Departamento de Recreación

1. PROCESO DE COTIZACIÓN • Consideraciones generales: • El volumen del requerimiento de servicios logísticos y celebraciones de las empresas es alto. • Los plazos para la presentación de las propuestas es corto (72 horas) • Las técnicas académicas mantienen contacto permanente con los asesores y estos a su vez con las empresas. • Continuamente se presentan sobre la marcha, cambios en los requerimientos de las solicitudes. • La explicación del requerimiento específico a un tercer actor (Logística) puede generar reprocesos y distorsión en la transmisión y comprensión del mensaje. Departamento de Recreación

2. PROCESO DE COTIZACIÓN • Se propone entonces… • Incluir dentro del proceso de cotización, el primer contacto con el proveedor cuando: • El portafolio de servicios no incluye el producto solicitado. • El producto necesita variaciones según requerimientos. • Se requiere negociación de precios atendiendo disponibilidad presupuestal de las empresas. • Al presentarse posiblemente, que dos ó más interlocutores estén en contacto con el proveedor durante el proceso, se debe tener claridad en el registro de acuerdos mediante: • Portafolio de servicios con costos. • Registro de acuerdos con el proveedor (costeo aprobado). • Formato de confirmación de eventos. • Comunicación en doble vía (diseño y logística) Departamento de Recreación

3. PROCESO DE COTIZACIÓN • Se propone entonces… • 3. Retroalimentar la base de datos de proveedores entre los dos equipos: • Diseño: • Con la interacción con los proveedores y el conocimiento de ellos desde el proceso de cotización. • Envío de la información de nuevos proveedores y productos encontrados durante el proceso de diseño para engrosar la base de datos. • Logística: • Con la búsqueda de nuevos proveedores. • Visita a sedes externas. • Retroalimentación de la base de datos. • Organización de la información. Departamento de Recreación

4. PROCESO DE COTIZACIÓN • Se propone entonces… • 4. Poner especial atención en que sólo se propone cambiar una parte del proceso. • Dejar de lado expresiones como “nosotros siempre lo hemos hecho así”, “mmm eso ya lo hemos hecho nosotros”, “por qué antes no pasaba nada y ahora todo es un problema” . • Por qué no hacer las cosas como antes? • La dinámica de la vida y las empresas cambian. • Las personas adquieren nuevos conocimientos y experiencias que nosotros muchas veces no tenemos. • Surgen nuevas disposiciones legales. • Escasez del talento humano. • Mayor volumen de requerimiento de las empresas. • Nuevas políticas, procedimientos y estructuras (portafolio, estrategias de fidelización y servicio al cliente) • Requerimiento de informes, seguimiento, control y evaluación de la gestión del área como negocio. Departamento de Recreación

5. Modelo del procesologístico Departamento de Recreación

6. PREPRODUCCIÓN Departamento de Recreación

7. Cotización Departamento de Recreación

8. Confirmación Departamento de Recreación

9. Reuniones Técnicas y logísticas Departamento de Recreación

10. PRODUCCIÓN Departamento de Recreación

11. POSTPRODUCCIÓN Informe consolidado Departamento de Recreación

12. “ El reconocer los errores y las equivocaciones, es propio de quienes ven en el aprendizaje y la relación diaria, un mecanismo escencial para el crecimiento personal y la trascendencia espiritual” Departamento de Recreación