RAY:n avustukset 2008 uudet projektiavustukset alaryhmittäin yht 10,6 milj. euroa

1. Kehittämisprojektienavustaminenhankesuunnittelun haasteitaPekka Mykräkehittämispäällikkö09 4370 2228pekka.mykra@ray.fiwww.ray.fi 13.02.2008/avustus/PM

2. 13.02.2008/avustus/PM

3. RAY:n avustukset 2008uudet projektiavustukset alaryhmittäinyht 10,6 milj. euroa 13.02.2008/avustus/PM

4. RAY:n avustukset 2008uudet projektiavustukset alaryhmittäinyht 143 kpl 13.02.2008/avustus/PM

5. RAY:n avustukset 2008uudet projektiavustukset toiminnoittainyht 10,6 milj. euroa 13.02.2008/avustus/PM

6. RAY:n avustukset 2008uudet projektiavustukset toiminnoittainyht 143 kpl 13.02.2008/avustus/PM

7. RAY:n avustusjärjestelmän haasteita • Avustusten vaikuttavuus • Tavoitteisiin konkreettisuutta • Priorisointeja on tehtävä enemmän • Tulokset, vaikutukset, aikaansaannokset näkyviin • Järjestöjen asema yhteiskunnassa • Kansalaisjärjestöjen rooli selkeäksi • Työnjakoihin selkeyttä (suhteessa julkiseen ja markkinoihin) • Yhteistyöllä lisää voimaa vaikuttamiseen • Avustusjärjestelmän kehitys • Yleishyödyllisen rahan suhde julkissektoriin ja markkinoihin • Avustusrakenteet (avustamisen strateginen tarkoituksenmukaisuus) • RAY:n tuoton kehitys ja sopeutuminen siihen 13.02.2008/avustus/PM

8. Vaikuttavuus? Projektin elinkaari RAY:n avustusjärjestelmässä Juurtuminen? Vaikutukset? Maksatus Tulokset Valvonta Tuotokset Avustus- päätös Hakemus Projektin lopetus? Loppu- raportti Loppu- selvitys Jatkorahoitushakemus 13.02.2008/avustus/PM

9. Uusien projektien hakuajan ja avustuksen myöntämisen välinen aika on pitkä, noin kahdeksan kuukautta. Sen ajan hyödyntämiseksi hankesuunnitelman viimeistelyä, konkretisointia ja täsmentämistä kannattaa jatkaa. RAY:n avustamissa rakennusprojekteissa on ollut ehtona, että viimeistelty ja kattava hankesuunnitelma on ehtona ensimmäisen avustuserän maksamiselle Hyväksytty hankesuunnitelma on hyvä kehys hankkeen etenemisen seurannalle. Jatkorahoituspäätösten valmistelu kevenee, jos päätösten perustaksi voidaan todeta hankkeen etenevän hyväksytyn suunnitelman mukaisesti. Kehittämishankkeiden hankesuunnitelma on laajempi kokonaisuus kuin RAY:n nykyinen projektilomake; se sisältää kaiken projektiin liittyvän olennaisen suunnitelmatiedon siihen tarvitaan myös vuosittainen talousarvio koko hankkeen toteutuksen ajalta. Tarkoituksenmukaisin ajankohta hankesuunnitelman viimeistelylle on sen jälkeen kun ensimmäistä avustuspäätöksen ennakkotieto saadaan Myönnettävän avustuksen maksatus voi käynnistyä hankesuunnitelman hyväksymisen jälkeen. Hankesuunnitelman merkitys korostuu 13.02.2008/avustus/PM

10. Hankesuunnitelman tärkeitä kohtia 1 PERUSTELUT 2 TAVOITTEET 3 KOHDERYHMÄT 4 RESURSSIT 5 YHTEISTYÖ 6 TOTEUTUS 7 VIESTINTÄ 8 SEURANTA 9 TULOKSET 10 TULOSTEN HYÖDYNTÄMINEN 11 RISKIEN HALLINTA 12 VAIKUTTAVUUS 13 TALOUS 13.02.2008/avustus/PM

11. 1 PERUSTELUT • Hankeidean suhde • hyvinvoinnin edistämisen päämäärään • RAY:n avustusstrategiaan • muihin saman aihepiirin hankkeisiin tai ohjelmiin • Projektin tausta ja lähtökohdat • ongelma tai kehittämistarve, johon haetaan vastausta • hankkeen tarpeellisuuden ja ’hyödyllisyyden’ perustelu • hankkeen innovatiivisuus, mitä uutta projektissa tavoitellaan • Taustaselvitykset, liittyen • toimintaympäristöstä, sen muutoksesta ja kehityksestä • aihepiirin tutkimukseen ja • aiempaan kehittämistoimintaan • Järjestön valmiudet ja kompetenssi hankkeen toteuttamiseen • osaaminen, kokemus • valmiudet hallita projektin toteutus alusta loppuun 13.02.2008/avustus/PM

12. 2 TAVOITTEET • päämäärä ja konkreettinen tavoite • Päämäärä ilmaisee yleisen pyrkimyksen suunnan, ei ole riittävän konkreettinen tavoitteeksi • Päätavoite on konkreettinen, riittävän täsmällinen, että voidaan todeta saavutetaanko se • päätavoitteen jako osatavoitteisiin • yleensä yksi päätavoite ja muutama siihen liittyvä osatavoite • osatavoitteiden avulla hanke on helpommin hallittavissa ja toteutettavissa • tavoitteiden mittarit • miten voidaan todeta, onko tavoite saavutettu • ei tarvitse olla numeraalisia • tavoitteiden täsmällisyys ja konkreettisuus ehtona • projektin ohjaamiselle tavoitetta kohden • sen toteamiselle onko tavoitteet saavutettu • kehittämistavoitteet • mitä uutta tavoitellaan • mikä on tavoiteltu muutos tai vaikutus, miten se ilmenee, miten se voidaan todeta 13.02.2008/avustus/PM

13. 3 KOHDERYHMÄT, HYÖDYNSAAJAT, LISÄARVO • mihin väestöryhmään hanke toiminnallisesti kohdistuu • väestöryhmä, joka on projektin kohteena tai osallistuu siihen • kaikissa projekteissa ei välttämättä ole kohderyhmänä ihmisiä • onko kohderyhmä realistinen; esim.pystyykö yksi projekti tavoittamaan Suomen koko väestön • lopullinen hyödynsaaja • mikä väestöryhmä saa hankkeen aikaan saamasta muutoksesta ensisijaisesti hyötyä • hyöty muodostuu usein vasta projektin ja sen käynnistämien vaikutusketjujen jälkeen • välittömät ja välilliset hyödynsaajat • välittömiä hyödynsaajia usein jo projektin aikana • välillinen hyöty voi olla pysyvämpää ja tavoiteltavampaa • hankkeen ’yhteiskunnallinen’, ’yleinen’ hyöty tai lisäarvo • vaikutukset esim. yhteiskunnan toiminta- tai palvelu järjestelmiin • hyödynnettävissä oleva tieto, kokemus … 13.02.2008/avustus/PM

14. 4 RESURSSIT, voimavarat, panokset • Tarvitaan asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen • Vaihtelevat hankkeen luonteen mukaan, esim. • henkilöstö, henkilötyö • toimitilat • käyttöomaisuus, koneet, laitteet • ulkopuoliset palvelut, ostopalvelut • matkat • materiaalit ja tarvikkeet • hallinnon yleiskustannukset • muut • Resurssitekijänä myös käytettävissä oleva aika 13.02.2008/avustus/PM

15. 5 YHTEISTYÖ • yhteistyö ei ole itsetarkoitus • se on projektin onnistumisen ja tavoitteiden saavuttamisen varmistamista • onnistuneella yhteistyöllä voidaan • varmistaa tavoitteiden toteutuminen • tehostaa kehittämistulosten leviämistä ja juurtumista käytäntöön • projektin luonne määrittää yhteistyön tarpeen ja luonteen; • minkä tyyppinen yhteistyö on tarpeellista • kuinka laaja, kenen kanssa, yhteistyön muodot • yhteistyön tarpeellisuuden selvittämisen lisäksi hankesuunnitelmassa • kuvataan kumppanuusverkoston toiminta ja kumppaneiden roolit • pelkkä luettelo yhteistyötahoista ei riitä • yhteistyöstä kirjalliset yhteistoimintasopimukset • yhteistyön varmistamiseksi ja kumppaneiden sitouttamiseksi • riitojen välttämiseksi • palveluiden kehittämisessä on yhteistoiminta kuntasektorin kanssa erityisen tarpeellista, • koska kunnilla joka tapauksessa on lakisääteinen vastuu palveluiden järjestämisestä • hankesuunnittelun alkuvaiheessa • yhteistoimintasopimuksia ei usein käytännön syistä vielä voi olla • vakavat aikeet osoitetaan aiesopimuksilla, lausunnoilla tms. 13.02.2008/avustus/PM

16. 6 TOTEUTUS • Hankkeen toteutus- tai toimintamalli • on kuvaus siitä miten hanke toteutetaan • projektiorganisaatio, johtoryhmä, ohjausryhmä jne • hankkeen sisäiset keskeiset vastuut • Hankkeen prosessit ja etenemisstrategiat • prosessit jotka toteuttavat projektin • prosessien onnistumisen mittarit kuvataan • etenemisstrategiat kuvataan ja perustellaan • Aikataulutus • projektin vaiheistetaan joko luonteviin osiin tai toteutusvuosiksi • vaihesuunnitelmat tarkentavat projektisuunnitelmaa • Työsuunnitelma • projektin eri vuosille vaiheistettu toimintasuunnitelmaa kutsutaan usein työsuunnitelmaksi • se toimii projektin johtamisen työkaluna • työsuunnitelmat voidaan käytännössä tehdä vasta kun esim. perojektin rahoitus on kokonaisuudessaan varmistunut 13.02.2008/avustus/PM

17. 7 SEURANTA • Projektin seurannalla hankittavaa tietoa hyödynnetään • projektin ohjauksessa kohden tavoitetta • projektin ja sen prosessien tai laadun kehittämisessä • projekti- ja emo-organisaation oppimisessa • Seurannan kohdentaminen • projektin onnistuminen • tulokset, tuloksellisuus • tavoitteiden saavuttaminen • Seurannan organisointi ja toteutus • omana työnä, vertaisarviointina, ulkopuolelta tilattuna vai niiden yhdistelmänä • seurannan toteuttamisen vastuut, seurantaryhmä • Seurantatiedon tuottaminen • tiedon kerääminen ja analysointi; mitä tehdään, miten • kuvaus tiedonkeruumenetelmistä • dokumentointi, raportointi ja hyödyntäminen • Projektin vaikutuksiin kohdentuva seuranta ja arviointi on jäljempänä kohdassa 12 13.02.2008/avustus/PM

18. 8 VIESTINTÄ • Viestintä on projektin onnistumisen varmistamista • Viestintä on muutakin kuin ’tiedottamista’; • yhteistyösuhteiden hoitamista • sidosryhmien pitämistä tietoisena projektin etenemisestä • projektin näkyvyyden varmistamista toimintaympäristössä • Projektin ulkoinen viestintä • on keskeinen tekijä projektin onnistumisen kannalta; toimintaympäristö, sidosryhmät, kumppanit • jos projektin tulokset ovat hyviä, mutta ne eivät pääse juurtumaan käytännöksi, syy on usein puutteellisesti hoidetussa viestinnässä • Projektin sisäinen viestintä • on sitä tärkeämpää mitä suuremmasta projektista on kyse • Viestintä • pitää suunnitella yhtenä osana projektisuunnitelmaa • sitä toteutetaan koko projektin ajan, ei vasta loppuvaiheessa 13.02.2008/avustus/PM

19. 9 TULOKSET JA TUOTOKSET • Tavoitellut tulokset; mitä aiotaan saada aikaiseksi • Tuloksissa konkretisoituu tavoitteiden saavuttaminen • Tuotokset ovat usein välineellisiä tai ’oheistuotteita’ • Ne syntyvät projektin ohessa, edettäessä kohden tavoitetta • Ne voivat olla julkaisuja, materiaaleja, tilaisuuksia, tapahtumia jne • Suunnitelma tulosten hyödyntämisestä • ’hyödyntäminen’ on usein tulosten levittämistä tai juurruttamista • juurruttamisen suunnittelu ja valmistelu on aloitettava on projektin alussa • Tuloksilla on vaikutuksia, jotka tulisi saada esiin, näkyviin • projektin hyöty konkretisoituu usein tuloksista lähtevissä vaikutusketjuissa • Vaikutusten esiin saaminen edellyttää • vaikutusten ’etsintää’, havaintojen tekemistä, • tiedon hankintaa, tutkimusta • arviointia 13.02.2008/avustus/PM

20. 10 TULOSTEN HYÖDYNTÄMINEN  Uutta toimintamallia kehittävän projektin onnistumista ei vielä osoita, että toimintamalli saadaan kirjattua ylös; se pitäisi myös saada juurrutettua toimivaksi käytännöksi  Jo hankesuunnitteluvaiheessa pitäisi pohtia miten tuloksia aiotaan hyödyntää • Tulosten hyödyntäminen voi projektin luonteesta riippuen olla esim; • levittämistä • juurruttamista • uuden toimintamallin tai –tavan käyttöönottoa • olemassa olevien toimintatapojen muuttamista • tuotteistamista, tulosten myymistä • Hyödyntäminen voi tapahtua • Projektin emo-organisaation omassa toiminnassa • Muissa järjestöissä tai koko järjestökentässä • Muilla kuin kolmannella sektorilla • Kansalaisten elämässä, toimintatavoissa, asenteissa • Tulosten hyödyntämisedellytykset on analysoitava • Valmistautuminen ja edellytysten luominen on aloitettava jo projektin alussa • Juurtumisedellytykset on analysoitava kunkin hankkeen lähtökohdista erikseen • Useimmiten juurtumisen eteen on tehtävä tietoisesti työtä koko projektin ajan. 13.02.2008/avustus/PM

21. 11 RISKIEN HALLINTA • riskit = mahdollisuudet ja uhkat • MAHDOLLISUUS on mikä tahansa asia, joka vaikuttaa myönteisesti projektin onnistumiseen • UHKA; mikä tahansa asia, joka vaikuttaa kielteisesti projektin onnistumiseen  jokaisella projektilla on omat riskinsä • riskien hallinta • varautumista ennalta odottamattomaan • projektin onnistumisen varmistamista • olennainen osa projektin suunnittelua ja toteutusta • riskien hallinta edellyttää niiden tunnistamista • tunnista ja analysoi riskit • arvioi niiden seuraukset • arvioi niiden todennäköisyys • suunnittele toimenpiteet niiden varalta • suorita tarvittavat toimenpiteet • riskien analysointi toteutetaan projektin luonteesta ja koosta riippuen useassa vaiheessa • … suunnitteluvaiheessa, käynnistettäessä, keskivaiheilla, ennen päätöstä 13.02.2008/avustus/PM

22. 12 VAIKUTUSARVIOINTI • Projektien tulosten ja vaikutusten arviointi on olennainen osa tavoitteellista ja tuloksiin pyrkivää toimintaa • Tavoiteltavat vaikutukset olisi hyvä tiedostaa jo tavoitteita asetettaessa • Vaikutusten arviointi voidaan toteuttaa joko projektia toteuttavan järjestön itsearviointina, vertaisarviointina, ulkopuoliselta taholta tilattuna arviointina – tai näiden erilaisina yhdistelminä. • Arvioinnista aiheutuu kustannuksia ja erityisesti ulkopuolisen arvioinnin tilaaminen on merkittävä kuluerä, joka tulee olla huomioituna ja näkyvissä sekä hankeen talousarviossa että toiminnallisessa suunnitelmassa. • Useimmiten vaikutusarvioinnin onnistumisen kannalta olisi tarpeellista käynnistää se jo projektin käynnistyessä. • Mikäli päädytään aloittamaan ulkopuoliselta taholta tilattava arviointi vasta projektin myöhemmissä vaiheissa, on tarpeellisen seurantatiedon hankkiminen kuitenkin järjestettävä jo alusta lähtien, jotta arvioinnin suorittajilla on riittävästi tietoa työnsä pohjaksi. 13.02.2008/avustus/PM

23. Vaikutusarviointi RAY:n avustustoiminnassa …. • Lähtökohtana RAY:n avustusstrategia - tarpeen on saada näkyviin minkälaisia vaikutuksia avustetulla toiminnan on - keskeisiä ovat erityisesti avustustoiminnan strategiset painoalueet • Vaikutusten esiin saamiseksi on tärkeää, että; - jo tavoitteiden asettamisessa kiinnitetään huomiota tavoiteltaviin vaikutuksiin - kehitettään valmiuksia tavoitteiden ja vaikutusten seurantaan ja tutkimiseen • Vaikutusarvioinnin käsitteistöt eivät välttämättä ole identtisiä erityyppisissä toiminnoissa • Myös kunkin järjestön yhteiskunnalliset roolit vaikuttavat siihen; - minkälaiset vaikutukset ovat olennaisia, - mistä niitä kannattaa etsiä ja - millä tavoin niiden tutkiminen pitäisi toteuttaa - järjestöjen usein mainittuja rooleja ovat esim, vaikuttamistoiminta, edunvalvonta, vertais- ja vapaaehtoistoiminta, asiantuntijuus ja kehittäminen, palveluiden tuottaminen jne • Vaikutusten arviointi näyttäisi olevan - helpointa kehittämistoiminnassa - haasteellisinta yleisavustetussa kansalaisjärjestöjen perustoiminnassa 13.02.2008/avustus/PM

24. Seurannan tasot hyvinvoinnin edistäminen päämääränä Vaikuttavuus Vaikutukset Tulokset Toiminta Tavoitteet hyvinvoinnin ulottuvuudet väestötaso Vaikuttavuusarviointi nimetyt vaikuttavuustavoitteet (STM) ------------------------------------------------- ’vaikuttavuus on kyky tuottaa vaikutuksia’ ----------------- • - tavoitellut vaikutukset • - välittömät ja välilliset vaikutukset • - vaikutusketjut • lähivaikutukset, vaikutusvyöhykkeet Vaikutusarviointi - tavoitteiden saavuttaminen - tulokset - tuotokset -------- Hankeseuranta ------ - toiminnan kuvaus - kohderyhmät, osallistujat - toimintamuodot - toiminnan määrä -------- Perusseuranta ------- - tavoitteet - päämäärä - toiminta-ajatus - toiminnan tarkoitus 13.02.2008/avustus/PM

25. 13 TALOUS • talousarvio on projektisuunnitelma muutettuna rahaksi • Tavoitteen saavuttamiseksi tarvittavat resurssit ja projektista aiheutuvat kaikki kulut • Tuottopuolella saatavissa olevat tuotot • RAY arvioi talousarviosta mm; • vaikuttaako hanke tavoite huomioiden realistiselta • näkyykö talousarviosta hankkeen koko ja meno-tulo-rakenne • ovatko menot oikeassa suhteessa siihen mitä tavoitteen saavuttamiseksi tehdään • onko kustannukset eritelty riittävän informatiivisesti • onko tuottopuolella huomioitu se muu rahoitus jota kohtuudella voisi odottaa hankittavan • onko yhteistyöhankkeissa talousarvio tehty kokonaisuudesta • kehittämisprojektien jatkorahoituspäätösten kannalta yhä olennaisemmaksi on nousemassa koko hankejaksoa koskevan vuosittaisen talousarvion laatiminen • ei pelkästään yhdeksi avustusvuodeksi • eikä koko projektille könttänä • vaan vuosittaisena talousarviona koko projektin ajalle. 13.02.2008/avustus/PM

26. Projektin loppuselvitys (RAY:n lomake 3739) • Tiivistetty kuvaus projektin tavoitteista, toteutuksesta ja tuloksista. • Yhteistyökumppanit ja yhteistyökumppaneiden osuus projektin suunnittelussa ja toteutuksessa • Tavoitteiden toteutuminen • Projektin seurannan organisointi ja toteutus • Tärkeimmät kehittämistulokset, toimintamallit, innovaatiot, opetukset • Kuvauksia hyvistä ja huonoista havainnoista • Miten projektin raportointi on toteutettu tai toteutetaan • Projektin keskeisimmistä suoritteista (julkaisut, muu materiaali, koulutustilaisuudet jne.) • Kuvaus arvioinnin toteutuksesta ja menetelmistä • Järjestön arvio projektin hyödynnettävyydestä • Yhteenveto projektin taloudesta ja henkilöstöstä • Järjestön oma arvio projektin onnistumisesta 13.02.2008/avustus/PM

27. Projektin opetukset • Projektin työntekijät • asiantuntemus syvenee substanssiasiassa • projektityöskentelyssä kouliintuu • kokemusta projektin toteutuksessa / johtamisessa • Emo-organisaatio • asiantuntemus substanssiasiassa • kokemus projektin toteutuksessa • projektien hallinnassa • kehittämistoiminnan kehittämisessä • organisaation imago / maine • Organisaation lähipiiri ja muut; • valmiuksia projektikoulutukseen • paikallinen taso, kunnat jne • alueellinen taso • valtakunnallinen tai muu laajempi taso • Tulosten yleinen hyödynnettävyys ja vaikuttavuus 13.02.2008/avustus/PM