Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

1. Exposición de la defensa de la memoria para optar a la plaza: Jefatura de Área de Planificación, Innovación y Proyectos SERVICIO DE BIBLIOTECA Mª Carmen Pérez Agudo 1 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

2. ÍNDICE: Análisis y descripción del puesto 2 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

3. 3 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

4. ÁREA PLANIFICACIÓN, INNOVACIÓN Y PROYECTOS DIRECCIÓN SGC/Comunicación Evaluación Tecnología USUARIOS RECURSOS Y SERVICIOS PROPORCIONADOS ÁREA RECURSOS ÁREA SERVICIOS PROCESOS CLAVE PRODUCTOS Y SERVICIOS PLANIFICADOS 4 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

5. 5 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

6. Actuar en el conjunto de la Biblioteca de manera planificada, clara con una dirección única • Introducir los continuos proyectos que nos hacen mejorar y adaptarnos a los requerimientos internos y externos Misión • Calar en una nueva forma de trabajo basada en la coordinación y en la continua revisión de nuestras formas de trabajo. 6 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

7. ÍNDICE: Actuaciones realizadas 7 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

8. PA1 Obj.1 Ini.1 PA2 PA1 Ini.2 PA2 Obj.2 PA3 Ini.5 PA1 8 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

9. Uso y rentabilidad de los recursos de información existentes en la Universidad 9 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

10. ACTUACIONES EN EL ÁMBITO INTERNO Compra de la bibliografía recomendada Evaluación de los recursos electrónicos (UAL) • METODOLOGÍA: • Definición de parámetros • Recogida y almacenamiento • Análisis cuantitativo • Análisis cualitativo • CONCLUSIONES: • Resultados de inversión en recursos-e • Información para la toma de decisiones • Profundización en calidad de los datos • Conocimiento hábitos usuarios • Estudio del préstamo de BR • Cancelación de recursos no rentables • Suscripción de recursos contratados por departamentos • Reducción de un 3’2% del presupuesto 10 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

11. ACTUACIONES EN EL ÁMBITO EXTERNO Gestión de los recursos-e Evaluación de los recursos-e • Elaborar informes de evaluación de recursos-e • Crear una cultura de la calidad dentro del GRE • Promover el conocimiento de recursos-e • Cooperar con las Bibliotecas del Consorcio OBJETIVOS 11 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

12. ACTUACIONES EN EL ÁMBITO EXTERNO Elaboración del Informe Anual Evaluación de Recursos-e Fase 1 Análisis del rendimiento de los recursos-e críticos Fase 2 Estudio de priorización de recursos-e Fase 3 12 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

13. Implicar al personal en la identificación de los procesos clave/soporte y normalizarlos Establecer líneas de información, participación y formación en temas de gestión de calidad, cambio cultura organizacional Buscar y establecer mecanismos de coordinación entre los agentes que intervienen en un mismo proceso Determinar mecanismos de evaluación y control de las acciones de mejora 13 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

14. Dirección Área Área Área 14 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

15. Fase 1. Implicación del personal (procesos y competencias). Ejecución en 2009-2010 15 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

16. Fase 1. Implicación del personal (procesos y competencias). Ejecución en 2009-2010 METODOLOGÍA FORMACIÓN DE LOS EQUIPOS DINÁMICA DE TRABAJO DE LOS GRUPOS LA GESTIÓN DE LOS PROYECTOS 16 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

17. Fase 1. Implicación del personal (procesos y competencias). Ejecución en 2009-2010 LOGROS LOGROS • La convivencia de los bibliotecarios y técnicos: distintas competencias en un proceso • La ruptura de barreras anacrónicas dando paso al flujo de trabajo • La posibilidad de que una persona pueda estar implicada en varios procesos a la vez • La convivencia en un procedimiento, personal de otras áreas • La adjudicación de proyectos atendiendo a procesos implicados y competencias necesarias FORMACION DE LOS EQUIPOS DINAMICA DE TRABAJO DE LOS GRUPOS LA GESTION DE LOS PROYECTOS 17 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

18. Fase 2. Participación del personal en la elaboración del PAC. Ejecución 2011 METODOLOGÍA Reuniones de Área para determinar objetivos Matriz de Saaty Aprobación por la Dirección Cierre y publicación del PAC 18 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

19. Teórica • Metodología para la gestión de proyectos: Guía PMBOK (PMI) Reuniones de Área para determinar objetivos • Práctica • Herramienta de comunicación interna eficaz y gestión del trabajo eficiente: INTRANET 19 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

20. FLUJO ACTIVIDADES PI GESTIÓN RIESGO Reuniones de Área para determinar objetivos Reuniones con la Dirección para concretar objetivos Cierre y publicación del PAC 20 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

21. Reuniones de Área para determinar objetivos • Estimar el tiempo y el esfuerzo • Identificar la dependencia de las actividades • Crear un cronograma GESTIÓN DEL TIEMPO • Estimar los recursos necesarios para cada actividad • Identificar coste económico GESTIÓN DE COSTES • Plan de aprovisionamiento • Plan de comunicación • Plan de recursos humanos PLANES COMPLEMENTARIOS 21 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

22. Reuniones de Área para determinar objetivos 22 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

23. 23 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

24. La integridad de la información se garantiza con PG-Control de Documentos Tecnología para la gestión Documental empleada “Sharepoint” 24 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

25. Teórica • Metodología para la gestión de proyectos: Guía PMBOK (PMI) • Práctica • Herramienta de comunicación interna eficaz y de gestión del trabajo eficiente: INTRANET 25 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

26. Proyecto INTRANET OBJETIVOS Mejorar y unificar los sistemas de información y comunicación interna Localización y organización de la información Procedimientos adecuados, información actualizada Unificar datos corporativos, evitar inconsistencias información Establecer un sistema de información contable para el control del cumplimiento de los objetivos Contar con un sistema que aporte información sobre gestión de proyectos, objetivos, tareas Contar con un sistema de información que facilite la toma de decisiones 26 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

27. Proyecto INTRANET Intranet 27 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

28. Proyecto INTRANET CRONOGRAMA 28 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

29. Proyecto INTRANET INDICADORES DE GESTIÓN (SharepointDesigner 2007) 29 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

30. ÍNDICE: Propuesta de futuro 30 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

31. PROPUESTA: Evaluación del Servicio de Biblioteca según el modelo EFQM de Excelencia Año 2003. Proceso de Evaluación global compartido con las bibliotecas universitarias andaluzas (desaparecida UCUA) Reuniones de Área para determinar objetivos Año 2006. Evaluación realizada por la ANECA como reconocimiento y valoración de la gestión, recursos y prestación de servicios al usuario Año 2006. Certificado de calidad según la Norma ISO 9001:2000 y adaptación a la ISO 9001:2008 en 2010 31 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

32. ORIENTACIÓN HACIA LOS GRUPOS DE INTERES Cierre y publicación del PAC 32 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

33. Motivación El modelo EFQM de Excelencia 2010 permite a las organizaciones: “evaluar dónde se encuentran en su camino hacia la excelencia, ayudándoles a identificar sus fortalezas clave y posibles carencias con relación a su visión y misión”. 33 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

34. Motivación BIBLIOTECA 34 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

35. TRABAJO PREVIO Reuniones de Área para determinar objetivos Planificación previa que permita visualizar el proceso como oportunidad Información e implicación de todo el personal Cierre y publicación del PAC Utilizando los principios de planificación y INTRANET Formación en el modelo de referencia 35 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

36. COMPONENTES QUE INTEGRAN EL MODELO Conceptos fundamentales de la excelencia Lograr resultados equilibrados Asumir la responsabilidad de un futuro sostenible Añadir valor a los clientes Liderar con visión, inspiración e integridad Desarrollar alianzas Cierre y publicación del PAC Favorecer la creatividad y la innovación Gestionar por procesos Alcanzar el éxito mediante las personas 36 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

37. COMPONENTES QUE INTEGRAN EL MODELO AGENTES FACILITADORES RESULTADOS Personas Resultados en las personas Resultados Empresariales Liderazgo Procesos, Productos y servicios Resultados Clave • Planificación, gestión de los recursos humanos: • Implicación y aceptación de responsabilidades (personal) • Existencia de un diálogo formalizado y una comunicación eficaz (Dirección y Jefes Área) • “Informe sobre clima organizacional, satisfacción laboral, justicia organizacional estrés y burnout en el PAS de la UAL (2010)” • Estudiar percepciones del personal • Seguir avanzando en los resultados del informe Estrategia Resultados en los clientes • Desarrollo de una estrategia clave para la Biblioteca: • Definir nuestros grupos de interés • Conocer las necesidades y expectativas actual y futuras de los grupos • Avanzar en las encuestas de satisfacción de los grupos de interés • Desde 2007 la UAL recopila las opiniones de sus usuarios. Metodología SERVQUAL • Profundizar en el estudio de satisfacción con el modelo LIBQUAL+ • Realización de acciones que fortalezcan el subcriterio1c: • Fomentar la interacción con clientes y representantes de la sociedad • Colaboración con Millenium: testar el parche 1.4 de la versión 2009B • Evaluación de nuestro servicio es clave para “ser rentables” • La Biblioteca diseña, gestiona y mejora sus procesos y servicios para generar “valor” Alianza y Recursos Resultados en la Sociedad • Desarrollar e implantar estrategias para la gestión de los recursos económicos-financieros que nos asegure el éxito sostenido • Gestión eficiente de edificios, equipos y materiales • Gestión de la tecnología • Gestión del conocimiento • Hemos dejado de trabajar para nosotros: • Rendir cuentas a la sociedad • Establecer una política de marketing de relaciones APRENDIZAJE, CREATIVIDAD E INNOVACIÓN 37 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

38. COMPONENTES QUE INTEGRAN EL MODELO Esquema Lógico REDER: Elementos y Atributos • Relevancia y utilidad • Ámbito y Relevancia • Integridad • Segmentación • Rendimiento • Tendencias • Objetivos • Comparaciones • Causas • Sólidamente Fundamentado • Integrado • Implantado • Sistemático • Medición • Aprendizaje y creatividad • Mejora e Innovación 38 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

39. CONCLUSIÓN: Hay que trabajar para: Entiendo que este modelo es una herramienta de gestión necesaria para que la brújula de nuestra biblioteca esté bien orientada hacia su misión “ofrecer un servicio de EXCELENCIA” • Conseguir el desarrollo e implicación de las personas • Lograr la adaptación eficiente al contexto en que nos encontramos • Estar preparados para los retos futuros de este servicio, básico para la Universidad 39 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

40. Entiendo que este modelo es una herramienta de gestión necesaria para que la brújula de nuestra biblioteca esté bien orientada a “ofrecer un servicio de EXCELENCIA” “Si un hombre no sabe a qué puerto se encamina,ningún viento será favorable para él.Séneca” 40 Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos

41. Contraportada GRACIAS

42. Jefatura de Área de Planificación , Innovación y Proyectos