pentadbiran dan pengurusan pejabat l.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT PowerPoint Presentation
Download Presentation
PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 98

PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT - PowerPoint PPT Presentation


  • 709 Views
  • Uploaded on

PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT. MUSA ZAINAL ABIDIN OTHMAN BAHAGIAN PENTADBIRAN AM JABATAN PENDAFTAR. PERANAN KERAJAAN. Kerajaan berperanan membangunkan negara untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat Agensi kerajaan bertanggung jawab:

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT' - zayit


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
pentadbiran dan pengurusan pejabat

PENTADBIRAN DAN PENGURUSAN PEJABAT

MUSA ZAINAL ABIDIN OTHMAN

BAHAGIAN PENTADBIRAN AM

JABATAN PENDAFTAR

slide2

PERANAN KERAJAAN

  • Kerajaan berperanan membangunkan negara untuk kepentingan dan kesejahteraan rakyat
  • Agensi kerajaan bertanggung jawab:
    • melaksanakan dasar dan rancangan kerajaan dengan cekap dan berkesan
    • Mengoptimumkan penggunaan semua sumber
    • Mencegah pembaziran dan salah guna
    • Memberi khidmat terbaik kepada orang ramai
falsafah
FALSAFAH

“Paduan antara iman kepada allah dan ilmu yang bermantaat serta gabungan antara teori dengan amal adalah dasar utama bagi perkembangan ilmu, proses pembinaan masyarakat terpelajar dan pembangunan universiti”

wawasan
WAWASAN

“UKM bertekad menjadi Universiti terkehadapan yang mendahului langkah masyarakat dan zamannya bagi membentuk masyarakat dinamis, berilmu dan berakhlak mulia”

slide5
MISI

“Menjadi Universiti terpilih yang memartabatkan Bahasa Melayu serta menyejagatkan ilmu beracuan budaya kebangsaan”

slide6

PERANAN KETUA JABATAN

  • Ketua Jabatan bertanggung jawab mentadbir agensi dengan cekap dan berkesan:
  • menyedia dan memastikan kakitangan memahami dan menghayati Visi, Objektif, Fungsi, Piagam Pelanggan, Carta Organisasi
  • Menyedia SKT jabatan dan individu
  • Menggalakkan perhubungan sihat antara pegawai
  • Mengadakan program kebajikan
  • Menggunakan aplikasi psikologi dalam pengurusan sumber manusia
  • Menyedia dan melaksana program kualiti jabatan
slide7

PERANAN KETUA JABATAN

  • Menyemak semula fungsi jabatan
  • Menilai semula aktiviti jabatan
  • Mengemakini undang-udang dan peraturan
  • Mengadakan perhimpunan bulanan
  • Memastikan ruang pejabat mengikut spesifikasi
  • Menyediakan senarai tugas
slide8

UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN

  • Undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan fungsi jabatan perlu difahami dan dipatuhi.
  • undang-undang dan peraturan perlu dikemas kini supaya sentiasa relevan.
slide9

SENARAI TUGAS

  • Senarai tugas perlu dikemaskini jika berlaku:
  • Pertukaran dasar Kerajaan atau objektif jabatan
  • Pengstukturan semula organisasi
  • pengurangan /penambahan fungsi jabatan
  • pengurangan /penambahan jumlah kakitangan
  • perubahan dalam sistem atau cara bekerja
slide10

KEMUDAHAN KOMUNIKASI

  • Alat komunikasi bertujuan memudahkan pegawai melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. Ia perlu digunakan dengan berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi sahaja.
  • perkhidmatan Pos: stem, Mesin Franking, pos jelas, online, dan lain-lain
  • telegram
  • telefon : talian tetap, telefon bimbit
  • faksimili
  • persidangan video
  • komunikasi manual
  • kemudahan komunikasi secara elektronik : e-mel, SMS dan lain-lain
slide11

KEBERSIHAN PEJABAT

  • asingkan bahan yang tidak bernilai, buang barang yang tidak perlu.
  • menyusun atur peralatan yang dibekalkan
  • membersihkan peralatan, tempat bertugas dan mencegah segala kecacatan terutama selepas bertugas.
  • menyimpan dokumen di tempat yang ditetapkan.
slide12

MENCEGAH KEBAKARAN

  • pelan tindakan kebakaran dipamerkan.
  • panduan, tanda arah dan simbol pencegahan kebakaran yang jelas dan sentiasa dikemaskin
  • pemeriksaan alat pemadan api secara berkala
  • latihan mencegah kebakaran secara berkala
  • bilik simpanan rekod tahan api/bilik kebal
slide13

KHIDMAT NASIHAT

  • perundangan : Jabatan Peguan Negara
  • kewangan : Perbendaharaan Malaysia, Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara
  • keselamatan : Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan, Kementerian Keselamatan Dalam Negeri dan Polis Diraja Malaysia
  • keselamatan ICT : Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU)
  • personel : Jabatan Perkhidmatan Awam
  • sistem dan cara kerja : MAMPU
  • pengurusan rekod kerajaan : Jabatan Arkib Negara
slide15

REKOD PERKHIDMATAN PEGAWAI

  • Maklumat perkhidmatan pegawai hendaklah direkodkan dengan teratur, lengkap dan terkini.
  • maklumat direkod dalam sistem komputer atau buku rekod perkhidmatan.
  • rekod secara manual hendaklah menggunakan dakwat kekal
  • pegawai bertanggung jawab memaklumkan perubahan maklumat diri supaya rekod peribadinya terkini.
slide16

REKOD PERKHIDMATAN PEGAWAI

  • Maklumat peribadi pegawai:
  • nama
  • tarikh dan tempat lahir
  • nombor kad pengenalan
  • nombor KWSP
  • agama
  • kelayakan akademik
  • nama, nombor kad pengenalan dan alamat waris
slide17

Maklumat Perkhidmatan:

  • nama jawatan, tarikh lantikan, pengesahan dalam perkhidmatan, pemberian taraf berpencen/KWSP
  • keputusan peperiksaan jabatan
  • tindakan tatatertib
  • Kenaikan pangkat, pemangkuan dan tanggung kerja
  • kursus dan latihan yang dihadiri dan ikatan perjanjian (jika ada)
slide18

cuti yang memberi kesan terhadap perkhidmatan pegawai

  • semua jenis pinjaman dari kerajaan
  • kurniaan dan anugerah
  • kelayakan kemudahan berkala, seperti: bantuan pakaian panas, tambang mengunjungi wilayah asal dlln.
slide19

REKOD KEHADIRAN

  • rekod kehadiran pegawai (waktu sampai dan waktu meninggalkan pejabat) hendaklah disimpan dan diselenggara.
  • kaedah yang sesuai boleh digunakan
  • jadual tugas yang mengandungi maklumat cuti, berkursus dan bertugas di luar pejabat sentiasa dikemaskini dan dipamerkan
slide20

PENILAIAN PRESTASI

  • penilaian berasaskan sasaran kerja tahunan (SKT)
  • penilaian dibuat secara berterusan
  • tahap prestasi yang perlu dicapai dimaklumkan kepada pegawai yang dinilai.
  • pegawai yang dinilai diberi peluang memberikan pandangan mengenai prestasinya.
  • penilaian prestasi adalah instrumen meningkatkan motivasi dan prestasi pegawai
slide21

MEMUPUK BUDAYA KERJA POSITIF

  • mewujud semangat kerja berpasukan
  • menampilkan ciri kepimpinan yang baik dan berkesan
  • memberi tunjuk ajar, kaunseling dan bimbingan
  • memberi tanggung jawab dan kepercayaan kepada pegawai
  • memberi pengiktirafan dan penghargaan kepada pegawai
slide22

PEMBANGUNAN MODAL INSAN

  • latihan yang sesuai di dalam/luar jabatan
  • laluan kerja dan perancangan penggantian
  • pusingan kerja mengikut tempoh masa yang sesuai
  • pendedahan yang bersesuaian untuk menambah pengetahuan dan pengalaman kerja di organisasi lain.
keperibadian dan ketrampilan
KEPERIBADIAN DAN KETRAMPILAN

KEPERIBADIAN

TATAKELAKUAN

PAKAIAN

TANDA NAMA

keperibadian
KEPERIBADIAN
  • Sentiasa (semasa menjalankan tugas atau diluar masa bertugas) menjaga dan memelihara:
    • Penampilan diri
    • Cara berpakaian
    • Cara bekerja
    • Tatakelakuan,disiplin dan
    • Adab sopan
keperibadian26
KEPERIBADIAN
  • Memiliki keperibadian unggul
  • Memiliki profesional competency yang tinggi:
    • Cekap
    • Mahir
    • Inteltual
    • Produktif
    • Result oriented
    • Inovatif
    • Berwawasan
    • Pintar
    • kreatif
keperibadian27
KEPERIBADIAN
  • Meningkatkan keutuhan jabatan melalui penghayatan nilai-nilai murni:
    • Berintegriti
    • Boleh mengawal emosi
    • Bertindak secara bijaksana dan berhemah
    • Pendekatan yang fleksibel tetapi tegas
    • Mempunyai keazaman dan kegigihan
    • Amanah, jujur dan boleh dipercayai
    • Berkhidmat untuk kepentingan awan dan negara
    • Berani dan sanggup menerima cabaran
    • Berfikiran positif
    • Stabil dalam kehidupan bekeluarga, peribadi dan kerjaya
berintegriti
BERINTEGRITI

Mempunyai kualiti diri dan berpegang kuat kepada moral yang baik

Bertindak selaras dengan nilai-nilai yang baik

Konsisten untuk menegakkan kebenaran dan mengotakan apa yang dikata

Terbuka dan terus terang dalam menyampai idea, cadangan dan teguran

Menjadikan diri dihormati kerana kerana tindakan dibuat berasaskan nilai murni

boleh mengawal emosi
BOLEH MENGAWAL EMOSI

Kesabaran yang tinggi, boleh mengawal emosi dalam keadaan sukar, terdesak dan tertekan

Tenang dan berhemah walaupun di dalam keadaan yang sangat mencabar

bertindak secara bijaksana dan berhemah
BERTINDAK SECARA BIJAKSANA DAN BERHEMAH

Boleh menganalisis dan menjangka implikasi setiap tindakan yang diambil

Berhati-hati dan bijaksana mengambil tindakan supaya tidak timbul suasana tidak sihat dalam organisasi, antara organisasi atau tanggapan buruk terhadap organisasi

fleksibel tetapi tegas
FLEKSIBEL TETAPI TEGAS

Tidak rigid tetapi tegas dalam membentuk dan melaksanakan dasar dan peraturan

Fleksibel dalam mencari penyelesaian supaya perlaksanaan dasar dan peraturan

Bersikap terbuka dan boleh menganjak paradigma dan tidak terikat kepada satu peraturan dan kaedah sahaja.

mempunyai keazaman dan gigih
MEMPUNYAI KEAZAMAN DAN GIGIH

Keazaman tinggi, tidak mudah putus asa, sanggup berkorban masa dan tenaga untuk mencapai matlamat organisasi

Menggunakan strategi dan kaedah lain yang bersesuaian untuk memastikan objektif organisasi tercapai

amanah jujur dan boleh dipercayai
AMANAH JUJUR DAN BOLEH DIPERCAYAI

Amanah, jujur dan ikhlas dalam menjalankan tugas

Boleh dipercayai untuk menjalankan tugas dengan penuh dedikasi

bersedia berkhidmat
BERSEDIA BERKHIDMAT

Bersedia berkhidmat untuk kepentingan negara dan awam

Sentiasa bertanggungjawab dan bersedia untuk memberikan perkhidmatan yang sebaik mungkin untuk kepentingan awam dan negara melebihi daripada kepentingan peribadi

berani
BERANI

Berani dan sanggup menerima cabaran

Mengemukakan pandangan secara berani tetapi secara bertanggung jawab dan berhemah

Menyahut cabaran untuk memajukan diri dan organisasi

Mempunyai semangat dan keupayaan untuk melaksanakan tugas yang mencabar dan sanggup mengambil risiko dalam melaksanakannya

akauntibiliti
AKAUNTIBILITI

Berpegang teguh kepada prinsip akauntibiliti

Bertanggung jawab terhadap sesuatu tugas yang diamanahkan

berfikiran positif
BERFIKIRAN POSITIF

Yakin dan percaya sesuatu perkara itu boleh dilaksanakan walaupun dalam suasana dan keadaan yang sukar

Percaya setiap masalah mempunyai jalan penyelesaian

Menganggap sesuatu yang negetif itu boleh diperbaiki

kestabilan dalam kehidupan
KESTABILAN DALAM KEHIDUPAN

Kestabilan dalam kehidupan berkeluarga, peribadi dan kerjaya

Tiada masalah peribadi yang boleh menjejaskan tugas, kepentingan perkhidmatan dan negara

Rekod sahsiah yang baik yang boleh menjadi teladan pegawai yang lain

slide39

TATAKELAKUAN

Pegawai hendaklah mempunyai disiplin diri dengan mematuhi Aku Janji dan tatakelakuan yang ditetapkan.

surat aku janji
SURAT AKU JANJI

Saya, ………………………….…No. K.P (baru) …………………………… beralamat di …………………………………………………………………... dengan sesungguhnya berjanji bahawa saya akan mematuhi Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605) Perintah-Perintah Am, pekeliling dan surat pekeliling serta peraturan dan arahan lain yang dikeluar dan dikuatkuasakan oleh Kerajaan dari semasa ke semasa sepanjang perkhidmatan saya dengan Kerajaan. Maka dengan itu saya berjanji sebagaimana yang dikehendaki di bawah Peraturan 3, Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605), bahawa saya:

surat aku janji41
SURAT AKU JANJI
  • akan sentiasa taat kepada Yang di-Pertuan Agong, negara dan Kerajaan;
  • Akan sentiasa melaksanakan tugas dengan cermat, bersungguh-sungguh, cekap, jujur, amanah dan bertanggungjawab;
  • Tidak akan membelakangkan tugas awam demi kepentingan peribadi saya;
  • Tidak akan berkelakuan dengan cara yang mungkin menyebabkan kepentingan bercanggah dengan tugas awam saya;
  • Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh menimbulkan syak yang munasabah bahawa saya telah membiarkan kepentingan peribadi saya bercanggah dengan tugas rasmi sehingga menjejaskan kegunaan saya sebagai pegawai awam;
surat aku janji42
SURAT AKU JANJI

Tidak akan menggunakan kedudukan saya sebagai pegawai awam bagi faedah diri saya sendiri;

vii) Tidak akan berkelakuan dengan cara yang boleh memburukkan dan mencemarkan nama perkhidmatan awam;

viii) Tidak akan membawa sebarang bentuk pengaruh atau tekanan luar untuk menyokong atau memajukan tuntutan saya atau pegawai lain berhubung dengan perkhidmatan awam; dan

ix) Tidak akan ingkar perintah atau berkelakuan dengan cara yang boleh ditafsirkan sebagai ingkar perintah.

surat aku janji43
SURAT AKU JANJI

Saya sesungguhnya faham bahawa jika saya disabitkan kerana telah melanggar Aku Janji ini, saya boleh dikenakan tindakan tatatertib mengikut Akta Badan-Badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta 605).

Di hadapan:

…………………………. …………………………………….

(Tandatangan Pegawai) (Nama Ketua Yang Diberi Kuasa)

…………………………. ……………………………….

(Jawatan Pegawai) (Cop Rasmi Jabatan)

slide44

PAKAIAN DAN TANDA NAMA

  • memakai pakaian yang kemas dan sesuai
  • mematuhi peraturan pakaian
  • memakai pakaian seragam
  • memakai tanda nama
pakaian lelaki
PAKAIAN LELAKI

Bagi pegawai-pegawai dalam Kumpulan A dan B, "lounge suite" atau "bush-jacket" dengan bahan kain yang sesuai; atau seluar panjang dengan baju kemeja dan bertali leher; dan jika baju tersebut berlengan panjang, tangan baju hendaklah jangan dilipatkan.

Bagi pegawai-pegawai dalam Kumpulan C dan D, seluar panjang berserta baju kemeja dengan warna yang sesuai; baju hendaklah dimasukkan ke dalam; jika baju tersebut berlengan panjang, tangan baju hendaklah jangan dilipatkan.

pakaian lelaki46
PAKAIAN LELAKI

Pakaian baju Melayu lengkap dengan bersamping; atau, pakaian baju yang mirip dengan potongan baju Melayu dan dipakai dengan seluar panjang; pakaian baju Melayu dengan kain sarong tidak dibenarkan.

Pada hari Sabtu atau hari bekerja separuh hari, pegawai-pegawai awam yang tidak dikehendaki memakai pakaian seragam boleh memakai baju batik berlengan panjang atau pendek, dengan syarat baju batik yang dipakai itu adalah buatan Malaysia.

pakaian semasa bekerja
PAKAIAN SEMASA BEKERJA

"Jeans" atau seluar pendek tidak boleh dipakai semasa bekerja.

Kasut kulit atau lain-lain kasut yang sejenis dengannya. Capal boleh dipakai dengan pakaian baju Melayu yang lengkap dengan bersamping.

Selipar, kasut getah dan kasut sukan tidak boleh dipakai semasa bekerja.

pakaian wanita
PAKAIAN WANITA

Pakaian Kebangsaan atau pakaian kaum masing-masing yang sesuai dipakai semasa bekerja. "Jeans", "slacks", seluar pendek dan apa-apa pakaian yang menutup muka tidak boleh dipakai semasa bekerja.

Selipar, cerpu atau yang sejenis dengannya yang mempunyai bentuk yang sesuai boleh dipakai dengan pakaian yang ditetapkan; kasut sukan tidak boleh dipakai semasa bekerja.

pakaian waktu bekerja
PAKAIAN WAKTU BEKERJA

Pakaian seragam hendaklah sentiasa dipakai semasa bekerja bagi mereka yang dibekalkan dengannya.

Pegawai-pegawai awam tidak dibenarkan memakai pakaian yang menjolok mata.

slide51

MENGUTAMAKAN PELANGGAN

  • layanan yang mesra dan adil
  • mewujdukan pejabat perkhidmatan pelanggan
  • memperluaskan mekanisma penyebaran dan penyampaian kemudahan perkhidmatan
  • mengurangkan karenah birokrasi
slide52

KEMUDAHAN PELANGGAN

  • telefon awam : membolehkan orang awam membuat panggilan
  • alat siar raya : menyampaikan maklumat dengan jelas, cepat dan berkesan
  • kafeteria : kemudahan kepada pelanggan
  • galeri : pameran aktiviti jabatan
  • kemudahan sukan dan riadah
slide53

PIAGAM PELANGGAN

  • menyemak dan mengkaji jaminan kualiti perkhidmatan yang dijanjikan
  • pastikan jaminan kualiti perkhidmatan yang dijanji dipatuhi setiap masa
  • sediakan sistem pemulihan perkhidmatan bagi mengukuhkan keyakinan pelanggan
  • pamerkan piagam pelanggan di tempat strategik
slide54

PENGURUSAN ADUAN AWAM

  • melantik pegawai perhubungan aduan
  • pelbagai saluran untuk kemukakan masalah
  • tempoh penyelesaian yang munasabah
  • Sistem aduan dipertingkatkan mengikut peraturan yang berkuatkuasa dari masa ke masa
slide56

PERKHIDMATAN KAUNTER

  • sediakan jumlah kaunter yang mencukupi
  • memusatkan semua perkhidmatan kaunter di satu lokasi
  • menyediakan pelbagai perkhidmatan di setiap kaunter
  • kaunter khas untuk OKU dan warga emas
  • sistem giliran
  • buka kaunter pada masa yang dijanjikan
slide57

sediakan borang maklumbalas pelanggan

  • sediakan peti cadangan
  • petugas kaunter mesra pelanggan, senyum dan berbudi bahasa
  • melantik penyelia kaunter
  • membuat pemantuan perkhidmatan kaunter
slide58

SISTEM DAN PROSEDUR KERJA

  • semak dan kaji sistem dan prosedur sedia ada untuk memudahkan urusan.
  • mengadakan Pusat Khidmat Setempat
  • mempamerkan carta alir proses kerja
  • mempamerkan senarai semak dalam proses kelulusan sesuatu jenis permohonan
  • mengeluarkan surat akuan terima
  • memaklumkan pelanggan status permohonan dan jangkamasa proses permohonan
slide59

MANUAL PROSEDUA KERJA (MPK) DAN FAIL MEJA

  • MPK hendaklah komprehensif bagi jabatan
  • setiap pegawai mempunyai Fail Meja yang lengkap dan kemas kini
  • MPK dan Fail Meja perlu kemas kini setiap masa
slide60

BORANG PERMOHONAN

  • kurangkan atau hapuskan penggunaan borang bagi urusan tertentu.
  • kaji penggabungan borang bagi sesuatu urusan
  • gunakan borang untuk mengisi maklumat tertentu sahaja
  • borang hendaklah mudah diperolehi dari pelbagai saluran
slide62

SURAT RASMI KERAJAAN

  • alamat pengirim
  • alamat penerima
  • nombor rujukan
  • tarikh surat
  • tajuk surat
  • pembukaan dan mengakhiri surat
  • nombor perenggan, muka surat dan lampiran
  • sediakan 3 salinan surat : penerima (salinan asal), fail surat dan fail timbul
  • tentukan taraf keselamatan surat
slide63

PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN SURAT

  • surat khusus kepada Ketua Jabatan diserahkan tanpa dibuka
  • surat di alamat untuk perhatian pegawai tertentu diserah kepada pegawai berkenaan
  • pegawai yang bertanggung jawab sahaja boleh membuka dan mendaftar surat mengikut prosedur.
  • surat hendaklah dimasukkan dalam fail berkenaan.
pendaftaran dan pengedaran surat
PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN SURAT

semua surat perlu diambil tindakan segera

surat keluar hendak salinan asal, lengkap dengan tarikh, nombor rujukan, alamat yang betul dan tanda tangan pegawai.

penghantaran surat boleh dibuat melalui mesin faksimili dan disusuli dengan surat asal

keselamatan dokumen
KESELAMATAN DOKUMEN

RAHSIA BESAR - Dokumen rasmi atau maklumat rasmi yang boleh menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada negara.

Contoh : Kertas-kertas jemaah menteri, maklumat ketenteraan.

RAHSIA - Dokumen rasmi atau maklumat rasmi yang boleh membahayakan keselamatan negara, kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat negara atau memberi keuntungan besar kepada negara asing.

Contoh : Arahan penting untuk perwakilan negara yang membuat perundingan dengan negara asing.

keselamatan dokumen66
KESELAMATAN DOKUMEN

SULIT - Dokumen rasmi yang tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat negara atau kegiatan kerajaan, boleh menyebabkan kesusahan kepada pentadbiran atau orang perseorangan dan menguntungkan sebuah kuasa asing.

Contoh : Maklumat yang mungkin membolehkanpendapatan faedah kewangan daripadanya jika terdedah sebelum masa.

TERHAD - Dokumen rasmi selain daripada di atas tetapi masih perlu diberi perlindungan keselamatan.

Contoh : Perintah dan arahan biasa jabatan.

keselamatan dokumen67
KESELAMATAN DOKUMEN

DOKUMEN - Dokumen rasmi yang TERPERINGKAT mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan keselamatan.

MAKLUMAT RASMI - Pengetahuan mengenai perkara rasmi, termasuk

-Jenis atau kandungan

-Jenis kegunaan dan komposisi

-Kaedah,cara menghasil, teknik,proses pengeluaran

-Proses saintifik

-Butiran kegiatan rasmi yang diperolehi secara lisan

keselamatan dokumen68
KESELAMATAN DOKUMEN

PERSENDIRIAN - Maklumat yang dihadkan kepada pengetahuan orang tertentu sahaja.

DOKUMEN RASMI- Apa-apa maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara rasmi :

-perkara bertulis, bertaip

-fotograf,fotosalinan,pelan cetak,jalur rakaman.

-pelan,lepan lakar,lukisan

-huruf cetak atur,huruf cetak miring,acuan..

DOKUMEN - Dokumen rasmi yang mesti TERPERINGKAT diberi perlindungan keselamatan.

slide70

PEMBUKAAN FAIL

  • tajuk, nombor rujukan, tarikh pembukaan
  • kertas minit, kandungan surat dan dokumen lampiran disusun mengikut tarikh
  • minitkan surat masuk dengan dakwat merah
  • minitkan surat keluar dengan dakwat hitam/biru
  • minit yang pendek dicatat pada kertas minit
  • tutup fail apabila mencapai 100 kandungan atau tebal melebihi 4 sm.
slide71

FAIL SEMENTARA

  • surat/dokumen yang diterima memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan.
  • lebih daripada seorang pegawai perlu mengambil tindakan menggunakan fail yang sama.
slide72

PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL

  • fail terbuka disimpan di Bilik Rekod dan disusun mengikut rujukan
  • pergerakan fail direkod bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan
  • simpanan dalam perhatian (SDP/KIV) bertujuan memudahkan tindakan susulan ke atas sesuatu surat dalam tempoh yang ditetapkan
  • fail timbil bertujuan memaklumkan pegawai atasan/lain mengenai tindakan yang telah diambil
slide74

REKOD AWAM

  • rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam, perusahan Kerajaan dan perkhidmatan awam.
  • merangkumi segala jenis surat, dokumen, bahan bercetak dan elektronik.
  • mematuhi prosedur rekod awam yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara Malaysia
  • mengadakan bilik rekod jabatan dengan kelengkapan yang bersesuaian
  • melupuskan rekod awam mengikut Akta Arkib Negara Malaysia
  • melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan
slide75

PENYELENGGARAAN REKOD AWAM

  • gunakan bahan perekat yang diperbuat daripada tepung ubi
  • rekod yang basah dikeringkan dengan kertas serap air dan dianginkan mengguna kipas
  • rekod yang basah tidak boleh dijemur di bawah sinaran matahari atau disalai
punca ancaman
PUNCA ANCAMAN

Subversif - kegiatan seorang atau kumpulan atau pertubuhan untuk membinasakan ketenteraman.

Espionaj - mendapatkan maklumat terperingkat dengan cara salah atau tersembunyi dengan tujuan memudaratkan keselamatan atau kepentingan negara.

Sabotaj - menyebabkan kerosakan fizikal untuk kepentingan negara asing untuk tujuan politik yang subversif.

punca ancaman77
PUNCA ANCAMAN

Kelemahan manusia

Keinginan untuk menunjuk-nunjuk.

Cuai mematuhi arahan keselamatan.

Cuai kerana dipengaruhi alkohol atau dadah.

Tidak cermat ketika bercakap melalui telefon atau di tempat awam.

Pemerasan – diugut kerana berhutang, rasuah atau latar belakang yang tidak baik.

penyimpanan perkara terperingkat
PENYIMPANAN PERKARA TERPERINGKAT

Rahsia Besar

- simpan dibilik kebal atau peti besi dan dipasang kunci.

- simpanan sementara boleh dibuat dalam kabinet fail yang dipasang palang besi berkunci.

- jika tiada kawalan keselamatan pulangkan ke peti besi.

Rahsia

- simpan dibilik kebal atau kabinet keluli yang dipasang palang besi berkunci.

Sulit dan Terhad

- kabinet keluli atau almari keluli.

penyimpanan perkara terperingkat79
PENYIMPANAN PERKARA TERPERINGKAT

Perkara terperingkat selain daripada dokumen terperingkat termasuk buangan terperingkat yang belum dibinasakan disimpan sama seperti simpanan perkara terperingkat.

Perkara terperingkat ditinggal tanpa ditunggu :

Waktu singkat - kunci pintu dan tingkat

Waktu lama - kunci dalam peti keselamatan

penghantaran dokumen terperingkat
PENGHANTARAN DOKUMEN TERPERINGKAT

Dokumen terperingkat dihantar bersama resit akuan terma.

Resit akuan terima akan digunakan untuk seorang penerima sahaja.

Lekatkan resit penerimaan bersama salinan asal.

Letatkan bersama salinan borang akuan terima.

Siasatan perlu dilakukan sekiranya resit akuan tidak dikembalikan selepas 7 hari.

sistem satu lapis surat
SISTEM SATU LAPIS SURAT

Sistem satu lapis surat dihantar menggunakan peti atau beg berkunci.

Peringkat keselamatan, no. rujukan dokumen nama dan alamat penerima dicatatkan pada sampul dan dimeterikan.

sistem dua lapis surat
SISTEM DUA LAPIS SURAT

Digunakan bagi penghantaran dokumen terperingkat yang tidak menggunakan peti atau beg berkunci.

Peringkat keselamatan, no. rujukan, nama dan alamat penerima dicatat pada sampul dalam dan dimatrikan.

Nama dan alamat penerima dicatatkan pada sampul luar.

membawa dokumen terperingkat ke luar pejabat
MEMBAWA DOKUMEN TERPERINGKAT KE LUAR PEJABAT

Dokumen terperingkat tidak boleh dibawa kelur pejabat kecuali untuk rujukan rasmi ditempat lain.

Rahsia Besar dan rahsia tidak boleh di bawa ke rumah.

Kebenaran KSU atau SUK diperlukan untuk pengecualian Rahsia Besar dan Rahsia.

Kebenaran Ketua Jabatan diperlukan untuk dokumen Sulit dan Terhad.

slide85

INVENTORI

Inventori ialah barang-barang tak luak yang bernilai kurang daripada RM500.00 setiap satu unit pada masa perolehan termasuklah perabot, permaidani, langsir dan pinggan mangkuk tanpa mengira kos.

slide86

BEKALAN PEJABAT

Bekalan Pejabat terdiri daripada semua barang luak dan tak luak yang mana setiap satunya bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan penempatannya secara satu persatu.

Bekalan pejabat merupakan alat tulis dan kelengkapan pejabat yang mana adalah aset dalam melaksanakan tugas rasmi.

slide87

PEROLEHAN INVENTORI DAN BEKALAN PEJABAT

  • perlu mendapat kelulusan seperti peraturan
  • barang yang tersenarai dalam Kontrak Pusat hendaklah dibeli melalui kontrak berkenaan.
  • pembelian di luar kontrak pusat perlu dibuat selaras dengan peraturan kewangan
  • penerimaan bahan dari pembekal perlu diperiksa untuk memastikan menepati spesifikasi pesanan.
slide88

KAWALAN PENGGUNAAN

  • merekod dengan lengkap, tepat dan diberi nombor
  • Pengeluaran bagi tujuan rasmi mengikut keperluan
  • pengeluaran perlu dilulus dan direkodkan
  • pengeluaran dilaksanakan secara MDKD
  • sistem kawalan secara berkomputer lebih sistematik
  • penyalahgunaan/kecuaian boleh diambil tindakan tatatertib atau surcaj
slide89

PENYIMPANAN

  • tempat penyimpanan hendaklah mempunyai ciri- ciri keselamatan mengikut kesesuaian jenis aset.
  • sesuai mengikut fizikal dan ciri-ciri aset
  • aset dalam proses pelupusan disimpan di tempat selamat untuk mengelakkan kehilangan
slide90

PENYELENGGARAAN

  • penyelenggaraan peralatan dibuat secara terancang mengikut jadual
  • perjanjian perkhidmatan penyelenggaraan dibuat dengan pembekal yang dilantik
  • aktiviti penyelenggaraan hendaklah direkodkan
  • penyelenggaraan hendaklah dibuat penilaian
slide91

PEMERIKSAAN

  • baki dalam buku rekod hendaklah sama dengan baki dalam simpanan
  • berkeadaan sempurna
  • tempoh penggunaan belum luput
  • stok mencukupi mengikut had keperluan
  • disimpan di tempat yang ditetapkan
  • Sijil Pemeriksaan Inventori dan Bekalan Pejabat dikemukakan kepada KSU Kementerian
kemudahan kepada kakitangan
KEMUDAHAN KEPADA KAKITANGAN

Pinjaman Pembelian Rumah

Pinjaman Pembelian Kenderaan

Pinjaman Pembelian Komputer

Melanjutkan Pelajaran

kemudahan dekan pengarah
KEMUDAHAN DEKAN/PENGARAH

Elaun Pentadbiran

Kereta rasmi beserta inden minyak bagi perjalanan pergi dan balik dari rumah ke pejabat

Pembantu khas (PT kesetiausahaan N9)

Komputer peribadi

Sewa bulanan telefon bimbit

kemudahan untuk menjalankan tugas
KEMUDAHAN UNTUK MENJALANKAN TUGAS

Alat Kominikasi

Kenderaan/Pengangkutan

Pakaian Seragam

Alat Tulis

Perubatan

Kelengkapan Pejabat

Ruang

kemudahan komunikasi
KEMUDAHAN KOMUNIKASI

Telefon

Komputer/Rangkaian

Fax

Telex

Telegram

Pos

kemudahan komunikasi telefon
KEMUDAHAN KOMUNIKASI - TELEFON

Telefon Bimbit

Talian Terus Telekom

Bayaran Sewa Telefon

Talian Sambungan Terbuka A

Talian Terbuka B

Talian Tertutup C

aktiviti yang melanggar tatacara penggunaan internet
AKTIVITI YANG MELANGGAR TATACARA PENGGUNAAN INTERNET

Memuat naik/turun, menyimpan dan mengguna perisian tidak berlesan

Menyedia dan menghantar maklumat berulang berupa gangguan

Menyedia, memuat naik/turun bahan berunsur lucah

Penyataan fitnah/hasutan yang memburuk/menjatuhkan kerajaan

Menyalahgunakan perbincangan atas talian

Bahan yang bercorak penentangan yang membawa keadaan huru hara dan menakutkan pengguna internet

Perisian berbentuk hiburan atas talian spt permainan elektronik, vedio, lagu

aktiviti yang melanggar tatacara penggunaan internet98
AKTIVITI YANG MELANGGAR TATACARA PENGGUNAAN INTERNET

Menggunakan kemudahan internet untuk tujuan peribadi

Menjalankan aktiviti komersial dan politik

Menyebarkan bahan berkaitan perjudian, senjata dan aktiviti pengganas

Menyimpan bahan yang boleh mengakibatkan kelembapan perkhidmatan/ operasi

menggunakan kemudahan modem peribagi untuk membuat capaian terus ke internet