Prise d’absences par téléphone

1. Prise d’absences par téléphone Ce document explique le fonctionnement de l’application de prise d’absences par le système téléphonique. Le système est accessible à partir des téléphones qui servent d’interphones déjà présents dans les classes. Cette application fonctionne seulement avec les modèles 7941. C’est le modèle utilisé comme interphones.

2. Prise d’absences par téléphone 1. Pour accéder à l’application, appuyez sur ce bouton.

3. Prise d’absences par téléphone 2. Cet écran s’affiche. Cliquez sur « sélect. » ou le chiffre 1 pour sélectionner l’application d’absences.

4. Prise d’absences par téléphone 3. Sélectionnez une des options suivantes : 1 — Pour entrer des absences; 2 — Pour changer votre mot de passe; 3 — Pour transférer manuellement dans GPI. Cette option est automatiquement exécutée 5 minutes à la fin de chaque période. • Pour vous déplacer d’une option à l’autre, vous avez deux choix : • 1 — Sélectionnez le chiffre correspondant à l’option ou • 2 — Vous déplacer avec les flèches. • Ce principe s’applique à tous les écrans du téléphone et non seulement à l’application de prise d’absence.

5. Prise d’absences par téléphone 4. Pour accéder au système, vous devez utiliser votre code GPI ainsi que votre mot de passe.

6. Prise d’absences par téléphone 5. Lorsque vous avez entré votre code utilisateur et votre mot de passe, la fenêtre de la période courante sera affichée. (Lorsque j’ai fait mon imprimé-écran, il était 9 h 18, donc la période actuelle était la période 5.) Si la période désirée n’est pas disponible, vous pouvez cliquer sur le bouton « Autre ». Les périodes qui seront affichées sont les périodes pour lesquelles l’enseignant donne des cours pour cette journée. Par exemple : Si l’enseignant donne des cours seulement les périodes 1 et 5, seules ces périodes seront affichées.

7. Prise d’absences par téléphone 6. Si dans l’écran précédent vous avez sélectionné « Autre », la liste des périodes est affichée. Utilisez les flèches ou les chiffres pour sélectionner la bonne période.

8. Prise d’absences par téléphone 7. Une fois la période sélectionnée, la liste des élèves s’affiche. Vous pouvez maintenant sélectionner le statut correspondant. Par défaut, tous les élèves sont présents, vous n’avez qu’à modifier les élèves qui sont en retard, absents ou autres. À l’écran, les noms de seulement 4 élèves s’affichent à la fois. Pour voir les élèves suivants, cliquez sur « suivant ». Voici la liste des codes : Absent : Élève absent; RetNM : Élève en retard non motivé; RetM : Élève en retard motivé; RetardExp : Élève arrivé en retard et par la suite expulsé de la classe; Expulsion : Élève expulsé de la classe; Présent : Pour corriger le statut d’un élève et le remettre « présent ».

9. Prise d’absences par téléphone Note : Il arrive parfois qu’un enseignant ait plus d’un groupe dans son cours. Par exemple, cet enseignant a deux groupes à la période 1. Le chiffre 1 sera alors affiché deux fois. Pour entrer les absences des deux groupes, il faut absolument passer dans les deux groupes.

10. Prise d’absences par téléphone L’application retourne à GPI les informations que vous avez entrées (absent, retard motivé ou retard non motivé, …) *** À ne faire qu’une seule fois. Pour que l’intégration se fasse avec GPI, vous devez indiquer les motifs d’absences correspondant aux codes retournés par l’application de prise d’absences. Donc, dans la grille des motifs d’absences de GPI, il y a une colonne qui se nomme « Code » inscrire la lettre : A : Absence RN : Retard non motivé RM : Retard motivé RT : Retard expulsion EX : Expulsion Vis-à-vis le motif d’absence correspondant. Par exemple, dans votre GPI Le motif « RM » est probablement équivalant au code « RM » Le motif « RN » est probablement équivalant au code « RN » Le motif « A » est probablement équivalant au code « A » …