elektroniske arkiv avlevering deponering n.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
Elektroniske arkiv Avlevering/Deponering PowerPoint Presentation
Download Presentation
Elektroniske arkiv Avlevering/Deponering

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 38

Elektroniske arkiv Avlevering/Deponering - PowerPoint PPT Presentation


  • 181 Views
  • Uploaded on

Elektroniske arkiv Avlevering/Deponering. Geir Utmo Arkivar IKT eArkivsamarbeidet. Arkivforskrifta § 5 -1. ”Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv) eller etter organ som har avslutta verksemda si (avslutta arkiv) skal avleverast til arkivdepot.”.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

Elektroniske arkiv Avlevering/Deponering


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
elektroniske arkiv avlevering deponering

Elektroniske arkiv Avlevering/Deponering

Geir Utmo

Arkivar IKT

eArkivsamarbeidet

arkivforskrifta 5 1
Arkivforskrifta § 5 -1
  • ”Arkiv som ikkje lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv) eller etter organ som har avslutta verksemda si (avslutta arkiv) skal avleverast til arkivdepot.”
riksarkivaren uttaler
Riksarkivaren uttaler:

"Inntil vår tid har det stått som mer eller mindre

gitt at arkiver akkumulerer og bevarer seg selv.

Overgangen til elektronisk arkivering gjør bildet

et helt annet. Elektronisk arkivert informasjon er

informasjon som går naturlig til grunne etter få

år hvis det ikke gjøres noe aktivt for å bevare

den.”

kvifor er det slik
Kvifor er det slik?
  • Elektronisk informasjon er lagra som (digital) kode. Den må lesast, tolkast og konverterast vha. verktøy som kan lesa denne koden. Som oftast berre det verktøyet som koden vart produsert i.
  • Kontinuerlege teknologiskifter stengjer oss trinnvis ute frå informasjon som vart produsert vha. eldre verktøy
  • Dersom elektronisk informasjon blir bevart i sin originale, form, vil den bli utilgjengeleg for oss etter få år - på det utstyr vi bruker då.
sentrale sp rsm l
Sentrale spørsmål
  • Er det i det heile tatt slik at ei IT-utvikling som synast å bidra til auka effektivitet og produktivitet overalt ellers i samfunnet, berre medfører komplikasjoner når det gjeld å bevare informasjon for ettertida?
  • Kan teknologien true informasjonsfridomen og tilgang til rettsdokumentasjon?
kan vi ikkje bevara det opprinnelege produksjonsmilj et
Kan vi ikkje bevara det opprinnelege produksjonsmiljøet?
  • Arkiver som levande teknologimuseer
    • Ta vare på alle generasjonar av hardware og software
  • Vi ønsker ikkje å være avhengig gammeldags teknologi for å finne fram i historisk informasjon i framtida
system vs format
System vs. format
  • Format
    • Papirformat: Bok, brev, bilete, tidsskrift m.m.
    • Elektronisk filformat: .doc, .jpg, .mpg, .html m.m.
  • System
    • Papirsystem: Bibliotek, arkiv
    • Elektronisk system: Samling av formater (dokumentformat/filformat) og metadata om disse
      • Ofte implementert som ein database med tilhøyrande filregister
propriet re format vs opne format
Proprietære format vs. Opne format
  • Proprietære format er lukka
    • ”Property” – nokon sin eiendom
    • Vi har ikkje tilgang til dokumentasjonen av formatet
    • Vi må kjøpe verktøy av leverandøren, for å kunne tolke formatet og lese innhaldet
  • Opne format
    • Vi har fri tilgang til beskrivelsene av formatet
    • Vi kan derfor forstå innhaldet uten å være avhengig av eit spesifikt verktøy
problemet er
Problemet er:
  • Formatet på informasjon vil vere avgjerande om vi kan lese og forstå den i framtida
  • Vi må forstå korleis formatet er bygd opp, for å kunne lesa informasjonen.
  • For å kunne forstå formatet må vi ha en beskrivelse av det
  • Eksempel: RTF-dokument(Rich Text Format)
utfordring
Utfordring!
  • Informasjon vert lagra i proprietære system og i format med kort levetid
  • Dersom vi ikke føretek oss noko, vil bevaringsverdig informasjon verte uleseleg etter relativt kort tid (10 år + - )
  • Ettersom stadig meir informasjon vert lagra elektronisk, er dette problemet aukane
  • Trugar rettssikkerheita til befolkninga og svekker det offentlige sin dokumentasjonsevne
l ysingar for bevaring
LØYSINGAR FOR BEVARING
  • I Norge nyttar ein migrering som strategi
    • Informasjon i proprietære systemer og format vert migrert (konvertert) til opne format godkjent av riksarkivaren
    • Slike format vil ha ei betydeleg lengre levetid, og er ikkje verktøyavhengige
migrering av informasjon fr elektroniske systemer
Migrering av informasjon frå elektroniske systemer
  • Når vi migrerer informasjon fra systemer mister vi mykje metadata;
    • Dei opprinnelege skjermbilda
    • All programlogikk i systemet
    • Datastruktur (opprinneleg definert i databasesystemet)
  • For at informasjon skal være forståeleg (i sin migrerte form) må vi utarbeide metadata som erstatter opprinnelege metadata i systemet
migreringsstrategi
Migreringsstrategi

Produksjonsmiljø

Arkivpakke/avlevering

brukergrensesnitt

Metadata

applikasjonslogikk

Innhald (opne format – xml)

DB

Dokument (arkivformat)

kva metadata har vi behov for
Kva metadata har vi behov for?
  • Strukturelle metadata
    • Primærnøklar, framandnøklar, datatyper, feltlengder m.m.
  • Kontekstuelle metadata - Kva dataene dokumenterer
    • Arkivskapar, mål og meining, omfang, periode, produksjonsmiljø, tilgangskriterie m.m.
  • Opphav og prosesserings metadata
    • Informasjonen sitt opphav og arkivet/arkivdepotet si handsaming av dataene over tid, for å holda dei lesbare og tilgjengelege.
  • Stabilitetsbekreftende metadata
    • Dokumentere dataene sin integritet.
aktuelle standarder for metadata
Aktuelle standarder for metadata
  • Nasjonale standarder
    • Noark 4 avleveringsstandard
    • ADDMML (Archives Data Description and Manipulation Language)
  • Internasjonale standarder
    • ISAD-G (International Standard Archival Description)
    • OAIS (Open Archival Information System) ISO-14721
metadata internasjonale std
Metadata – internasjonale std.
  • OAIS – Reference model for an Open Archival Information System
    • ”Et OAIS er et arkiv, bestående av en organisasjon, mennesker og systemer som har ansvar for å bevare og tilgjengeliggjøre informasjon.”
slide20

Informasjonspakke= Innhald+metadata

Bevaringsplanlegging

Forvaltning og vedlikehald

Brukar

Arkivskapar

Aksesjon (Ingest)

Tilgang

Leveranseinformasjon

(SIP)

Formidlingsinformasjon

(DIP)

Arkivinformasjon

(AIP)

Administrasjon

Depottjeneste

metoder for uttrekk etter alf
Metoder for uttrekk etter ALF
  • Generell metode for databaser
    • Kartlegging
    • Migrering
    • Produksjon av metadata
  • Egen metode for Koark, Noark4, (Noark5?), (NoarkX?)
    • Det vert produsert ein eigen NoarkX base for avlevering.
tilgjengeleggjerning av arkiverte data
Tilgjengeleggjerning av arkiverte data
  • Dei arkiverte dataene er tilrettelagt for framtidig framfinning/prosessering
    • Dataene er lagra i opne format (verktøy og teknologi uavhengig)
    • Dataene er dokumentert, og dokumentasjonen er lagra i opne format
  • Korleis kan vi søke/finne fram i arkiverte data?
    • Pr. i dag finnes det ikkje ferdigutvikla verktøy for administrasjon av og søking i arkiverte data
openarms
OpenARMS
  • Verktøy for bruk til dokumentasjon av arkiv
  • Produksjon av arkivpakker
  • Vedlikehald av arkivpakker
  • Søk i arkivpakker
  • SKAL BLI!
  • Første versjon ferdig vår/sommar 2007
  • Offentleg finansiert
brukarar
Brukarar
  • Interkommunale arkivinstitusjonar
  • Byarkiv
  • Alle andre (Gratis)
  • OpenARMS er meint som eit ekspertverktøy
kva er vitsen
Kva er vitsen?
  • Tilgjengeligheit
    • Digital informasjon kan være tilgjengeleg for alle, samstundes
  • Effektive søk
    • Søkbare elektroniske arkiv
  • Sikring
    • Backup på fleire fysiske medium og lokasjoner
  • Potensielle effektiviseringsgevinster
    • Automatisera avleveringsprosessen
    • Eit sentralt nasjonalt datalager
    • Innsyn for privatpersoner, forskarar m.m. gjennom portal (til dømes minside)
oppsummering
Oppsummering
  • Bevaring av elektronisk informasjon er ein kontinuerleg prosess
  • Bevaring av elektronisk informasjon er i all hovedsak eit format problem
  • Konvertering til opne format og opne standarder løyser utfordringane knytt til proprietære format. Bruk av åpne std. og format i produksjonsmiljøet
kva no
KVA NO?
  • Kartlegging av elektroniske arkiv og fagsystem.
  • Bevaringsvurdering.
  • Produksjon av råmateriale (dump og kopi).
  • Produksjon av arkivpakker.
  • Testing.
  • Tilgjengeleggjering.
vi har nokre utfordringar
Vi har nokre utfordringar

men andre har det tross alt verre

hovedbudskap
HOVEDBUDSKAP!!
  • Når eit arkiv eller fagsystem (også elektroniske) ikkje lenger er i dagleg bruk, eller de omorganiserer (også når de tar det i bruk)

GJE MELDING TIL FYLKESARKIVET

e post eller mangel p e post
E-post eller mangel på e-post

”Vi er i ferd med å tre inn i en digital mørketid.

Våre etterkommere vil se på vår tidsepoke

som en periode da vi ikke gjorde annet enn å

maile som gale til hverandre..”

(fra NRK Shrødingers katt)

emoticons el smileys
Emoticons el. smileys
  • Emoticons/ smileys har sidan 80-tallet vore brukt i elektronisk post, news og IRC for å uttrykka følelser
  • I skriftleg kommunikasjon vert kun 50% av bodskapen formidla - kroppsspråk.
  • Emoticons kan være viktig for å hindre misforståelser
  • Lesa ved å rotere teksten 90%
eksempel
Eksempel

:-) I'm happy

(-: I'm a lefty

;-) I'm winking

:-( I'm sad

:-| I'm frowning

:-o I'm yelling/shocked

~~:-[ I'm flaming mad

:-$ Money talks

:-P I'm sticking out my tongue..

:-@ I'm swearing a blue streak

:-{}… I have a big mouth