ASSESSORE MAURO SOLARI

1. ASSESSORE MAURO SOLARI Seminario su protocollo informatico e flussi documentali nella P.A.

2. Riferimenti di base DPR 445/2000 linee guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi http://protocollo.gov.it

3. Il sistema informativo viene considerato come un insieme integrato di dati, funzioni e tecnologie finalizzato non solo alla registrazione di dati e documenti in ingresso ed in uscita, ma anche all’automazione del sistema procedimentale e documentale (protocollo, iter delle attività, atti e provvedimenti, documenti e modulistica, accessi telematici). • Gli interventi dovranno quindi comprendere una necessaria e preliminare azione di razionalizzazione e semplificazione delle attività, dei procedimenti, della documentazione e della modulistica.

4. A) Azioni per la gestione documentale: 1)Istituzione di un protocollo informatico 2)Adozione di un manuale di gestione e di conservazione dei documenti 3)Predisporre un progetto operativo per la progressiva messa in opera di sistemi di protocollo informatico integrati con la posta elettronica certificata e la firma elettronica

5. 4)Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti ·censimento di tutte le attività dell’ente al fine di descrivere la lavorazione dei documenti; il censimento dovrebbe riguardare i dati di base di ciascuna attività (denominazione, allocazione, durata, flusso procedurale, modulistica, norme di riferimento, fasi, risorse umane impegnate, pareri,ecc.); ·analisi del risultato del censimento; · interventi di razionalizzazione delle singole attività; ·piano di automazione delle attività; ·regole di registrazione dei documenti.

6. B)Azioni per la trasparenza amministrativa: 1)individuare i servizi di propria competenza erogati ai cittadini e alle imprese sia con modalità tradizionali sia in rete;  2)pianificare, secondo criteri di priorità, l'attuazione della trasparenza dell'azione amministrativa come definita in precedenza, tramite la predisposizione di progetti orientati a fornire ai cittadini e alle imprese servizi informativi con canali telematici diretti o attraverso intermediazione dell'Ufficio Relazioni con il Pubblico;  3)migliorare la comunicazione tra gli uffici e gli URP al fine di migliorare la comunicazione esterna e l’esercizio del diritto di accesso;

7. A) Azioni per la gestione documentale: Azioni ad oggi attuate: 1)Istituzione del protocollo informatico con i requisiti minimi di cui all'art. 53, 55, 56 del DPR 445/2000: ·  unico per tutta la Provincia (non si individuano per scelta Aree Organizzative Omogenee) ·  si registra: numero di protocollo generato automaticamente data di registrazione mittente/destinatario oggetto data e protocollo documento ricevuto

8. 2)  Realizzazione del manuale di gestione 3)  Acquisto del software e degli scanner predisposti per l'archiviazione ottica 4)  Software “interatti” per la gestione delle delibere di giunta e delle determine dirigenziali 5)  Certificazione ISO 9000

9. A) Azioni per la gestione documentale: Azioni previste per il 2004 1)Associazione del documento informatizzato al numero di protocollo: · documenti in uscita: si allega documento prodotto nel formato originale (.doc, .dwg, ecc.) · documenti in entrata: scannerizzazione ed archiviazione in formato .jpg (formato A4 o A3) 2) Classificazione del documento per la sua archiviazione 3) prosecuzione certificazione ISO 9000

10. Problematiche per l'archiviazione: I files .jpg per quanto tempo saranno letti? Gli enti certificato hanno l'obbligo di conservazione per 10 anni: come comportarsi per i documenti a conservazione illimitata? (ad es. cemento armato) La firma digitale associata al documento resta valida? Nel caso di aggiornamento dei files chi può garantire la validità della firma digitale? Vedere Deliberazione 42/2001 dell'AIPA

11. B)Azioni per la trasparenza amministrativa: Azioni ad oggi attuate 1)  Realizzazione del sito internet “www.provincia.genova.it” 2)  Possibilità di verifica dello stato di avanzamento dell'iter per il pagamento delle fatture da parte dei fornitori della provincia connesso al software di gestione della finanziaria 3)  Progetto “E-qual” 4)  Certificazione ISO 9000

14. B)Azioni per la trasparenza amministrativa: Azioni previste per il 2004 1)Revisione completa del sito internet: · Aggiornamento software di gestione (content manager) ·    Revisione completa dei contenuti ·    Creazione di una redazione “diffusa” ·    Trasformazione in “portale”

15. 2)Inizio progetto europeo COSPA introduzione O.S. nella P.A. 3)Prosecuzione certificazione ISO 9000 Individuazione dei procedimenti esistenti  4)Prosecuzione progetto E-qual 5)Prosecuzione progetto europeo ICTE-PAN

17. STRATEGIAPER LA QUALITA’ • La Provincia di Genova ha avviato un percorso mirato ad un continuo miglioramento della qualità dei propri servizi • sulla scorta dell’innovazione normativa • sulla base di una forte motivazione circa la necessità di procedere in un’ottica di trasparenza verso un processo partecipativo e di soddisfazione dei Clienti intesi come comuni, imprese, associazioni, singoli cittadini.

18. OBIETTIVI • Adozione di un Sistema di Qualità conforme alla norma UNI EN ISO 9001:2000 da estendere gradualmente a tutti i Servizi dell’Amministrazione • Certificazione dei propri procedimenti presso un ente accreditato

19. PERCORSO QUALITA’ • prima certificazione di Sistema di qualità aziendale nel Gennaio 2001 con il Servizio Gare e Contratti • Dicembre 2001 Difesa del suolo e Servizio Monitoraggio rischi (Ambiente) • 2002 - Servizi Informatici • 2003 – Servizi finanziari, Urbanistica e Pianificazione, Edilizia e manutenzione

20. Verso il 2004 • Viabilità • Servizi per l’impiego • Polizia Provinciale • Centri di formazione professionale

21. ANDAMENTO

22. COSTI • Per supportare tale attività è aumentato anche l’investimento in qualità passando da ca 13.000 euro nel 2000 a oltre 200.000 nel 2003

24. L'accreditamento on line punto d'incontro tra la pubblica amministrazione e il mondo dell'impresa

25. Provincia di Genova Phasis s.r.l. DreamsLab s.r.l. HANNO SVILUPPATO UNA PIATTAFORMA WEB CHE SI PROPONE COME STRUMENTO DI FACILITAZIONE DEI RAPPORTI TRA LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE E IL MONDO DELLE IMPRESE PER L’ACCESSO AL MERCATO DEI CONTRATTI PUBBLICI: eQual

26. Il fornitore accede al sistema attraverso ID e password personalizzate; mediante un percorso guidato descrive il suo profilo. Una serie di indicatori colorati indicano al fornitore l’esito delle sue dichiarazioni: VERDE nessun ostacolo GIALLO l’accreditamento sarà registrato ma l’amministrazione valuterà la posizione ROSSO esistono fattori che non consentono di ottenere l’accreditamento; il fornitore se termina la procedura è comunque registrato Il fornitore può indicare la qualificazione tecnica, il settore di attività, attraverso cui l’amministrazione potrà selezionare le imprese in funzione del tipo di contratto da stipulare

27. eQual IL SISTEMA SARÀ SVILUPPATO CON: LA VALUTAZIONE DEL FORNITORE LA FIRMA DIGITALE

28. Il sistema può diventare una RETE unificata e costante di controllo e certificazione delle imprese: Può essere utilizzato in service ad altre amministrazioni aggiudicatrici sia che la Provincia funga da stazione appaltante sia come semplice accesso all banca dati: APPLICAZIONI DI AREA VASTA gli enti certificatori effettuano i controlli sui soggetti accreditati in modo diretto e autonomo, valido per tutte le amministrazioni riducendo i costi operativi e i tempi delle verifiche eQual con una sola registrazione il fornitore può colloquiare con tutte le pubbliche amministrazioni inserite nel circuito

29. L’IMPRESA È ABILITATA A PRESENTARE IN GARA L’OFFERTA GLI ENTI PUBBLICI CERTIFICATORI effettuano controlli a campione sui soggetti accreditati in modo diretto e autonomo, valido per tutte le amministrazioni aggiudicatrici LE AMMINISTRAZIONI AGGIUDICATRICI CONVENZIONATE utilizzano la banca dati per le proprie procedure con le stesse modalità della Provincia o servendosi della Provincia come stazione appaltante L’IMPRESA accede al sistema attraverso ID e password personalizzate. LA PROVINCIA definisce al momento dell’iscrizione la posizione dell’impresa Descrive la sua attività, l’ambito merceologico di riferimento e dichiara le qualificazioni possedute. Accetta soltanto le offerte di imprese accreditate Utilizza la banca dati per selezionare le imprese nelle procedure non ad evidenza pubblica Attesta in autocertificazione la sua capacità a contrarre con la pubblica amministrazione

30. ICTE-PAN Methodologies and Tools for Building Intelligent Collaboration and Transaction Environments in Public Administration Network

31. Progetto sviluppato nell’ambito delle azioni IST - Information Society Technologies del V° Programma Quadro Europeo. COS’È ICTE - PAN

32. LE FASI • Analisi e ricerca metodologica sui bisogni e le richieste delle PA attraverso questionari per individuazione e analisi dei processi e della relativa SWOT (elementi di Forza, Debolezza, Opportunità e Minaccia) • Sviluppo e progettazione di uno strumento informatico innovativo (fase attualmente in corso). La sperimentazione della piattaforma sui casi pilota partirà dal marzo 2004

33. GLI OBIETTIVI Lo sviluppo di ambienti collaborativi di tipo G2G (government to government) per facilitare: • la riorganizzazione • l’ottimizzazione • l’automazione di processi già esistenti di elevata complessità.

34. IL PRODOTTO: UN SOFTWARE INTEGRATO • Aspetto caratterizzante è il paradigma open-source del software realizzato mediante l’adozione e l’integrazione di tecnologie freeware o open-source già esistenti • ICTE-PAN è pensato per essere aperto a qualunque estensione attraverso l’implementazione o l’integrazione di funzionalità usando le interfacce standard basate su XML, ebXML e SOAP.

35. Organizzazione dati • Accesso ai dati nel posto giusto e al momento giusto. • ICTE-PAN costituirà lo strumento per la gestione di processi/dati non conosciuti a priori, supportando: • Database • Estensioni e modifiche di strutture dati • Ricerche dati

36. Diffusione best practices, idee e valori • Definizione di flussi di lavoro e processi. • Ambiente collaborativo. • Gestione contenuti (Content management).

37. IL PRODOTTO: UN SOFTWARE INTEGRATO • E’ un software disponibile gratuitamente con possibilità di installazione, studio e personalizzazione da parte di chiunque. • Le persone interessate potranno anche aggiungere delle funzionalità contribuendo alla sua estensione ed al suo miglioramento.

38. Data di chiusura del progetto: Febbraio 2005 PROVINCIA DI GENOVA