Ako úspešne implementovať projekt

1. Ako úspešne implementovať projekt Ing. Iveta Pažická FinanČné riadenie - ŽIADOSTI O PLATBUodporúčania SO/RO pre ROP k príprave žiadosti o platbuv zmysle Inštrukcií k vypracovaniu žiadosti o platbu v rámci ROP verzia 6.0

2. Pravidlá čerpania nenávratného finančného príspevku • schválený nenávratný finančný príspevok sa prijímateľovi vypláca na základe žiadosti o platbu • vo  výške minimálne 20 % z celkových oprávnených výdavkov Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu

3. 1. ŽoP: • ak je podpísaný dodatok k zmluve o poskytnutí NFP, ktorý zohľadňuje výsledok verejného obstarávania Následné ŽoP: • po schválení predchádzajúcej žiadosti o platbu predloženej systémom refundácie • po vysporiadaní nezrovnalosti (ak bola zistená) • po predložení, resp. zároveň so žiadosťou o zúčtovanie predfinancovania Záverečnú ŽoP: • po predložení záverečnej monitorovacej správy na SO/RO pre ROP resp. spolu s predložením záverečnej monitorovacej správy ZÁVEREČNÁ ŽIADOSŤ O PLATBU MÔŽE BYŤ SCHVÁLENÁ AŽ PO SCHVÁLENÍ ZÁVEREČNEJ MONITOROVACEJ SPRÁVY Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu ? Kedy predložiť žiadosť o platbu

4. REFUNDÁCIA je poskytovaná na základe zaplatených účtovných dokladov predložených prijímateľom, t.j. prijímateľ k ŽoP predloží len uhradené účtovné doklady Nie je stanovená lehota na predloženie účtovného dokladu na SO/RO pre ROP Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu Systém poskytnutia prostriedkov EÚ a spolufinancovania ŠR

5. PREDFINANCOVANIE je prijímateľovi poskytované na základe neuhradených účtovných dokladov v lehotách splatnosti záväzkov dodávateľovi, zhotoviteľovi diela Lehota na predloženie účtových dokladov je 7 dní od vystavenia • po prijatí NFP na účet prijímateľa je lehota na poukázanie finančných prostriedkov dodávateľovi do 7 dní UPOZORNENIE: • do 21 dní predložiť na SO/RO pre ROP žiadosť o platbu – zúčtovanie predfinancovania Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu Systém poskytnutia prostriedkov EÚ a spolufinancovania ŠR

6. Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu Vypracovanie a predloženie žiadosti o platbu • elektronicky cez ITMS • a zároveň prijímateľ predkladá ŽoP a jej prílohy poštou alebo osobne na adresu SO/RO pre ROP Žilinský samosprávny kraj Odbor SO/RO pre ROP Oddelenie financovania a kontroly projektov Komenského 48 011 09 Žilina Za dátum prijatia ŽoP na SO/RO pre ROP sa považuje dátum jej fyzického doručenia !!!

7. Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu • Na SO/RO pre ROP sa predkladá: • formulár ŽoP; • účtovný doklad – faktúra a prílohy k účtovnému dokladu; • - stavebné práce (krycí list faktúry, zisťovací protokol, rekapitulácia, súpis vykonaných prác) • - práce nestavebného charakteru (dodací list s uvedením podrobných položiek a preberací protokol) • - externý manažment (pracovný výkaz) • fotodokumentácia zrealizovaných aktivít na CD; • výpis z bankového účtu o úhrade účtovného dokladu (refundácia, zúčtovanie); • zmluva o bankovom účte a čestné vyhlásenie prijímateľa o vlastníctve účtu; • (pri 1. ŽoP alebo ak bol použitý na úhradu nezmluvný účet) • čestné vyhlásenia v zmysle bodu D.) Inštrukcií k vypracovaniu ŽoP v. 6.0 • 2 x originál a 1 kópia ŽoP • + 1 originál ostáva u prijímateľa

8. Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu Administratívna kontrola • Cieľom administratívnej kontroly žiadosti o platbu je kontrola oprávnenosti a reálnosti výdavkov v súlade so zmluvou o poskytnutí NFP, resp. s dokumentmi, na ktoré sa daná zmluva o poskytnutí NFP odvoláva. • Administratívna kontrola ŽoP zahŕňa: • formálnu kontrolu • vecnú kontrolu vrátane matematickej kontroly

9. Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu Formálna kontrola • vykonáva finančný manažér • kontroluje sa pravdivosť, kompletnosť a správnosť žiadosti • - vyplnenie formulára žiadosti o platbu

10. Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu Formulár žiadosti o platbu – odporúčania k vyplneniu • tab. č. 5 - „finančná identifikácia“ – uvádzať správe číslo účtu pre projekt • tab. č. 9 – pri účtovnom doklade vždy uviesť číslo zmluvy s dodávateľom • v zozname príloh uvádzať všetky prílohy, ktoré sú prikladané k • ŽoP

11. všetky dokumenty ŽoP, vrátane príloh majú byť potvrdené pečiatkou prijímateľa a podpisompodľa podpisového vzoru • povinné identifikačné údaje prijímateľa a dodávateľa: názov, právna forma, sídlo, IČO a DIČ, číslo účtu – musia byť na účtovnom doklade uvedené a zhodné s údajmi v zmluve s dodávateľom • všetky sumy v ŽoP, účtovných dokladoch a prílohách sa uvádzajú s presnosťou na 2 desatinné miesta Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu Formálne náležitosti dokumentácie ŽoP

12. účtovné doklady a ich prílohy majú byť potvrdené: pri prácach stavebného charakteru - 3 pečiatkami a 3 podpismi (a to oprávnenou osobou prijímateľa, dodávateľa a  stavebného dozoru) pri prácach nestavebného charakteru - 2 pečiatkami a 2 podpismi (a to oprávnenou osobou a dodávateľom) • na každom účtovnom doklade musí byť uvedené ajinterné číslo dokladu podľa účtovníctva prijímateľa • na každom účtovnom doklade Prijímateľ potvrdí, že bola vykonaná predbežná finančná kontrola s uvedením dátumu a podpisu pracovníka, ktorý kontrolu vykonal Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu Formálne náležitosti dokumentácie ŽoP

13. Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu • v prípade formálnych nedostatkov sa prijímateľ vyzve, aby v stanovenom čase doplnil svoju žiadosť (lehota na doplnenie spravidla 14 dní) • v prípade závažných nedostatkov alebo nedoplnenia požadovaných údajov v stanovenom čase Finančný manažér žiadosť zamietne • Zamietnutie žiadosti o platbu z dôvodu nesplnenia kritérií formálnej správnosti nemá za následok preklasifikovanie nárokovaných výdavkov do kategórie neoprávnených výdavkov a prijímateľ má právo zaradiť tieto výdavky do bezprostredne nasledujúcej žiadosti o platbu.

14. Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu Vecná kontrola • vykonáva kontrolný manažér • kontroluje sa: • - reálnosť, oprávnenosť, správnosť, aktuálnosť a neprekrývanie sa nárokovaných výdavkov (súlad rozpočtu z verejného obstarávania so súpisom vykonaných prác uvedenom vo faktúre) • - fotodokumentácia na CD z realizovaných prác (fotodokumentácia musí byť prehľadná, rozdelená podľa SO , rozsiahla – min. 30 fotiek !!) • Matematická kontrola (na Ministerstve pôdohospodárstva a rozvoja vidieka SR) • kontroluje sa, či požadovaná suma v žiadosti o platbu zodpovedá údajom uvedeným v priložených dokladoch a či táto čiastka zodpovedá finančným tabuľkám v zmluve o poskytnutí NFP

15. Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu Kontrola na mieste

16. Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu • Kontrola na mieste • - vykonáva sa minimálne jedenkrát počas realizácie projektu • ČO SA KONTROLUJE ? • kontrola skutočného dodania tovarov, vykonaných prác alebo služieb deklarovaných v prílohách predložených žiadostí o platbu • súlad realizácie projektu so zmluvou o poskytnutí NFP • dodržiavanie pravidiel publicity a informovania • kontrola účtovníctva • kontrola uchovávania originálnych účtovných dokladov • kontrola neprekrývania sa výdavkov • kontrola udržateľnosti projektu

17. Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu • UPOZORNENIE !!! • dodržiavať pravidlá publicity a informovania • Veľkoplošná reklamná tabuľa (panel) - počas celej doby realizácie aktivít projektu • Trvalá vysvetľujúca tabuľa (pamätná doska) - od ukončenia realizácie aktivít projektu • je povinnosť Prijímateľa sa riadiť Manuálom pre informovanie a publicitu ROP, ktorý je prílohou Príručky pre žiadateľa

18. Prijímateľ je povinný všetky účtovné doklady súvisiace s realizovaným projektom riadne viesť v účtovníctve podľa zákona č.431/2002 Z. z., ako aj v súlade s príslušnými právnymi predpismi, a v súlade s číselníkom oprávnených výdavkov, ktorý je prílohou Programového manuálu a Príručky pre žiadateľa/prijímateľa. • Prijímateľ, ktorý je účtovnou jednotkou, účtuje v: • analytickej evidencii a na analytických účtoch v členení podľa jednotlivých projektoch - podvojné účtovníctvo • v účtovných knihách so slovným a číselným označením projektu v účtovných zápisoch - jednoduché účtovníctvo • Prijímateľ uchováva a ochraňuje účtovnú a inú dokumentáciu týkajúcu sa Projektu v súlade so zákonom č.431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a v lehote uvedenej v zmluve o poskytnutí NFP. Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu Vedenie účtovníctva prijímateľa a uchovávanie dokumentov

19. Ako úspešne implementovať projektfinančné riadenie – žiadosti o platbu Vzťah účtovníctva a číselníka kódov oprávnených výdavkov • Rozpočet, ktorý je súčasťou projektovej dokumentácie musí byť v súlade so zjednodušeným rozpočtom, ktorý je súčasťou žiadosti o NFP zostavený na základe číselníka kódov oprávnených výdavkov. • Príloha č.1 Programového manuálu uvádza v Sústave oprávnených výdavkov na úrovni opatrení podrobnejšie aj záväzné čísla účtov na strane prijímateľa. • Schválený rozpočet, ktorý je súčasťou zmluvy o poskytnutí NFP musí byť v súlade s budúcimi predkladanými žiadosťami o platbu, t.j. sumy jednotlivých skupín výdavkov podľa kódov uvedených v zjednodušenom rozpočte nemôžu byť v žiadostiach o platbu prekročené. Tento súlad je sledovaný prostredníctvom ITMS. • Systém ITMS neumožní spracovávať žiadosť o platbu, ak je prekročená suma skupiny výdavkov uvedená v schválenom zazmluvnenom rozpočte.

20. Vaše otázky adresujte na Mgr. Katarínu Janurovú vedúcu oddelenia implementácie projektov telefón: 041/50 32 350 katarina.janurova@zask.sk Ing. Ivetu Pažickú finančnú manažérku telefón: 041/50 32 350 iveta.pazicka@zask.sk