CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Instituts et Directions fonctionnelles V2.4 Date : 29/09/

1. CNRS – Projet BFC EtablissementSupport de formationFormation Instituts et Directions fonctionnellesV2.4Date : 29/09/09

2. Sommaire • Principes d’accès et d’utilisation des restitutions (Rappels) • Types de restitutions • Modes d’accès et de navigation • Structure d’une restitution • Formats de sortie des restitutions • Cartographie des restitutions BFC • Budget • Dépenses • Recettes • Opérations (OTP) • Suivi des référentiels budgétaires • Groupes de centres financiers • Centres financiers • Programmes CB • Adresses budgétaires

3. Sommaire • Suivi et analyse de la mise en place du budget • Disponibles budgétaires par stade • Détail des mouvements budgétaires • Suivi et analyse de la consommation des crédits • Disponible sur Autorisations d’Engagement en dotation globale • Situation budgétaire (état budgétaire BW) • Suivi et analyse des recettes • Prévision et exécution des recettes • Suivi des frais de mission FMCAC • Suivi des frais de mission FMCAC

4. Sommaire • Consommation des crédits et détail des justificatifs de dépenses par unité (Historique laboratoire) • Budget • Reports de crédits • Réouvertures de crédits sur contrats • Demandes d’achat • Commandes d’achat • Factures d’achat • Missions • Liquidations de mission • Engagements individuels • Liquidations d’engagements individuels

5. CNRS – Projet BFC EtablissementSupport de formationFormation Instituts et Directions fonctionnelles Principes d’accès et d’utilisation des restitutions (Rappels)

6. Principes de navigationTypes de restitutions disponibles dans BFC • Des listes de détail, accessibles au travers des menus BFC et portant sur les données BFC (actualisées en « temps réel »). • Des tableaux de bord, accessibles au travers des menus BFC et portant sur les données BFC (actualisées en « temps réel »). • Des tableaux de bord BW, accessibles au travers des menus BFC et portant sur des données BFC du jour J-1 (données BFC de la veille). • Des requêtes (ou queries) accessibles au travers de « groupes utilisateurs » et portant sur les données BFC.

7. Principes de navigation Accès aux listes de détail des pièces Exemple : accès aux listes de détail de pièces du menu Budget Reporting

8. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les listes de détail de pièces Un premier écran dit de sélection permet de filtrer les données à interroger Après avoir défini vos critères de sélection, lancez l’état via le bouton « Exécuter »

9. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les listes de détail de pièces Gestion de variantes de sélection pour définir et sauvegarder des filtres usuels. Accès aux variantes déjà enregistrés Sauvegarde des filtres dans une variante

10. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les listes de détail de pièces A l’exécution de l’état, le système édite le résultat sous forme de liste. • Possibilité via ce menu de paramétrer les options de mise en forme : • Liste des colonnes • Filtres • Tris et Totalisations

11. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les listes de détail de pièces A l’exécution de l’état, le système édite le résultat sous forme de liste. Possibilité via ce menu d’imprimer la liste et d’exporter la liste sous Excel. Attention ! Choisir pour l’export Excel : Liste/Exportation/Fichier local puis option Calcul avec tableur

12. Principes de navigation Accès aux tableaux de bord Exemple : accès aux tableaux de bord du menu Budget Reporting

13. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord Un premier écran dit de sélection permet de filtrer les données à interroger Sélection des données via le groupe Après saisie des critères de sélection, lancez l’état via le bouton « Exécuter » Sélection des données via les valeurs individuelles

14. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord • Les groupes permettent d’organiser par exemple les centres financiers en hiérarchies (structures du CNRS) et permettent ainsi d’effectuer des analyses transverses (par DR ou par Institut par exemple). • Au sein d’un groupe, les valeurs peuvent être hiérarchisées. Ces hiérarchies permettent de structurer la présentation des états d’analyse. Chaque groupe représente un niveau de totalisation. • L’analyse d’un tableau de bord à partir d’un groupe permet par ailleurs de sélectionner uniquement les éléments définis dans le groupe.

15. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord Exemples de types de groupes disponibles dans BFC : • Groupe de centres financiers : CNRS, Instituts, DR, Unités • Groupe de comptes budgétaires : DEPENSE, RECETTES, NA, NB, NC, R1, R2, R3 et R4 • Groupe de domaines fonctionnels : A1, A2-A3, LOLF

16. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord A l’exécution de l’état, le système édite le résultat sous forme de tableau. Zone de sélection des variations supplémentaires Zone de sélection des valeurs possibles pour une variation Zone d’affichage de l’état

17. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord • Dans l’exemple ci-dessous, le gestionnaire veut afficher le budget sur SE. Il sélectionne la variation « Fonds ». Les valeurs possibles s’affichent. Le gestionnaire clique sur la valeur « 0 » pour obtenir le résultat demandé.

18. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord • Les tableaux de bord peuvent être imprimés via le menu • Menu/Etat/Imprimer • Et Exportés sous Excel via le menu • Menu/Etat/Exporter et exportés sous Excel via le menu • Sélectionnez les options « Calcul avec tableur » et « Seulement exporter  »

19. Principes de navigationAccès aux requêtes (aux queries) Accès à partir du menu Référentiels Accès aux requêtes en cliquant sur « Liste d’états SAP query »

20. Principes de navigationAccès aux requêtes (aux queries) Les queries sont accessibles à partir d’un groupe d’utilisateurs. Le choix du groupe d’utilisateurs s’effectue en cliquant sur ce bouton

21. Sélectionnez une query puis lancez l’état via le bouton exécuter Principes de navigationPrincipes de navigation dans les queries Le système propose la liste des queries disponibles.

22. Après avoir défini vos critères de sélection, lancez l’état via le bouton « Exécuter » Principes de navigationPrincipes de navigation dans les queries Un premier écran dit de sélection permet de filtrer les données à interroger.

23. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les queries Le système édite le résultat sous forme de liste. • Boutons de fonction accessible via la barre de fonctions: • Trier par ordre croissant • Trier par ordre décroissant • Filtrer • Effectuer des totaux et sous-totaux • Imprimer • Exporter puis Fichier local puis option Calcul sur tableur • Ajuster la mise en forme des résultats

24. CNRS – Projet BFC EtablissementSupport de formationFormation Instituts et Directions fonctionnelles Cartographie des restitutions BFC

25. Cartographie des restitutions BFC Suivi des référentiels budgétaires Suivi de la mise en place du budget Suivi et analyse de l’exécution budgétaire Suivi des OIP et opérations en capital BUDGET Restitutions BFC OPERATIONS (*) RECETTES Suivi des pré budgets et de l’exécution financière Suivi des structures OTP Suivi des référentiel Clients et Articles Suivi des Recettes sur commandes Suivi des Recettes sur contrats Indicateurs d’activité DÉPENSES Suivi des référentiels Fournisseurs et Agents Suivi et analyse des Marchés et Achats Suivi et analyse des Dépenses de personnel Suivi et analyse des Frais de mission Indicateurs d’activité (*) Opérations nécessitant un suivi analytique via les Organigrammes Techniques de Projet (OTP)

26. CNRS – Projet BFC EtablissementSupport de formationFormation Instituts et Directions fonctionnelles Suivi des référentiels budgétaires

27. Suivi des référentiels budgétairesGroupes de centres financiers Exercice : Visualisez les groupes de centres financiers suivants : CNRS 0004 CNRS2 INSTITUTS INEE

28. Suivi des référentiels budgétairesCentres financiers (1/3) Exercices : • Visualisez les centres financiers rattachés à la DR 0020. • Visualisez le centre financier correspondant à l’UMR7217.

29. Suivi des référentiels budgétairesCentres financiers (2/3) • Utilisation de la requête « Liste des centres financiers » à partir du groupe utilisateur ZBUDGET

30. Suivi des référentiels budgétairesCentres financiers (3/3) Exercices : • Visualisez les centres financiers rattachés à la DR 0020. • Visualisez le centre financier correspondant à l’UMR7217. • Comparez les résultats obtenus avec ceux du « Répertoire des Centres financiers » • Listez les centres financiers rattachés à votre institut et exportez la liste.

31. Suivi des référentiels budgétairesProgrammes budgétaires (Programmes CB) Exercices : • Visualisez les programmes CB relatifs aux PIR. • Visualisez le programme CB relatif à un contrat de recherche.

32. Suivi des référentiels budgétairesAdresses budgétaires du plan de structure budgétaire Exercice : • Visualisez et analysez les adresses budgétaires rattachées à l’UMR7217.

33. CNRS – Projet BFC EtablissementSupport de formationFormation Instituts et Directions fonctionnelles Suivi de la mise en place du budget

34. Suivi de la mise en place du budgetDisponibles budgétaires par stade (Programme budget) • Cet état permet de visualiser par adresse budgétaire le budget disponible à un stade (ou type de budget) considéré.

35. Suivi de la mise en place du budgetDisponibles budgétaires par stade (Programme budget) • Budget actuel : Budget disponible sur le stade considéré. • Transferts émetteurs : Crédits émis à partir du stade considéré. • Transferts récepteurs : Crédits reçus sur le stade considéré.

36. Suivi de la mise en place du budgetDisponibles budgétaires par stade Exercices : • Recherchez les crédits restant à répartir à partir de l’enveloppe « Opérateur » de votre institut ainsi que les répartitions de crédits déjà effectuées. • Recherchez les crédits restant à répartir à partir de l’enveloppe « Agence de moyens » de votre institut. • Recherchez les crédits restant à mettre en place pour l’une de vos unités. • Recherchez les crédits restant à mettre en place pour l’ensemble des unités de votre institut.

37. Suivi de la mise en place du budgetDétail des pièces de saisie de budget Cet état permet de visualiser le détail des mouvements budgétaires.

38. Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de suivi des mouvements budgétaires 3 requêtes permettant de suivre et détailler les mouvements budgétaires.

39. Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de suivi des mouvements budgétaires • Requête permettant de suivre les descentes de crédits aux différents stades : AFF, REP, MEP, DEL. Requête à exécuter avec variante

40. Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de suivi des mouvements budgétaires • Requête de suivi des descentes de crédits : 4 variantes => Affectations, Répartitions, Mises en place, Délégations.

41. Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de suivi des mouvements budgétaires • Suivi des descentes de crédits : une liste étendue de critères de sélection.

42. Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de suivi des mouvements budgétaires • Requête de suivi des remontées de crédits : 4 variantes => remontées d’Affectations, remontées de Répartitions, remontées de Mises en place, remontées de Délégations.

43. Suivi de la mise en place du budgetRequêtes de suivi des mouvements budgétaires • Requête de suivi des transferts de crédits aux différents stades : Affectation, Répartition, Mise en place, Délégation.

44. Suivi de la mise en place du budgetSuivi des mouvements budgétaires Exercices : • Listez les répartitions de crédits reçues par l’une de vos unités. • Listez les répartitions de crédits reçues par toutes les unités de votre institut. • Listez les mises en place de crédits effectuées pour l’une de vos unités.

45. CNRS – Projet BFC EtablissementSupport de formationFormation Instituts et Directions fonctionnelles Suivi et analyse de la consommation des crédits

46. Suivi de la consommation des créditsDisponible sur AE mis en place en NB • Comparaison des crédits mis en place et de la consommation budgétaire par centre financier, fonds, domaine fonctionnel et programme CB.

47. Suivi de la consommation des créditsDisponible sur AE mis en place en NB • AE mises en place : Autorisations d’engagement mises en place sur NB. • Engagés : Montant des engagements. • Montant disponible : AE Mises en place – Montant des engagements. Exercice : • Affichez le disponible sur AE pour l’ensemble des unités de votre institut.

48. Suivi de la consommation des créditsSituation budgétaire (état budgétaire BW) • Comparaison du disponible réparti, des crédits mis en place et de la consommation budgétaire (engagé, réalisé). Situation par DS … et bientôt par Institut !

49. Suivi de la consommation des créditsSituation budgétaire (état budgétaire BW) Date de chargement des données BFC • Dispo Réparti : Crédits disponibles au stade Réparti • AE mises en place : Autorisations d’engagement mises en place. • Engagements : Montant des engagements. • Réalisé : Montant des réalisations. Exercices : • Affichez et analysez la situation budgétaire de toutes les unités de votre institut. • Présentez la situation budgétaire par unité et compte budgétaire.

50. CNRS – Projet BFC EtablissementSupport de formationFormation Instituts et Directions fonctionnelles Suivi et analyse des recettes