1 / 13

NEKK Beställning till betalning

NEKK Beställning till betalning. Vad ska jag gå igenom?. Vad & varför? När? Hur? Vad gör ekonomiavdelningen? Vad ni behöver göra? Frågor?. Beställning till betalning ( Winst 2.0) – varför genomförs förändringen?. ÖKAD TRYGGHET. TIDSBESPARING. Vad innebär förändringen?.

lahela
Download Presentation

NEKK Beställning till betalning

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. NEKK Beställning till betalning

  2. Vad ska jag gå igenom? • Vad & varför? • När? • Hur? • Vad gör ekonomiavdelningen? • Vad ni behöver göra? • Frågor? 1

  3. Beställning till betalning (Winst 2.0) – varför genomförs förändringen? ÖKAD TRYGGHET TIDSBESPARING Vad innebär förändringen? Vad är nyttan/effekten? • Gasell ersätts med Winst fakturahantering för Stadens förvaltningar. Inköp och fakturor hanteras i samma system! • Samma arbetsätt i Stadens förvaltningar KOSTNADS- BESPARING FÖRBÄTTRAD STYRNING OCH UPPFÖLJNING

  4. Vad innebär förändringen? Vem berörs av förändringen? Cirka 10 000 medarbetare inom Staden som hanterar inköp och/eller fakturor. • Hur förändras arbetssättet? • Beställning görs i Winst • Beställning konteras och attesteras innan den skickas till leverantör • Återkommande fakturor kan hanteras med så kallade abonnemang • Nya rutiner för kontroll och attest • Vad innebär förändringen för förvaltningen? • Nytt system och nya arbetssätt • Översyn av roller och ansvar kopplat till inköp och fakturahantering • Beställare gör även kontering och kontrollattest

  5. Utrullningsgrupper Piloter Grupp 1 – November 2013 Grupp 2 – 19 Februari 2014 Fastighetskontoret (N200) Intraservice SDN Angered Arkivnämnden Färdtjänsten Konsument ochmedborgarservice Miljöförvaltningen Stadsrevisionen Valnämnden Överförmyndarnämnden Social resursförvaltning SDN Askim-Frölunda-Högsbo SDN Norra Hisingen SDN Västra Göteborg SDN Örgryte-Härlanda • 83 000fakturor per år • 500beställare • 1 000fakturagr. • 11 500fakturor per år • 260 beställare • 260 fakturagr. • 268 000fakturor per år • 1900beställare • 2 100fakturagr. Grupp 3 – Mars 2014 Grupp 4 – April 2014 Grupp 5 – Maj 2014 SDN Centrum SDN Lundby SDN Majorna-Linné SDN Västra Hisingen SDN Östra Göteborg Kulturnämnden Park- och Naturförvaltn. Stadsbyggnadskontoret Utbildningsförvaltningen Fastighetskontoret (N205) Finansförvaltningen Idrotts- och Föreningsförv. Lokalnämnden Stadsledningskontoret Trafikkontoret Vuxenutbildnings-förvaltningen • 245 000fakturor per år • 2 300 beställare • 1 900fakturagr. • 110 000fakturor per år • 700 beställare • 900 fakturagr. • 124 000fakturor per år • 625 beställare • 1100 fakturagr.

  6. Vem gör vad i beställnings- och fakturaflödet? Anna Anders Betalning Beslutsattest Kontrollattest Den som beställer, leverans-kvitterar och/eller granskarfaktura. Görs av den som attesterarbeställning och/eller faktura. Görs av den som verkställerbetalningen. (Intraservice) Betalningsattest 5

  7. De nya attestreglerna • Kontrollattest (Beställare) • varan är mottagen eller att tjänsten är utförd enligt den beställning som gjorts • fullständiga uppgifter har lämnats på fakturan/underlaget till exempel avseende adress (fakturaadress och leveransadress), pris, volym, tidpunkt för leverans eller utförd tjänst, betalningsvillkor, rabatter med mera • utgiften inte tidigare har belastat verksamheten • fakturan/motsvarande är rätt beräknad • händelsen är rätt konterad • uppgifterna på fakturan eller motsvarande underlag överensstämmer med beställningen, avtal eller annan överenskommelse avseende pris, volym, kvantitet och kvalitet • lagstadgad formalia är korrekt, exempelvis avseende F-skattsedel och VAT-nummer. • Beslutsattest • händelsen stämmer överens med verksamhetens uppdrag • personen som har beställt varan eller tjänsten är behörig och har hållit sig inom ramen för sin behörighet • underlagen till händelsen är kompletta, exempelvis dokumentation vid direktupphandling • händelsen är rätt konterad • händelsen belastar rätt redovisningsperiod • fakturan/motsvarande är granskad och kontrollattesterad. • Betalningsattest • behörig person har beslutsattesterat händelsen • rätt betalningsmottagare angivits • fatta beslut om utbetalning.

  8. 1. Beställning i Winst Skapa och kontera beställning Attest av beställning Leverans-kvittens Anders Anna Anders Betalning Skapar och konterar beställningen Kontrollattest Attesterar beställning Beslutsattest Betalningsattest Leverenskvittens Kontrollattest

  9. 2. Abonnemang Matchar mot abonnemang Betalning Matchar ej mot abonnemang Anna Granska och kontera Attest Anders FAKTURA Betalning • Granskar och accepterar avvikelse mot uppsatt abonnemang. • Kontrollattest Attesterar avvikelse vid högre belopp. Beslutsattest Betalningsattest

  10. 3. Vild faktura (ej beställt i Winst) Attest Ankomst-hantering Granska och kontera Anders Anna Betalning FAKTURA • Granskar och konterar faktura. • Kontrollattest Attesterar faktura. Beslutsattest Betalningsattest • Fakturan går ut i flödet till användaren efter mottagarkod eller namn.

  11. Vad hjälper ekonomiavdelningen till med? • Stöd vid utformning av enheternas inköpsorganisation • Kurser i beställning till betalning (8 tillfällen i februari) • Löpande support efter införandet Lev.gruppen | Kick off | 2013-04-11

  12. Vad behöver ni göra? • Se över ert inköpsarbete – bestäm vilka som ska vara beställare • Anmäl er själva och era beställare till kursen Lev.gruppen | Kick off | 2013-04-11

  13. Frågor? Lev.gruppen | Kick off | 2013-04-11

More Related