基金会工作培训（2013年 4 月1 2 日）

基金会工作培训（2013年4月12日） 华南理工大学教育发展基金会

目录 一、项目管理意义二、项目管理流程三、项目的设立四、项目的实施五、项目的反馈六、项目的终结 2

一、项目管理意义 • 为了规范捐赠资金的管理，保障合作各方的相关权益，基金会以项目管理的方式对每一项捐赠进行管理，促进各个捐赠项目的顺利实施，实现更高的运作效率与服务水平。 • 本次基金会工作培训的目的在于使学校各职能部门明确各自在项目管理中所要承担的职责和应当发挥的作用，明确基金在整个项目管理的过程所要经过的相关程序。

二、项目管理流程 • 一、项目的设立 • 1、签订三方协议 • 2、确认到账情况 • 3、办理立项和入账手续 • 二、项目的实施（以奖助学金为例） • 1、拟定实施办法 • 2、汇总申请资料 • 3、组织专家评审 • 4、举行颁奖仪式 • 5、项目报账须知

二、项目管理流程 • 三、项目的反馈 • 1、资料反馈 • 2、意向反馈 • 四、项目的终结 • 1、资料归档 • 2、信息宣传

三、项目的设立 • 1、签订三方协议书 • 协议书须由捐赠方、受赠方和受益方三方共同签署，受赠方为“华南理工大学教育发展基金会”； • 捐赠额达10万元及以上的捐赠必须签订三方协议，小额捐赠可提供捐赠函或项目说明替代； • 捐赠协议书不得附加对捐赠方构成利益回报或不符合公益性目的条款，不得出现“冠名”、“Logo”、“赞助”等带有商业性质的字眼； • 大额捐赠应尽量举办捐赠签约仪式，仪式照片、视频、讲话稿等资料应归档并移交基金会备案；

三、项目的设立 • 2、确认到账情况 • 前往银行代为缴纳现金捐款，汇款人应填写实际捐款人姓名/单位名称（而非经手人），并备注捐款用途、联系方式等信息； • 汇款方原则上应与协议上的捐赠方一致，如不一致应提供加盖付款方签章的说明，以免影响捐赠配比的申报； • 境外汇款，除美元、港币，其他币种，统一入境外人民币账户。 • 可登陆基金会网页，查看首页左下角通知公告栏的“最新捐赠到账一览表”；或前往财务处基金会出纳窗口查找有无相应的银行到账单；

三、项目的设立 • 3-1、办理立项和入账手续 • 各受益方应尽量在到账通知公布后的两个星期内，及时办理立项及入账手续。 • 立项表信息应尽量填全，重点确认项目负责人、是否校友、是否匿名等信息，并到基金会办公室备案； • 凭协议书/捐赠函/项目说明（复印件）到学校财务处大厅基金会出纳（30号）窗领取到款通知单； • 凭已备案的立项表、协议书和到款通知单到基金会审核（30号）窗办理财务立项和入账； • 凭复核过的财务凭证和捐赠协议到基金会出纳窗开具公益事业专用捐赠收据，收据抬头原则上应和付款方名称一致；

三、项目的设立 • 3-2、办理立项和入账手续 • 办理项目卡：如果单位已在基金会办理项目卡，请出示卡；没办卡的可以办理新卡，以后凭卡报账。 • 经捐赠人同意，部分奖助金项目有管理费，管理费应单独立项，主要用于举办活动的行政费用（如场地费、餐费等）和评审费。 • 接受非现金捐赠，应提供发票、报关单或具有合法资质的第三方评估报告，来确认入账价值和开票据； • 受益方应及时向捐赠方寄送捐赠收据/捐赠证书/免税证明/捐赠牌等资料。

四、项目的实施（以奖助学金为例） • 1、撰写实施办法 • 各受益方应在学校基金管理办法与精神的基础上，结合本单位情况，拟定基金管理办法，当中应当包括基金管理所坚持的相关公益精神与宗旨、项目内容简介（捐赠方信息、捐赠方意愿等）、项目评选对象范围、项目评选办法等方面信息； • 大多数单位名下会有多于一个基金项目，不同的基金项目各单位应当拟定相应的实施办法，不能出现没有实施办法或者一个实施办法应用于不同的基金项目。

四、项目的实施（以奖助学金为例） • 2、汇总申请资料 • 各受益方应当设计好基金项目的申请表格（也可参考基金会设置的表格），让符合条件的学生或者老师申请； • 设计的申请表格，应当包括姓名、性别、学院班级、籍贯、申请理由等多个方面的信息，并且需要附上一寸免冠近照；以上信息为重要信息，一般为必须提供的信息，对于其他信息，各受益方应当结合实际项目情况进行加入； • 各受益方应当对收到的项目申请材料进行汇总和归档（不能丢弃），一则需要提交基金会进行备案，二则以备后续的项目反馈。

四、项目的实施（以奖助学金为例） • 3、组织专家评审 • 结合基金项目的实施办法，组织专家对收到的申请材料进行评审； • 经专家评审，选出项目的最终资助对象； • 对评审结果进行公示。

四、项目的实施（以奖助学金为例） • 4、举行颁奖仪式 • 公示期结束后，结合实际情况联系捐赠方商洽是否举行颁奖仪式（一般需要举行颁奖仪式）； • 确定颁奖时间与地点并且邀请捐赠方出席； • 举行颁奖仪式，对颁奖仪式的照片或者视频进行汇集归档（需要提交基金会）。

四、项目的实施 • 5-1、项目报账须知 • 基金会为每项基金设立专门账户，单独核算，由项目负责人签章审批； • 发票抬头：华南理工大学教育发展基金会（写华南理工大学抬头的发票不能在基金会报销）； • 所报销的票据或支出的内容要与捐赠项目相关，符合捐赠人的使用规定； • 每张发票背面注明用途； • 支付方式：个人，20000元及以下可以刷建行pos机，20000元以上开建行现金支票；对公，市内对公支票，市外电汇扣手续费；

四、项目的实施 • 5-2、项目报账须知 • 报账时间：周一到周五早上8:00-12:00，下午14:30-17:00，17:00后为结账时间； • 财务处每周四下午业务学习，不对外办公，另请尽量于每月5号到25号之间前来办理基金会业务，25号以后需处理制作报表、申报纳税等业务； • 其他规定与大学报账规定一致。

五、项目的反馈 • 1、资料反馈 • 反馈资料应包括评选办法、评选结果材料汇总（具体模板见P15-P20）、讲话稿、感谢信、新闻稿、颁奖照片及视频等，并整理成册形成电子版及纸质版资料； • 反馈时间：每学年第二学期开学第3周-第4周； • 2、意向反馈 • 项目实施结束后，应通过咨询捐赠方对项目实施情况的满意度，征求意见与建议，落实是否进行下一次捐赠；

反馈模板 • 封面华南理工大学×××（列具体单位） ×年度-×年度×××（列项目名：×××奖学金、助学金、优秀成果奖，等等。）评选结果材料汇总 17

反馈模板 • 目录一、关于授予×××等×名学生×年度-×年度×××（列项目名：×××奖学金、助学金）的决定二、×年度-×年度×××（列项目名：×××奖学金、助学金）获得者情况介绍 18

反馈模板 关于授予×××等×名学生×年度-×年度×××（列项目名：×××奖学金、助学金）的决定根据×××（列具体单位）×××（列项目名：×××奖学金、助学金）管理办法，×××（简单介绍申请和评选方式与过程），决定给予×××等×名学生×年度-×年度×××（列项目名：×××奖学金、助学金）（名单附后）。捐赠方，盖章受益方，盖章华南理工大学教育发展基金会时间时间时间附：×年度-×年度×××（列项目名：×××奖学金、助学金）获得者名单 19

反馈模板 ×年度-×年度×××（列项目名：×××奖学金、助学金）获得者个人情况介绍附上每一位获得者个人的申请表格 20

六、项目的终结 • 1、项目资料归档 • 各受益方应及时做好项目验收、财务核算以及项目档案的整理，并在规定时间内向基金会提供项目执行情况及财务报告。 • 2、捐赠信息宣传 • 在学院网站、基金会网站、会刊、年度报告上公开鸣谢宣传。

附1：变更项目负责人的通知 • 1、写变更项目负责人的申请，申请包含需要变更的项目名称、项目编号、变更后项目负责人签名、项目所在机构公章、基金会公章等； • 2、带申请原件和复印件（一份）到基金会审核（30号）窗，办理变更手续，有审核人员签字的复印件留底。

附2：基金项目实施材料的收集通知 为了迎接基金会在民政部门和教育部门的资质评估，提升学校基金管理工作水平，赢得相关部门的优秀评级和社会良好口碑，现决定对校内各单位名下基金项目收集项目实施材料。基金项目实施材料内容：不同类型的基金项目存在差异，具体请参见附件word文档。提交给学校基金会的时间： 4月30日之前：2011-2012年度的基金项目； 5月15日之前：2009-2011年度的基金项目。 23

本培训PPT和各类基金项目反馈模板（重要）的电子版会放在基金会网站上。具体地址为本培训PPT和各类基金项目反馈模板（重要）的电子版会放在基金会网站上。具体地址为：http://www.scutef.org/bszn/bslc/的“办事流程”栏目谢谢大家！基金会工作交流群 297-404-376 24

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