Tilgængeliggørelse af elektroniske arkivalier

1. Tilgængeliggørelse af elektroniske arkivalier Resultatkravprojekt 2005 – 2008 v/ projektleder Lone Smith Jespersen

2. Baggrunden Rapport om bevaring af kulturarven 2003 bl.a. den elektroniske kulturarv: • Internettet (Det Kongelige Bibliotek og Statsbiblioteket) • Elektronisk skabte arkivalier: • Konvertering af ældre e-arkivalier • Tilgængeliggørelse af e-arkivalier

3. To resultatkontraktprojekter 2005 - 2008 • Format- og strukturkonverteringsprojekt • Alle e-arkivalier (arkiveringsversioner) skal konverteres, så de overholder nugældende afleveringsformat (bevaringsformat) • Tilgængeliggørelsesprojekt • Statens Arkiver skal sikre, at elektroniske arkivalier kan stilles til rådighed for offentligheden, uden at der stilles krav om væsentlige it-forudsætninger hos brugerne (Kulturministeriet: Bevaring med perspektiv, punkt 13)

4. Tilgængeliggørelsesprojektet 2005 Et mindre forprojekt hvor de nærmere planer for 2006 – 2008 blev fastlagt (genforhandling med Kulturministeriet)

5. Grundlæggende overvejelser • Hvad menes med ”brugere uden væsentlige IT-forudsætninger”? • Skal arkivalier kun stilles til rådighed som de bevares (forskel på arkivalier på papir og e-arkivalier)? • Begrebet ”tilgængeliggørelse”? • Hvem er brugerne? • Hidtidige erfaringer med brug af e-arkivalier? • Tilgængelighedsregler?

6. Generel information / dokumentation Metadata Datatabeller Hjælpetabeller

7. Udvikling af basisprogrammer • CSV-converter • Lette arbejdet for brugeren / forskeren, der vil arbejde med e-arkivaliet i standardprogram, fx statistikprogrammel • Udlæser tabeller som tegnseparerede filer samt koder defineret i ”metadata” samt feltnavne fra ”metadata” • Fleksibelt og mange valgmuligheder

8. Udvikling af basisprogrammer • Program til indlæsning af e-arkivaliet i fx MS SQL Server • Danner grundlag for projektets videre arbejde • Indlæser tabeller, koder defineret i ”metadata”, ”metadata”, hjælpetabeller, dokumenter med dokumentation og elektroniske dokumenter fra ESDH-systemer • Fleksibelt og mange valgmuligheder

9. Søgning i journaler og ESDH-systemer • Mål: • Brugerne skal ikke forholde sig til samtlige tabeller og felter i e-arkivaliet • En ensartet brugergrænseflade uanset journal • Både systemudvikling og analyse af den enkelte journal eller ESDH-system • Der skal også gøres forsøg med registre

10. Understøtte søgning i samtlige data i e-arkivalie • Det ”ukendte” land • I hvor høj grad kan det lade sig gøre at understøtte brugeren ”uden særlige IT-forudsætninger”? • I hvor høj grad kan det lade sig gøre i systemuafhængige arkiveringsversioner?

11. Dokumentation • At kunne fremfinde arkivaliet • Der registreres kun få oplysninger i arkivdatabasen • Udvide dette med dokumentation (skabt af arkivet) uden adgangsbegrænsning • Både systemudvikling og arkivfagligt arbejde • At kunne forstå data i arkivaliet

12. Etablere adgang • Mulighed for adgang for medarbejdere i Statens Arkivers enheder • Mulighed for adgang på læsesale til ikke umiddelbart tilgængelige e-arkivalier (efter adgangsansøgning) • Adgang på læsesale til umiddelbart tilgængelige e-arkivalier • I denne periode ikke adgang via Internettet