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Support de formation Recettes. CNRS – Projet BFC Etablissement. Introduction. 1. Introduction Objectifs de cette formation. Expliquer l’impact du référentiel sur le flux des recettes Décrire le processus des recettes Saisir une commande client, un contrat et traiter la facturation

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support de formation recettes
Support de formation

Recettes

CNRS – Projet BFC Etablissement

introduction objectifs de cette formation
Introduction Objectifs de cette formation
  • Expliquer l’impact du référentiel sur le flux des recettes
  • Décrire le processus des recettes
  • Saisir une commande client, un contrat et traiter la facturation
  • Utiliser les états pour l’analyse et le suivi du flux

A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :

slide4

Introduction Programme du cours

1er jour

  • BFC-E et les autres applications du SI, BFC-E et l’environnement technique
  • Utilisation de BFC-E (Autorisation, connexion, navigation, …)
  • Concepts, processus du domaine Recette et l’essentiel des autres domaines

4 jours

2ème jour

  • Présentation du référentiel
  • Flux des recettes – 1 ère partie

3ème jour

  • Flux des recettes – 2 éme partie
  • Présentation des états
synoptique des processus financier et comptable

Tenue de la comptabilité

Recettes

AA

Tenue de la comptabilité générale

Tenue de la comptabilité matière

Prise en compte des référentiels budget

FI

MAJ des référentiels

SD

Modification prise en charge

Inventaire et gestion patrimoniale

Mise en oeuvre du budget

Prise en charge

Édition bordereau

Recouvrement

Commande client

Facture client

Élaboration du budget

Clôture de gestion

Clôture budgétaire

Clôture de fin d’exercice

Compte financier

Vote

Suivi de l’exécution budgétaire

Gestion des contrats/OIP

Mise en place des prévisions de recettes

Gestion financière des contrats

Pré budgétisation

Gestion financière des OIP

Gestion financière autres dépenses (support, …)

Maintenance des données de base

Suivi analytique

CO

Affectation crédits

AE / CP

Gestion des contrats/OIP

Gestion des marchés

Xlab

Xlab

Répartition crédits

AE / CP

Prise en charge facture

Règlement

Commande (engagement)

Service fait

Bon à payer

Facture

Mise en place crédits en AE

Opposition, retenues, procédures collectives

Prise en charge avoirs

Suivi exécution budgétaire

Xlab

Mouvements internes

Traitements des opérations de fin de gestion

Délégation de CP

Dépenses

Ordre de mission

Liquidation mission

Modification prise en charge

Création des tiers

TM

MM

Budget

EA-PS

BW

Synoptique des processus financier et comptable
processus recette sch ma g n ral

C

Création commande(manuelle)

Édition

Facture

Cons prév Recette

Impact

budgétaire

Réel CO

Impact

analytique

D 411

C 700

Écritures

comptables

Processus Recette : schéma général

Commande

Exécution de la prestation

Labo

Encaissement

Saisie facture

BFCE

D 5xx

C 411

XLAB

C = Création A = Annulation

M = modification R = rejet

processus recettes
Processus Recettes

A savoir, principalement deux sources de recette :

  • Recettes récurrentes et ponctuelles

 Gérées à travers les commandes clients

  • Recettes sur contrats et subventions, gestion via l’élément OTP recette du contrat correspondant

 Gérées à travers les contrats clients

processus recettes1
Processus Recettes

Processus détaillé

processus recettes2
Processus Recettes

Gestion des référentiels

les r f rentiels du domaine recettes
Les référentiels du domaine Recettes

Les référentiels de structure :

  • La division représente la structure opérationnelle : l’unité de recherche (le laboratoire) et l’unité administrative (la délégation).
  • L’organisation commerciale représente la délégation.
  • Le domaine d’activité est un périmètre étanche de responsabilité indépendante, correspondant à la notion d’établissement : ex. Délégation Régionale. La vue d’ensemble des domaines d’activité représente le bilan de l’établissement.
processus recettes prise en compte du r f rentiel
Processus Recettes – Prise en compte du référentiel

Ce processus a pour objectif de préparer l’ensemble des données de base afin de pouvoir

procéder à la création des commandes clients. Les référentiels utilisés dans le cadre du

processus « recettes » sont :

  • Le référentiel tiers « clients » du CNRS
  • Le référentiel « produits et prestations » qui sera traité par 2 fonctions dans BFC :
    • le référentiel article des produits vendus par le CNRS,
    • le référentiel des conditions tarifaires (prix).
slide13

Référentiel : Tiers - client

Client

Données de Base

Mandant

Numéro Client

Adresse

Description

Communication

Contacts

Données Comptables

Société

Gestion de comptes

Coordonnées bancaires

Moyens de paiement

Assurance

Organisation

Commerciale

Données de Vente

Ventes

Facturation

Partenaires

slide14

Référentiel : Tiers - client

1. Renseigner le groupe de comptes

2. Renseigner la société

3. Renseigner :- Organisation commerciale- Canal de distribution (01) - Secteur d’activité (01)

slide15

Référentiel : Tiers - client

4. Renseigner les données adresses du client

Renseigner le critère de recherche ½ qui permettra de retrouver un client plus facilement

Lien entre tiers fournisseur et tiers client

Renseigner les identifiant du client

slide16

Référentiel : Tiers - client

6. Gestion des contacts

7. Compte collectif de recette

8. Gestion des procédures de relance

r f rentiel tiers client donn es commerciales
Référentiel : Tiers – client – données commerciales

9. Groupe de client pour détermination des prix

10. Groupe d’imputation pour déterminer les comptes de recettes dans le cadre des subventions

11. Classe fiscale du client pour déterminer le taux de TVA

r f rentiel tiers client donn es commerciales1
Référentiel : Tiers – client – données commerciales

12. Rôles partenaires

Lors de la création du référentiel client, il a été défini 4 rôles partenaires qui vont permettre d’utiliser la même référence pour différents rôles.

Par exemple : lors d’une création de commande client, on va pouvoir utiliser la référence « 3000303 » pour désigner le donneur d’ordre et le réceptionnaire à la fois.

slide19

Mise à jour

du référentiel

- Recettes récurrentes

et ponctuelles

- Recettes sur contrats

et subventions

Facturation

client

Modification après

prise en charge

Édition

de factures

Présentation du référentiel article des produits vendus par le CNRS :

Une fiche article doit être utilisée pour chaque flux de vente. Plusieurs étapes sont

nécessaires :

  • Définir le type article
      • Articles tarifés type 1, qui font l’objet d’une demande de tarification et d’une utilisation récurrente. Les tarifs de type 1 sont gérés par la DFI
      • Articles tarifés type 2, qui font l’objet d’une demande de tarification et d’une utilisation récurrente. Les tarifs de type 2 sont gérés par la délégation
      • Articles non tarifés, pour des articles génériques dans le cadre de recette ponctuelle ou sur convention sont gérés par la DFI
  • Gérer la sélection de zone
slide20

Données de base

Données ADV

Données de Gestion

Référentiel : Article données de base

Mandant

ARTICLE

Numéro Article

Désignation / Unités / Conversions

Classification

Administration des

ventes

Groupe d’imputation article

Classification fiscale

Groupe d’articles

Statut de l’article

Division

Pays de départ livraison

slide21

Référentiel : Article données de base

Renseigner les informations suivantes :

  • Branche, clé qui définit la branche, c’est-à-dire le secteur industriel, à laquelle l ’article peut être affecté (CNRS)
  • Type d’article, définit certaines propriétés de l’article et a des fonctions de commande (Articles tarifés type 1, articles tarifés type 2, articles non tarifés)

La codification sera automatique pour tous les articles.

- n° 1 à 2 999 999 pour les articles tarifés de type 1 et 2

- 3 000 000 à 3 999 999 pour articles non tarifés

slide22

Référentiel : Article données de base

Il est possible pour l’utilisateur de paramétrer par défaut la branche à travers Menu  Option  Branche :

Sélectionner la branche « CNRS » puis valider. Cette fonction évite à l’utilisateur de saisir la branche.En cochant la case, la zone « Branche » sera occultée lors de la création d’un article

r f rentiel article donn es de base cr ation article
Référentiel : Article données de base - « Création article »

Sélectionner les vues ci-dessus à l’aide de la souris (excepté « Commerce extér. : exportations)

r f rentiel article donn es de base cr ation article2
Données de base 1 :

Désignation de l’article

Unité de qté base (Choisir unité de mesure UNI par

défaut si elle n’est pas clairement définie)

Référentiel : Article données de base - « Création article »
r f rentiel article donn es de base cr ation article4
ADV : org. comm. 1 :

Classification fisc., Code permettant de déterminer lors de la gestion des documents commerciaux, la TVA collectée pour l’article.

Référentiel : Article données de base - « Création article »
r f rentiel article donn es de base cr ation article5
ADV : org. comm. 2 :

Groupe d’articles, regroupement d’articles par nature, pour effectuer des statistiques de vente.

Groupe imputation art., regroupement d’articles dont l’imputation comptable est similaire (définit les comptes de produits)

Groupe types de poste (Cas particulier : uniquement pour les articles loyers, sélectionner ZLOY)

Référentiel : Article données de base - « Création article »
r f rentiel article donn es de base cr ation article7
Texte ADV : permet d’introduire éventuellement des remarques notamment des indications pour l’utilisation de cet articleRéférentiel : Article données de base - « Création article »
slide33

Référentiel : Prix/remise/majoration

Mandant

Données de base

PRIX

  • Organisation commerciale
  • Canal de distribution
  • Article
  • Montant
  • Début et fin de validité

Administration des

ventes

Client/article avec statut de validation

  • Client

Type liste de prix/devise/article avec statut de validation

  • Liste de prix
  • Devise document

Division

Article avec statut de validation

Il faut systématiquement créer une condition de prix unitaire pour la combinaison de clé «Division/Article » qui

représente le prix de base qui va être appliqué, puis appliquer, si nécessaire, des tarifs pour les séquences d’accès plus fines.

slide34

Référentiel : Prix/remise/majoration

  • 1. Introduire un type de condition, en l’occurrence ZPR0 pour définir les prix.
  • 2. Lors de la création ou de l’affichage, l’utilisateur devra sélectionner une combinaison de clés :
  • Client/article avec statut de validation, permet de définir un prix pour un labo, un article et un client donnés
  • Type liste de prix/devise/article avec statut validation, permet de définir un prix pour un labo, un article et un groupe de client donnés
  • Article avec statut de validation, permet de définir un prix pour un labo, un article donnés (pour tous les clients)
slide35

Référentiel : Prix - Client/Division/Article

1. Définir les critères suivants :

 Client

 Division

 Article

 Montant

 Unité « EUR »

 Début de validité

 Fin de validité

2. Valider à l’aide du bouton <Sauvegarder>, apparaît alors le message

slide36

Référentiel : Prix – Division/Grpe clts/Article

1. Définir les critères suivants :

 Division

 Groupe de clients

 Article

 Montant

 Unité « EUR »

 Début de validité

 Fin de validité

2. Valider à l’aide du bouton <Sauvegarder>, apparaît alors le message

slide37

Référentiel : Prix – Division/Article

1. Définir les critères suivants :

 Division

 Article

 Montant

 Unité

 Début de validité

Fin de validité

2. Valider à l’aide du bouton <Sauvegarder>, apparaît alors le message

slide38

Référentiel : Prix – Division/Article

  • En sélectionnant la ligne, l’utilisateur aura la possibilité de saisir des textes de la condition tarifaire dans les zones suivantes :
  • Décision tarifaire : N° de décision tarifaire
  • Commentaires : La date, la qualité et le nom du signataire
slide39

Référentiel : Prix - Remise

D’autres conditions sont notamment gérées automatiquement :

slide40

Référentiel : Prix - Remise

D’autres conditions sont notamment gérées automatiquement :

  • Remise en % (ZK01), permet de traduire en pourcentage une remise qui peut être définie pour un article quel que soit le service vendu.
  • Remise en montant (ZK02), permet de traduire une remise en montant
slide41

Référentiel : Prix - Majoration

D’autres conditions sont notamment gérées automatiquement :

  • Majoration en % (ZK03), permet de traduire en pourcentage une majoration qui peut être définie pour un article quel que soit le service vendu (Ex : des frais de ports par exemple)
  • Remise en montant (ZK04), permet de traduire en montant une majoration
annexes
Annexes

Annexes

Exercices 1

exercices tp 1 cr ation d un article tarif de type 1
ExercicesTP 1 : Création d’un article tarifé de type 1
  • Créer un article à l’aide de la transaction « Créer article »

Chemin : Référentiels / Référentiel recettes / Gestion du référentiel des articles

a. Ne renseignez pas le numéro de l’article

b. Sélectionnez la branche « CNRS »

c. Sélectionnez le type «  articles tarifés type 1 »

d. Validez en tapant entrée, puis sélectionnez les vues à renseigner, puis validez via le bouton vert

    • Utilisez l’organisation commerciale et la division qui vous ont été affectées en début de séance en fonction de votre numéro de stagiaire. Le canal de distribution est 01

2. Renseignez l’article en utilisant les aides à la recherche

a. Intitulé de l’article (Stage CNRS)

b. Unité cohérente avec l’article (UNI par défaut)

c. Classification fiscale « 2 »

d. Groupe d’article « 06 » et Groupe d’imputation « 06 »

e. Sauvegardez votre article et notez le numéro qui lui a été affecté

f. Modifiez éventuellement les caractéristiques de votre article via MM02

exercices tp 1 cr ation d un article tarif de type 11
ExercicesTP 1 : Création d’un article tarifé de type 1

3. Tarifez l’article – « Créer condition »Chemin : Référentiels / Référentiel recettes / Gestion référentiel des conditions de prix

a. Sélectionnez via l’aide à la recherche la condition ZPR0, puis validez

b. Sélectionnez la combinaison de clés Client/Division/Article

4. Complétez les données de tarification

a. Prenez le client = 3000385

b. renseignez le numéro d’article précédemment créé

c. affectez un montant à l’article et l’unité « EUR » pour euro (275 euros par exemple)

d. Sauvegardez votre article

e. Vous avez la possibilité de modifier la tarification via la transaction « Modifier condition »

f. Affichez votre article via MM03

slide46

Mise à jour

du référentiel

- Recettes récurrentes

et ponctuelles

- Recettes sur contrats

et subventions

Facturation

client

Modification après

prise en charge

Édition

de factures

Flux des recettes

processus recettes3
Processus Recettes

Recettes récurrentes et ponctuelles : la commande client

slide48

Recettes récurrentes et ponctuelles – Création des commandes clients

  • 1. Introduire les données suivantes :
  • Type commande client (ZCS commande client)
  • Organis. commerciale
  • Canal de distribution
  • Secteur d’activité
  • 2. Valider à l’aide du bouton <Vente>
slide49

Recette récurrentes et ponctuelles – Création des commandes clients

  • Saisir dans l’écran de synthèse, les
  • données suivantes :
  • Donneur d’ordre (client)
  • Article
  • Motif commande « Recettes ponctuelles et récurrentes »
  • Quantité d’ordre

slide50

Recettes récurrentes et ponctuelles – Création des commandes clients

  • Saisir dans l’écran de synthèse,les données
  • suivantes :
  • 5. Division
  • 6. Élément d’OTP « 9ADO<division>»
  • 7. N° commande d’achat, N° de commande chez le client
  • Date de la commande, date de commande du client

slide51

Recettes récurrentes et ponctuelles – Détermination du prix

La détermination du prix s’effectue automatiquement pour un article tarifé :

On la retrouve sousMenu  Saut  Poste  Conditions

  • Pour un article tarifé, la condition ZPR0 (Prix unitaire tarifé) s’appliquera automatiquement après avoir renseigné la

référence du client, l’article et la division. Le prix unitaire remontera donc automatiquement et déterminera le montant

de la commande en fonction des quantités saisies :

Dans le cas où les données tarifaires ne s’afficheraient pas, il est possible de les mettre à jour à l’aide

du bouton

Sélectionner ensuite

L’ensemble de ces données permet de constituer un document complet

Sauvegarder à l’aide du bouton .

slide52

Recettes récurrentes et ponctuelles – Détermination du prix

  • Pour un article non tarifé, c’est la condition ZPR1 (Prix unitaire non tarifé) qui s’appliquera et qui devra être saisie par le gestionnaire. Il renseignera ensuite le montant dans la zone « Montant » à travers le chemin suivant :

Menu  Saut  Poste  Conditions

slide53

Recettes récurrentes et ponctuelles – Création des commandes clients

2. Il suffit ensuite à l’utilisateur de marquer les zones et de les compléter à l’aide du bouton

1. L’utilisateur a la possibilité d’exécuter un protocole « document incomplet » permettant de déterminer les zones obligatoires qui n’ont pas été renseignées.

slide54

Recettes récurrentes et ponctuelles – Saisie de texte

Il est possible de saisir du texte pour commenter les données saisies. Le contenu de ce texte est un

outil de suivi pour le gestionnaire recopié sur les autres documents du flux de la recette. Ce texte n’est pas imprimé

sur la facture client.

slide55

Recettes récurrentes et ponctuelles – Création de commande par référence

Une commande client peut être créée par référence à une autre :

Dans l’onglet « CdeCli » renseigner le numéro de commande client référence et modifier ensuite les données de votre commande.

L’organisation commerciale doit être similaire entre la commande de référence et celle créée.

annexes1
Annexes

Annexes

Exercices 2

exercices tp 2 cr ation d une commande client partir d un article tarif de type 1
ExercicesTP 2 : Création d’une commande client à partir d’un article tarifé de type 1
  • Création de la commande client – VA01

Chemin : Recettes / Commande client / Créer commande client

a. Sélectionnez le type de commande ZCS

b. Sélectionnez l’organisation commerciale qui correspond à votre numéro de stagiaire, le canal de distribution 01 et le secteur d’activité 01, puis validez

    • Complétez l’écran de synthèse de la commande en utilisant le donneur d’ordre (client) 3000385 et le numéro d’article que vous avez créé en TP n°1.

L’article étant tarifé, il est inutile de renseigner le montant.

d. Utilisez la division et l’élément d’OTP correspondant à votre numéro de stagiaire.

    • Utilisez le protocole de document incomplet pour compléter votre commande, sauvegardez et notez le numéro de la commande client généré par le système
slide58
ExercicesTP 3 : Affectation d’une condition de prix sur un article donné et création d’une commande client associée à cet article.
  • Affectation d’une condition de prix pour un article

Chemin : Référentiels / Référentiel recettes / Gestion référentiel des conditions de prix

    • Sélectionnez ZK01 en condition de prix (remise en %), validez.
    • Utilisez le client 3000385, votre division correspondant à votre numéro de stagiaire et utilisez le numéro de l’article tarifé de type 1 que vous avez créé

c. Renseignez le pourcentage de remise dans la zone « montant » que vous souhaitez appliquer au montant de la commande client.

d. Sauvegardez

slide59
ExercicesTP 3 : Affectation d’une condition de prix sur un article donné et création d’une commande client associée à cet article.

2. Création d’une commande client associée à cet article

Chemin : Recettes / Commande client / Créer commande client

  • Utilisez la même méthode pratiquée en TP 2, en reprenant les mêmes caractéristiques.
  • Utilisez le client 3000385, votre division correspondant à votre numéro de stagiaire et utilisez le numéro de l’article tarifé de type 1 que vous avez créé.
  • Remarquez la valeur calculée et constatez la remise appliquée.

e. Sauvegardez et notez le numéro de commande fournie

slide60
ExercicesTP 4 : Affectation d’une condition de prix sur un article donné et création d’une commande client associée à cet article.
  • Même exercice avec un article non tariféChemin : Recettes / Commande client / Créer commande client
    • Pour cet exercice, créer une commande en utilisant l’article non tarifé 3000050, l’organisation commerciale 0013, la division 0652 et l’EOTP 9ado0652Client : 3000385
    • Que constatez vous dans les conditions de prix ?
processus recettes4
Processus Recettes

Recettes récurrentes et ponctuelles : le flux loyer

slide62

Recettes récurrentes et ponctuelles – Traitement du flux loyer

  • 1. Introduire les données suivantes :
  • Type de contrat (ZWV1)
  • Organis. commerciale
  • Canal de distribution
  • Secteur d’activité
  • 2. Valider à l’aide du bouton <Vente>
slide63

Recettes récurrentes et ponctuelles – Traitement du flux loyer

  • Définir dans l’écran de synthèse,
  • les données suivantes :
    • Donneur d’ordre (client)
    • Article
    • Motif contrat
    • Quantité cible
    • Division
    • Élément d’OTP

L’article « Loyer » définit lors de la création d’un contrat doit obligatoirement être de type non tarifé.

slide64

Recettes récurrentes et ponctuelles – Traitement du flux loyer

Introduire le montant du loyer

Définir dans l’écran des données « Poste » dans l’onglet « Conditions » les données suivantes :

7. Type de condition tarifaire, dans le cas des loyers saisir le type <PPSV> et validez en tapant <Entrée>. Introduire ensuite le montant du loyer qui sera automatiquement géré dans le calendrier de facturation.

slide65

Recettes récurrentes et ponctuelles – Traitement du flux loyer

Définir dans l’écran des données poste dans l’onglet « Données commande » les données suivantes :

8. Introduire le N° de commande et la date de commande.

slide66

Recettes récurrentes et ponctuelles – Traitement du flux loyer

Mode de facturation

Dans l’onglet « Calendrier de facturation » en en-tête :

9. Facturation périodique, le calcul des dates s’effectue de manière automatique à partir des dates « Début de validité » et « Date de fin » et du mode de facturation. Il sera possible de modifier le mode de facturation.

slide67

Recettes récurrentes et ponctuelles – Traitement du flux loyer

Dans l’onglet « Calendrier de facturation » en données de poste :

9. Suivant le mode de facturation, la valeur des factures sera déterminée automatiquement ainsi que le prorata si besion.

slide68

Recettes récurrentes et ponctuelles – Traitement du flux loyer

Le contrat Loyer entre en statut de document complet et peut ainsi être sauvegarder à l’aide du bouton

annexes2
Annexes

Annexes

Exercices 3

slide70
ExercicesTP 5 : Création de deux articles de type non tarifés loyer et création du contrat de loyer associé.
  • Création de deux articles non tarifés de type loyer

Chemin : Référentiels / Référentiel recettes / Gestion du référentiel des articles

    • Exécutez la transaction « Créer article » , avec branche « CNRS » et Type « non tarifés », validez
    • Sélectionnez les vues
    • Renseignez votre organisation commerciale et votre division, le canal de distribution est 01.
    • Unité cohérente avec la nature de l’article ( UNI par défaut ) ; groupe article : 07

- « Loyer, concession de logement » classe fiscale article 2, groupe imputation article 20

- « Loyers, charges, régularisation de charges » classe fiscale article 2, groupe imputation article 21

    • La zone « groupe types de poste » doit être renseignée par ZLOY
    • Sauvegardez vos articles et notez les numéros.
exercices tp 5 cr ation d un article de type non tarif loyer et cr ation du contrat de loyer associ
ExercicesTP 5 : Création d’un article de type non tarifé loyer et création du contrat de loyer associé.

2. Création du contrat loyer associé a cet articleChemin : Recettes/ Commande client / Contrat client

  • Lancez « Créer un contrat » , sélectionnez la condition ZWV1, l’organisation commerciale qui vous a été affectée, le canal de distribution 01 et le secteur d’activité 01.
  • Renseignez l’écran de synthèse comme suit :
    • Donneur d’ordre = 3000449
    • Motif commande = Recettes ponctuelles ou récurrentes
    • Article = numéros des articles créés précédemment (2 lignes d’articles)
    • Quantité = 1
    • La division et l’EOTP vous correspondant
    • Les dates de début et de fin de contrat sont définies par défaut à un an, il est possible de modifier cette valeur par défaut dans le calendrier de facturation

c. Pour insérer la condition de prix PPSV, sélectionnez la ligne de poste contrat loyer puis

suivez le chemin

Menu > saut > poste > conditions

exercices tp 5 cr ation d un article de type non tarif loyer et cr ation du contrat de loyer associ1
ExercicesTP 5 : Création d’un article de type non tarifé loyer et création du contrat de loyer associé.

3. Création du contrat loyer associé à cet article (suite)

  • Le calendrier de facturation est accessible par le chemin:

Menu > saut > poste > calendrier de facturation

b. Sauvegardez votre contrat

c. La modification d’un contrat loyer peut se faire par la transaction « Modifier un contrat »

d. L’affichage individuel d’un contrat loyer se fait par la transaction «  Afficher contrat »

e. Lancez l’affichage de la liste des contrats via la transaction « Liste des contrats incomplets »

processus recettes5
Processus Recettes

Recettes sur contrats et subventions

cr ation d un contrat suivi individualis en cours d exercice

Processus MEP Budget

Création d’un contrat à suivi individualisé en cours d’exercice

Partenariat

XLAB

Budget – FM

Recettes – SD

Suivi Analytique – PS

Si suivi individualisé

Création du contrat

Origines de crédits à créer dans les bases XLAB

1

2

Création du Programme CB et MAJ du PSB

Création du projet PS (structuration & Jalons)

3

4

Saisie

Pré budget Recettes (V0)

Saisie

Pré budget Dépenses (V0)

Création du contrat SD

(Échéances en regard des jalons)

Si prépa BP

Si prépa BP

OUI

OUI

NON

5

Copie

Pré budget Recettes (VBP)

Copie

Pré budget Dépenses (VBP)

Récupération du Pré budget Dépenses et Recettes (VBP)

6

Copie Pré-budget Dépenses (VXLA)

7

Si justification par

ND

V0 : version d’exécution / VBP : version de budget primitif / VXLA : Version XLAB

ND : Nature de Dépenses

F47 : Flux de descente des crédits vers XLAB (pour les contrats et les OIP : contrôle entre le montant mis en place et la somme des pré budgets de dépenses des EOTP du contrat ou de l’OIP)

MEP Budget : Mise En Place du budget

OUI

7’

Saisie Budget / ND + Contrôle de dispo PS

8

Transfert des AE vers XLAB

Réception des crédits

F47

Chronologie des actions

7

8’

Lancement du Contrat

slide75

Recettes sur contrats et subventions – Création des contrats

  • 1. Introduire les données suivantes :
  • Type de contrat (ZWV2)
  • Organis. commerciale
  • Canal de distribution
  • Secteur d’activité
  • 2. Valider à l’aide du bouton <Vente>
slide76

Recettes sur contrats et subventions – Création des contrats

  • Saisir dans l’écran de synthèse, les
  • données suivantes :
  • Donneur d’ordre (client)
  • Article : article non tarifé systématiquement
  • Motif commande : type de contrat
  • Quantité cible : toujours 1
  • Division

L’utilisateur peut saisir dans la zone « Désignation » une désignation du contrat qui doit contenir un libellé court

slide77

Recettes sur contrats et subventions – Création des contrats

Définir dans l’écran des données d’en-tête dans l’onglet « Données commandes »

les données suivantes :

6. N° contrat partenariat

slide78

Recettes sur contrats et subventions – Création des contrats

Définir dans l’écran des données d’en-tête dans l’onglet « Données du contrat » les données suivantes :

7. Début du contrat et Expiration du contrat constituent la période de validité du contrat

8. Dernière date de signature

slide79

Recettes sur contrats et subventions – Création des contrats

Définir dans l’écran des données poste dans l’onglet « Imputation » les données suivantes :

9. Élément d’OTP

slide80

Recettes sur contrats et subventions – Création des contrats

Définir dans l’écran des données poste dans l’onglet « Conditions » les données suivantes :

10. Type de condition tarifaire, saisir le type <ZPR1> puis introduire le prix et valider en tapant <Entrée>

slide81

Recettes sur contrats et subventions – Création des contrats

  • Le calendrier de facturation se gère à travers les données de poste dans l’onglet « Calendrier de facturation » :
  • Valider l’élément d’OTP
  • Valider les échéances de facturation

A partir de cette fenêtre, le gestionnaire va sélectionner les jalons (échéances) qu’il souhaite traiter.

Il suffit de sélectionner à l’aide de la souris, la ligne à traiter.

Possibilité de sélectionner toutes les lignes à l’aide de

On valide la sélection à l’aide du bouton

slide82

Recettes sur contrats et subventions – Création des contrats

Contrôle de cohérence entre la valeur nette du contrat et les valeurs factures

  • Deux cas de figures :
  • Si le contrat est suivi, les jalons sont automatiquement rapatriés à partir de l’élément d’OTP saisi. L’utilisateur doit constater que les échéances sont bloquées avec le code « Z7 ». Par la suite, ces échéances seront débloquées depuis un autre outil en apposant une date réelle.L’utilisateur ici ne modifie pas la structure du calendrier de facturation mais renseigne simplement les valeurs nettes de chaque échéance « Val. Facture ».
  • Si le contrat n’est pas suivi, alors on doit fermer la fenêtre de rapatriement et construire le calendrier de facturation de toute pièce.
slide83

Recettes sur contrats et subventions – Création des contrats

Définir dans l’écran des données poste dans l’onglet « Données commande » les données suivantes :

11. N° commande d’achat, correspondant au N° de contrat chez le client et qui apparaît sur la facture client papier

slide84

Recettes sur contrats et subventions – Création des contrats

Le contrat entre en statut de document complet et peut ainsi être sauvegardé à l’aide du bouton.

slide85

Recettes sur contrats et subventions – Création des contrats

2. Il suffit ensuite à l’utilisateur de marquer les zones et de les compléter à l’aide du bouton

1. L’utilisateur a la possibilité d’exécuter un protocole « document incomplet » permettant de déterminer les zones obligatoires qui n’ont pas été renseignées.

slide86

Recettes sur contrats et subventions – Saisie de texte

Il est éventuellement possible de saisir en en-tête du texte pour commenter les données saisies :

Menu  Saut  En-tête  Textes

slide87

Recettes sur contrats et subventions – Code blocage facture

Le code blocage facture peut être apposé en en-tête du document et au niveau des postes sur l’onglet Facture

(valable pour toutes les recettes) :

  • En en-tête
  • Au niveau du poste

slide88

Recettes sur contrats et subventions – Code blocage facture

Le code blocage facture est notamment appliqué dans le calendrier de facturation pour pouvoir bloquer les

échéances PS :

Pour les contrats justifiés, le blocage est effectif une fois qu’il est défini

dans le calendrier de facturation. C’est le pilotage du jalon qui lève le blocage (on va venir apposer la date réelle dans le module CO-PS).

Pour les contrats non justifiés (donc sans jalons), c’est l’utilisateur qui va lever le

blocage

slide89

Recettes sur contrats et subventions – Motif de refus au niveau des postes

L’apposition d’un motif de refus permet de liquider le document de vente (contrat ou commande client). Tout document de vente ou poste de document de vente ayant un motif de refus ne pourra être recopié dans une facture et apparaît dans les statistiques de vente comme terminé.

Sélectionner un motif de refus par poste.

slide90

Mise à jour

du référentiel

- Recettes récurrentes

et ponctuelles

- Recettes sur contrats

et subventions

Facturation

client

Modification après

prise en charge

Édition

de factures

Facturation client

  • Pour créer les factures client, le processus de facturation client – liquidation de recettes
  • reprend les éléments des documents de vente, c'est-à-dire :
  • les commandes pour les recettes ponctuelles et récurrentes
  • les échéances des contrats clients pour les recettes sur conventions ou subventions.
  • Plusieurs moyens sont à la disposition du gestionnaire pour créer les factures :
  • Traiter l’échéancier de facturation
  • Génération des factures par batch
slide91

Facturation client - Traiter l’échéancier de facturation

L’échéancier de facturation permet de lister l’ensemble des commandes et des échéances du plan de

facturation.

La première étape consiste à définir des critères de sélection.

Le système affiche ensuite une liste de postes de commandes correspondant aux critères de

sélection ou bien les échéances du plan de facturation d’un contrat.

slide92

Renseigner les différents critères de sélection

Sélectionner le type de document

Facturation client - Traiter l’échéancier de facturation

Éviter de modifier la date de fin pré remplie par défaut avec la date du jour afin d’éviter de facturer des échéances futures à tort.

slide93

Facturation client - Traiter l’échéancier de facturation

Pour créer les factures, il faut sélectionner la ligne d’échéance à l’aide de la souris et créer une facture individuelle à

travers le chemin Menu  Traiter  Facture individuelle .

L’avantage d’une telle liste est de reprendre aux dates d’échéances toutes les lignes des contrats arrivées à terme

pour être facturées.

slide94

Facturation client - Génération des factures par batch

Si les données gérées dans les documents de vente ont été validées et sécurisées, la création des factures peut

être automatisée par traitement automatique (batch) à partir de l’échéancier de facturation.

Ces traitements peuvent être lancés par organisation commerciale, donc par délégation régionale ou institut.

slide95

Renseigner les différents critères de sélection

Sélectionner le type de document

Définir les données de lancement

Facturation client - Génération des factures par batch

Cette option permet de générer un ordre spool permettant d’afficher les documents traités par le programme

Éviter de modifier la date de fin pré remplie afin d’éviter de facturer des échéances futures à tort.

slide96

Facturation client - Génération des factures par batch

Le système remonte automatiquement le nombre de documents à traiter suivant les critères de sélection.

Il génère un job qui doit ensuite être traité à l’aide de la transaction SMX

En cochant la case « Aff. liste », le système génère un ordre spool dans lequel on retrouve un récapitulatif du traitement.

Récapitulatif des jobs.

slide97

Facturation client - Génération des factures par batch

L’utilisateur retrouve un listing des documents traités et ayant généré des factures que l’on retrouve dans l’affichage

des listes de factures.

slide98

Facturation client – Acompte

  • La demande d’acompte (avance) s’applique uniquement pour les contrats. Les acomptes (avances) sont gérés
  • initialement dans les structures d’OTP par l’intermédiaire de jalons pour les contrats justifiés et manuellement dans le
  • calendrier de facturation pour les contrats non justifiés.
  • Lors de la création d’un contrat, dans le calendrier de facturation, l’utilisateur définira les modalités de l’acompte :
  • Il sélectionnera la règle de facturation (4 ou 5)
  • Il définira ensuite le type de facture (ZFAZ)

Il procédera ensuite à la création de la « demande d’acompte » par le traitement de l’échéancier de factures :

Cocher dans les documents à sélectionner « Lié(e) à une commande client » et exécuter

slide99

Facturation client – Acompte

Apparaissent les échéances à traiter pour le document en question :

Pour traiter le poste, sélectionner la ligne à l’aide de la souris et créer une facture individuelle à travers le chemin : Menu  Traiter  Facture individuelle

.

La demande d’acompte est automatiquement gérée. Il suffit à l’utilisateur de sauvegarder

annexes3
Annexes

Annexes

Exercices 4

exercices tp 6 cr ation de la facture pour la commande client du tp2
ExercicesTP 6 : Création de la facture pour la commande client du TP2

1. Création de la facture à partir de l’échéancier de facturation

Chemin : Recettes / Facturation client / Facture client / Traiter échéancier de factures

  • Renseignez le numéro de commande du TP2 dans la zone « Document commercial »
  • Cocher la case « Lié(e) à une commande » puis cliquez sur « Afficher échéancier factures »
  • Procédez à la facturation par le chemin : Menu > Traiter > Facture individuelle
  • Le système affiche la facture qui doit être sauvegardée.
exercices tp 7 cr ation d une commande client et cr ation de la facture par jobs batch
ExercicesTP 7 : Création d’une commande client et création de la facture par jobs batch
  • Reprenez la référence de la commande créée dans le TP4
  • Exécutez la transaction « Facturation en batch »Chemin : Recettes / Facturation client / Facture client batch / Facturation en batch
  • - Renseigner le numéro dans la zone « Document commercial »- Documents à sélectionner : « Cdes clt »Complétez les critères de sélection et procédez à un lancement immédiat du batch à la date du jour.
  • Exécutez
  • Consultez la transaction « Affichage jobs utilisateur » pour constater l’exécution du programme.Chemin : Environnement utilisateur / Affichage jobs utilisateur
  • Consultez la transaction « Affichage d’ordres spool » afin d’afficher la liste des documents traités par jobs batch.

Chemin : Environnement utilisateur / Affichage d’ordres spool

slide103

ExercicesTP 8 : Création d’un article de type non tarifé « contrat », création d’un contrat non suivi associé et facturation de ce contrat via l’échéancier de facturation

  • Création d’un article non tarifé de type contratChemin : Référentiels / Référentiel recettes / Gestion du référentiel des articles
    • Branche « CNRS » et Type d’article « Articles non tarifés » puis validez
    • Sélectionnez toutes les vues (excepté « Commerce Ext »)
    • Renseignez votre organisation commerciale et votre division, le canal de distribution est 01.
    • Unité cohérente avec la nature du contrat ( ex : UNI pour contrat à l’unité )
    • Sélectionnez la classification fiscale « 2 », un groupe d’articles « 01 » et le groupe d’imputation 11 « contrats recherche »
    • Sauvegardez votre article et notez son numéro.
slide104

ExercicesTP 8 : Création d’un article de type non tarifé « contrat », création d’un contrat non suivi associé et facturation de ce contrat via l’échéancier de facturation

2. Création du contrat associé à cet articleChemin : Recettes / Commande client / Contrat client / Créer un contrat

  • Créer un contrat (type de contrat ZWV2, votre organisation commerciale, canal de

distribution et secteur d’activité 01) puis validez

b. Renseignez l’écran de synthèse comme suit :

    • Donneur d’ordre 3000348
    • Article = numéro de l’article créé précédemment
    • Motif commande : spécifier un type de contrat
    • Quantité = 1 pour un contrat
    • La division et l’EOTP vous correspondant
    • Utilisez le protocole de document incomplet pour traiter des données restantes à renseigner

c. Renseignez la condition ZPR1 dans les conditions de prix pour définir le montant global du contrat

slide105

ExercicesTP 8 : Création d’un article de type non tarifé « contrat », création d’un contrat non suivi associé et facturation de ce contrat via l’échéancier de facturation

2. Création du contrat associé à cet article (suite)

  • Complétez manuellement le calendrier de facturation ( Ex : Saisir 3 échéances )

1ère échéance : Date = ? Type de délai = Z4 (acompte) Valeur de la facture = ?

2ème échéance :

Date = ? Type de délai = Z2 (Facturation partielle) Valeur de la facture = ?

3ème échéance :

Date = ? Type de délai = Z2 (Facturation partielle) Valeur de la facture = ?

e. Une fois le document complet, sauvegardez le et notez le numéro du contrat

f. Exécutez la transaction VA42 pour modifier votre contrat.

g. Apposez un code blocage sur les échéances depuis le calendrier de facturation dans la colonne « Bloc »

slide106

ExercicesTP 8 : Création d’un article de type non tarifé « contrat », création d’un contrat non suivi associé et facturation de ce contrat via l’échéancier de facturation

3. Création d’une facture via l’échéancier de facturationChemin : Recettes / Facturation client / Facture client / Traiter échéancier de factures

  • Exécutez la transaction « Traiter échéancier de facturation » pour afficher l’échéancier de facturation
  • Faites les sélections vous concernant, puis cliquez sur afficher échéancier facture
  • Sélectionnez la ligne d’échéance et créez une facture individuelle via le chemin Menu  Traiter  Facture individuelle .
  • Le système refuse de créer la facture en raison du blocage précédant. Vous avez la possibilité de voir le message d’erreur correspondant via le chemin : Menu > traiter > journal
  • Pour créer une des factures du contrat il faut enlever le blocage facture via la modification du contrat
  • Réaffichez le calendrier de facturation et modifiez le de façon à débloquer les factures
  • Créez votre facture Cf. (points a, b et c)
slide107

ExercicesTP 8 : Création d’un article de type non tarifé « contrat », création d’un contrat non suivi associé et facturation de ce contrat via l’échéancier de facturation

  • Affichage des factures et flux d’un document
    • Exécutez l’état d’affichage des factures « Liste des factures » – (Payeur 3000348)

b. Double cliquez sur la facture voulue

c. Affichez le flux du document via le bouton du menu « afficher flux de documents »

exercices tp 9 cr ation d une demande d acompte partir d un contrat suivi
ExercicesTP 9 : Création d’une demande d’acompte à partir d’un contrat suivi

1. Création de la demande d’acompte à partir d’un contrat justifié.

  • Créez un contrat de type ZWV2, Organisation commerciale 0014, canal distribution 01, secteur d’activité 01
  • Utilisez l’article 3000050, donneur d’ordre 3000385, la division 0014, EOTP 2000112
  • Renseignez la condition de prix ZPR1
  • Cliquez sur l’onglet « calendrier de facturation », le système remonte automatiquement l’élément d’OTP qui rapatrie les jalons « avance financière » et « facture finale » définies dans le système
  • Définissez le montant de l’avance, puis renseignez le montant net du contrat pour la facture finale.
  • Une fois votre contrat complet, sauvegardez votre document, notez le numéro.
  • Exécutez l’échéancier de facturation et affichez les factures associées en renseignant le numéro de document commercial créé précédemment.
  • La facturation ne peut se faire que s’il y a déblocage dans le calendrier, pour cela il faut renseigner la date réelle dans les jalons (correspondant aux échéances), le formateur réalise ce déblocage pour les stagiaires.Utiliser l’outil Project Builder et ouvrez l’élément d’OTP 200011

Chemin : Comptabilité analytique/Gestion env. analytique/OTPs opérationnel/Définition de projet/Project Builder

  • Créez votre demande d’acompte en facturant la ligne ayant le type de facture ZFAZ
slide109

Recettes récurrentes et ponctuelles

Recettes sur contrats et subventions

Clients

Prix

Groupes de compte client :

Clients France public et Société

Clients France Indépendants

Clients UE public et sociétés

Clients étrangers et autres UE

Clients provenant de SIRH

Clients de provenant pas de SIRH

Clients occasionnels CPD

Conditions de prix :

Prix unitaire

Remise en %

Remise en montant

Majoration en %

Majoration en montant

Articles

Types article :

Article tarifé Type 1

Article tarifé Type 2

Article non tarifé

Référentiels

Documents de vente

ZL2

Demande

d’annulation

avoir client

ZWV2

Contrat &

Subvention

ZWV1

Loyer

ZCS

Commande

client

ZG2

Demande

d’avoir

ZF2A

Facture

Client

ZG2A

Avoir

client

ZL2A

Annulation

avoir client

ZF2C

Fact Contrat

& Subv

ZFAZ

Demande

d’acompte

ZF2B

Facture

Loyer

ZFAS

Annul. demande

acompte

Documents de facturation

slide110

Mise à jour

du référentiel

- Recettes récurrentes

et ponctuelles

- Recettes sur contrats

et subventions

Facturation

client

Modification après

prise en charge

Édition

de factures

Modification après prise en charge – Avoir sur facture

slide111

Modification après prise en charge – Avoir sur facture

Les avoirs font nécessairement référence à une facture client existante. Un nouveau document commercial de type

« demande d’avoir » est créé en référence à la facture d’origine.

Renseigner le numéro de facture et validez à l’aide du

bouton

slide112

Modification après prise en charge – Avoir sur facture

Cette « demande d’avoir » est une commande client SAP et suit donc les règles du processus « commandes » en

tenant compte des éléments recopiés puis éventuellement modifiés. Il est possible de modifier les quantités et les

montants, certaines données ne sont pas recopiées.

Sauvegarder avec le bouton

slide113

Modification après prise en charge – Avoir sur facture

Une fois la « Demande d’avoir » validée, l’utilisateur saisira une facture de type « Avoir client » en référence à la

demande d’avoir.

Valider à l’aide du bouton <Entrée>.

slide114

Modification après prise en charge – Avoir sur facture

L’avoir est complémentaire à la facture initiale et doit être renvoyé au client. La situation du client est la suivante : facture initiale – avoir = solde à encaisser.

slide115

Modification après prise en charge – Demande d’annulation d’avoir

L’utilisateur a la possibilité d’effectuer une demande d’annulation d’avoir. Un nouveau document commercial de type

« demande d’annulation avoir » est créé en référence à l’avoir créé précédemment.

slide116

Modification après prise en charge – Demande d’annulation d’avoir

Cette « demande d’annulation avoir » est une commande client SAP et suit donc les règles du processus

« commandes » en tenant compte des éléments recopiés. Sauvegarder avec le bouton .

Apparaît dans la barre d’état, le message suivant

annexes4
Annexes

Annexes

Exercices 5

slide118
ExercicesTP 10 : Création d’une demande d’avoir liée à une facture d’un article non tarifé, création de l’avoir et annulation de cet avoir
  • Création d’une commande client sur article non tarifé et facturation de cette commande

a. Reprenez le numéro de l’article non tarifé du TP4

b. Créez une commande client et créez la facture client associée (notez les numéros)

2. Création d’une demande d’avoir associée à cette facture.

a. Exécutez la transaction « créer commande », sélectionnez ZG2 dans le type, votre organisation commerciale, secteur d’activité 01, canal de distribution 01. Renseigner le N° de facture

b. Complétez le montant de l’avoir dans les conditions de prix, puis sauvegardez votre demande d’avoir ( notez le numéro de demande d’avoir affecté par BFC)

c. Créez votre avoir en exécutant la transaction « Créer une facture », utilisez votre numéro de demande d’avoir pour le numéro de document , puis sauvegardez et notez votre numéro d’avoir

  • Quelques informations utiles :
  • Les demandes d’avoirs suivent le processus des commandes
  • La création des avoirs se fait via la transaction de création des factures
  • Vous pouvez aussi créer un avoir sur une quantité
  • On ne peut pas créer un avoir sur le prix d’une facture d’un article tarifé, on peut juste créer un avoir en quantité
slide119

Quelques informations utiles :

  • Les demandes d’annulation d’avoirs se font à travers la transaction de création de commande client VA01
  • Il est toujours possible de savoir à quel stade du processus on se trouve à l’aide du bouton « afficher flux de documents »
ExercicesTP 10 : Création d’une demande d’avoir liée à une facture d’un article non tarifé, création de l’avoir et annulation de cet avoir

3. Annulation de l’avoir précédent

a. Exécutez la transaction VA01

b. Renseignez le type de commande client ZL2 correspondant à la demande d’annulation de l’avoir

c. Utilisez le numéro d’avoir noté précédemment

d. Utilisez le protocole de document incomplet pour compléter votre demande d’annulation d’avoir, puis sauvegardez et notez le numéro de la demande d’annulation d’avoir

4. Visualiser le flux de la commande client initiale via un état

a. Exécutez la transaction d’affichage des factures

b. Double cliquez sur la facture qui vous intéresse

c. Afficher le flux du document

rappel des r gles fonctionnelles
> Rappel des règles fonctionnelles

Tolérances relatives aux encaissements

  • Une seule classe de tolérance est définie pour le CNRS et affectée par défaut à l’ensemble des tiers client (données société – opérations de paiement). Les tolérances définies en montant uniquement sont les suivantes :
    • trop perçu inférieur à 5 €
    • insuffisance de règlement inférieure à 5€
  • Les écarts constatés dans la limite de ces seuils sont proposés comme automatiquement comptabilisés sur deux comptes dédiés définis par paramétrage en fonction du sens de l’écart (46640000 pour les trop perçus et 47280000 pour les insuffisances de règlement). Ces comptes sont soldés mensuellement au niveau de chaque délégation par une écriture manuelle de rapprochement.

Différences de change constatées lors des encaissements client

Les comptes 46711000 et 46712000 sont définis par paramétrage pour l’enregistrement automatique des écarts de change liés aux comptes client : écarts constatés lors des écritures de rapprochement (notamment encaissements) entre le montant en devise interne de la facture d’origine (au taux de chancellerie en vigueur lors de la prise en charge) et celui du relevé bancaire.

saisie de l encaissement par virement cran de base
Saisie de l’encaissement par virement > Écran de base

1. Cas d’une facture non soldé de 62,19 € et encaissement de 64 € soit un trop perçu de 2 €

 Saisissez une date de pièce.

 Saisissez le compte de banque créditeur ainsi que le montant de l’encaissement.

 Saisissez le compte auxiliaire du client. Il est possible d’effectuer une recherche avec l’aide à la recherche.

 Cliquez sur <Traitez PNS> pour rapprocher l’écriture d’encaissement.

saisie de l encaissement par virement rapprochement
Saisie de l’encaissement par virement > Rapprochement

1. Cas d’une facture non soldé de 62,19 € et encaissement de 64 € soit un trop perçu de 2 €

Sélectionnez le montant (EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre d’icône présente dans la zone de travail.

Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler.

saisie de l encaissement par virement simulation et comptabilisation
Saisie de l’encaissement par virement > Simulation et comptabilisation

1. Cas d’une facture non soldé de 62,19 € et encaissement de 64 € soit un trop perçu de 2 €

Le compte 46640000 reçoit au crédit le trop perçu.

Cliquez sur <Comptabiliser> pour comptabiliser la pièce comptable.

saisie de l encaissement par virement rapprochement1
Saisie de l’encaissement par virement > Rapprochement

2. Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 73 € soit une insuffisance de règlement de 1,15 €

Sélectionnez le montant (EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre d’icône présente dans la zone de travail.

Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler.

saisie de l encaissement par virement simulation et comptabilisation1
Saisie de l’encaissement par virement > Simulation et comptabilisation

2. Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 73 € soit une insuffisance de règlement de 1,15 €

Le compte 47280000 reçoit au débit l’insuffisance de règlement de 1,15 €.

Cliquez sur <Comptabiliser> pour comptabiliser la pièce comptable.

rappel de la r gle fonctionnelle
Rappel de la règle fonctionnelle

Motifs d'écarts liés aux encaissements

  • Les écarts relatifs aux encaissements supérieurs aux tolérances définies sont comptabilisés automatiquement sur des comptes collectifs client dédiés via la gestion des motifs d'écarts suivants :
    • 'TP' Trop perçu à reverser avec imputation sur le compte '46640001‘ ;
    • 'FB' Frais de virement avec imputation sur le compte '47212000‘ ;
    • ‘CB’ Commission CB avec imputation sur le compte '47212000‘.
encaissement avec motif d cart traitement des postes non sold s
Encaissement avec motif d’écart> Traitement des postes non soldés

3. Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 80 € soit un trop perçu à reverser de 5,85 €

Sélectionnez le montant (EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre d’icône présente dans la zone de travail.

Saisissez un motif d’écart en saisie direct ou par l’aide à la recherche.

Double-cliquez dans la zone de saisie « Ecritures d’écarts » pour générer le montant relatif à l’écart.

Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler.

encaissement avec motif d cart simulation et comptabilisation de l criture
Encaissement avec motif d’écart> Simulation et comptabilisation de l’écriture

3. Cas d’une facture de 74,15 € et d’un encaissement de 80 € soit un trop perçu à reverser de 5,85 €

Le compte auxiliaire 3000016 sous la compte général 46640001 reçoit au crédit le trop perçu à reverser.

Cliquez sur <Comptabiliser> pour comptabiliser la pièce comptable.

saisie de l encaissement client cas du paiement partiel rapprochement
Saisie de l’encaissement client > Cas du paiement partiel - rapprochement

4. Cas d’une facture de 807,30 € et d’un paiement partiel de 601,59 €.

Saisir la date de pièce (date du jour)

Saisir le compte de banque Saisir le domaine d’activité Saisir le montant du paiementpartiel Saisir le compte client

saisie de l encaissement client cas du paiement partiel rapprochement1
Saisie de l’encaissement client > Cas du paiement partiel - rapprochement

4. Cas d’une facture de 807,30 € et d’un paiement partiel de 601,59 €.

,

Sélectionnez l’ensemble des lignes à l’aide de puis désactiver les postes Sélectionner ensuite, le poste à traiter en se plaçant sur la ligne et activez la avec

Saisissez le solde du montant total de la facture et du montant partiel encaissé.

Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler.

saisie de l encaissement client cas du paiement partiel simulation et comptabilisation
Saisie de l’encaissement client > Cas du paiement partiel – Simulation et comptabilisation

4. Cas d’une facture de 807,30 € et d’un paiement partiel de 601,59 €.

Débit  601,59 (Banque) Débit  205,71 (Client) écart de paiement Crédit  807,30 (Client)

Cliquez sur <Comptabiliser> pour comptabiliser la pièce comptable.

saisie de l encaissement client cas du paiement partiel tats
Saisie de l’encaissement client > Cas du paiement partiel – États

4. Cas d’une facture de 807,30 € et d’un paiement partiel de 601,59 €.

On peut constater que le reliquat de 205,71 € se retrouve dans les postes non soldés jusqu’à son encaissement

Bien que l’encaissement ne soit que partiel, le système procède au rapprochement du poste de la facture d’origine.

On constate cependant sur le poste de facture d’origine que le montant encaissé n’est que partiel.

encaissement d un ch que client f 04 cran initial saisie du premier poste
Encaissement d’un chèque client – F-04> Écran initial – saisie du premier poste

5. Cas de l’encaissement d’un chèque de 601,59 €.

Saisissez une date comptable pour la pièce d’encaissement.

Sélectionnez l’option « Encaissement » dans la zone d’option « Opération à traiter ».

Le premier poste de la pièce est un débit du compte « Chèque bancaire à encaisser » 51120000.

Cliquez sur le bouton <Sélectionner PNS> pour rapprocher l’écriture comptable.

slide135

Encaissement d’un chèque client – F-04 > Saisie du montant et du domaine d’activité avant rapprochement

5. Cas de l’encaissement d’un chèque de 601,59 €.

Le montant du chèque encaissé doit être saisi dans la zone « Montant  ».

Suivre Autre(s) > Traitement postes non soldés pour rapprocher l’écriture d’encaissement.

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Encaissement d’un chèque client – F-04 > Saisie du compte client pour la recherche des postes non soldés

5. Cas de l’encaissement d’un chèque de 601,59 €.

Saisissez le compte client recherché. Il est possible d’utiliser l’aide à la recherche associée.

Cliquez sur <Traiter PNS> pour rechercher les postes non soldés du client.

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Encaissement d’un chèque client – F-04 > Sélection du poste non soldé

5. Cas de l’encaissement d’un chèque de 601,59 €.

Sélectionnez le montant (EUR Brut) de la facture à rapprocher en se servant de la barre d’icône présente dans la zone de travail.

Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler.

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Encaissement d’un chèque client – F-04 > Simulation et comptabilisation

5. Cas de l’encaissement d’un chèque de 601,59 €.

Le compte auxiliaire client 3000007 reçoit l’encaissement au crédit.

Cliquez sur <Comptabiliser> pour comptabiliser la pièce comptable.

traitement des ch ques impay s f 04 rappel de la r gle fonctionnelle
Traitement des chèques impayés – F-04 > Rappel de la règle fonctionnelle
  • Préalablement au constat de l’impayé, une écriture d’encaissement avec rapprochement doit être gérée par l’intermédiaire du compte 51120000 chèque bancaire à encaisser.

Traitement des impayés (chèque)

  • Le constat de l'impayé se situe post solde de la créance client et donne lieu à la comptabilisation suivante via une écriture avec rapprochement :
    • Débit 51170000 Chèques impayés
    • Crédit 51120000 Chèques bancaires à encaisser
  • Relance client : Relance client manuelle (relance hors système SAP)
    • Si le client paie (paiement par virement exigé)
      • Débit 51510000
      • Crédit 51170000 Chèques impayé
    • Si le client ne paie pas
      • Débit 41600000 Créances contentieuses (compte collectif divergent)
      • Crédit 51170000 pour solde
traitement des ch ques impay s criture de transfert
Traitement des chèques impayés > Écriture de transfert
  • Le compte client est saisi au débit de manière à ensuite lui apposer un compte collectif modifié 51170000. Ainsi le système enregistrera une écriture avec un indicateur du client.

Saisissez la date comptable de la pièce comptable relative à l’écriture à gérer.

Sélectionnez la case d’option « Transfert avec rapprochement »

Le premier poste de la pièce est constitué d’un débit sur le compte de tiers auxiliaire.

Cliquez sur le bouton <Sélectionnez PNS> pour accéder à l’écran suivant.

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Traitement des chèques impayés > Modification du compte collectif

Saisissez le montant du chèque impayé.

Saisissez le compte collectif modifié 51170000 à la place du compte collectif que BFC avait choisi par défaut.

 Saisissez le compte 51120000 au crédit de manière à finaliser l’écriture comptable.

Simulez la pièce en suivant le chemin Menu > Pièce > Simuler puis, au choix, comptabilisez ou non.

annexes5
Annexes

Annexes

Exercices 6

exercices tp 11 encaissement clients
ExercicesTP 11 : Encaissement clients
  • Procédez à l’encaissement partiel de la facture correspondant à votre numéro de stagiaire en utilisant la transaction « Comptabiliser encaissement »

Chemin : Recettes / Encaissements / Encaissement client : virement / Comptabiliser encaissement

2. Procédez ensuite à l’encaissement du reliquat à l’aide de la même transactionUtiliser le compte de banque 51510000

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Opérations d’encaissement client TP 11 exercice 2

1/ Effectuez l’encaissement de client ( encaissement complet) qui vous correspond dans le tableau ci-joint.

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Opérations d’encaissement client Exercice n° 8 (2/2) CORRECTION

  • Allez afficher la liste des postes individuels de ce client pour votre domaine d’activité et vérifiez le rapprochement pour le poste sur lequel vous venez d’effectuer l’encaissement.
la relance client sur les postes non sold s
La relance client sur les postes non soldés

Pour aller vérifier le paiement ou non des prestations délivrées à l’un de vos clients, allez afficher la balance de ce client : FD10N – « Affichage Clients »

 Saisissez le numéro BFC du client dont vous souhaitez afficher la balance.

 Saisissez l’exercice comptable pour lequel vous souhaitez afficher la balance.

Cliquez sur « Exécuter ».

la relance client sur les postes non sold s1
La relance client sur les postes non soldés

Vous accédez à la balance du client.

 Vous pouvez accéder aux postes individuels en cliquant sur « Appeler état des postes individuels » après avoir sélectionné l’un des postes.

la relance client sur les postes non sold s2
La relance client sur les postes non soldés

Vous accédez à la liste des postes individuels du client.

Vous pouvez accéder au détail de la pièce

la relance client sur les postes non sold s3
La relance client sur les postes non soldés

Vous pouvez également accéder directement à la liste des postes individuels du client et sélectionner uniquement les postes non soldés : FBL5N – « Liste des postes clients rapprochés »

 Saisissez le numéro BFC du client dont vous souhaitez afficher les postes individuels.

 Sélectionnez « Postes non soldés » pour ne voir s’afficher que les postes non soldés de ce client.

Cliquez sur « Exécuter ».

la relance client sur les postes non sold s4
La relance client sur les postes non soldés

La liste des postes individuels non soldés du client s’affiche

Le symbole indique l'échéance nette pour les postes non soldés au jour de référence :

Le poste est en retard : Au jour de référence, la date d'échéance nette est déjà dépassée. Le paiement a du retard.

Le poste est échu : Au jour de référence, le poste est échu dans les délais.

  Le poste n'est pas échu : La date d'échéance nette est postérieure au jour de référence.

 Sélectionnez le poste pour lequel vous souhaitez afficher la pièce.

Cliquez sur « Afficher la pièce ».

la relance client sur les postes non sold s5
La relance client sur les postes non soldés

La pièce du poste non soldé sélectionné s’affiche

le principe de la relance client
Le principe de la relance client

La procédure de relance indique au système comment il doit exécuter la relance.

Trois procédures de relance sont définies :

L’affectation des procédures de relance sur les

fiches clients est effectuée en fonction du

groupe de client.

Chaque procédure a plusieurs niveaux de

relance (entre 3 et 5) en fonction du nombre de

jours de retard des postes non soldés.

le principe de la relance client1
Le principe de la relance client

La création d’un domaine de relance pour chaque délégation permet ainsi, pour un même

tiers, un lancement du programme de relance distinct et un suivi des dates et niveaux de

relance par délégation.

Pour effectuer cette segmentation les données suivantes doivent être gérées :

  • Au niveau des données tiers (Vue société), les différents domaines de relance et caractéristiques associées (procédure de relance) doivent être identifiés.
  • Le lancement du programme de relance (Transaction F150) s’effectue par domaine de relance ou par sélection du domaine d’activité concerné via l’Onglet « sélections libres ».
la proc dure de relance client
La procédure de relance client

Pour effectuer cette segmentation les données suivantes doivent être gérées :

  • Au niveau des données tiers (Vue société), les différents domaines de relance et caractéristiques associées (procédure de relance) doivent être identifiés.
  • Le lancement du programme de relance (Transaction « Cycle de relance ») s’effectue par domaine de relance ou par sélection du domaine d’activité concerné via l’Onglet « sélections libres ».

 Indiquez la date d’exécution de la relance (date du jour) ainsi qu’un identifiant.

 Renseignez la date de relance qui figure en en-tête de lettre et une date dans la zone « Pièces comptab. Jusq. » qui va prendre en compte les postes comptabilisés jusqu'à ce jour, durant le traitement.

 Saisissez la société.

 Indiquez le compte client concerné, ou une plage de compte client (facultatif).

  • Le bouton « Relance individuelle » permet de lancer une procédure simplifiée de relance d’un client.

la proc dure de relance client1
La procédure de relance client

Pour effectuer cette segmentation les données suivantes doivent être gérées :

  • Au niveau des données tiers (Vue société), les différents domaines de relance et caractéristiques associées (procédure de relance) doivent être identifiés.
  • Le lancement du programme de relance s’effectue par domaine de relance ou par sélection du domaine d’activité concerné via l’Onglet « sélections libres ».

 Renseignez le code de la zone qui vous permet de restreindre la relance (BSID-GSBER pour le domaine d’activité). Renseignez la valeur de cette zone pour laquelle la relance doit être lancée.

 Sauvegardez les paramètres de la relance client.

la proc dure de relance client2
La procédure de relance client

Une fois les paramètres sauvegardés, il faut planifier la relance.

 Cochez la case « Lancement immédiat »

Appuyez sur la touche « Entrée » pour actualiser l’affichage du statut qui indiquera alors que la sélection est terminée.

la proc dure de relance client3
La procédure de relance client

Il est possible d’accéder à la liste des relances une fois celle-ci planifiée.

 Cliquez sur « Liste relances » sous le bouton « Autre(s) » de manière à visualiser les relances.

Le cadre orange fait office de légende de la zone d’affichage des propositions.

la proc dure de relance client4
La procédure de relance client
  • Il est possible de choisir « LOCL » pour l’unité de sortie de manière à lancer une impression physique d’essai. Cliquez ensuite sur « Imprimer ».

Une impression d’essai est réalisable, en visualisation ou impression physique.

la proc dure de relance client5
La procédure de relance client

BFC enregistre la relance comme effectuée une fois l’impression exécutée.

la proc dure de relance client6
La procédure de relance client

Après impression, il est possible de consulter l’historique de la relance.

 Choisir le type de compte « D » et la société « Z900 »

les contr les de la relance client
Les contrôles de la relance client

Les données du client (Données société) contiennent un enregistrement de la relance effectuée.

les contr les de la relance client1
Les contrôles de la relance client

L’état des postes non soldés permet de visualiser si une relance a bien été effectuée ou non.

  • Une modification de la mise en forme est nécessaire pour voir apparaître les valeurs concernant la relance.
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Stage1 : domaine d’activité 0007

  • Stage2 : domaine d’activité 0014
  • Stage3 : domaine d’activité 0012
  • Stage4 : domaine d’activité 0019
  • Stage5 : domaine d’activité 0005
  • Stage6 : domaine d’activité 0011
  • Stage7 : domaine d’activité 0013
  • Stage8 : domaine d’activité 0003
  • Stage9 : domaine d’activité 0017
  • Stage10 : domaine d’activité 0008
  • Stage11 : domaine d’activité 0011
  • Stage12 : domaine d’activité 0010

Relance clientExercice (1/3)

1/ Allez afficher les postes non soldés du client 3000385 dans le domaine d’activité qui vous est propre.

2/ Lancez la procédure de relance pour ce client dans vos domaines de relance propres (codification DR calquée sur celle du domaine d’activité).

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Relance clientExercice (2/3) CORRECTION

Vous devez vérifier qu’une procédure de relance est bien définie pour ce client : ici c’est bien le cas, c’est la procédure Z001

Cliquez sur « Domaines relan. » pour vérifier que la procédure de relance est bien activée pour tous les domaines de relance soit au niveau de chaque domaine d’activité.

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Donneur d’ordre (client)

unique : 3000385

  • Stagiaire 1 : domaine de relance 0007
  • Stagiaire 2 : domaine de relance 0014
  • Stagiaire 3 : domaine de relance 0012
  • Stagiaire 4 : domaine de relance 0019
  • Stagiaire 5 : domaine de relance 0005
  • Stagiaire 6 : domaine de relance 0011
  • Stagiaire 7 : domaine de relance 0013
  • Stagiaire 8 : domaine de relance 0003
  • Stagiaire 9 : domaine de relance 0017
  • Stagiaire 10 : domaine de relance 0008
  • Stagiaire 11 : domaine de relance 0011
  • Stagiaire 12 : domaine de relance 0010

Relance clientExercice (3/3) CORRECTION

  • Allez afficher les données client correspondant aux relances dans la fiche du client (Données Société => Onglet Correspondance). Assurez vous que la relance ait bien été effectuée.
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Les états

Dans le cadre des recettes, différents états peuvent être utilisés :

  • Liste des commandes
  • Liste des factures
  • Liste des contrats
  • Analyse Client
  • Analyse article
  • Analyse organisation commerciale
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Les états – Liste des commandes

L’utilisateur aura la possibilité de visualiser un ensemble de commandes clients à travers différents critères de sélection :

Soit on renseigne l’article, soit on renseigne le client : l’un des deux est obligatoire.

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Les états – Liste des commandes

Suivant les critères de sélection apparaît une liste de commandes client :

En procédant à un double-clique sur une ligne, l’utilisateur verra afficher la commande.

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Les états – Liste des Factures

L’utilisateur aura la possibilité de visualiser un ensemble de factures client à travers différents critères de sélection :

Soit on renseigne l’article, soit on renseigne le payeur : l’une des données est obligatoire.

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Les états – Liste des Factures

Suivant les critères de sélection apparaît une liste de factures client :

En procédant à un double-clique sur une ligne, l’utilisateur verra afficher la facture.

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Les états – Liste des Contrats

L’utilisateur aura la possibilité de visualiser un ensemble de contrats à travers différents critères de sélection :

Soit on renseigne l’article, soit on renseigne le client : l’une des données est obligatoire.

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Les états – Liste des Contrats

Suivant les critères de sélection apparaît une liste de contrats :

En procédant à un double-clique sur une ligne, l’utilisateur verra afficher le contrat.

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Les états – Analyse Client

L’utilisateur aura la possibilité d’effectuer une analyse globale dans un premier temps, puis plus détaillée dans un second, des flux propres à un ou plusieurs client(s) :

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Les états – Analyse Client

Il est possible d’effectuer une analyse plus détaillée en double cliquant sur une des lignes :

En procédant à un double-clique sur une ligne, l’utilisateur verra afficher une liste ratios qu’il pourra analyser.

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Les états – Analyse Article

L’utilisateur aura la possibilité d’effectuer une analyse globale dans un premier temps, puis plus détaillée dans un second, des flux propres à un ou plusieurs article(s) :

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Les états – Analyse Article

Il est possible d’effectuer une analyse plus détaillée en double cliquant sur une des lignes :

En procédant à un double-clique sur une ligne, l’utilisateur verra afficher une liste ratios qu’il pourra analyser.

slide181

Les états – Analyse Organisation commerciale

L’utilisateur aura la possibilité d’effectuer une analyse globale dans un premier temps, puis plus détaillée dans un second, des flux propres à une ou plusieurs organisation(s) commerciale(s) :

slide182

Les états – Analyse Organisation commerciale

Il est possible d’effectuer une analyse plus détaillée en double cliquant sur une des lignes :

En procédant à un double-clique sur une ligne, l’utilisateur verra afficher une liste ratios qu’il pourra analyser.

conclusion et cl ture
Conclusion et clôture

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Conclusionet clôture

conclusion et cl ture en quelques mots
Conclusion et clôtureEn quelques mots
  • Des questions ?
  • Pensez à remplir votre fiche d’évaluation
  • La prochaine étape…
    • Les réponses que vous attendez
    • BFC opérationnel à partir de janvier 2007…
conclusion et cl ture avant de se quitter
Conclusion et clôtureAvant de se quitter
  • Merci de me rendre la feuille de présence signée

Au revoir

et à bientôt !