PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT

1. PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT MUSA ZAINAL ABIDIN OTHMAN BAHAGIAN PENTADBIRAN AM JABATAN PENDAFTAR

3. FALSAFAH �Paduan antara iman kepada allah dan ilmu yang bermantaat serta gabungan antara teori dengan amal adalah dasar utama bagi perkembangan ilmu, proses pembinaan masyarakat terpelajar dan pembangunan universiti�

4. WAWASAN �UKM bertekad menjadi Universiti terkehadapan yang mendahului langkah masyarakat dan zamannya bagi membentuk masyarakat dinamis, berilmu dan berakhlak mulia�

5. MISI �Menjadi Universiti terpilih yang memartabatkan Bahasa Melayu serta menyejagatkan ilmu beracuan budaya kebangsaan�

23. KEPERIBADIAN DAN KETERAMPILAN

24. KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN KEPERIBADIAN TATAKELAKUAN PAKAIAN TANDA NAMA

25. KEPERIBADIAN Sentiasa (semasa menjalankan tugas atau diluar masa bertugas) menjaga dan memelihara: Penampilan diri Cara berpakaian Cara bekerja Tatakelakuan,disiplin dan Adab sopan

26. KEPERIBADIAN Memiliki keperibadian unggul Memiliki profesional competency yang tinggi: Cekap Mahir Inteltual Produktif Result oriented Inovatif Berwawasan Pintar kreatif

27. KEPERIBADIAN Meningkatkan keutuhan jabatan melalui penghayatan nilai-nilai murni: Berintegriti Boleh mengawal emosi Bertindak secara bijaksana dan berhemah Pendekatan yang fleksibel tetapi tegas Mempunyai keazaman dan kegigihan Amanah, jujur dan boleh dipercayai Berkhidmat untuk kepentingan awan dan negara Berani dan sanggup menerima cabaran Berfikiran positif Stabil dalam kehidupan bekeluarga, peribadi dan kerjaya

28. BERINTEGRITI Mempunyai kualiti diri dan berpegang kuat kepada moral yang baik Bertindak selaras dengan nilai-nilai yang baik Konsisten untuk menegakkan kebenaran dan mengotakan apa yang dikata Terbuka dan terus terang dalam menyampai idea, cadangan dan teguran Menjadikan diri dihormati kerana kerana tindakan dibuat berasaskan nilai murni

29. BOLEH MENGAWAL EMOSI Kesabaran yang tinggi, boleh mengawal emosi dalam keadaan sukar, terdesak dan tertekan Tenang dan berhemah walaupun di dalam keadaan yang sangat mencabar

30. BERTINDAK SECARA BIJAKSANA DAN BERHEMAH Boleh menganalisis dan menjangka implikasi setiap tindakan yang diambil Berhati-hati dan bijaksana mengambil tindakan supaya tidak timbul suasana tidak sihat dalam organisasi, antara organisasi atau tanggapan buruk terhadap organisasi

31. FLEKSIBEL TETAPI TEGAS Tidak rigid tetapi tegas dalam membentuk dan melaksanakan dasar dan peraturan Fleksibel dalam mencari penyelesaian supaya perlaksanaan dasar dan peraturan Bersikap terbuka dan boleh menganjak paradigma dan tidak terikat kepada satu peraturan dan kaedah sahaja.

32. MEMPUNYAI KEAZAMAN DAN GIGIH Keazaman tinggi, tidak mudah putus asa, sanggup berkorban masa dan tenaga untuk mencapai matlamat organisasi Menggunakan strategi dan kaedah lain yang bersesuaian untuk memastikan objektif organisasi tercapai

33. AMANAH JUJUR DAN BOLEH DIPERCAYAI Amanah, jujur dan ikhlas dalam menjalankan tugas Boleh dipercayai untuk menjalankan tugas dengan penuh dedikasi

34. BERSEDIA BERKHIDMAT Bersedia berkhidmat untuk kepentingan negara dan awam Sentiasa bertanggungjawab dan bersedia untuk memberikan perkhidmatan yang sebaik mungkin untuk kepentingan awam dan negara melebihi daripada kepentingan peribadi

35. BERANI Berani dan sanggup menerima cabaran Mengemukakan pandangan secara berani tetapi secara bertanggung jawab dan berhemah Menyahut cabaran untuk memajukan diri dan organisasi Mempunyai semangat dan keupayaan untuk melaksanakan tugas yang mencabar dan sanggup mengambil risiko dalam melaksanakannya

36. AKAUNTIBILITI Berpegang teguh kepada prinsip akauntibiliti Bertanggung jawab terhadap sesuatu tugas yang diamanahkan

37. BERFIKIRAN POSITIF Yakin dan percaya sesuatu perkara itu boleh dilaksanakan walaupun dalam suasana dan keadaan yang sukar Percaya setiap masalah mempunyai jalan penyelesaian Menganggap sesuatu yang negetif itu boleh diperbaiki

38. KESTABILAN DALAM KEHIDUPAN Kestabilan dalam kehidupan berkeluarga, peribadi dan kerjaya Tiada masalah peribadi yang boleh menjejaskan tugas, kepentingan perkhidmatan dan negara Rekod sahsiah yang baik yang boleh menjadi teladan pegawai yang lain

40. SURAT AKU JANJI Saya, ����������.�No. K.P (baru) ����������� beralamat di �������������������������... dengan sesungguhnya berjanji bahawa saya akan mematuhi Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) Perintah-Perintah Am, pekeliling dan surat pekeliling serta peraturan dan arahan lain yang dikeluar dan dikuatkuasakan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa sepanjang perkhidmatan saya dengan Kerajaan. Maka dengan itu saya berjanji sebagaimana yang dikehendaki di bawah Peraturan 3, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605), bahawa saya:

41. SURAT AKU JANJI akan sentiasa taat kepada Yang di-Pertuan Agong, negara dan Kerajaan; Akan sentiasa melaksanakan tugas dengan cermat, bersungguh-sungguh, cekap, jujur, amanah dan bertanggungjawab; Tidak akan membelakangkan tugas awam demi kepentingan peribadi saya; Tidak akan berkelakuan dengan cara yang mungkin menyebabkan kepentingan bercanggah dengan tugas awam saya; Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh menimbulkan syak yang munasabah bahawa saya telah membiarkan kepentingan peribadi saya bercanggah dengan tugas rasmi sehingga menjejaskan kegunaan saya sebagai pegawai awam;

42. SURAT AKU JANJI Tidak akan menggunakan kedudukan saya sebagai pegawai awam bagi faedah diri saya sendiri; vii) Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh memburukkan dan mencemarkan nama perkhidmatan awam; viii) Tidak akan membawa sebarang bentuk pengaruh atau tekanan luar untuk menyokong atau memajukan tuntutan saya atau pegawai lain berhubung dengan perkhidmatan awam; dan ix) Tidak akan ingkar perintah atau berkelakuan dengan cara yang boleh ditafsirkan sebagai ingkar perintah.

43. SURAT AKU JANJI Saya sesungguhnya faham bahawa jika saya disabitkan kerana telah melanggar Aku Janji ini, saya boleh dikenakan tindakan tatatertib mengikut Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605). Di hadapan: ����������. ��������������. (Tandatangan Pegawai) (Nama Ketua Yang Diberi Kuasa) ����������. ������������. (Jawatan Pegawai) (Cop Rasmi Jabatan)

45. PAKAIAN LELAKI Bagi pegawai-pegawai dalam Kumpulan A dan B, "lounge suite" atau "bush-jacket" dengan bahan kain yang sesuai; atau seluar panjang dengan baju kemeja dan bertali leher; dan jika baju tersebut berlengan panjang, tangan baju hendaklah jangan dilipatkan. Bagi pegawai-pegawai dalam Kumpulan C dan D, seluar panjang berserta baju kemeja dengan warna yang sesuai; baju hendaklah dimasukkan ke dalam; jika baju tersebut berlengan panjang, tangan baju hendaklah jangan dilipatkan.

46. PAKAIAN LELAKI Pakaian baju Melayu lengkap dengan bersamping; atau, pakaian baju yang mirip dengan potongan baju Melayu dan dipakai dengan seluar panjang; pakaian baju Melayu dengan kain sarong tidak dibenarkan. Pada hari Sabtu atau hari bekerja separuh hari, pegawai-pegawai awam yang tidak dikehendaki memakai pakaian seragam boleh memakai baju batik berlengan panjang atau pendek, dengan syarat baju batik yang dipakai itu adalah buatan Malaysia.

47. PAKAIAN SEMASA BEKERJA "Jeans" atau seluar pendek tidak boleh dipakai semasa bekerja. Kasut kulit atau lain-lain kasut yang sejenis dengannya. Capal boleh dipakai dengan pakaian baju Melayu yang lengkap dengan bersamping. Selipar, kasut getah dan kasut sukan tidak boleh dipakai semasa bekerja.

48. PAKAIAN WANITA Pakaian Kebangsaan atau pakaian kaum masing-masing yang sesuai dipakai semasa bekerja. "Jeans", "slacks", seluar pendek dan apa-apa pakaian yang menutup muka tidak boleh dipakai semasa bekerja. Selipar, cerpu atau yang sejenis dengannya yang mempunyai bentuk yang sesuai boleh dipakai dengan pakaian yang ditetapkan; kasut sukan tidak boleh dipakai semasa bekerja.

49. PAKAIAN WAKTU BEKERJA Pakaian seragam hendaklah sentiasa dipakai semasa bekerja bagi mereka yang dibekalkan dengannya. Pegawai-pegawai awam tidak dibenarkan memakai pakaian yang menjolok mata.

64. PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN SURAT semua surat perlu diambil tindakan segera surat keluar hendak salinan asal, lengkap dengan tarikh, nombor rujukan, alamat yang betul dan tanda tangan pegawai. penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin faksimili dan disusuli dengan surat asal

65. KESELAMATAN DOKUMEN RAHSIA BESAR - Dokumen rasmi atau maklumat rasmi yang boleh menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara. Contoh : Kertas-kertas jemaah menteri, maklumat ketenteraan. RAHSIA - Dokumen rasmi atau maklumat rasmi yang boleh membahayakan keselamatan negara, kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat negara atau memberi keuntungan besar kepada negara asing. Contoh : Arahan penting untuk perwakilan negara yang membuat perundingan dengan negara asing.

66. KESELAMATAN DOKUMEN SULIT - Dokumen rasmi yang tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat negara atau kegiatan kerajaan, boleh menyebabkan kesusahan kepada pentadbiran atau orang perseorangan dan menguntungkan sebuah kuasa asing. Contoh : Maklumat yang mungkin membolehkanpendapatan faedah kewangan daripadanya jika terdedah sebelum masa. TERHAD - Dokumen rasmi selain daripada di atas tetapi masih perlu diberi perlindungan keselamatan. Contoh : Perintah dan arahan biasa jabatan.

67. KESELAMATAN DOKUMEN DOKUMEN - Dokumen rasmi yang TERPERINGKAT mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan keselamatan. MAKLUMAT RASMI - Pengetahuan mengenai perkara rasmi, termasuk -Jenis atau kandungan -Jenis kegunaan dan komposisi -Kaedah,cara menghasil, teknik,proses pengeluaran -Proses saintifik -Butiran kegiatan rasmi yang diperolehi secara lisan

68. KESELAMATAN DOKUMEN PERSENDIRIAN - Maklumat yang dihadkan kepada pengetahuan orang tertentu sahaja. DOKUMEN RASMI- Apa-apa maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara rasmi : -perkara bertulis, bertaip -fotograf,fotosalinan,pelan cetak,jalur rakaman. -pelan,lepan lakar,lukisan -huruf cetak atur,huruf cetak miring,acuan.. DOKUMEN - Dokumen rasmi yang mesti TERPERINGKAT diberi perlindungan keselamatan.

76. PUNCA ANCAMAN Subversif - kegiatan seorang atau kumpulan atau pertubuhan untuk membinasakan ketenteraman. Espionaj - mendapatkan maklumat terperingkat dengan cara salah atau tersembunyi dengan tujuan memudaratkan keselamatan atau kepentingan negara. Sabotaj - menyebabkan kerosakan fizikal untuk kepentingan negara asing untuk tujuan politik yang subversif.

77. PUNCA ANCAMAN Kelemahan manusia Keinginan untuk menunjuk-nunjuk. Cuai mematuhi arahan keselamatan. Cuai kerana dipengaruhi alkohol atau dadah. Tidak cermat ketika bercakap melalui telefon atau di tempat awam. Pemerasan � diugut kerana berhutang, rasuah atau latar belakang yang tidak baik.

78. PENYIMPANAN PERKARA TERPERINGKAT Rahsia Besar - simpan dibilik kebal atau peti besi dan dipasang kunci. - simpanan sementara boleh dibuat dalam kabinet fail yang dipasang palang besi berkunci. - jika tiada kawalan keselamatan pulangkan ke peti besi. Rahsia - simpan dibilik kebal atau kabinet keluli yang dipasang palang besi berkunci. Sulit dan Terhad - kabinet keluli atau almari keluli.

79. PENYIMPANAN PERKARA TERPERINGKAT Perkara terperingkat selain daripada dokumen terperingkat termasuk buangan terperingkat yang belum dibinasakan disimpan sama seperti simpanan perkara terperingkat. Perkara terperingkat ditinggal tanpa ditunggu : Waktu singkat - kunci pintu dan tingkat Waktu lama - kunci dalam peti keselamatan

80. PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT Dokumen terperingkat dihantar bersama resit akuan terma. Resit akuan terima akan digunakan untuk seorang penerima sahaja. Lekatkan resit penerimaan bersama salinan asal. Letatkan bersama salinan borang akuan terima. Siasatan perlu dilakukan sekiranya resit akuan tidak dikembalikan selepas 7 hari.

81. SISTEM SATU LAPIS SURAT Sistem satu lapis surat dihantar menggunakan peti atau beg berkunci. Peringkat keselamatan, no. rujukan dokumen nama dan alamat penerima dicatatkan pada sampul dan dimeterikan.

82. SISTEM DUA LAPIS SURAT Digunakan bagi penghantaran dokumen terperingkat yang tidak menggunakan peti atau beg berkunci. Peringkat keselamatan, no. rujukan, nama dan alamat penerima dicatat pada sampul dalam dan dimatrikan. Nama dan alamat penerima dicatatkan pada sampul luar.

83. MEMBAWA DOKUMEN TERPERINGKAT KE LUAR PEJABAT Dokumen terperingkat tidak boleh dibawa kelur pejabat kecuali untuk rujukan rasmi ditempat lain. Rahsia Besar dan rahsia tidak boleh di bawa ke rumah. Kebenaran KSU atau SUK diperlukan untuk pengecualian Rahsia Besar dan Rahsia. Kebenaran Ketua Jabatan diperlukan untuk dokumen Sulit dan Terhad.

92. KEMUDAHAN KEPADA KAKITANGAN Pinjaman Pembelian Rumah Pinjaman Pembelian Kenderaan Pinjaman Pembelian Komputer Melanjutkan Pelajaran

93. KEMUDAHAN DEKAN/PENGARAH Elaun Pentadbiran Kereta rasmi beserta inden minyak bagi perjalanan pergi dan balik dari rumah ke pejabat Pembantu khas (PT kesetiausahaan N9) Komputer peribadi Sewa bulanan telefon bimbit

94. KEMUDAHAN UNTUK MENJALANKAN TUGAS Alat Kominikasi Kenderaan/Pengangkutan Pakaian Seragam Alat Tulis Perubatan Kelengkapan Pejabat Ruang

95. KEMUDAHAN KOMUNIKASI Telefon Komputer/Rangkaian Fax Telex Telegram Pos

96. KEMUDAHAN KOMUNIKASI - TELEFON Telefon Bimbit Talian Terus Telekom Bayaran Sewa Telefon Talian Sambungan Terbuka A Talian Terbuka B Talian Tertutup C

97. AKTIVITI YANG MELANGGAR TATACARA PENGGUNAAN INTERNET Memuat naik/turun, menyimpan dan mengguna perisian tidak berlesan Menyedia dan menghantar maklumat berulang berupa gangguan Menyedia, memuat naik/turun bahan berunsur lucah Penyataan fitnah/hasutan yang memburuk/menjatuhkan kerajaan Menyalahgunakan perbincangan atas talian Bahan yang bercorak penentangan yang membawa keadaan huru hara dan menakutkan pengguna internet Perisian berbentuk hiburan atas talian spt permainan elektronik, vedio, lagu

98. AKTIVITI YANG MELANGGAR TATACARA PENGGUNAAN INTERNET Menggunakan kemudahan internet untuk tujuan peribadi Menjalankan aktiviti komersial dan politik Menyebarkan bahan berkaitan perjudian, senjata dan aktiviti pengganas Menyimpan bahan yang boleh mengakibatkan kelembapan perkhidmatan/ operasi menggunakan kemudahan modem peribagi untuk membuat capaian terus ke internet