MSS : La Plate-forme de dématérialisation de masse - Présentation technique et fonctionnelle

1. MSS : La Plate-forme de dématérialisation de masse - Présentation technique et fonctionnelle MSS La Plate-forme de dématérialisation de masse Présentation générale L'ingénierie Documentaire

2. Les différents types de dématérialisation • Numérisation • Utilisation des images comme support de l’information. • Numérisation + lecture de documents structurés • Utilisation des données saisies manuellement ou extraites (lecture codes à barres, formulaires pré-casés, …) des documents numérisés pour intégration dans le SI Client, et des images au besoin. • Numérisation + lecture de documents non structurés • Utilisation des données saisies manuellement ou extraites (lecture codes à barres, formulaires pré-casés, écriture cursive manuscrite …) des documents numérisés (contexte, position et contenu du document non pré-définis) pour intégration dans le SI Client, et des images au besoin. … Directement accessibles via le Système d’Information client.

3. Une démarche qualité • L’offre de « Dématérialisation» de Digitech s’adresse aux organisations ayant des besoins de capture / dématérialisation de documents à des fins d’exploitation : • Des images issues de la numérisation • Du contenu des images extrait de la lecture automatique des documents par le système d’information existant ou par une GED.

4. Une démarche qualité • Digitech propose une approche globale visant à offrir à chaque client l’ingénierie complète de la solution de dématérialisation correspondant à ses attentes: • Étude et dimensionnements technique, fonctionnel, organisationnel, économique, • Méthodologie de mise en œuvre des processus de dématérialisation, • Fourniture et déploiement de la solution technique s’appuyant sur des « briques » logicielles développées en interne et/ou issues du marché et intégrées dans la plate-forme MSS, • Assistance au démarrage et /ou pilotage de la production, • Formation et support après-vente ( maintenance, évolutions…).

5. MSS : une approche modulaire

6. MSS – La dématérialisation des flux • Approche modulaire du processus de dématérialisation. • Fonctionnement centralisé / décentralisé des différents modules. • Répartition de la charge entre les diverses unités de Production. • Traitement « des flux de documents entrants » de quelques dizaines à plusieurs milliers par jour en lots séparés ou non. • Corrections automatiques d’images (rotation, détourage, redressement, …).

7. MSS - La Dématérialisation des flux • Intégration des meilleures technologies du marché (LAD/RAD/OCR/ICR)(*) : • Traitement de tout type de document (structuré, semi-structuré ou non structuré), • Lecture automatique de caractères (dactylographiés ou manuscrits), • Typage automatique des documents. • Traçabilité des données et des actions (de la préparation jusqu’à l’archivage). • Suivi statistique : rapports d’analyse de productivité du système par poste de travail, par opérateur, par client, ... • Intégration dans le SI du client / exportation (XML/PDF) sur supports optiques.

8. MSS – Un Progiciel Modulaire • Ecran d’accueil

9. compostage verso Scannérisation • Module Numérisation • Scission manuelle ou automatique des documents numérisés par dossiers (détection d’intercalaires, de code à barre, dyp(trip)tique, nombre de pages, … • Navigation dans les lots avec visualisation des images. • Gestion d’endosseur (*) • Ajout d’annotations – Notion d’estampillage / compostage. recto (*) Selon les caractéristiques du matériel

10. Formats de Numérisation / restitution • Gestion de tous types de scanners (ISIS ou TWAIN) : moyenne et grande production ou spécifique (lecture de chèques) • Numérisation : • N&B / niveaux de gris / couleur (*) • Fonction de scan à façon pour renumérisation d’images à lisibilité médiocre (encres passées, photocopies de documents d’identité, …) • Binarisation des images pour restitution finale en N&B • Restitution • aux formats TIFF GIV, JPEG, JPEG 2000, PDF • Images couleur au format PDF avec un poids comparable à l’équivalent TIFF GIV (N&B)

11. Traitements d’images, OCR, ICR, LAD, RAD • Module de Paramétrage • Traitement des images • Reconnaissance du type de document • Extraction des informations • Mise en concurrence de divers moteurs d’OCR / LAD / RAD et voting • Traçabilité des traitements automatiques des documents (images, OCR, typage, …)

12. Indexation, vidéo codage • Personnalisation des grilles de saisie liée au flux ou au type de document • Saisie / correction manuelle des données (Index, type de document, …) • Fonctionnalités de traitement d'images (découpage, déplacement, …), • Validation d’une valeur par rapport à un index ou une liste d’autorité. • Fonctionnalités de contrôle de cohérence (champ obligatoire, format de saisie, …), Gestion de liste de valeurs

13. Ajout d’annotation Module de Contrôle Qualité • Contrôle qualité dans le respect des normes Z42–013, X 06 022 : • Lisibilité • Mono / Multi index • Un contrôle industriel avec une gestion de NQA (Niveau de Qualité acceptable).

14. Administration • Sélection des formats d’export : • Export des images au format TIFF G4, JPEG, PDF et/ou natif, • Export des Données au format XML, CSV ou intégration dans le SI du Client. • Gestion complète et paramétrable des utilisateurs par site : • Gestion des utilisateurs, • Affectation des profils aux utilisateurs, • Définition des droits associés aux profils. Définition des droits Associés aux profils Affectation des profils aux utilisateurs

15. Statistiques • Outil de Gestion de Production : • Rapports d’activité présentés sous forme de tableaux, graphiques ou exportables au format XML ou PDF. • Outil de Supervision complet : • Rapports d’analyse de productivité du système par poste de travail, par opérateur, par client, …

16. Sommaire Annexe : Contrôle Qualité

17. Contrôle Qualité – Norme - 1/2 • L’algorithme retenu s’appuie sur la norme AFNOR NF X 06-022 d’octobre 1991 (> ISO 2859-1-1989). • Le titre de cette norme est : Sélection de plan d’échantillonnage pour le contrôle par comptage de la proportion d’individus non conformes ou du nombre moyen de non-conformités par unité. • L’objet de la norme est de donner une sélection de plans d’échantillonnages pour le contrôle du pourcentage d’individus non conformes. • Exemple : Niveau de qualité acceptable (NQA) proposé : • Moins de 5 % des documents devront présenter des défauts de numérisation • Au moins 98 % des images doivent être présentées dans le sens de visualisation • Au moins 98% des pages enregistrées doivent être des pages utiles (non blanches) • Le typage des documents devra être exact pour 95 % des documents Contrôle Réduit Contrôle Normal Contrôle Renforcé

18. Contrôle Qualité – Échantillonnage - 2/2 ETAT NORMAL ETAT NORMAL Si : 1- Dix lots consécutifs ont été acceptés 2- le responsable qualité approuve le passage en contrôle réduit. Si : 1- sur cinq lots consécutifs soumis au contrôle normal deux sont rejetés ETAT RENFORCE ETAT Réduit Si : 1- un lot est rejeté 2- autre condition justifiant le retour au contrôle normal (maintenance scanner) Si : cinq lots consécutifs sont acceptés Si : cinq lots consécutifs ne sont pas acceptés Arrêt de la numérisation et modification des règles de production et/ou de contrôle ETAT NORMAL ETAT NORMAL