PENGURUSAN AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT

1. JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA PENGURUSAN AKAUN AMANAH DAN DEPOSIT 10 APRIL 2013 OLEH: HASNI BINTI NAWI SEKSYEN AKAUN JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA NEGERI TERENGGANU TEMPAT : SUMAI HOTEL APARTMENT

2. SKOP • DEFINISI DAN PENGENALAN • PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG • JENIS AKAUN AMANAH • CONTOH • TATACARA PENGENDALIAN AKAUN AMANAH • REKOD DAN LAPORAN • PENUTUPAN AKAUN AMANAH

3. DEFINISI DAN PENGENALAN • Akaun Amanah ialah akaun yang ditubuhkan untuk mengakaunkan caruman wang yang diamanahkan kepada Kerajaan untuk digunakan bagi tujuan tertentu. • Penubuhannya di sesuatu Jabatan memerlukan tanggungjawab untuk menjaga amanah yang diberikan.

4. Kumpulan Wang PinjamanKomputer –tabungpusinganuntukmemberipinjamanwangkepadapegawai-pegawaikerajaanuntukmembelikomputer. • AkaunAmanahPusatSains Negara- menerimasumbangan orang ramaibagimembiayaiaktiviti yang berkaitanPusatSains Negara

5. PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG • Perkara 97, Perlembagaan Persekutuan • Segalahasilatauwang yang bagaimanapundidapatkanatauditerimadenganapacara pun mestilahdimasukkankedalam Kumpulan Wang Disatukanbagi Persekutuan atau Kumpulan Wang DisatukanbagiNegeri.

6. PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG • Perkara 104(3), Perlembagaan Persekutuan - Tiadaapa-apawangbolehdikeluarkandaripada Kumpulan Wang Disatukankecualimengikutcara yang diperuntukkanundang-undang

7. PERUNTUKAN UNDANG-UNDANG • Sek. 7, AktaProsedurKewangan 1957 (Pindaan 1972) - Kumpulan Wang Disatukanhendaklahdiselenggaramengikuttigaakaun yang berasingan: a) AkaunHasilDisatukan b) AkaunPinjamanDisatukan c) AkaunAmanahDisatukan

8. AKAUN AMANAH DISATUKAN • Kumpulan Wang AmanahKerajaan • Kumpulan Wang AmanahAwam - AkaunAmanah Am - AkaunAmanahKhas • Akaun Deposit

9. Akaun/ Kumpulan Wang Amanah Kerajaan Seksyen 10, Akta Prosedur Kewangan 1957 (Disemak 1972) • Perlu di bawa ke Mesyuarat Jemaah Menteri dan seterusnya dibentang di Dewan Rakyat untuk kelulusan penubuhan. • Disenaraikan di Jadual Kedua, APK 1957. • Penubuhan Kumpulan Wang ini membolehkan peruntukan Kerajaan disalurkan selain sumbangan daripada sumber lain seperti sumbangan orang ramai, syarikat swasta, organisasi antarabangsa dll. • Menteri Kewangan boleh mengeluarkan Surat Ikatan Amanah untuk Kumpulan Wang Amanah yang telah diluluskan.

10. CARTA ALIRAN KERJA PENUBUHAN K/WANG AMANAH KERAJAAN Perbendaharaan maklumkan kepada Kementerian/Jabatan Kementerian/ Jabatan kemukakan permohonan kepada Perbendaharaan (Bhg Pentadbiran) untuk wujudkan K/wang Amanah Kerajaan Tidak Lulus Perbendaharaan menimbangkan permohonan berkenaan Lulus Kem/Jab sediakankan Kertas Kabinet (Memorandum Jemaah Menteri) untuk dibentangkan di dalam Mesyuarat Jemaah Menteri untuk persetujuan Tidak Setuju Permohonan ditolak Setuju Setelah Jemaah Menteri bersetuju, Kem/Jab perlu kemukakan dokumen berikut kepada Perbendaharaan untuk semakan: a) Draf ucapan YB Menteri Kewangan b) Draf Surat Ikatan Amanah Perbendaharaan maklumkan kepada Kem/Jab Perbendaharaan hantar surat usul bersama ucapan YB Menteri Kewangan kepada Dewan Rakyat untuk kelulusan penubuhan Kem/ Jab beri taklimat kpd YB Men Kewangan/ wakil berkenaan K/wang sebelum usul dibentangkan di Dewan Rakyat Dewan Rakyat luluskan dan hantar surat setuju bagi memasukkan usul berkaitan K/wang ke dalam Jadual Kedua APK 1957 Kem/Jab memohon nombor kod akaun daripada JANM Perbendaharaan mengedarkan Surat Ikatan Amanah yang telah diluluskan kepada Kem/Jab dan Agensi berkaitan K/wang Amanah mula beroperasi

11. Contoh K/Wang Amanah Kerajaan • K/wangPinjamanPerumahan • AkaunPinjamanPembiayaanKomputerAnggota PerkhidmatanAwam • Kump. Wang AmanahBantuanBencana Negara • Kump. Wang AmanahPelajarMiskin • Kump. Wang BantuanMangsaSeranganBinatangBuas

12. Contoh K/Wang Amanah Kerajaan – mengikut kategori • AkaunPenyelesaianSemasaAntaraPentadbiran AkaunPenyelesaianUtamaPerbendaharaan; AkaunUntungRugi, Pelarasan, PotonganGaji • AkaunPerniagaan • AkaunPinjamandanPendahuluan; PinjamanKontraktor/ PinjamanPelajaran/ Kenderaan/PendahuluanDiri/Pelbagai/PetiSejuk/Negeri • Kumpulan Wang LuarJangka • Pelbagai Kumpulan Wang :–Amanah Negara/ AmanahPelajarMiskin/AmanahSukan Negara/ BantuanBencana Negara

13. Kumpulan Wang Amanah Awam Seksyen 9, Akta Prosedur Kewangan 1957 (Disemak 1972) • Penubuhan melalui kelulusan Perbendaharaan • Dikreditkan dengan sumbangan orang ramai, syarikat swasta dan badan antarabangsa dan TIDAK melibatkan peruntukan kerajaan. • Perbendaharaan akan mengeluarkan Arahan Amanah untuk Akaun Amanah yang telah diluluskan. • SPP Bil 18/2001 – Tatacara Pengurusan Akaun Amanah Yang Ditubuhkan Di Bawah Seksyen 9 Akta Acara Kewangan 1957.

14. Contoh Akaun Amanah Am • Akaun Amanah Pemulihan dan Kebajikan Penghuni Jabatan Penjara Malaysia • Akaun Amanah Bagi Perlindungan dan Pemuliharaan Kualiti Alam Sekitar, Jab. Alam Sekitar • Akaun Amanah Agensi Anti Dadah Kebangsaan • Akaun Amanah Institut Latihan Perindustrian

15. Akaun Amanah Khas • K/wangkhas yang diamanahkankepadakerajaandanditubuhkan di bawahaktanyasendiri / peraturantertentu. • Cth: K/Wang DiusApi Ditubuhkandibawah Light Dues Act 1953 :K/Wang KastamDiraja Malaysia :K/Wang Polis Diraja Malaysia

16. TATACARA PENGENDALIAN AKAUN AMANAH ( AP 164 ) Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pihak Berkuasa Kewangan Negeri hendaklah menentukan bahawa arahan dibuat bagi mengendali dengan sepatutnya tiap-tiap satu Akaun Amanah. Apa-apa arahan itu hendaklah dirujukkan kepada Ketua Audit Negara, Akauntan Negara dan Peguam Negara atau Akauntan Negeri atau Bendahari Negeri dan Penasihat Undang-undang Negeri bagi mendapatkan nasihat sebelum diluluskan oleh Kerajaan yang berkenaan. Mengenai Sabah dan Sarawak apa-apa arahan hendaklah dirujukkan kepada wakil tempatan Ketua Audit Negara, Akauntan Negeri dan Peguam Negeri.

17. TATACARA PENGENDALIAN AKAUN AMANAH ( AP 165 ) • -Nama akaun • - Tujuan akaun • Jawatankuasa Pentadbiran Akaun • Pengawalan akaun • - Sumber kewangan dan penggunaan wang

18. TATACARA PENGENDALIAN AKAUN AMANAH ( AP 165 ) • Sijil Pengesahan Baki dan Penyata Terimaan dan Bayaran • - Penutupan akaun • Tarikh kuat kuasa Arahan Akaun Amanah

19. PEGAWAI PENGAWAL • Seorang Pegawai yang ditetapkan dalam Surat Ikatan Amanah/ Arahan Amanah untuk mengawal sesuatu Akaun Amanah. • Pegawai Pengawal boleh melantik secara bertulis seorang pegawai di bawah kawalannya untuk menjalankan tugas dan tanggungjawab ke atas amanah yang diwujudkan.

20. KAWALAN PERATURAN • K/wang Amanah dan Akaun Amanah hendaklah dikendalikan mengikut peruntukan dalam : • Surat Ikatan Amanah • Arahan Amanah • Arahan Perbendaharaan • Pekeliling Perbendaharaan dan peraturan kewangan yang berkuat kuasa.

21. URUSAN TERIMAAN DAN BAYARAN Terimaan (AP 60 - AP 91) - tanggungjawab pemungut - kuasa memungut - urusan pengeluaran resit - merekod pungutan - simpan selamat daftar/buku resit Bayaran (AP 92 - AP 94) • bertanggungjawab sepenuhnya keatas betulnya • semua perbelanjaan yang dilakukan berkenaan • akaun amanah itu.

22. REKOD PERAKAUNAN DAN LAPORAN KUMPULAN WANG AMANAH DAN AKAUN AMANAH 1. Di peringkat Kementerian/Jabatan/Agensi (Pusat Tanggungjawab) - Dokumen-dokumen urusniaga - Buku Akaun Amanah -Lain-lain rekod/daftar 2. Di Peringkat Pejabat Pembayar - Laporan di peringkat Sistem Perakaunan Cawangan C350(PTJ) • 3. Di Peringkat Pusat • - Laporan di peringkat Sistem Perakaunan Pusat A441(JAB) • -Laporan di peringkat Sistem Perakaunan Pusat A443 • - Akaun Awam

23. CARTA RINGKAS PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN KERAJAAN PERSEKUTUAN PENYATA KEWANGAN LAPORAN A443 BPOPA A441 Jab Jab Jab C350 PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ PTJ

24. PERAKAUNAN • Semua terimaan dan bayaran bagi maksud akaun ini adalah diperakaunkan melalui Pejabat Perakaunan. • Jabatan/PTJ yang mengendalikan amanah berkenaan perlu mengakaunkan semua urus niaga terimaan dan bayaran di dalam Buku Akaun Amanah. (AP 95- Penyelenggaraan buku rekod/ SPP18/2001) • Segala perbezaan rekod antara Jab/PTJ dengan rekod JANM/JMS perlulah dibuat penyesuaian dan pelarasan jika perlu. (AP 143(b)- Pengesahan dan Penyesuaian Akaun)

25. BUKU AKAUN AMANAH • Satu rekod kewangan yang perlu diselenggarakan bagi merekodkan urusniaga Akaun Amanah • Mengandungi maklumat berikut: ♣Terimaan ♣Bayaran ♣Tanggungan ♣Pelaburan ♣Baki

26. BAKI • K/Wang Amanah/ Akaun Amanah tidak boleh berbaki DEBIT. • Baki Akaun Amanah hendaklah dibawa ke tahun hadapan • Adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Pengawal atau pegawai yang diwakilkan kuasa untuk memastikan bahawa baki peruntukan adalah mencukupi sebelum sesuatu perbelanjaan diluluskan. (AP 155)

27. Laporan Pengesahan Baki • Jabatan/ PTJ hendaklah mengemukakan Sijil Pengesahan Baki Akaun pada setiap bulan kepada Pejabat Perakaunan dan disalinkan kepada Ibu Pejabat Kementerian. • Sekiranya ada perbezaan baki di antara rekod Jabatan/PTJ dengan flimsi, Jab/ PTJ perlu menyediakan Penyata Penyesuaian dan dikemukakan kepada Pejabat Perakaunan & Ibu Pejabat Kementerian. • Sijil Pengesahan Baki bagi bulan Disember (Tambahan Akhir) adalah Sijil Pengesahan Baki Tahunan.

28. PENYESUAIAN AMANAH • Satu proses menyemak ketepatan data yang direkodkan di dalam Laporan Terperinci Amanah (flimsi) berbanding dengan data yang telah direkodkan di dalam Buku Akaun Amanah. • Selaras dengan AP143(b) Pegawai Pengawal atau wakilnya hendaklah menyesuaikan urusniaga laporan terperinci dari pejabat perakaunan dengan rekod perakaunannya dan menyediakan penyata penyesuaian akaun.

29. PENYATA PENYESUAIAN AKAUN AMANAH AKAUN AMANAH …………………………….. NO KOD AKAUN AMANAH: …………………. KOD JABATAN : ……………………………….. SEPERTI PADA : ……………………………... Amaun (RM) Butiran Baki Buku Akaun Amanah Jabatan/PTJ* Debit/ Kredit* Tambah: Kredit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambilkira oleh PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah (Senarai A berlampir) Debit di buku PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah yang tiada diambilkira di dalam akaun Pejabat Pembayar (Senarai B berlampir) Kurang: Debit di akaun Pejabat Pembayar yang tiada diambilkira oleh PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah (Senarai C berlampir) Kredit di buku PTJ yang menyelenggara Akaun Amanah yang tiada diambilkira di dalam akaun Pejabat pembayar (Senarai D berlampir) Baki mengikut akaun Pejabat Pembayar Debit/ Kredit* Disediakan oleh : Tandatangan : Nama : Jawatan : Disahkan oleh : Tandatangan : Nama : Jawatan :

30. PenyataTerimaan Dan Bayaran(PTB) • Merupakan Penyata Tahunan yang disediakan selepas akhir tahun 31 hb. Disember yang melaporkan segala terimaan dan bayaran sesuatu akaun amanah bagi tempoh satu tahun kewangan • Penyata Terimaan dan Bayaran hendaklah disediakan juga apabila: • Akaun Amanah hendak ditutup kerana telah mencapai maksud penubuhannya/tidak aktif dalam tempoh setahun/mencapai tempoh hayat yang ditetapkan (sediakan PTB berbaki sifar setelah A441 berbaki sifar); • Akaun Terimaan Tidak Diperuntukkan (875501) telah sifar (baki telah dipindahkan ke akaun amanah); (sediakan PTB berbaki sifar setelah A441 berbaki sifar) • Penyata Terimaan dan Bayaran bagi tahun berakhir 31 Disember hendaklah dikemukakan kepada Ketua Audit Negara (4 salinan) selewat-lewatnya sebelum atau pada 31 Mac tahun berikutnya.

31. PenyataTerimaan Dan Bayaran(PTB) • Memaklumkan Perbendaharaan dan JANM apabila PTB telah dikemukakan kepada KAN.(Salinan surat litup) • Menghantar sesalinan PTB yang telah diaudit bersama pemerhatian audit kepada Perbendaharaan dan JANM dalam tempoh 30 hari selepas menerima PTB

32. FORMAT Penyata Terimaan dan Bayaran TERIMAAN BAYARAN PENYATA TERIMAAN DAN BAYARAN BAGI AKAUN AMANAH……………………………………. BAGI TAHUN BERAKHIR PADA 31 DISEMBER …………. NO KOD AKAUN AMANAH:………………………. RM No Prgn* Butiran No Prgn* Butiran RM Baki awal tahun 1.1. …. Senaraikan bayaran mengikut jenis dalam Arahan Amanah dan Lampiran Senaraikan terimaan mengikut jenis spt dalam Arahan Amanah dan Lampiran Baki akhir tahun 31.12……. JUMLAH JUMLAH Baki akhir tahun 31.12…….. adalah termasuk pelaburan simpanan tetap di Bank………………………………..sebanyak RM…………………………. Nota: Disediakan oleh: Tandatangan: Nama Pegawai: Jawatan Pegawai: Disahkan oleh: Tandatangan: Nama Pegawai: Jawatan Pegawai: Keterangan: * Nombor peranggan dalam Arahan Akaun Amanah yang berkaitan dengan urusniaga itu.

33. MAKLUMAT PADA PTB (Perlu merujuk Buku Akaun Amanah) • Baki awal tahun; (01.01.2xxx) • Butir lengkap urusniaga terimaan dan bayaran (bersama No perenggan Arahan Amanah) * Butiran Terimaan (Kredit) [merujuk Arahan Amanah (i.e.para11)]Buku Amanah Ruangan 6 * Butiran Bayaran (Debit) [merujuk Arahan Amanah (i.e.para12)]Buku Amanah Ruangan 5 (Disokong dengan Lampiran yang mengandungi maklumat urusniaga spt. tarikh, no rujukan dokumen dan amaun) • Baki akhir tahun; (31.12.2xxx)Buku Amanah Ruangan 7 • Nota Pelaburan (jika ada membuat pelaburan)

34. PENUTUPAN K/WANG AMANAH & AKAUN AMANAH

35. Penutupan K/Wang Amanah & AkaunAmanah • K/Wang AmanahdanAkaunAmanah yang telahmencapaimatlamatpenubuhannyaatautidakdiperlukanlagiatautelahmencapaitempohhayat yang ditetapkan di dalamArahanAmanahatauyang tidakaktifdalamjangkamasa yang berpatutanhendaklahditutup. • PenutupanK/Wang AmanahperludiluluskanolehDewan RakyatmanakalapenutupanAkaunAmanahperlumendapatkelulusanPerbendaharaan. • Setelahditutup, bakiakaunhendaklahdikreditkankeAkaunHasilDisatukanataudipulangkankepadapenyumbangbergantungkepadaterma yang dinyatakandalamSuratIkatanAmanah/ ArahanAmanah.

37. PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN AKAUN DEPOSIT

38. MAKSUD DEPOSIT Deposit adalahterdiridaripadawang yang diterimakhususolehKerajaan Persekutuan bagimaksudtertentumengikutundang-undangataumengikutperjanjiandanperludibayarbalikapabilamaksudtelahdicapai.

39. JENIS DEPOSIT 1. Deposit Am Deposit yang diterimabagimaksudtertentuianyadiwujudkan

40. JENIS DEPOSIT 2. Deposit Pelarasan Deposit yang diterimabagitempohtertentu(sementara) sebelumpelarasankesesuatukodsebenardikenalpasti.

41. JENIS DEPOSIT DEPOSIT PELARASAN Deposit yg diterima bagi tempoh tertentu (sementara) sebelum pelarasan ke sesuatu kod sebenar dikenalpasti. DEPOSIT AM Deposit yang diterima bagi maksud tertentu ianya diwujudkan ‘one to one’ Contoh: 1) Deposit Pilihanraya 2) Deposit Wang Hemat Diri (Matrikulasi) ‘one to many’ (gunasama) Contoh: 1) Deposit Tender 2) Deposit Wang Jaminan Pelaksanaan ‘one to one’ Contoh: 1)Dep.Sistem Pemindahan Elektronik untuk Dana & Sekuriti (SPEEDS) ‘one to many’ (gunasama) Contoh: 1) Akaun terimaan tidak diperuntukkan (ATTD)

42. SENARAI SEMAK AKAUN DEPOSIT PewujudanSesuatuAkaun Deposit Kemukakansuratpermohonankepada Unit Akaun Deposit, SeksyenPerakaunanAmanah, BPOPA untukkelulusansertamendapatkankodAkaun Deposit. Suratpermohonanhendaklahmengandungi; 1. Tujuan/kegunaanAkaun Deposit yang perludinyatadenganjelasdantempohakaunakandigunakan. 2. Pegawai yang bertanggungjawabkeataspengendalianAkaun Deposit.

43. BUKU REKOD YANG PERLU DISELENGGARA • Buku Resit (kew.38) • Penyata Pemungut • Buku Rekod Pendeposit • Buku Lejer Deposit • Baucar bayaran (Kew. 304) • Sijil Pengesahan Baki • Penyata Penyesuaian • Senarai Baki Pendeposit

44. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL Terimaan (AP60 – AP91) termasuk; - tanggungjawab pemungut - kuasa memungut - urusan pengeluaran resit - merekod pungutan - simpan selamat daftar/buku resit Bayaran (AP 92 – AP94) -bertanggungjawabsepenuhnyakeatasbetulnya semuaperbelanjaan yang dilakukanberkenaan akaun deposit itu.

45. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL Penyelenggaraan Buku Rekod (AP95) Memastikantugas – tugas penyelenggaraan buku daftar/vot amanah diurus dengan cekap dan dan berkesan termasuklah PTJ dibawahnya. Pengesahan dan Penyesuaian Akaun ( AP143(b) ) -Pastikan semua PTJ kemukakan Sijil Pengesahan Baki dan Penyata Penyesuaian bulanan untuk tujuan penyatuan diperingkat pusat. -Mengesahkan baki Akaun Deposit dengan laporan bulanan Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

46. KAEDAH PENGENDALIAN AKAUN DEPOSIT ( AP 156 ) • PegawaiPengawaladalahbertanggungjawabdiatasPenyelenggaraanAkaun Deposit dibawahnyadimanaiahendaklahdibukamengikutjenis Deposit yang diterima. • Rekod Kecil( Lejar Deposit) hendaklahdiselenggarabagitiap-tiap Deposit.

47. KAEDAH PENGENDALIAN AKAUN DEPOSIT ( AP 157 ) • Resit hendaklah dikeluarkan kepada pendeposit • setiap kali deposit diterima dan pendeposit di- • nasihatkan menyimpan resit berkenaan bagi • tujuan pemulangan balik deposit apabila maksud • telah tercapai. • - Jika resit hilang ?

48. BAKI REKOD KECIL DISAMAKAN AKAUN UTAMA ( AP 159 ) Setiappemegang Deposit hendaklahmenyelenggarasenarairekodkecil/bakiindividudanianyahendaklahdisamakandenganAkaunUtama (C350 / A441) setiapsukutahunatausekurang – kurangnyasekalisetahun.

49. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL ATAS PEMULANGAN DEPOSIT ( AP 158 ) • (a) Apabilaterdapattuntutanbalik Deposit daripadaPendeposit, adalahmenjaditanggungjawabPegawaiPengawal / Wakilnyauntukmemulangkansemulaamaun Deposit tersebutdenganmerujukkepadaLejar Deposit danberpuashatibahawaamaunitusebenarnyaadadalam Deposit. • (b) ResithendaklahdisertakanapabilatuntutanpulanganbalikDeposit.Jikaresithilang, suratsumpahmestilahdibuat.

50. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL ATAS PEMULANGAN DEPOSIT ( AP 158 ) • ( c ) Deposit hendaklahdibayarbalik di pejabat di mana deposit ituditerima. Walaubagaimanapun, deposit bolehdibayarbalik di pejabat lain dengansyaratmendapatkebenaranpejabatyang mengutip. • (d) Jurnalpelarasanperludibuatbagimelaraskanamauntersebutdi pejabat yang menerima.