MINISTARSTVO OBRANE RH Uprava za financije i proračun

1. MINISTARSTVO OBRANE RHUprava za financije i proračun PROJEKT “Integracija informacijskog sustava za upravljanje financijama Državne riznice s informacijskim sustavom za upravljanje financijama u Područnoj riznici Ministarstva obrane“ Izlaže: Jasna PečekNačelnica Odjela informatičke potpore

2. SADRŽAJ O PROJEKTU CILJEVI PROJEKTA KRONOLOGIJA RAZVOJA PODRUČNE RIZNICE MORH-a OPIS NAČINA RADA SA SUSTAVOM SDR-a REZERVACIJE U SDR-u OD FAKTURE DO PLAĆANJA POVEZANI SUSTAVI PRORAČUNSKIH KORISNIKA REZULTATI PROJEKTA KRAJNJI CILJ

3. PHARE 2006 FMIS Pripreme za ulazak u Europsku uniju • Potreba osiguranja efikasnog i održivog sustava za upravljanje financijama sukladno najboljoj poslovno-tehnološkoj praksi u svijetu

4. POSTOJEĆI POSLOVNI MODEL Zakon o proračunu “NN” br. 87/2008 • Model upravljanjajavnim rashodima kroz Državnu riznicu kreiran je na principupostojanja jedinstvenog računa preko kojeg se obavljaju sve financijske transakcije proračuna

5. O PROJEKTU • Strategijom Vlade Republike Hrvatske o unaprjeđenju i modernizaciji procesa u sustavu državne riznice 2007. – 2011. g.obuvaćena je integracijaSDR s informacijskim sustavima za upravljanje financijama područnih riznica • Ovaj projekt je više od tehničkog rješenja • Anticipiranje i kontrola buduće potrošnjekao jedan od temeljnihinstrumenata upravljanja likvidnošćui održavanja odnosno smanjivanja javne potrošnje • Uvođenje sustavne kontrole i transparetnostiustvaranje proračunskih obveza kroz infomacijski sustav postaje imperativ • Izravan uvid u poslovanje korisnika državog proračuna ne zadirući u njihovu samostalnost u poslovanju

6. CILJEVI PROJEKTA • Razvoj i implementacija sustava za razmjenu elektroničkih dokumenata između informacijskih sustava za upravljanje financijama proračunskih korisnika i sustava Državne riznice • Uspostava središnjeg sustava za upravljenje matičnim podacima • Poboljšanje učinkovitosti sustava za upravljanje javnim financijama • Uspostava računovodstvenog načela “nastanka događaja” kojim se poslovni događaji u sustavu evidentiraju u trenutku kada nastaju • Osiguravanje relevantnih podataka za donošenje poslovnih i strateških odluka

7. POLAZNI DOKUMENTI • Dopisima Ministarstva financija Klasa: 400-06/09-01/36, Urbroj: 513-05-04/09-1 od 11.02.2009. i Klasa: 400-06/09- 01/36, Urbroj: 513-05-04/09-3 od 25. ožujka 2009. PRMORH je određen za “pilot – ministarstvo” • Odlukom ministra obrane Klasa: 023-03/09-03/1, Urbroj: 512- 01-09-164 od 11.05.2009. formirana je Nadzorna skupina, Radni tim i projektni koordinator između MFIN-a i MORH-a za realizaciju projekta • Tehnička specifikacija Ministarstva financija – “Integracijski okvir za povezivanje sustava Proračunskih korisnika na centralni FMIS Gateway sustav Središnje državne riznice” definirani okvir interoperabilnosti • Tehnička specifikacija Ministarstva obrane – “Integracija sustava Područne riznice MORH-a i Središnje državne riznice (PR MORH i SDR) prilogodba sustava PR MORH

8. KRONOLOGIJA RAZVOJA PODRUČNE RIZNICE MORH-a 2000. g. realizirani projekt: “Objedinjavanje baza podataka Uprave za financije” • Optimizacija poslovnih procesa: • Ustrojena jedinstvena baza podataka i uspostavljen integralni financijski informacijski sustav • Nadzor cjelokupne aplikacije i upravljanje poslovnim procesom s jednog mjesta • Jedinstveni šifarski sustav • Stvorena Područna riznica Ministarstva obrane

9. ORGANIZACIJSKA INFRASTRUKTURA DRŽAVNE RIZNICE

10. OPIS NAČINA RADA SA SUSTAVOM SDR-a • Državni proračun se izvršava na način da korisnik PR MORH-a u sustav SDR unose zahtjev za plaćanje na temelju fakture koju je već prethodno unio u svoj informacijski sustav • Dvostruko unošenje istih dokumenata premostilo se kod velikog korisnika kao što je PR MORH prijenosom ukupnog iznosa na tzv. “632” podračun jedinstvenog računa Državne riznice s kojeg bi se virmanskim nalogom izvršavale sve pojedinačne fakture • Nepostojanje potpunih podataka o obvezama i dospjećima u SDR-u • Obveze korisnika se prate putem mjesečnih izvještaja o obvezama • Nedostaci ovakvog načina rada: - dvostruko ručno unošenje istovjetnih podataka - neusklađenost evidencija proračunskih korisnika i SDR-a

11. ZATEČENO STANJE NA POČETKU PROJEKTA

12. BROJ FAKTURA ZA PRIJENOS U SUSTAV SDR-a Integracijom obuhvaćeno cca. 10 000 ulaznih računa mjesečno

13. ZADATAK PROJEKTA

14. FAZE U STVARANJU OBVEZA • Osnovni preduvjet za uvođenje kontrole nad ukupnim proračunskim obvezama je: - unos svih već stvorenih, a neplaćenih obveza - kontrola nad stvaranjem novih obveza • U SDR-u definirane su 4 faze stvaranja obveza: Najava obveze Ugovor Narudžbenica Faktura

15. REZERVACIJA U SDR-U • Najava obveze, ugovor i narudžbenica prijenosom/unosom u sustav SDR-a postajurezervacije • Ključna uloga sustava rezervacija, kao i cijelog sustava kontrole obveza – osigurati da proračunski korisnici ulaze samo u one postupke javne nabave za koje postoje pokrića u planiranom godišnjem Financijskom planu i Planu nabave • Rezervacija postaje sredstvo za upravljanje obvezama • Maksimalno tri rezervacije se lančano vežu jedna na drugu, čime sljedeći dokument kreira čvršću obvezu od prethodne • Faktura se treba referirati na prethodne dokumente • Između navedenih dokumenata/rezervacija treba postojati veza kako bi se pratio status pojedinog dokumenta

16. NAJAVA OBVEZE – I. REZERVACIJA • Dokument na temelju kojeg se unosi prva rezervacija je godišnji Plan nabave MORH • I. Rezervacija unosi se u sustav SDR nakon usvajanja godišnjeg Plana nabave • I. Rezervacija ažurira se svakom izmjenom i dopunom Financijskog plana i Plana nabave • Najavljuje se i rezervira potrošnjaproračunskih sredstava u najranijoj fazi • Sadrži procijenjenu visinu rashoda po svakoj proračunskoj adresi (izvor, aktivnost, stavka)

17. UGOVOR – II. REZERVACIJA • Dokumenti na temelju kojih se unosi druga rezervacija: - sklopljenih ugovora o javnoj nabavi roba, usluga i radova, - važećih sklopljenih okvirnih sporazuma, - izdanih suglasnosti (po važećim ugovorima iz prethodnog razdoblja) - po odluci SzUN o početku i provedbi nabave koju provode tehnički nositelji/krajnji korisnici, - izdanih narudžbenica od strane SzUN. • Ugovor predstavlja stvarno preuzetu obvezu na temelju koje se u SDR unosi stvarni iznos i stvarni rok (dinamika) plaćanja (ako je poznata) • Iznos II. rezervacije mora biti do visine najave obveze • Sadrži ukupan iznos rashoda po svakoj proračunskojadresi (izvor, aktivnost, stavka) i podatak o dobavljaču

18. NARUDŽBENICA – III. REZERVACIJA • Dokumenti na temelju kojih se unosi treća rezervacija: -izdanih unarudžbenica za nabavu roba, usluga i radova pojedinačne vrijednosti manje od 70.000 kn (bagatelna nabava) -narudžbenica kao jednostavni oblik ugovora koje se izdaju po okvirnom sporazumu • Iznos mora biti do visine najave obveze, odnosno ugovora zavisno od prethodnog dokumenta na koji se veže • U tijeku su aktivnosti MORH – unositi / prenositi će se u sustav SDR kada se za to steknu uvjeti – razvojem i implementacijom “Projekta informatizacije procesa nabave i integracije s postojećim poslovno financijskim sustavom”

19. OD FAKTURE DO PLAĆANJA 1. Automatski prijenosfakture iz informacijskog sustava PR MORH-a u SDR 2. Prelazak fakture u zahtjev za plaćanje - čelnik proračunskog korisnika ima ovlast i odgovornost za izdavanje naloga za plaćanje - navedeno je temelj autoriziranim osobama u područnim riznicama da iste odobri u SDR čime će fatura iz statusa F prijeći u status Z zahtjeva za plaćanje 3. Odobravanje zahtjeva za plaćanje - Pravilnikom se definiraju kriteriji prioriteta (po jednom ili kombinaciji kriterija) po kojima ćeSDR odobravati zahtjeve za plaćanje: - dospijeće - tip dokumenta (npr. PL – plaće, GO – gotovina, EU – sredstva EU fondova) - iznos (npr. do 50.000,00 kn) - korisnik 4. Elektronička potvrda o izvršenom plaćanju

20. OD FAKTURE DO PLAĆANJA • Provjera raspoloživosti s obzirom na Financijski plan kontrolira se već pri prijenosu fakture u SDR • Fakture koje su veće od plana (za definirane izvore) ne mogu se prenijeti u SDR sustav niti mogu biti plaćene • Svaka faktura ima datum dospijeća obveze i prema njemu troši proračunsku adresu (aktivnost, stavka, izvor) u godini dospijeća • Fakture za rashode koji nisu obuhvaćeni u Planu nabave moći će se direktno unijeti u SDR: - za rashode za zaposlene (PL), gotovina (GO) - režijski troškovi (RT), sudske odluke (OD) - plaćanje rashoda iz EU fondova (EU), obračun rashoda (OB) • Za sve ostale rashode faktura se mora vezati na jedan od prethodna dva dokumenta rezervacija (R I. i R II.)

21. TIJEK KOLANJA DOKUMENTACIJE U MO i OS RH U INTEGRACIJI PR i SDR 5 SLUŽBA ZA UGOVARANJE I NABAVU FAKTURA DOBAVLJAČA TEHNIČKI NOSITELJ 3 4 UGOVOR Rezervacija br. 1/br. 2 UGOVOR Rezervacija br. 1/br. 2 MFT 1 MFT 2 FAKTURA Rezervacija br.2 5 2 MFT N REZERVACIJA FINANCIJSKIH SREDSTAVA REZERVACIJA br. 2 Najava obveze Rezervacija br. 1 6 3 6 FAKTURA Rezervacija br.2 REZERVACIJA br. 1 FAKTURA DOBAVLJAČA UGOVOR i dr. dok Rezervacija br. 2 FINANCIJSKA SLUŽBA I PODRUČNI ODJELI FINANCIJA 1 DRŽAVNA RIZNICA 7 Elektronska FAKTURA PODRUČNA RIZNICA MORH-a Potvrda o izvršenom plaćanju SDR 9 DOBAVLJAČ 8

22. INTEGRIRANI SUSTAV PR MORH i SDR PODRUČNA RIZNICA MORH DRŽAVNA RIZNICA SZUN REZERVACIJA br. 1/br. 2 IS SzUN SDR FS MFIN FMIS GATEWAY FAKTURA Rezervacija br.2 POF KA MQ FAKTURA Rezervacija br.2 SAP SDR XML IS FINANCIJE I PRORAČUN POF ZG FAKTURA Rezervacija br.2 FAKTURA Rezervacija br.2 POF OS MDM FAKTURA Rezervacija br.2 POF ST

23. AKTIVNOSTI TESTIRANJA I PUŠTANJA U PRODUKCIJU INTEGRIRANOG SUSTAVA PR I SDR Priprema testne instalacije PR MORH kreiranje testnih podataka PR MORH integracijsko testiranje PR MORH testiranje kompletnih procesa Finalni testovi prihvaćanja PR MORH I SDR GW produkcija Komunikacijska infrrastruktura Priprema integracijskog servisa Hardver i softver Matični podaci Evidentirani računi Knjiženi računi Dobavljači Banke Proračunske pozicije i fakture Matični podaci dobavljača i banaka Ulazni račun i vezane knjig. promjene Provedeno plaćanje Procesi MDM Procesi izvršenja Faktura i zahtjev za plaćanje

24. POVEZANI SUSTAVI PRORAČUNSKIH KORISNIKA - PILOTI

25. REZULTATI • Razvijen i implementiran sustav za razmjenu elektroničkih dokumenata između sustava Državne riznice i informacijskog sustava za upravljanje financijama područne riznice Ministarstva obrane RH • Uspostavljeno središnje spremište referentnih podataka (dobavljači, banke, ...) • Napuštanje dvostrukog ručnog unosa istovjetnih podataka u više sustava zbog ostvarene povezanosti sustava • Elektronički prijenos i trenutna provjera valjanosti podataka, uz smanjeni rizik od netočnih podataka • Tehnološki podržano unaprjeđenje postojećih poslovnih procesa izvršenja proračuna, koje omogućuje kompletni uvid u nastale obveze i dospijeća

26. HRVATSKI SABOR MINISTARSTVO . . . MINISTARSTVO MORA,PROMETA I INFRASTRUKTURE . . . MINISTARSTVO . . . SDR MINISTARSTVO FINANCIJA MINISTARSTVO . . . PRORAČUNSKI KORISNIK . . . KRAJNJI CILJ MINISTARSTVO OBRANE M8 M3

27. PHARE 2006 FMIS HVALA NA PAŽNJI!