Sollkonzept der UzK

1. Sollkonzept der UzK Klips 2.0 • Universität zu Köln • Historisch-Kulturwissenschaftliche Informationsverarbeitung • User Interfaces und ihre Evaluierung, WS 2012/13 • Dozent: Prof. Dr. Thaller ReferentinMaria Wagner

2. Inhaltsverzeichnis Allgemein Bewerber-, Zulassungs- und Studierendenmanagement Veranstaltungsmanagement Lehrraummanagement Prüfungsmanagement Berichtswesen Lehre und Studium Übergreifende fachliche Anforderungen Übergreifende IT-Anforderungen Schnittstellen

3. Allgemein: Migration Campusmanagement • Verfahrensbetreuung • Steuerung • Lenkung • Verfahrenspflege • Beschaffung, Implementierung • Ziele: • Nutzerfreundlichkeit • Akzeptanz • Gestaltung der Oberfläche, Funktionen, Usability • Unabhängigkeit • Transparenz

4. Bewerber-, Zulassungs- und Studierendenmanagement

5. Grundlagen Reduzierung der Zahl der Mehrfachbewerbungen Einführung eines Online-Bewerbungsverfahrens Abschaffung von Vordrucken für die Einschreibung Verzicht auf den vorläufigen Studierendenausweis Einführung einer Zahlungsfrist Kompletter Verzicht auf Massendruckverfahren

6. Prozessübergreifende Anforderungen • Unterschiedliche Fristen • Selbstbedienungsfunktionalitäten • Erstellung und Druck von Bescheiden und Anträgen • Sachbearbeiter: • Bewerber aufrufen und sortieren • Status erfassen • Möglichkeit zur Rücksendung von Standardschreiben • Nutzerfreundlichkeit • Erstellung von Ranglisten • Löschung von Altem • Anzeigen von Semesterbeiträgen

7. Online – Bewerbungsroutine Unterscheidung von Bewerbergruppen Benutzerkonto Erfassung von notwendigen Daten Fristen Prozessspezifisch hochschulSTART.de EU-Bürger Kurzzeitstudenten Uni-assist Promotion-Ausländer Masterstudiengängen Zulassungsbeschränkte Fächer Nachrückverfahren Sonderantrag

8. Einschreibung • Aufzeigen der Daten • Vermerk von fehlender Zahlung • Multifunktionale Chipkarte • Identity Management • Rückmeldesperre • Datenabgleich • Einschreibung unter Vorbehalt

9. Zahlungsmodalitäten: • Betrag anzeigen • Identifikation • Übereinstimmung • Rückmeldung • Status online • Überprüfung durch Sachbearbeiter • Befreiung von Studienbeiträgen: • Dauer und Grund • Überprüfung der Einzahlung • NRW.Bank

10. Exmatrikulation • Gründe • Bescheinigung • Zuordnung • Streichen aus der Martikel

11. Veranstaltungsmanagement

12. Studienangebotsplanung • Übersicht • Zuordnung • Curriculare Überschneidungsfreiheit • Zeitfenster • Eingabe des Termins • Musterstundenplan • Planungswerkzeug • Filterkriterium • Vorlesungsverzeichnis • Individuelle Studienpläne • Lehrdeputatsmanagement • Studiengangsevaluation

13. Vorlesungsverzeichnisse • Strukturiert nach: • Einrichtungen • Studiengängen • Vorlesungsverzeichnis-Skeletts • Eingabe: • Veranstaltungs-ID • Veranstaltungsnummer • Eine Veranstaltung, mehrere Einrichtungen • Freigabe , Änderung • Suchmaske • Sammelbearbeitung: Listen vs. Mengenbearbeitung • Veröffentlichung – Änderungen werden angezeigt

14. Veranstaltungsbelegung • Anmeldung – Vergabe – Freigabe => Belegung • Belegungsprozess • Prioritäten • Veranstaltungsanmeldung , -belegung • Vergabeverfahren • kontextgebunden • Steuerungsverfahren • Vergabealgorithmen • Gestufte Vergabe • Randomisierung • Windhundverfahren • Wartelisten

15. Ausgaben • Stundenplan • Semester- und Wochenansicht • Für: • Lehrende • Einrichtungen • Studenten • Musterstundenplan • Weitere druckbare Ausgaben • Auswertungen • Teilnehmerlisten

16. Lehrraummanagement

17. Eckpfeiler Lehrraumkapazitäten in Übersichten Aktualisierung von Änderungen Raumanfragen Verbindliche Zuweisungen Lehrraumvergabe durch Attribute Raumverwalter bestimmen über die Nutzung der Räume Raumbelegungsplan

18. Prüfungsmanagement Jeder Prüfungsleistung geht eine PrüfungsAnmeldung voraus

19. Grundlagen • Überprüfung der Studienleistungen • Entwurf von Ordnungen • Einpflege in das System • Ziel • Transparenz • Funktionstüchtig • Sicher • Strukturiert • Voraussetzungen • Webbasiert

20. Studienstrukturen, Module • Studienstruktur • Strukturelle Gliederung eines Studiengangs • Bestimmte Abfolge • Hinterlegung, Prüfung, Veröffentlichung • Notenberechnung • Module in Modulhandbüchern spezifiziert • Erstellung, Änderung einzelner Module • Modulhandbuch • Personalisiertes Modulhandbuch

21. Prüfungsordnung • Ausgabe eines druckbaren Kontrollblatts • Unterschiedliche Prüfungsordnungen • Zulassung zum Verfahren, Prüfung: • Voraussetzung: Anmeldung – ZU, unter Vorbehalt, nicht ZU • Studienleistung • Online Überprüfung, Gründe Nichtzulassung • Anerkennung von externen Hochschulen • Erlass von Studien- und Prüfungsleistungen • Modulanmeldung • Wiederholung: Fristen–Warnhinweise-Nachreibetermine • Selbstbedienungsfunktion zum Ausdruck von schriftlichen Leistungen (Übersichten) • Einordnung von Prüfungsleistungen

22. Prüfungsamt Prüfung von Prüfungsamt durchgeführt Hinterlegung von Prüfungsergebnissen Mahnwesen Kreditierung der Teilnahme Prüfungsausweis Prüfung Klausur

23. Notenerfassung • Erfassung durch: • Prüfungsamt • Prüfer • Vertreter • Arten der Notenerfassung: • Elektronische Massenverarbeitung • Studierendenbezogene Erfassung • Prüfungsbezogene Erfassung • Veranstaltungsbezogene Erfassung • Notenkontrolle, -freigabe • Einsichtnahme in Korrekturen

24. Dokumente PDF-Dokumente dauerhaft abgespeichert Fehlervermeidung – Barcode Klausurbögen Transcriptof Records Selbstbedienungsfunktionen Spezielle Studierendengruppen

25. Berichtswesen Lehre und Studium

26. Ausgangslage Datengewinnung Datenaufbereitung Datendokumentation Verfügbarmachen der Daten Überblick Informationsbedarf

27. Neukonzeptionierung • Effizienteres Berichtwesen • Berücksichtigung des Adressaten (W-Fragen) • Standardberichte • Fester Aufbau • Frist • Fester Verteilerkreis • Definition • Im Zeitrahmen Statistiken und sonstige Daten liefern

28. Anforderungen Ausgabe in unterschiedlichen Formaten Individuelle Berichte Templates Anpassung des Layouts Standardberichte Fakultätsberichte Spezifische Auswertungen

29. Übergreifende fachliche Anforderungen

30. Rollen und Rechte • Nutzer hat eine Rolle – bestimmte Anzahl von Funktionalitäten – Übersicht in „Tabellen“ • Durch Administratoren festgelegt • IDM • Definition von Nutzergruppen – Gruppenhierarchien • Begrenzung der Anzahl unterschiedlicher Rollen • Rollen: • Globale • Generische • Konkrete Rollen (z.B. Prüfer) • Effizientes Werkzeug zur Verwaltung?

31. Fristen Zu Informationszwecken darstellen Im Zusammenhang mit Veranstaltungen, Prüfungen Individuelle Zusammenstellung nicht gewünscht Einpflege interner Fristen Fristensteuerung

32. Arbeitsprozesse • Planungsprozesse (z.B. Farbcodierung, Hilfefunktion, Fristen der Semesterplanung) • Semesterbezüge: • Aktuelles Semester • Semesterübergreifende Funktion • Suche Funktion (Filter, Freitext, Speicherung, Export) • Mitteilungssystem • Selbstbedienungsfunktion • Navigation in großen Tabellen oder Menüs - Vereinheitlichung

33. Weiteres Mehrsprachigkeit Datenbankintegrität Protokollierung Datenmigration Einhaltung von Standards und Barrierefreiheit Dialoggestaltung Benutzerphilosophie Benutzeroberfläche + Anpassbarkeit Terminologie des Systems Kontextsensitive Onlinehilfe Semesterübergreifende Navigation

34. Übergreifende IT-Anforderungen

35. Allgemein • Zusammenarbeit • Fakultäten: zentrale Ansprechpartner • Softwarefunktionalität • Machbarkeit? • Freigabeprozess • Systemarchitektur: Vorgabe • Mehrschichtiges Modell • Lauffähigkeit • PostgreSQL, unabhängig • Open-Source-Produkte

36. Virtualisierung: Red Hat Enterprise Linux oder andere Vorschläge • Dateisicherheit: • Vorabkontrolle • In der Umsetzungsphase • Protokollierung: • Sämtlicher Datenänderungen • Konfigurierbar • Auswertung • Log Levels steuern • Sichtbarkeit

37. Archivierung: • Gesetzliche Bestimmung • Löschung von Daten • Langfristige Aufbewahrung • Softwareanbieter schlägt eine Lösung vor • Datenmigration (reproduzierbar) • Updates & Patches (bei Fehler: zeitnah) • Schnelle Antwortzeit, keine Überlastung • Bei Fehlertoleranz – stabil • Authentifizierung über IDM

38. Schnittstellen

39. Grundlagen IDM 4.0 ERP 6.0 (Rechnungswesen) CAFM (auf conjectFM, conject AG) MA:GNUS (Chipkarte) ILIAS Facilitymanagement-System (Veranstaltungsräume) CMS/TYPO3 NRW.Bank Dokumentenmanagement-System  müssen kooperieren und Datenimporte, -exporte können

40. Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Ende