slide1
Download
Skip this Video
Download Presentation
Elektroniske arkiver Utfordringer og krav

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 31

Elektroniske arkiver Utfordringer og krav - PowerPoint PPT Presentation


  • 188 Views
  • Uploaded on

Elektroniske arkiver Utfordringer og krav. Det fysiske og det psykiske arkiv. ”@. Verktøy Dataformater Maskiner/utstyr Metadata Kompetanse. Se og tolke. Hva er et elektronisk arkiv.

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'Elektroniske arkiver Utfordringer og krav' - tayten


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
slide2
Det fysiske og det psykiske arkiv

”@

Verktøy

Dataformater

Maskiner/utstyr

Metadata

Kompetanse

Se og

tolke

slide3
Hva er et elektronisk arkiv

Etter definisjonene i arkivlovens forskrifter §2a og b samt §2-14 må vi kunne forstå et elektronisk arkiv som:

All informasjon som blir skapt, lagret og behandlet elektronisk, samt dokumentasjon som beskriver systemets metadata.

slide4
METADATA

”Data om data ”

  • Beskriver struktur ,sammenheng
  • (kontekst), bruk og mening med data.
  • Eksempler kan være
  • Datamodell
  • Funksjonsbeskrivelse
  • Rutinebeskrivelse
  • Dataflytdiagram
  • Brukermanual
  • Recordbeskrivelse
  • Regelsett
  • ”Beskrivelse av kjente feil og
  • mangler er også viktige metadata.”
slide5
Eksempler på

Elektroniske arkiv

  • Alt fra små medlemsregistre til større fagsystem lagret i ulike typer databaser.
  • Dokumenter lagret i tekstbehandlingsfiler
  • E-post meldinger
  • Web-sider
  • Digitale filer inneholdende lyd, bilde og film
forskjellen p analog og digital bevaring
Forskjellen på analog og digital bevaring

ANALOGE

MEDIUM og INNHOLD hører sammen og bevares slik at det ikke forringes.

DIGITALE

Bevare INNHOLDET sammen med METADATA, og føre kontinuerlig kontroll med at INNHOLDET er lesbart og tilgjengelig.

”teknologien er uvesentlig så lenge formatene er intakt!”

slide7
Hva er en database

”Kort fortalt er dette en velorganisert samling av data, som man skal kunne bearbeide og søke i.”

De fysiske data er ikke leselig for det blotte øye, man trenger såkalte databasehåndterings- systemer (DBHS) som tolker og oversetter:

Logisk beskrivelse DBHS Fysisk Lagring

(Database håndteringssystem)

File PERSON 011110101001111000101

Felt FNR 9(11) 011110101111011110110

Felt NAVN X(20)

Kryptering

Pakking

slide8
Eks. på ulike typer databaser
  • Filbaserte databaser
  • Hierarkiske databaser
  • Nettverksdatabaser
  • Relasjonsdatabaser
  • Objektorienterte databaser

ET DATAFORMAT

Forteller hvordan data er representert

slide9
Hva er en datamodell

En datamodell er resultatet av analyser og dokumenterte informasjonsbehov.

Objekt

(Entitet)

postnr

Kjønnkode

Sammenheng

(Relasjon)

Egenskaper

(Attributter)

En datamodell viser en idealisert beskrivelse av virkeligheten!

slide10
Hva er en recordbeskrivelse

Beskriver egenskaper med et datasett (eks tabell eller fil) og egenskaper ved hvert av elementene som inngår i dette datasettet.

datasett

egenskap

element

Tabell: Ansatt

Kolonne datatype index Foreign Key

Ansattnr number(10) not null PK

Fornavn char(30)

Etternavn char(30)

Gate char(30)

Postnr char(4) I Poststed(postnr)

Status char(1)

:

:

:

Comment on status is ” Status=V (Vikar), F (Fast), M (Midlertidig)”

slide11
Hvordan data kan være organisert og lagret

Eks. på filbasert database

FIL: LONN0399.TXT

Ansattnr Fornavn Etternavn Gate PostnrPoststed Kjønn

1 Snurre Sprett Gulrotv.1 1000 KANINBY M

2 Donald Duck Main street 6000 ANDEBY M

3 Minni Mus Ostegt 2000 GÅSEBY K

Eks. på relasjon database

Tabell : ANSATT (= Datasett om en ansatt)

Ansattnr Fornavn Etternavn Gate Postnr Kjønn

1 Snurre Sprett Gulrotv.1 1000 1

2 Donald Duck Main street 6000 1

3 Minni Mus Ostegt 2000 2

Tabell : POSTSTED

Postnr Poststed

1000 KANINIBY

6000 ANDEBY

2000 MUSEBY

Tabell: KJØNN

Kjønnkode Beskrivelse

1 Mann

2 Kvinne

3 Ikke spesifisert

slide12
Et skjermbilde fra BKSAK-

(Bergen kommunes saksarkivsystem)

Eks. på kodeverdier.

slide15
Oversikt over en liten del av Bergen kommunes arkivdatabaser

Hver database/filsystem har spesielle egenskaper og formater som gjør at man er avhengig av spesielle operativsystemer, maskinvare og ikke minst kompetanse for å få tilgang til dataene.

utfordringer n r det gjelder bevaring og tilgjengeliggj ring av elektroniske arkiv for fremtiden
Utfordringer når det gjelder bevaring og tilgjengeliggjøring av elektroniske arkiv for fremtiden?
  • Data til depot
  • Lese/eksportere originale data
  • Nok og riktig dokumentasjon
  • Standardisere
  • Kompetanse
  • Lage system som i varetar de elektroniske arkiv
et historisk elektroniske arkiv vil aldri bli bedre enn det svakeste leddet i kjeden
Et historisk elektroniske arkiv vil aldri bli bedre enn det svakeste leddet i kjeden

Hva er de

svake leddene?

  • Dårlig planlegging ved innføringsprosjekter
  • For lite samarbeid mellom ulike fagpersoner
  • Liten eller manglende kvalitetskontroll
  • Mangelfulle rutiner/ansvar
  • Teknologisvikt
  • Manglende standarder
  • Manglende IT-kompetanse
  • Manglende mottaksapparat for bevaring
slide18
Systemutviklingsprosessen

Behovsspesifikasjon

Dataflytdiagram

Kravspesifikasjon

PLANLEGGING

Er-diagram

Datamodell

Prosessmodell

Prototyping

Utkast

systemdok

DESIGN

ANSKAFFELSE

eller

KONSTRUKSJON

Programmering

Systemdok.

Brukerdok.

Driftsdok.

TESTING OG

IMPLEMENTASJON

Testplan

Testdokument

- design/teknisk

Rutinebeskrivelse

Gjennomføringsplan

Endringsønsker

Feilrapporter

INNFØRING

DRIFT

Driftsrapporter

Logger

Pågående prosesser Endringsevaluering,

kvalitetskontroll, versjonshåndtering,drift

arkivplan for elektroniske arkiv
Arkivplan for elektroniske arkiv
  • Avleveringskrav til arkivskaper
  • Format
  • Medium
  • Merking
  • Dokumentasjon
  • Normalisering
  • Arkivinstitusjonens oppgaver
  • Ajour i forhold til lover, regler og retn.linjer
  • Konvertere til riktige formater etter behov
  • Ivareta sikkerhet både fysisk og autorisasjon
  • Fremhente og tilgjengeliggjøre informasjon
  • Rådgivning og bistand i arbeidet med å tilrettelegge og overføre data.
arkivinstitusjonens utfordringer
ArkivinstitusjonensUtfordringer
  • Å være i forkant
  • Forankring i organisasjonens ledelse
  • Stille krav og delta ved innføring av nye elektroniske systemer. NB! Noark4
  • Informere og bevisstgjøre arkivskapere
  • Innføre metadatasystem i org. For de systemene som er i produksjon.
  • Skaffe nok ressurser.
  • Opprette et mottaksapparat for de historisk elektroniske arkivene, samt plan for gjennomføring.
slide21
Hva er de organisatoriske utfordringene?
  • Økt behov for IT-ressurser
  • Økt behov for kvalitetsrevisorer og data-administratorer
  • Større integrasjon mellom it-/ og arkivinstansene
  • IT-strategi – digital orden
  • Arkivfunksjonen må få mer myndighet og påvirkningskraft
  • Bevisstgjøring blant brukere
  • Økende mengde av data
  • Økte kostnader

Mangelfulle og dårlig arkiv er et organisatorisk problem som oppstår allerede i planleggingsfasen, ikke et problem eid av arkivenheten.

slide22
Vurderingskriterier for bevaringsarbeid
  • For hvem og for hvilket
  • formål er dataene viktig
  • for ettertiden?
  • Hvor mye av dataene skal tas vare på?
  • Hvor ofte regner man med å få
  • forespørsler?
  • Hvor pålitelige er dataene med tanke på
  • autentisitet.
  • Hvor mye koster det å få satt data i
  • system?

Statistikk

Pålegg

Historie/kultur

Juridisk

Forskning

slide23
Hvordan bevare og tilgjengeliggjøre historisk elektronisk arkiv?
  • (LØSNINGSALTERNATIVER)
  • Ta vare på det originale utstyr, programvare og data
    • Konvertere de originale data til et standardisert format (eks ascii) uten å gjøre noe for å rekonstruere datastrukturen.
  • Konvertere de originale data til standardisert format og laste dem inn i
  • en database hvor den opprinnelige strukturen/sammenhenger gjenskapes.
    • Bygge opp en dynamisk/generell metadata-database.
mange sp rsm l fins det svar
Mange spørsmål fins det svar?
  • Hvilke standarder og metoder skal benyttes for elektroniske arkiv.
  • Hvem har ansvar for de elektroniske arkiv.
  • Hva sier konsesjoner og lovverk om måten å lagre elektronisk historisk arkiv.
  • Hva er kravene for at et dataarkiv er etterrettelig/pålitelig.
  • Hvor mye må med av dokumentasjon/informasjon for at det skal være mulig å gjenoppbygge en database struktur
  • Hva er viktig vedr dokumenter?
  • Hvordan håndtere elektroniske signaturer?
n r er et arkiv etterretterlig
Når er et arkiv etterretterlig

KVALITET

  • Validering og kontroll
  • Standardisert registrering
  • Bevissthet

SPORING (HVEM, HVA, NÅR)

  • Endringslogg
  • Transaksjonslogg
  • Hendelseslogg

DOKUMENTASJON

Beskriver sammenhenger, struktur og bruk.

SIKKERHET

  • Fysisk sikring
  • Autorisasjon/tilgang
  • kvalitetskontroller
suksess faktorer
Suksessfaktorer
  • Produksjonssystemene må være etterrettelig
  • Systematisk kvalitetskontroll
  • Rutiner og disiplin
  • Bruk av standarder
  • Vedlikehold og oppfølging

Å etablere et metadata-system for systemer i

produksjon, vil være strategisk lønnsomt

slide27
Kvalitetsbestemmende faktorer

Økonomi

Kommunikasjon

Ledelsen

Organisasjonen

Brukere

Rutiner

Database

Applikasjon

Kompetanse

Leverandør

ReglerKontroll/validering Sikkerhet

Verktøy

Myndighetene

Arkivet

Kvalitetsrevisorer

Dataleverandører

Tid

slide28
Fra foredling til produkt

Mål

Råvarer/

(-data)

Verktøy

Tap/svinn

Resultat

?

Behov

slide29
Digitale arkiver er kommet for å bli, vi må derfor tenke muligheter selv om det finnes endel problemer!

Problemer

Fordeler

Et hav av dataformater

Enorme datamengder

Ofte teknologiskifte

Leverandører kommer og går

Mer krav til sikring

Større krav til disiplin

Nye og bedre teknikker for transaksjonshåndtering

Stadig bedre lagringskapasitet

Billigere lagringsmedier

Gjenfinning blir enklere

Bedre sikkerhetsfunksjoner

Sammenstilling av data

Lettere å formidle data

+ mange muligheter

slide31
Eksempel på at dårlig datakvalitet forekommer

Følgende to eksempler er hentet fra tilfeldige internettsider.

4.5. Løsning for dagkirurgi

Takstkoden brukes som seleksjonkriterium fra poliklinikkfilen. Dette er nødvendig i en overgang fordi poliklinikkfilen har så dårlig datakvalitet at det ikke er mulig å DRG-gruppere filen direkte.

*****

Statistisk sentralbyrå

FD-TRYGD -- Sykepenger

Diagnose ihht. sykemelding.

Forløpstabellen inneholder ikke opplysninger om diagnose for 1992 pga. dårlig datakvalitet i grunnlagsregisteret. For senere år er opplysninger om diagnose inkludert.

ad