühe korra • küsimustele vastamise aeg on 5 tööpäeva • vastavalt EÜ määrusele nr 1080/20006 artiklile 16 kulub esmatasandi kontrolli teostajal aruande menetlemiseks kuni 3 kuud

5. Üldpõhimõtted Eesti partneri kinnitatud aruande saadab Siseministeerium juhtpartnerile: - projektipartneri aruanne Partner ReportForm + esmatasandi kontrolli kulude kinnitus juhtpartnerile (juhtpartner paneb kokku projekti vahearuande)

6. Üldpõhimõtted • sekretariaat vaatab aruande üle ja kinnitab ning saadab sertifitseerivale asutusele (Siseministeeriumis), kes teeb väljamakse juhtpartnerile • juhtpartner kannab raha projektipartneritele üle vastavalt igaühe poolt aruandes deklareeritud (esmatasandi kontrolli poolt kinnitatud) kuludele.

7. Esmased abikõlblikkusreeglid Kulud peavad olema: • reaalselt tekkinud projekti abikõlblikkusperioodil ning makstud projekti aruandlusperioodi jooksul (v.a. maksud töötasult, mis peavad olema tasutud hiljemalt aruande esitamise hetkeks ja ettevalmistuskulud); • erand: kulud, mis on makstud kuid ununenud eksikombel eelmisesse perioodi deklareerida, saab kajastada ainult järgmises aruandes; • otseselt seotud projekti taotlusvormivastavas tööpaketis ning tegevusaruandes toodud tegevustega; - tõendatud vähemalt nii kulu tekkimist kui maksmist tõendavate dokumentidega, kuid sõltuvalt kululiigist ka täiendavate dokumentidega.

8. Esmased abikõlblikkusreeglid Kulud peavad olema: - raamatupidamises muudest asutuse kuludest selgelt eristatud (projektipõhine kuluarvestus), sh ka üldkulud, töötasud ja palgamaksud - otstarbekadehk projektitegevuste elluviimiseks otseselt vajalikud - mõistlikud ehk mitte üle tavapäraste hinnatasemete - tehtud projekti eelarvest kinni pidades(esmatasandi kontrolli läbiviimisel on aluseks projekti taotlusvormis toodud eelarvenumbrid) - leidnud üldjuhul aset programmi abikõlblikus piirkonnas

9. Abikõlbmatud kulud on: • kulud, mis on saanud toetust muudest fondidest/abivahenditest • trahvid, karistused, kohtukulud, intressid jms • käibemaks juhul, kui ei ole võimalik lõplikult veenduda, et projektipartner ei saa seda projektikuludelt MTA-lt tagasi küsida • väljaspool aruandlusperioodi makstud kulud (v.a ettevalmistuskulu) • seotud õigusalase, notariaalse, finants- või tehnilise ekspertiisiga või raamatupidamis- ja auditeerimiskuludega, mida pole otseselt projektitegevuste elluviimiseks vajavõi mis pole otseselt seotud programmi sekretariaadi poolt esitatud nõudmistega • ametikoha kaotamise hüvitis • õppepuhkus Nimekiri pole lõplik!

10. Vajalikud dokumendid Esimese aruande korral paberkandjal(vastavalt juhendile): • koopia allkirjastatud toetuslepingust (Subsidycontract) • koopia allkirjastatud partnerluslepingust (Partnershipagreement) • koopia projekti heakskiidetud taotlusvormist (Applicationform) • raamatupidamise kinnitus (vorm saadaval SiM-i kodulehel) projektikulude eristamise tõendamiseks muudest asutuse kuludest • Maksu- ja Tolliameti poolt allkirjastatud käibemaksukohustuslase või mittekohustuslase tõend • projektipartneri poolt esitatav käibemaksu selgitav tõend asutuse blanketil kui partner on käibemaksukohustuslane ja ei saa käibemaksu maha arvata või tagasi taotleda projektikuludelt; • Raamatupidamise sise-eeskiri (partnerorganisatsioon peab sätestama dokumentide arhiveerimise korra ning protseduuri); • asutusesisesed projekti puudutavad korrad ja lepingud Nimetatud dokumentide muutmise korral tuleb need uuesti esitada!

11. Vajalikud dokumendid Iga aruande korral paberkandjal (st ka esimese): • täismahus partneraruanne (Partner Report) kahes allkirjastatud eksemplaris • raamatupidamise tarkvara väljatrükk projektikuludest (n:pearaamat) • koopiad algdokumentidest (arved, tšekid, piletid, pardakaardid, lepingud, tööajatabelid, palgalehed jne) • maksmist tõendavad dokumendid • muud dokumendid ja tõendid • saldo väljavõte e-Maksuametist (maksuvõlgnevuste puudumise kohta) • Vajadusel kolmandate isikute majutus-ja reisikulude kinnitus (vorm saadaval SiM-i kodulehel) Arved jm algdokumendid allkirjastada projektijuhi poolt ning lisada projekti tunnus!

12. Kehtiv valuuta • Projekti aruandlus kajastatakse eurodes • Muudes valuutades tehtud kulutused tuleb ümber arvestada eurodesse kasutades Euroopa Komisjoni poolt kehtestatud kulu tekkimise kuu keskmist kurssi: http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?Language=en

13. Mitterahalised kulud (in-kind) • maa, kinnisvara, varustuse või materjalide andmist projekti käsutusse; • uuringute tulemuste andmist projekti käsutusse; • tasustamata vabatahtlik töö.

14. Mitterahalised kulud (in-kind) Tasustamata vabatahtlik töö • tasustamata vabatahtliku töö tasu arvestatakse tavaliselt miinimum neto tunnitasu alusel • arvestamise aluseks on tööajatabel ja selle pidamine on kohustuslik.

15. Mitterahalised kulud (in-kind) • mitterahalise panuse rahaline väärtus peab olema hinnatud sõltumatu eksperdi poolt enne projektitaotluse esitamist • mitterahaline kulu peab olema eelnevalt kajastatud projekti taotlusvormis (kulureal other). • mitterahalised kulud ei saa ületada siseriiklikku kaasfinantseeringut ehk 15% deklareeritavatest projektikuludest.

16. Kulude jagamine (cost-sharing) • vaid erandlikel ja põhjendatud juhtudel • selge kulude jagamise metoodika (vormid programmi koduluhel) • vaid juhul, kui on toimunud reaalselt maksmine eesti partneri poolt • kirjalik partneritevaheline kokkulepe (vorm saadaval www.estlat.eu )

17. Finantsaruande kuluread • tööjõukulud (Staff) • üldkulud (Administrationcosts) • sisseostetud teenused (Externalexpertise) • reisimine ja üritused (Travel and events) • sõidu-ja majutuskulud • üritused ja koosolekud • muud kulud (Other) • investeeringud (Investments) • ettevalmistuskulud (Prepatationcosts)

18. Tööjõukulud (staff ) • Sellel kulureal lubatud töötamine töölepingu või avaliku teenistuja ametisse nimetamise käskkirja või asutuse juhi korralduse alusel. • abikõlblik on nii töötasu kui ka kohustuslikud töötasu maksud (sotsiaalmaks, töötuskindlustus, tulumaks, kogumispensioni makse) ehk palgafond • osalise ajaga töötamisel tuleb pidada tööajatabelit (vorm partneraruande osa) • Tööajatabelis tuleb projekti heaks tehtud tööd kirjeldada piisavalt põhjalikult, et oleks võimalik hinnata töö sisu. Üldised kirjeldused ( näiteks „project work“, „data collecting“, „project managing“ jne) ei ole aktsepteeritavad.  Ilma täiendavate kirjeldusteta on sellisel juhul esmatasandi kontrolli teostajal õigus kulud aruandest välja arvestada Töötaja puhkusetasu kajastamine on abikõlblik üldiselt ainult projektis täistööajaga töötava inimese puhul vastavalt puhkuseseaduses sätestatud korrale.

19. Tööjõukulud (staff ) • projekti töökoormus ning tööülesanded peab olema selgelt sätestatud kirjalikus töölepingus, selle lisas, käskkirjas,ametijuhendis/töökirjelduses vms dokumendis • tagantjärele lepingute ja käskkirjade täiendamine, parandamine ja sõlmimine ei ole lubatud. Leping, käskkiri peab olema fikseeritud kirjalikus vormis!!

20. Tööjõukulud (staff ) - projekti heaks osalise tööajaga töötamine ei tohi olla kõrgemalt tasustatud kui töökohal arvestatava põhipalga järgi tuleks keskmine tunnitasu - kõigi osalise tööajaga projekti heaks töötavate inimeste puhul tuleb tunnitasu arvestamise käik aruandega kaasa panna. (Töötasu arvestatakse projektikuludesse tunnitasu alusel, mis saadakse põhipalga jagamisel kogu asutuses töötatud tööajaga ja saadud tunnitasu korrutatakse projekti heaks töötatud tundidega) - Preemiad, toetused jm ühekordsed tööga mitte seotud väljamaksed ei ole abikõlblikud. Ületunnid ja töötamine nädalavahetustel ning riiklikel pühadel on üldjuhul abikõlbmatu.

21. Üldkulud(administration) • antud kulureal võib kajastada otseselt ja proportsionaalselt arvestatud igakuiseid asutuse üldkulusid (kontori üür, telefon, dokumentide paljunduskulud jms) • proportsionaalselt arvestatud üldkulude seotus projektiga peab põhinema selgel kalkulatsioonil • kalkulatsioon tuleb aruandele lisada Antud kulud on projektist abikõlblikud vaid juhul, kui nad on ka tegelikult makstud ( sisearved ei ole lubatud).

22. Meelespidamiseks • Võlaõiguslike lepingute (töövõtuleping, käsundusleping jm) puhul üldkulusid arvutada ei saa. • Välisekspertide teenuste osutamisega seotud üldkulud tuleb kajastada eelarvereal Sisseostetud teenused ning üldiselt teenusehinna sees. • Kontorimööbli, arvutite ja muu kontoritehnika ostmisega seotud kulud tuleb lisada Investeeringud kulureale. • Amortisatsiooni üldkulude real deklareerida ei saa • Projekti raames ostetud kontoritarbed tuleks soovitavalt osta teistest kontoritarvetest eraldi.

23. Sisseostetud teenused (external expertise) • siia kuuluvad võlaõiguslike lepingute (sh töövõtu- ja käsunduslepingute) ja/või arvete alusel tasutud kulud konkreetsete projektitegevustega seotud ülesannete elluviimiseks – nt uuringud ja analüüsid, tõlkimine ja projektijuhtimine (kui see on sisse ostetud) • peavad kajastuma taotlusvormis sisseostetud teenuste kulurea täpsustuses • hinnapakkumised, järgida riigihangete seaduse nõudeid

24. Sisseostetud teenused (external expertise) • keelatud on partnerite omavaheline teenuste osutamine ja kaupade ostmine või võlaõigusliku lepingu sõlmimine isikuga, kes töötab partnerorganisatsioonis ning on projektiga juba töölepingu alusel seotud • teenuse osutamiseks sõlmitud lepingutes peab kajastuma muuhulgas teenuse kirjeldus ning projekti nimi. Arvetel on nõutav teenuse detailsem kirjeldus, soovitatavalt ka programmi/projekti nimi.

25. Sisseostetud teenused (external expertise) Esitatavad dokumendid: • hinnapakkumised, otsuseprotokollid hinnapakkumiste osas otsuste tegemise kohta; • lepingud; • tööde üleandmis-vastuvõtmisaktid; • arved ja maksmist tõendavad dokumendid; • tööde tõendid - väljatrükid / trükised / viited / failid / lingid (võib saata ka e-posti teel või eraldi CD-l, eriti suure mahuga dokumentide puhul); • kui on korraldatud riigihange, siis info ja viited riigihangete registrile (numbrid, väljatrükid) ning dokumendid

26. Reisimine ja üritused (travel and events)Sõidukulud (travel costs) • projekti töötajate sõidu- ja majutuskulud; • projekti töötajate koosolekute, seminaride ja konverentside osalemisega seotud sõidukulud; • isikliku sõiduauto kasutamine; • asutuse sõiduki kasutamine.

27. Sõidukulud (travel costs) • sõidukulude ja majutuskulude ning sealhulgas ka päevaraha deklareerimise aluseks on koopia korrektselt vormistatud asutuse juhi korraldus/käskkiri ning lähetusaruanne • sõidu-ja majutuskulud peavad olema mõistlikud (soodsaim viis)! • kolmandate isikute sõidu-ja majutuskulud – tuleb esitada vastav kinnitus (www.siseministeerium.ee)

28. Sõidukulud(travel costs) Päevaraha: • välislähetuse korral kuni 32 eurot päevas • projekti tegevustega seotud päevarahasid saab maksta vaid töölepingu või avaliku teenistuse seadusel töötavale inimesele • kolmandatele isikutele makstavate päevarahade osas tuleb jälgida, et ei esineks topeltmaksmist. • töövõtu-või käsunduslepingu alusel töötava inimesele päevaraha maksta ei saa.

29. Sõidukulud(travel costs) Majutuskulud: • koopia majutuskulu arvest, kus peab kajastuma majutatava(te) isiku(te) nimi(ed), isikute arv ning ööde arv • arve peab olema esitatud projekti partnerasutuse nimele (vt raamatupidamise seadus §7) • arve peab olema makstud projekti partnerasutuse poolt, kas lähetatud isikule või teenuse osutajale • Kolmandate isikute majutuskulude kohta tuleb täita kolmandate isikute kinnitus (vorm kodulehel)

30. Sõidukulud(travel costs) Sõidukulud: • kulude hüvitamise aluseks on koopia kulu tõendavast alusdokumendist (siia kuuluvad:piletid, tšekid, pardakaardid) • siia kuuluvad: • isikliku sõiduauto kasutamisega seotud kulud • asutuse auto kasutamisega seotud kulud • ühistransport, lennuk, rong • välisriigi lähetuse puhul on lubatud ka viisakulu ning reisikindlustuse kulud

31. TÄHELEPANU! Hüvitamisele kuuluvad ainult projektiga otseselt seotud kulud, mis on vajalikud projekti elluviimiseks. Kulud peavad olema tehtud majanduslikult otstarbekalt! Äriklassis reisimine ei ole abikõlblik.

32. Reisimine ja üritused (travel and events)üritused ja koosolekud • taotlusvormi järgsete projektiürituste organiseerimisega seotud kulud (ruumide ja seadmete rent, tõlge, toitlustus jms); • üritusega seotud reklaami kulud • tegevused on taotlusvormis ette nähtud; • väljamaksmine toimub lepingute, arvete alusel; • NB! üritusega seotud transpordikulud (need tuleb deklareerida “Sõidu-ja majutuskulude” kulureale partneraruandes).

33. Reisimine ja üritused (travel and events)üritused ja koosolekud • kui ürituse raames deklareeritakse kulusid toitlustamisele (kohvipaus, lõuna), siis peab see kajastuma päevakavas. • toitlustamisega- ja muude ürituse korraldamisega seotud kulude arved peavad olema detailsed, s.t kajastama inimeste arvu, ürituse nime, toimumise kuupäeva, projekti nime. • ürituste organiseerimisega seotud kulud ning toitlustuskulude puhul tuleb järgida hinnapakkumiste reegleid • NB!alkohoolsete jookide kulud on abikõlblikud vaid koos toidukorraga ja mõõdukas (s.t üks pokaal veini isiku kohta või üks pudel õlut inimese kohta) koguses, moodustades kuni ¼ vastavast arvest • Üldjuhul on erisoodustusmaks abikõlbmatu. Abikõlblik on erisoodustus ja erisoodustusmaksud oma töötaja toitlustuskuludelt ning taotlusvormis ettenähtud projekti meened või kingitused.

34. Reisimine ja üritused (travel and events)üritused ja koosolekud Esitada tuleb: • koopia ürituse/seminari päevakavast • memod; soovituslik on elektroonilised ettekanded, analüüsid jm materjal • osavõtjate registreerimisleht osalejate allkirjadega • maksedokumendid (konto väljavõte) • võrdlevad hinnapakkumised

35. Muud kulud (other) • projekti tegevuste elluviimiseks otseselt vajalikud muud kulud, mis ei sobi teiste kuluridade alla. • täpsustatud taotlusvormis • kulurida on mõeldud ka projekti raames deklareeritavate mitterahaliste kulude kajastamiseks, mis peavad samuti olema taotlusvormis detailsemalt kirjeldatud.

36. Muud kulud (other) Sel kulureal võimalik deklareerida ka amortisatsiooni. Sellisel juhul tuleb silmas pidada, et: • amortisatsiooni ei saa arvestada seadmetelt, mille ostmiseks on varem kasutatud kas Euroopa Liidu või siseriiklikke toetusi; • amortisatsioon on arvestatud vastavuses raamatupidamisreeglitega (kalkulatsioon lisada aruandele); • kulud oleks seotud vaid projekti abikõlbliku perioodiga; • amortisatsiooni arvestamine on kuluna fikseeritud taotlusvormis.

37. Investeeringud (investments) • investeeringud on suuremad ostud, ehitus- ja remonditööd, mida teostatakse vastavalt lepingutele ning esitatud arvetele • alati täpsustatud taotlusvormis

38. Investeeringud (investments) • tuleb järgida riigihangete seadust (hinnapakkumised, otsuseprotokollid) • investeeringute omandilise kuuluvuse iseloom ning kasutuse eesmärk ei tohi muutuda 5 aasta jooksul peale projekti lõppemist. Vastasel juhul on programmil õigus investeeringuks kulunud vahendid tagasi nõuda.

39. Ettevalmistuskulud (preparationcosts) Abikõlblikud on vaid 3 tüüpi kulud: • projekti raames kavandatavate infrastruktuuri objektide/tehtavate investeeringute tehnilise dokumentatsiooni ja vajalike uuringute ettevalmistamise kulud (välja arvatud detailplaneeringu koostamine) • projektitaotluse ettevalmistamisega seotud tõlkekulud (maksimaalne summa 3000 eurot ilma käibemaksuta); • mitterahalise panuse rahalise väärtuse hindamise kulud.

40. Ettevalmistuskulud • ettevalmistuskulud peavad olema välja makstud peale 1. jaanuari 2007 ja enne projekti heakskiitmist, kuid mitte varem kui 24 kuud enne seirekomitee heakskiitvat otsust. • kõik ettevalmistuskulud peavad olema loetletud taotlusvormis • ettevalmistuskuludele kehtivad kõik “Sisseostetud teenused” kulurea nõuded.

41. Kohapealne kontroll teatame vähemalt 3 tööpäeva ette tuleb tagada projektijuhi ja raamatupidaja kohalolek Kohapeal palume teostada pearaamatu väljatrükk projektikuludest raamatupidamise sisekorra eeskirja olemasolu projektikausta olemasolu

42. Kohapealne kontroll originaaldokumentide olemasolu tööajatabelite olemasolu ja vastavus esitatud infole riigihanke läbiviimise täisdokumentatsiooni olemasolu teostatud tööde, ostetud asjade ja osutatud teenuste olemasolu ja tõendid ning EL kaasfinantseeringule viitamine (kleebised, EL logo, programmi logo jms) vastavuse kontroll arvestuse aluseks olevate ruumide ja vahendite kohta

43. Informatsioon: • http://www.siseministeerium.ee/esmatasandi-kontroll • http://www.estlat.eu/

44. Tänan! Kontakt: Tiina Bubnova Esmatasandi kontrolli teostaja Siseministeerium Regionaalarengu osakond Interreg programmide järelevalve büroo Pikk tn 61,15065 Tallinn Tel +372 612 5036 Tiina.Bubnova@siseministeerium.ee www.siseministeerium.ee