CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Budget nouveaux entrants V5.2 Date : 10/03/08

1. CNRS – Projet BFC EtablissementSupport de formationBudget nouveaux entrantsV5.2Date : 10/03/08

2. Introduction 1

3. Introduction Objectifs de cette formation • Naviguer dans le portail BFC • Expliquer les composants d’une adresse budgétaire • Décrire le processus budgétaire • Saisir une pièce budgétaire • Mettre en œuvre du budget du stade VOTE jusqu’à une unité • Utiliser les états de suivi budgétaire A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :

4. Introduction Programme du cours 1er jour • BFC et les autres applications du SI, BFC et l’environnement technique • Utilisation de BFC-E (Autorisation, connexion, navigation, …) • Concepts, processus du domaine Budget et l’essentiel des autres domaines 2 jours • Élaboration du budget • Mise en place du budget 2ème jour • Mouvements budgétaires • Suivi de l’exécution budgétaire • Synthèse

5. Principes de navigation 2

6. Chapitre 1 • Identifier les modules SAP • Vous connecter à BFC • Identifier les composants d’une fenêtre • Naviguer dans BFC • Utiliser les aides A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure de :

7. FI Comptabilité AA Immobilisation CO Contrôle de gestion EA-PS Compta budgétaire SD Ventes TM Gestion déplacements MM Achats stock BW Infocentre BFC utilise le progiciel de gestion intégré SAP Modules SAP mis en oeuvre par BFC Intégration des flux dans SAP HR Ressources humaines

8. L’accès à BFC • BFC est ouvert sur Internet • Accès à partir d’un navigateur Web • Protection par une DMZ, flux chiffrés (HTTPs) • Navigation applicative à partir du portail SAP • L’authentification est conforme aux orientations techniques du SI CNRS • Comptes utilisateurs gérés à partir de l’annuaire LDAP de l’établissement • Authentification basée sur les certificats de l’IGC CNRS • Les accréditations applicatives sont gérées par BFC • Contrôle de l’accès aux transactions • Contrôle de l’accès aux données

9. « Cycle de vie » des utilisateurs BFC • Les agents CNRS sont déclarés dans Labintel, dont les données sont exportées dans l’annuaire LDAP CNRS • L’annuaire LDAP CNRS se synchronise avec l’annuaire dédié aux applications SAP • Les entrées des utilisateurs BFC sont « taguées » par les équipes SSI, avant d’être intégrées dans SAP

10. Accréditations applicatives • Identifié et authentifié, l’utilisateur accède à BFC …… mais ne peut rien y faire par défaut ! • La sécurité applicative est totalement gérée aux travers des mécanismes SAP : • Accès aux transactions • Accès aux données • Pour faciliter et fiabiliser la gestion de la sécurité applicative • L’analyse détaillée des populations d’utilisateurs et de leurs besoins permet de définir des « rôles » • On affecte un ou plusieurs rôles à chaque utilisateur • Les rôles attribués à l’utilisateur sont repris sur le portail ;Ils structurent la navigation

11. Les droits d’accès à des données et à des fonctions reposent sur des autorisations Les autorisations sont accordées sous la forme de rôles saisis dans la fiche utilisateur Le rôle décrit l’ensemble des transactions et des autorisations dont l’utilisateur a besoin pour travailler sous BFC Grâce aux rôles, l’utilisateur trouvera plus facilement les transactions, les états et les données sur lesquelles il travaille quotidiennement Gestion des autorisations : principe Données Fonctions

12. Gestion des autorisations : Exemple Utilisateur Fiche Utilisateur DR n Gestionnaire local du référentiel fournisseurs Gestionnaire DR « Dépenses » Rôle Utilisateur Rôle composite Gestionnaire des fournisseurs … Commande d’achat Bloc d’activité Rôle simple Création Modification Ajout vue achat Blocage paiement Affichage Activités Transactions, états

13. Rôles et autorisations • Des fonctions métiers identifiées en DR et dans les Services Centraux

14. Rôles et autorisations • Pour chaque fonction métier des rôles sont identifiés par domaine Extrait

15. Connexion par certificat 1 Choisir le certificat 2 Accepter 3 Accepter

16. Connexion : fenêtre d’accueil • La fenêtre d’accueil :

17. Connexion dans le cadre de la formation • Les certificats ne sont pas utilisés

18. Connexion des stagiaires https://formation-bfc.dsi.cnrs.fr/irj/portal • __FORM1xxx • __FORM2xxx • __FORM3xxx • __FORM4xxx • __FORM5xxx • __FORM6xxx • __FORM7xxx • __FORM8xxx • __FORM9xxx • __FORM10xxx • __FORM11xxx • __FORM12xxx • __FORM13xxx • __FORM14xxx • __FORM15xxx • 2 x _ (touche 8 du clavier) • XXX = mandant utilisé pendant la session __FORM1xxx = user du formateur « tpcnrs »

19. Déconnexion (1/3) Vous pouvez vous déconnecter… • à partir de n’importe quel écran : Via le bandeau : sélectionnez « Fin de session » Vous n’êtes pas certain d’avoir sauvegardé toutes vos données et après tout, vous ne souhaitez pas vous déconnecter, sélectionnez Non. Vous revenez alors à l’écran dans lequel vous travailliez. Vous êtes certain d’avoir sauvegardé toutes les données nécessaires, sélectionnez Oui. Toutes vos fenêtres se ferment. Vous vous êtes déconnecté.

20. Vous êtes déconnecté d’ECC mais pas du PORTAIL Déconnexion (2/3) Vous pouvez vous déconnecter… • à partir du bouton « Menu » 1. la boîte de dialogue Fin de session apparaît vous signalant que toutes les données non sauvegardées sont perdues lors de la déconnexion Vous êtes certain d’avoir sauvegardé toutes les données nécessaires, sélectionnez Oui. Toutes vos fenêtres se ferment. Vous vous êtes déconnecté. Vous n’êtes pas certain d’avoir sauvegardé toutes vos données et après tout vous ne souhaitez pas vous déconnecter, sélectionnez Non. Vous revenez alors à l’écran dans lequel vous travailliez.

21. Déconnexion (3/3) • Vous pouvez être déconnecté suite au « time out » • Pour relancer BFC, utilisez le bouton « rafraîchir » du navigateur ou la touche ou relancez la connexion via la procédure standard.

22. Déconnexion : fin de la session BFC • Retour sur le site du CNRS

23. Le bandeau BFC Menu niveau 1 Menu niveau 2 Menu niveau 3 Fenêtre BFC L’ergonomie générale de BFC

24. Une fenêtre BFC : Le bandeau • Sur le bandeau, vous trouverez : 1. Le lien pour contacter l’assistance via un formulaire web 2. Le lien pour accéder à la documentation BFC 3. Le lien pour se déconnecter

25. Une fenêtre BFC : Zones menu du portail Liste des transactions utilisées précédemment Permet de revenir sur la transaction précédemment utilisée Permet de revenir sur la transaction postérieurement utilisée Permet de mémoriser l’adresse d’accès à BFC dans les favoris de votre navigateur

26. Une fenêtre BFC : exemple de zones menu dans le portail Etc.

27. Zone menu dans le portail Réduire le panneau de navigation Agrandir le panneau de navigation Comprimer le panneau de navigation Réduire la zone Développer le menu Développer la zone

28. Barre de menu Barre de titre Zone de travail Barre d’icônes Barre d’état Une fenêtre BFC : Contexte général

29. Une fenêtre BFC : Barre de titre • La barre de titre affiche le nom de l’écran dans lequel vous vous trouvez ainsi que l’activité en cours. • Parfois, vous trouverez également l’occurrence en cours. Nom de l’écran Activité en cours Occurrence facture affichée

30. Actions sur l’objet en cours de traitement ; accès « direct » à d’autres écrans de la transaction en cours ; … Actions sur la navigation et le fonctionnement de la transaction ; accès à l’aide en ligne Autre(s) menus disponibles pour cette transaction Une fenêtre BFC : Barre de menu • Les « menus » présentés dépendent de l’écran dans lequel vous travaillez. Ils contiennent des options de menus en cascade. • Les « menus » standards :

31. Une fenêtre BFC : Barre de menu Les boutons précédents et suivants d’IE ne doivent pas être utilisés Utilisez les boutons « Retour » de BFC

32. Une fenêtre BFC : Zone de travail Bouton pour activer l’aide à la recherche Zones de saisie Case à cocher Cases d’options Fenêtre à onglets Fenêtre « pop up » Cet écran n’existe pas. Il est constitué de divers éléments pour les besoins de la formation

33. Une fenêtre BFC : les ascenseurs • Lorsque vous consultez des informations (par exemple, une liste ou l’aide en ligne), il arrive que la fenêtre ne soit pas suffisamment grande pour contenir toutes les informations disponibles. Pour consulter les autres informations, utilisez les barres de défilement. Pour vous déplacer : • vers le haut et vers le bas, utilisez la barre de défilement verticale • vers la gauche et vers la droite, utilisez la barre de défilement horizontale Informations Ascenseur vertical Ascenseur horizontal

34. Une fenêtre BFC : Barre d’état • La barre d’état fournit des informations générales sur l’application BFC et la transaction ou l’application que vous exécutez. • Les messages système s’affichent à gauche de la barre d’état. Trois natures de messages existent : Identifie des messages d’erreur Identifie des messages d’information Identifie des messages d’avertissement

35. Confirme les données sélectionnées ou saisies à l’écran. Même fonction que la touche Entrée . Quitte la fenêtre courante sans sauvegarder. Même fonction que en haut à droite Rechercher : recherche les données saisies dans l’écran Imprimer : imprime les données de l’écran courant Marquer tout – Démarquer tout : permet de sélectionner ou désélectionner tous les éléments d’une liste Aide : accès à l’aide en ligne Une fenêtre BFC : les icônes • Les fenêtres BFC contiennent des icônes auxquelles sont associées des fonctions. En fonction des fenêtres, les icônes sont différentes. • Les icônes les plus courantes et les fonctions associées :

36. Une fenêtre BFC : les icônes • A chaque icône est associée une « info bulle » qui précise la fonction associée. Les info-bulles apparaissent sous la forme de petites fenêtres qui s’ouvrent lorsque vous placez votre curseur sur le contrôle Contrôler adr.

37. Quelques informations utiles : • Mandant : • Utilisateur : __FORM1xxx; __FORM2xxx; etc. • Mot de passe : tpcnrs Connexion Exercice : TP n°1 • Vous souhaitez vous connecter à BFC • Naviguer sur les onglets du portail • Consulter l’historique de la navigation • Panneau de navigation menu : • Réduire – agrandir – comprimer • Mémoriser l’adresse BFC dans les favoris de IE Contexte particulier de formation Cette procédure vous sera utile tous les jours de notre formation

38. Connexion Exercice : TP n°1 : corrigé Merci de vous déconnecter

39. L’aide en ligne • Aide contextuelle via la barre de menu • Via le menu • Aide sur la zone sélectionnée via la touche F1

40. 2 3 L’aide à la recherche ou « match code » Si vous saisissez * vous obtiendrez la liste complète 1 ou Si vous saisissez « une partie du nom » suivi de * vous obtiendrez la liste de tout ce qui commence par « nom… »

41. 1 Désignation = nom Labintel 3 Affichage de l’occurrence 2 Saisie de la désignation L’aide à la recherche : Utilisation des critères Vous pouvez restreindre la recherche en utilisant des critères supplémentaires : • Exemple de critères pour la recherche de centre financiers Il est possible de faire des recherches multi critères pour limiter le nombre d’occurrences en retour

42. Constitution d’une liste personnelle de recherche Si vous travaillez en permanence sur les centres financiers : • 0013 – 0104 – 0106 et 0108; • Vous pouvez constituer une liste personnelle : 2 Cliquez sur l’icône 1 Insérer dans liste personnelle Sélectionnez la ligne 3 Recommencez l’opération pour chaque élément de la liste devant figurer dans la liste personnelle Visualisez la liste ainsi constituée Afficher toutes les valeurs

43. puis vérifiez la saisie  Cliquez sur Les messages d’anomalie • Une fenêtre spécifique • Dans la barre d’état Message d’anomalie informatif Message d’anomalie avertissant Message d’anomalie bloquant

44. Chapitre 2 • Paramétrer des valeurs par défaut • Gérer les impressions • Éditer et exporter une liste • Générer et utiliser des variantes A la fin de ce chapitre, vous serez en mesure de :

45. Personnalisation des paramètres : valeur par défaut (1/8) • Vous devez souvent saisir : • Le code société (Z900), • Le périmètre financier (9000), • Le périmètre analytique (9000), • Vous disposez uniquement des autorisations pour la division 0014 par exemple, • … Vous pouvez renseigner ces zones avec des valeurs par défaut provenant d’une « ID de paramètre » …. La valeur par défaut devrait toujours être 0014

46. Gestion des valeurs par défaut (2/8) • Exemple : création d’une commande client dans l’organisation commerciale « 0014 » La valeur par défaut devrait toujours être 0014 1 Faire appel à l’aide par la touche ou via le bouton

47. Gestion des valeurs par défaut (3/8) 2 Notez le nom de la zone et utilisez la transaction « SU3 » ou le chemin portail : Environnement utilisateur – Gérer les données utilisateur 3

48. Gestion des valeurs par défaut (4/8) 4 Onglet : Adresse Vos paramètres personnels

49. Gestion des valeurs par défaut (5/8) Onglet : Paramètres Les valeurs par défaut Sur une nouvelle ligne : Saisir le nom de la zone : VKO Saisir la valeur : 0014

50. Gestion des valeurs par défaut (6/8) La valeur est renseignée NE PAS OUBLIER DE SAUVEGARDER Lors de la prochaine connexion à cette transaction la valeur 0014 sera affichée par défaut