6 Eylül 2013 Lefkoşa

1. Köy Girişimleri Yoluyla Toplum KalkınmasıKırsal Topluluklarda Yaşam Kalitesinin Arttırılması Üçüncü Teklif ÇağrısıPotansiyel Faydalanıcılar için Eğitim ProgramıSözleşme Gereklilikleri ve Bütçenin Hazırlanması 6 Eylül 2013 Lefkoşa

2. Yönetim Yapısı: *AB Kıbrıs Türk toplumu için Yardım Masası (Sözleşme Makamı) *Program Yönetim Birimi (PMU)

3. Hibe Sözleşmesi ve Ekleri: • -Standart Hibe Sözleşmesi (Özel Koşullar): • -Ekler: • EkI Projenin Tanımı • Ek II Genel Koşullar • Ek III Hibe Bütçesi • EkIV İhale (Satın alma) Prosedürleri • Ek V Standart Ödeme Talebi • EkVITeknik ve Finansal Rapor Formatları • Ek VII Gider Doğrulama Raporu Formatı • EkIXMalların Sahipliğinin Devrine İlişkin Standart Format

4. Hibe Sözleşmesi – Özel KoşullarProjenin SüresiMinimum süre: 12 ayMaksimum süre: 36 ayMadde 2 – Projenin Uygulama süresi:2.2 Projenin uygulama süresi aşağıdaki gibi başlayacaktır:Sözleşme Makamı tarafından ilk ön ödemenin yapıldığı tarihi takip eden ayın ilk günü

5. Talep Edilen Hibe Miktarı Hibe Miktarı: Minimum 150,000 € Maksimum 600,000 € Hibe Oranı: Minimum 50% Maksimum 85% Not: AB katkısı ilk öngörülen (kavram belgesinde talep edilen)miktarın %20’sinden fazla değişmemelidir. Başvurusahipleri, hibeRehberindebelirtildiğiüzere eşfinansmanyüzdesiniasgariveazamimiktarveyüzdelerarasındaayarlamaktaözgürdür.

6. Ödeme Prosedürleri • Genel Koşullar 15.1 - ödeme prosedürleri • Ön Ödeme • Birinci Raporlama dönemine ait öngörülen bütçenin sözleşme makamı tarafından finanse edilecek bölümünün %100’ü (yedek akçe hariç) ön ödeme olacaktır • Ara Ödemeler • Bir sonraki Raporlama dönemlerine ait öngörülen bütçenin sözleşme makamı tarafından finanse edilecek bölümünün %100’ü ara ödeme olacaktır • Tahmini Nihai Ödeme • Hibenin son ödeme miktarı • Özel Koşullarda aksi belirtilmedikçe, Raporlama dönemi 12 ay olarak kabul edilir. • Ödenecek olan toplam, ön ve ara ödemeler, özel koşullarda belirtilen toplam hibe miktarınının %90’nından fazla olamaz.

7. Ödeme Prosedürleri: Genel Koşullar 15.4 – Ödeme yapılmasıyla ilgili son tarihler Ön ödeme, sözleşme makamına yapılan ödeme talebine takiben 30 gün içinde yapılacaktır. *Sözleşmenin her iki tarafça imzalanması ön ödeme için ödeme talebi olarak kabul edilir. Ara ve nihai ödemeler ise sözleşme makamına yapılan ödeme talebini takiben 60 gün içinde yapılacaktır. Bu ödemelerin yapılması onay süreçleri ve prosedürlerinden dolayı daha uzun sürebilir!!!

8. Ödeme Prosedürleri • LÜTFEN AŞAĞIDAKİLERE DİKKAT EDİNİZ!!!! • Hibe miktarının nihai ödeme miktarı ve eş finansman proje uygulama süresi içerisinde sizin tarafınızdan finanse edilmelidir. • Nihai ödeme miktarı gerçekleşen en son toplam uygun maaliyetler dikkate alınarak final raporunuzun onaylanmasından sonra sözleşme makamı tarafından ödenecektir.

9. Satın Alma Prosedürleri • Ek 4’ün içeriği • Olası tedarikçilere karşı şeffaflık ve eşit rekabet ilkeleri çerçevesinde • Tabiyet Kuralı • Menşe Kuralı

10. Satın Alma ProsedürleriMenşe KuralıÖzel Koşullar Değişiklik 7.2.3 Genel Koşullar Madde 10.1 Eğer faydalanıcılar projeyi gerçekleştirmek için yüklenicilerle uygulama sözleşmeleri yapacaklarsa, bu projenin sadece belli bir bölümünü kapsayabilir ve bu yükleniciler, hibe sözleşmesinin EK IV’ünde bulunan ihale prosedürlerine ve tabiyet ve menşe kurallarına uymalıdırlar. Özellikle, hibe sözleşmesi kapsamında faydalanıcı tarafından satın alınan tüm mal ve malzemeler, aşağıdaki ülkelerden olmalıdır: • Avrupa Birliği Üye Ülkeleri: Avusturya, Belçika, Bulgaristan, Çek Cumhuriyeti, Kıbrıs, Danimarka, Estonya, Finlandiya, Fransa, Almanya, Yunanistan, Macaristan, İrlanda, İtalya, Letonya, Litvanya, Luksemburg, Malta, Hollanda, Polonya, Portekiz, Romanya, Slovakya, Slovenya, İspanya, İsveç, Birleşik Kırallık ya da • Avrupa Ekonomik Bölgesindeki üye olmayan ülkeler: Lihtenştayn, Norveç, ya da • Avrupa Birliği Aday Ülkeleri: Hırvatistan, İzlanda, Makedonya Cumhuriyeti, Karadağ, Türkiye

11. Satın Alma Prosedürleri AB Pratik Rehberinde Tanımlandığı Şekliyle, her türlü çıkar ilişkisinden kaçınılmalıdır: “Çıkar çatışması” olası tedarikçilerle aile, özel hayat, siyasi ve milli bağlılık, maddi çıkar veya herhangi başka bir ortak çıkar sebebiyle projenin eşitlik, şeffaflık, bağımsızlık ve tarafsızlık prensiplerine uyulmadığı durumlarda yaşanır.

13. Hibe Sözleşmesinde DeğişiklikGenel Koşullar – Madde 9 • Ekleri de dahil hibe sözleşmesine yapılacak tüm değişiklikler yazılı olarak sözleşme makamına bildilirmelidir. • Değişikliğin yürürlüğe girmesi gerektiği günden 30 gün önce yazılı değişiklik talebi gerekçeleriyle birlikte sözleşme makamına sunulmalıdır. • Başvuru sahiplerine eşit muamele ilkesine aykırı ya da hibenin verilmesi kararını sorgulatacak etkide yada amaçda değişiklikler kabul edilemez. • Toplam hibe miktarı arttırılamaz.

14. Hibe Sözleşmesinde DeğişiklikGenel Koşullar Madde 9 Bildirim Mektubu Eğer değişiklik: • Projenin temel amacını etkilemez ise ve değişikliğin mali etkisinin aynı bütçe başlığı altındaki kalemler arasındaki transferle sınırlı ise, ya da ana bütçe başlıkları arasındaki transferlerin, her bir bütçe başlığının başlangıçtaki uygun maliyetlerinin % 25 (yüzde onbeş) veya altında ise • Adres, banka hesabı ve denetçi değişikliği söz konusu ise*Değişiklik 7.2.2 Bildirim bir sonraki döneme ait raporda belirtilmelidir • Diğer her türlü durumda ise ‘Büyük Değişiklik’ Talebi gerekecektir.

15. RaporlamaRaporlar Genel Koşulların Madde 15’ine göre ödeme talepleriyle beraber sunulmalıdır. Raporlar aşağıdakileri içermelidir: • Sözleşme Makamının hangi kısmını finanse ettiğine bakılmaksızın tüm projeyi bütün olarak kapsamalıdır, Annex VI’da sunulan şablona uygun olarak hazırlanmış teknik ve mali rapordan oluşmalıdır • Sözkonusu döneme ait projenin uygulamasıyla ilgili tüm detayları içermelidir Özel Koşullar 7.2.1 Değişiklik Genel Koşullar Madde 2.1: • g) Sözkonusu raporlama dönemine ait projenin uygulamasıyla ilgili satın alma faaliyetlerini içeren özel bir rapor eklenecektir. Satın alma faaliyetleriyle ilgili bu rapor, ihalelerle ilgili bilgileri içerecektir ve Annex VI’daki modele uygun olarak hazırlanacaktır. • h) Raporlama döneminde gerşekleşen tüm giderlerin detaylarını içeren gider listesi finansal raporlara eklenmelidir

16. Raporlama Ara Rapor: • Ara Ödeme Talepleriyle beraber Ara teknik rapor ve finansal rapor sunulmalıdır • Özel Koşullar 7.2.1 Değişiklik’de ki detayları da içermelidir Final Raporu: • Uygulama Süresinin bitiminden en geç üç ay içinde final raporu Sözleşme Makamına sunulmalıdır • Hibe miktarının 100,000 EUR ve üzeri olduğu durumlarda, final raporuna gider doğrulama raporu eklenmelidir • Gider Doğrulama Raporu Ek VII’ye uygun şekilde olmalı ve Sözleşme Makamı tarafından seçilen ya da onaylanan bir Denetçi tarafından hazırlanmalıdır

17. Raporlama • Gerekli dil becerisi, ilgili altyapı ve deneyime sahip yetkin proje kordinatörünün önemi unutulmamalıdır • Çeviri giderleri düşünülmelidir, eğer gerekliyse • Formatlar kullanılmalıdır (EK VI) • Raporlama hazırlıklarına vakitli başlanması gerekir • Profesyonel yetkili muhasip/murakıp (EK VII’deki detaylara uyacak şekilde) seçilmelidir

18. EK III – Proje Bütçesi • Bu bölüm, hibe projesinin detaylı toplam bütçesini ve mali kaynaklarını içerir. • Bütçe Şablonu üç ayrı çalışma sayfasından oluşur:Proje Bütçesi - detaylı bütçe projenin toplam süresi için ve ilk 12 aylık dönem için hazırlanmalıdır Gerekçelendirme - projenin toplam süresini kapsar Mali Kaynaklar - projenin toplam süresini kapsayacak şekilde sözleşme makamından talep edilen ve diğer mali kaynakları içerir • Sözleşme makamından talep edilen toplam hibe miktarı uygulama sırasında arttırılamaz

19. EK III – Proje Bütçesi • İnsan Kaynakları • Bütçe Başlığı 1.1 (Yerel Personel’in maaşları) artı Başlık 1.2 ( Kendi ülkeleri dışında yaşayan personelin maaşları) için toplam proje bütçesinin en fazla %35 ‘lik bölümü ayrılabilir • Hibe Sözleşmesini ve Faaliyetlerini idare etmek amaçlı bir proje koordinatorü eklenmesi zorunludur. ( Aşama 2: Tam Başvuru Formlarının Sunulması aşamasında Proje kordinatörünün Özgeçmişi(CV)’i eklenmelidir.) 2 Ulaşım • Ekipman ve Malzeme Alımları • Yerel Ofis Giderleri • Diğer Giderler, hizmetler • Eğer projeniz üçüncü taraflara finansal destek içeriyorsa, bu faaliyetle ilgili bütçe kalemini bu bütçe başlığı altına ekleyebilirsiniz.

20. EK III - Proje Bütçesi 6 Diğer – İnşaat • Projede, inşaat işlerine ayrılan miktar toplam bütçenin %50’sinden fazla ise proje uygun kabul edilmeyecektir. • Rehberin Bölüm 2.1.4 ‘ündeki inşaat işleriyle ilgili uygun olmayan giderlere de lütfen dikkat ediniz. ( engelli standartlarında eksiklik, tarihi alanlar ve eserlerin restorasyonu) 8 İhtiyat Akçesi • Maksimum %5 oranında olabilir • Yalnızca, Sözleşme Makamının önceden yazılı yetkilendirilmesiyle kullanılabilir

21. EK III - Proje Bütçesi 10 Uydun Dolaylı Maliyetler • Maksimum %7 oranında olabilir • Hibe Bütçesinin başka bir başlığına atanmış maliyetleri içermemeleri şartıyla uygundur 12 Vergiler • İadesi olmayan vergiler söz konusu olduğunda • Detaylar için EK J’den yararlanabilirsiniz. Ayni Katkılar • Aynikatkılargerçekharcamalarolarakkabuledilmez veuygunmaliyetlerdeğildir. Aynikatkılar, eğer özel koşullarda belirtilmemişsefaydalanıcı tarafındansağlananeşfinansmanolarakgörülemez. • Yukarıdakilerehalelgetirmeksizin, eğerprojenin faydalanıcıtarafındanteklifedilenhaliyletanımıaynikatkılarıöngörüyorsabukatkılarınsağlanmasıgerekir.

22. EK III Proje Bütçesi Basitleştirilmiş Maliyet Opsiyonları: • Ek K’da belirlenmiş olan kriterlere uygunluk göstermeli • Bu şekilde geri ödeme öneren başvuru sahibi bütçede, bu tip finansmanla ilgili uygun maliyetlerin her bir başlık/kalemini belirtmelidir, örn. Birim hanesine büyük harflerle “BİRİM MALİYET”(UNIT COST) (aylık/uçuş başına vs.), “TOPLU MİKTAR”(LUMP SUM) veya “SABİT ORAN”(FLAT RATE) • Buna ek olarak, Bütçedeki “Tahmini maliyetlerin gerekçelendirilmesi” sayfası, Rehberde bahsedilen detayları içermelidir. • Basitleştirilmiş maliyet opsiyonları temelinde Sözleşme Makamı tarafından yetkilendirilebilecek toplam finansman miktarı 60.000 Euro’yu aşamaz • Sözleşme aşamasında, Sözleşme Makamı, başvuru sahibi tarafından sunulan geçici bütçenin temelindeki önerilen miktarlar veya oranları, başvuru sahibi tarafından gerçekleştirilmiş hibeler veya benzer faaliyetlerin gerçek verilerini analiz ederek ve Ek K’da belirtilmiş olan kontrolleri yaparak, bu maliyetleri kabul edip etmeme konusunda karar vermektedir.

23. Bütçe Hazırlanırken Dikkat Edilecek Unsurlar • Bütçe, sadece Sözleşme Makamının katkısını değil, projenin tüm uygun maliyetlerini içermelidir. • Kalemlerin tanımları yeterli düzeyde detaylandırılmalı ve tüm kalemler ana öğelerine ayrılmalıdır. • Her öğe için birim sayısı ve birim fiyatı belirtilmelidir. • Maliyetler ve birim fiyatları en yakın Euro sent’e yuvarlanır. • İletişim ve görünürlük faaliyetleri dikkatli bir şekilde planlanmalı ve bütçelendirilmelidir. AB’nin Dış Faaliyetleri İçin İletişim ve Görünürlük Rehberi’ni aşağıdaki websitesinden edinebilirsiniz: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visibility/index_en.htm) ÖNEMLİ NOT: Bu tablolardaki mali bilgilerin doğruluğundan yalnızca Başvuru Sahibi sorumludur.

24. Hibe Bütçesi Hazırlanırken Dikkat Edilecek Unsurlar • AB katkısı ilk tahmin edilen (kavram belgesinde talep edilen)miktarın %20’sinden fazla değişmemelidir • Pazar Araştırması • Menşe ve Tabiyet Kuralı • Fiyatlandırma • KDV ve vergiler • Geriye dönük harcamalar uygun değildir • Satın alma prosedürleri • Finansman kaynakları, finansal planlama

25. Hibe Bütçesi Hazırlanırken Dikkat Edilecek Unsurlar • Uygunolmayanmaliyetlerbütçeyedahiledilmemelidir Hibe Başvuru Rehberi, bölüm 2.1.4 & 2.1.5’deki uygun olan ve uygun olmayan maaliyetlerle ilgili detayları lütfen dikkatlice okuyunuz Genel olarak projenin içerebileceği uygun maaliyetlerle ilgili Genel Koşullar Madde 14’ü dikkatlice okuyunuz

26. Proje Bütçesi Hazırlanırken Dikkat Edilecek Unsurlar Uygun Olmayan Maliyetler Özel Koşullar 7.2.4 Değişiklik Genel Koşullar Madde 14 a) Borçlar ve borç hizmet ücretleri (faizler) b) Kayıplar ve gelecekteki potansiyel yükümlülüler için yedekler c) Faydalanıcı tarafından beyan edilen ve başka bir projeveya iş programı tarafından karşılanan maliyetler d) Arazi ve bina alımları e) Kur değişim zararları f) Üçüncü partilere verilen krediler, özel koşullarda belirtilmemişse g) Borçlu olunan faizler h) Sözleşmenin imzalanmasından önce tahakkuk eden maliyetler • Arazi, bina ve ofis kiraları j) Gerçek ve tüzel kişilerin haklarına saygı duymaksızın yapılan bina yenileme/renovasyonu, inşaat ve altyapı çalışmaları

27. KOLAY GELSİN!!!Program Yönetim Birimi (PMU)