pengurusan fail dan rekod l.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
PENGURUSAN FAIL DAN REKOD PowerPoint Presentation
Download Presentation
PENGURUSAN FAIL DAN REKOD

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 29

PENGURUSAN FAIL DAN REKOD - PowerPoint PPT Presentation


  • 437 Views
  • Uploaded on

PENGURUSAN FAIL DAN REKOD. PENCERAMAH: Encik Rabani Jais Encik Ibrahim Abd. Rahman -Jabatan Pelajaran Negeri Selangor- Anjuran: J/K Kerja Latihan dan Penghasilan PKG Ampang. ARAHAN PERKHIDMATAN BAB 4- FAIL MEMFAIL. 2. DEFINISI:

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PENGURUSAN FAIL DAN REKOD


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
pengurusan fail dan rekod
PENGURUSAN FAIL DAN REKOD

PENCERAMAH:

Encik Rabani Jais

Encik Ibrahim Abd. Rahman

-Jabatan Pelajaran Negeri Selangor-

Anjuran:

J/K Kerja Latihan dan Penghasilan

PKG Ampang

slide2

ARAHAN PERKHIDMATAN

BAB 4- FAIL MEMFAIL

2

DEFINISI:

PROSES MENGKLASIFIKASI, MENYUSUN, MENYIMPAN DAN MENYELENGGARA FAIL-FAIL BAGI MEMUDAHKAN PENGURUSANNYA APABILA DIPERLUKAN.

slide3

TARAF KESELAMATAN

FAIL

3

  • TERBUKA
  • TERHAD
  • SULIT
  • RAHSIA
  • RAHSIA BESAR
slide4

TARAF KESELAMATAN

FAIL

4

  • TERBUKA
  • TERHAD
  • SULIT
  • RAHSIA
  • RAHSIA BESAR
slide5

WARNA KULIT FAIL

5

  • TERBUKA - PUTIH
  • TERHAD - PUTIH DAN TERCATIT

PERKATAAN TERHAD

  • SULIT - HIJAU DAN TERCATIT

PERKATAAN SULIT

  • RAHSIA - MERAH JAMBU BERPALANG DAN TERCATIT PERKATAAN RAHSIA
  • RAHSIA BESAR - KUNING & BERPALANG MERAH DAN TERCATIT PERKATAAN RAHSIA BESAR
slide6

JENIS KUMPULAN FAIL

6

REKOD HOUSEKEEPING

MELIPUTI REKOD-REKOD MENGENAI AKTIVITI PENTADBIRAN.BIASANYA PERKARA DIBAWAH TAJUK BESAR:

  • PENTADBIRAN AM
  • HARTA DAN BANGUNAN
  • ALAT KELENGKAPAN
  • KEWANGAN
  • PERSONEL
slide7

REKOD OPERATIONAL

7

REKOD-REKOD YANG DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH JABATAN / AGENSI KERAJAAN DALAM MELAKSANAKAN FUNGSI-FUNGSI AKTIVITI ASASNYA.

slide8

KAEDAH PENDAFTARAN

8

  • MENGIKUT SIRI
  • MENGIKUT TAHUN
  • MENGIKUT PENGKELASAN

PERKARA

  • MENGIKUT BAHAGIAN ATAU

UNIT

slide9

PENGKELASAN FAIL

9

MEMBERI TAJUK FAIL. FAIL BOLEH DIBERI TAJUK SEPERTI BERIKUT:

  • KURIKULUM
  • KO-KURIKULUM
  • HAL EHWAL PELAJAR
  • PERJAWATAN DAN PERKHIDMATAN KAKITANGAN
  • KEWANGAN DAN AKAUN
  • PENTADBIRAN AM SEKOLAH
  • PERHUBUNGAN MASYARAKAT
  • KEMUDAHAN FIZIKAL
  • ASRAMA
  • AUDIT
slide10

KOD FAIL

10

01/01/001

Tajuk Besar

Perkara

Aktiviti

Contoh:

  • Tajuk Besar - Kurikulum
  • Perkara - Peperiksaan
  • Aktiviti - PMR
  • Kod Fail - 01/01/001
slide11

KEPERLUAN TERHADAP

SISTEM FAIL YANG BAIK

11

  • KEPADATAN - SEBOLEH-BOLEHNYA MENGGUNAKAN RUANG YANG MINIMA
  • ASESIBILITI- MUDAH UNTUK DIRUJUK
  • EKONOMI - MENENTUKAN SISTEM PENYIMPANAN FAIL DENGAN KOS YANG MINIMA
  • KEANJALAN - BAGI MAKSUD PEMBESARAN YANG DI HADAPAN
slide12

12

  • LOKASI - HENDAKLAH DILETAKKAN DI TEMPAT YANG MUDAH DAN SEGERA DIPEROLEHI TANPA BERLENGAH
  • RUJUKAN SILANG - SUPAYA MEMBERI KEMUDAHAN DALAM MENGESAN LAIN-LAIN DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN

ATAU DAPAT DICARI DI BAWAH BERBAGAI TAJUK

  • RETENTION - BAGI MEMBOLEHKAN FAIL-FAIL YANG TIDAK LAGI AKTIF DIPINDAHKAN
  • KELASFIKASI - UNTUK MEMBERI KEMUDAHAN DIDALAM MEMBUAT RUJUKAN
slide13

ORGANISASI PUSAT PENDAFTARAN

13

KEBAIKAN PUSAT PENDAFTARAN DI PUSATKAN

  • MEMUDAHKAN KAWALAN YANG BERKESAN
  • PENGGUNAAN PERATURAN DAN KAEDAH YANG

STANDARD.

  • TANGGUNGJAWAB DAPAT DIPASTIKAN
  • MENGELAKKAN DOKUMEN-DOKUMEN TINDAKAN

BERTINDAN.

slide14

KERTAS MINIT (BORANG AM 6)

14

MEREKOD KANDUNGAN SURAT KELUAR - MASUK

  • KANDUNGAN MASUK - DAKWAT MERAH
  • KANDUNGAN KELUAR - DAKWAT HITAM /BIRU
slide15

MENGKANDUNGKAN SURAT

DALAM FAIL

15

CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN FAIL DI SUDUT KANAN ATAS SURAT. NOMBOR KANDUNGAN ITU DILETAKKAN DALAM BULATAN

CONTOH:

1

slide16

16

CATAT TARIKH PENERIMAAN, NAMA AGENSI PENGIRIMNYA DAN TARIKH SURAT DIKANDUNGKAN KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN MENGGUNAKAN ‘(DAKWAT MERAH)

CONTOH:

TARIKH SURAT DITERIMA………..DRP…….

PERKARA................................................................

DIKANDUNGKAN PADA………………………

1

slide17

17

BAGI SURAT-SURAT YANG DIHANTAR KELUAR CATATKAN BILANGAN KANDUNGAN SURAT, TARIKH SURAT, NAMA AGENSI PENERIMA DAN TARIKH SURAT DIHANTAR KE ATAS KERTAS MINIT DENGAN MENGGUNAKAN DAKWAT BIRU / HITAM

CONTOH:

SURAT BERTARIKH …………………………

DIHANTAR KEPADA ………… PADA………

1

slide18

18

KERTAS MINIT SEBAGAI PERHUBUNGAN BERTULIS ANTARA PEGAWAI DALAM SESEBUAH JABATAN

CONTOH 1

PTR.

Surat Bil. (5) untuk ditaip sebanyak 3 salinan

TK.

PT.10

slide19

19

CONTOH 2

PPT (P)

Surat Bil. (5) untuk tandatangan puan

TK. PT.10

CONTOH 3

NP/TT (2)

Sila sahkan sama ada penama pernah/tidak

dikenakan Tindakan tatatertib/jenayah

TK

Pen.1

slide20

SAMPUL KECIL (AM 435A)

20

  • FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN DENGAN SERTA MERTA UNTUK TINDAKAN SEGERA
  • SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA
  • BILA FAIL ASAL DIJUMPAI, SAMPUL KECIL

DAN KANDUNGANNYA DIMASUKKAN KE

DALAM FAIL TERSEBUT.

slide21

MEMBUKA FAIL SAMBUNGAN

21

  • FAIL MENGANDUNGI 100 KANDUNGAN
  • FAIL DIANGGAP TERLALU TEBAL

WALAUPUN KURANG 100 (1 INCI )

KANDUNGAN

  • APABILA FAIL ASAL DITUTUP, KULIT FAIL ITU HENDAKLAH DICATAT:

“ DITUTUP – JILID 2 DIBUKA “

slide22

PERINGKAT TINDAKAN FAIL

22

  • SEGERA
  • SERTA MERTA
slide23

MATLAMAT SISTEM FAIL

23

  • MEMBERI FAIL YANG BETUL
  • TEPAT KEPADA ORANG YANG MEMERLUKAN
  • TEPAT PADA MASA YANG DITETAPKAN
  • KOS YANG TERENDAH
  • MENYAMPAIKAN MAKLUMAT APABILA

DIPERLUKAN OLEH PELANGGAN

slide24

PERGERAKAN FAIL

24

  • FAIL KELUAR MASUK MELALUI

KERANI PENDAFTARAN

  • PENGHANTARAN ANTARA PEGAWAI

PERLU ADA SLIP TRANSAKSI

  • PERLU ADA SISTEM SIMPAN DALAM PERHATIAN
slide25

SLIP TRANSAKSI

25

Kepada:

Unit Fail dan Rekod

Fail No.JPS :

Telah saya serahkan

Kepada ............................

Nama Pagawai

Unit / Bahagian : .....................................

Hari Ini

Sekian.

Tandatangan : ........................................

Nama : ........................................

Unit : ........................................

slide26

SEKIAN TERIMA KASIH

Jumpa Lagi........

fail puteh kertas minit tali hijau makerpen pen merah pen biru surat masuk surat keluar
-Fail Puteh-Kertas Minit-Tali Hijau-Makerpen-Pen Merah-Pen Biru-Surat Masuk-Surat Keluar

PERALATAN