Arkiv og interkommunale samarbeidsordninger: Langesund 24.10.11

1. Arkiv og interkommunale samarbeidsordninger: Langesund 24.10.11 • Om interkommunalt samarbeid • Veilederen • Arkivledernes rolle ved etablering av interkommunalt samarbeid • Hva gjør vi med eksisterende samarbeidsløsninger • Kommunale aksjeselskap • Eierskapsmeldinger • Samarbeidsprosjekt Buskerud-Telemark-Vestfold • (tomodd@drmk.no, 32046699 / 92045612, www.drammen.kommune.no/byarkivet)

2. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Om interkommunalt samarbeid • - sammenheng med Stortingets prinsipielle frivillighetslinje om kommunestruktur • - god og effektiv måte å løse oppgaver på • - eksisterer svært mange samarbeid • - økning i antall samarbeid • - samarbeid om et bredt spekter av tjenester • - manglende politisk styring utløser diskusjon • - hva med regionrådene?

3. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Om interkommunalt samarbeid, forts. • - arkiv ikke en viktig del av samarbeidsløsninger • - arkivansvar ikke nedfelt i styringsdokumenter • - vanskelig å få gjennomslag hos rådmannen • - arkivlov og offentlighetslov følges ikke • - offentlighetens kontrollfunksjon svekkes • - tilgang til, og tolkning av arkiver, blir mindre • - viktig samfunnsdokumentasjon kan gå tapt • - rettighetsdokumentasjon særlig viktig

4. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Om interkommunalt samarbeid, forts. • Er en økning i interkommunale samarbeidsløsninger en demokratiutfordring i forhold til arkiv og tilgang til offentlige arkiv? • (ja) • Hvem har hovedansvaret for å løse eventuelle arkivutfordringer rundt interkommunale samarbeidsløsninger? • (først og fremst rådmannen)

5. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Om arbeidet med veilederen • - Riksarkivaren oppnevnte arbeidsgruppa • - det kommunale arkivmiljøet tok et hovedansvar • - arbeidet ble dekket over deltakernes egne budsjetter …. • - referansegruppe oppnevnt • - studiebesøk til Buskerud og Telemark • - planer om infobrosjyre • - prosessen forsinket etter at gruppa var ferdig

6. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Om arbeidet med veilederen, forts. • Ble prosessen – og veiledningen, slik arbeidsgruppa hadde tenkt? • (tja) • Var det nødvendig med to års venting? • (nei) • Er tilsynsmyndighetene for passive når det gjelder arkivspørsmål i kommunal sektor? • (ja)

7. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Veilederen • - fokus først og fremst på kapittel 5 og 6 • - ”kokebok” for praktisk arbeid (forhåpentligvis) • - begrepet ”rettssubjekt” sentralt (betegnelse på personer eller sammenslutninger som ifølge rettsordenen kan ha rettigheter og plikter) • - rettssubjekter skal ha egen arkivtjeneste • - vektlegger at det må gjøres en selvstendig vurdering av enhver interkommunal samarbeidsløsning • - viktig med skriftlige avtaler, også på depot • - gir råd om kommunale aksjeselskap

8. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Veilederen, forts. • - samarbeidsformer: • interkommunalt selskap • samarbeid etter kommunelovens § 27 • samarbeid etter kommunelovens § 28 (vertskommune) • kommunalt aksjeselskap • samvirkelag og stiftelser - forholdet til arkivloven og offentleglova: • skal følge offentleglov og arkivlov • skal følge offentleglov men ikke hele arkivloven • skal ikke følge offentleglov eller arkivlov

9. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Veilederen, forts • - aktivt arkiv (dagligarkiv): • sakene må avsluttes (periodiseres) samt påføres referanse • utlånte saker og nye løpende saker skal ikke blandes • ikke-aktive objektarkiver til depot • journalføring kan skje i en av eierkommunens IT-systemer • egen arkivbase, evt. egen arkivdel/journalførende enhet - avsluttet arkiv: • saksarkiv går til bortsetting eller til depot (fire år) • objektarkiv går til depot (ti år) • uttrekk fra sak/arkiv og fagsystemer i hht. arkivforskriften

10. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Veilederen, forts • - personalarkiv: • ikke gitt at ny arbeidsgiver har krav på alle opplysninger • full overføring av opplysninger krever samtykke • anbefales å kopiere nødvendig informasjon • avsluttet personalarkiv går til bortsetting eller depot

11. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Arkivledernes rolle ved etablering av interkommunalt samarbeid • - er arkivleder er delegert myndighet etter arkivforskriftens §§ 1-1 og 2-1? • - hvordan følge med på mulige interkommunale samarbeidsløsninger i egen kommune? • - har arkivlederne kompetanse på arkivspørsmål i interkommunale samarbeidsløsninger? • - ”tør” arkivlederne å ta en diskusjon med rådmannen om arkivspørsmål? • - er det tid til å jobbe med disse spørsmålene, og blir de en del av saksutredningen?

12. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Hva gjør vi med eksisterende samarbeidsløsninger? • - kartlegge omfanget i egen kommune, evt. med hjelp av en arkivinstitusjon (mange kommuner har ikke oversikt selv!) • - enklest å begynne med vertskommunesamarbeid? • - finnes det egne (interkommunale) rettssubjekter som er en del av kommunens egen arkivtjeneste? • - ta direkte kontakt med kommunens representant i samarbeidsløsningen (avklares med rådmannen først) • - være klar på hvem som skal forestå opplæring, kursing etc i samarbeidsløsningen mht. arkiv (ressurser!)

13. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Hva gjør vi med eksisterende samarbeidsløsninger? • Interkommunale selskaper der Drammen har eierposisjon: • Buskerud Regionale Incestsenter (BRIS) • Buskerud Kommunerevisjon IKS • Drammensregionens brannvesen IKS • Drammensregionens IKT (D-IKT) (§ 27) • Glitrevannverket IKS • Kommunenes Opplæringskontor i Buskerud IKS • Legevakta i Drammensregionen IKS • Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS (RfD) • Søndre Buskerud 110 sentral IKS • Drammen Havn (Drammensregionens interkommunale havnevesen) (§ 27) • Drammensregionens interkommunale krisesenter • Annet med viktig eierposisjon: • Stiftelsen Drammen Museum, Drammen kommunale pensjonskasse

14. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Kommunale aksjeselskaper • - forarbeidene til arkivloven definerer disse som private arkivskapere • - må følge journalføringsreglene hvis omfattet av offentleglova • - selskapet kan selv velge å følge arkivloven • - hva slags ansvar har arkivleder og daglig leder? • - selskapet bør følge samme regler som for offentlig skapte arkiver • - gjelder både arkivdanning og depot • - personalarkiv anbefales å kopieres

15. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Kommunale aksjeselskaper • Hel eller deleide aksjeselskap, Drammen kommune • AL Motorvegfinans (40%) • Brageteatret AS (50%) • Byen Vår Drammen AS (32,9%) • DIAS AS (30,8%) • Drammen Kino AS (33,3%) • Drammensfotballen AS (67,7%) • Energiselskapet Buskerud AS (50%) • Grønvold Eiendomsselskap AS (100%) • Lindum Ressurs og Gjenvinning AS (100%) • Papirbredden Eiendom AS (40%) • Papirbredden Innovasjon AS (11,9%) • Drammen Scener AS

16. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Eierskapsmeldinger • - pr. april 2009 ca. 20 % som hadde laget dette • - flere kommuner som nå lager dette • - må si noe om arkiv- og dokumenthåndtering • - hvem har ansvaret for å følge opp dette? • - hvor forpliktende er eierskapsmeldingen? • - Bergen kommune vedtok eiermelding i september 2011, med innspill fra Bergen byarkiv

17. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Eierskapsmeldinger • ”Kommunens eierskap gjelder enheter av stor samfunnsmessig betydning. Selskapene utfører viktige samfunnsmessige oppgaver som er viktig å dokumentere for ettertiden. Byrådet vil derfor oppfordre selskapene å dokumentere sin virksomhet gjennom å skape sine arkiver etter samme regelverk som Bergen kommune, sikre god oppbevaring og tilgjengeliggjøring av arkivene, samt avlevering til Bergen byarkiv.”

18. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Samarbeid Buskerud-Telemark-Vestfold • - et resultat av IKA Kongsberg og Drammen byarkiv sin satsning • - deltakere fra fire kommuner, en fylkeskommune og to kommunale arkivinstitusjoner • - bistand til kommuner og fylkeskommuner ifht. arkiv • - kartlegger samarbeidsordninger og typer av dette • - mulig kursing av kommunene i 2012 • - regionråd

19. Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger • Tilslutt: • Arkivlederne og de kommunale arkivinstitusjonene må spille rådmennene og politikerne gode på dette området, slik at arkivspørsmål i interkommunale samarbeidsløsninger kommer på dagsorden • Husk å dokumentere endringene i arkivplanen!