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秘書室簡介與工作報告 簡報人:徐業良主任秘書 2005/09/06 - PowerPoint PPT Presentation


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秘書室簡介與工作報告 簡報人:徐業良主任秘書 2005/09/06. 秘書室成員與辦公區域. 主任秘書及行政同仁 12 人(含校長與副校長秘書、約聘人員 3 人 、 TEC 約聘行政助理 2 人)。 辦公區域包括六館 12 樓 、 六館 13 樓(校長室 、 副校長室) 、 及五館 1 樓之聯合服務櫃檯。. 秘書室執掌. 秘書室的角色:首長幕僚 、 校務推動引擎 、校務規劃者、協調溝通者、計畫執行者、危機事件處理者 。 秘書室的業務:機要與公關業務 、 經常性業務 、校務規劃與推動、專案業務 。. 機要與公關業務. 首長行程安排 首長函件文稿撰寫 首長交辦事項

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Presentation Transcript
2005 09 06
秘書室簡介與工作報告簡報人:徐業良主任秘書2005/09/06


秘書室成員與辦公區域

  • 主任秘書及行政同仁12人(含校長與副校長秘書、約聘人員3人、TEC約聘行政助理2人)。

  • 辦公區域包括六館12樓、六館13樓(校長室、副校長室)、及五館1樓之聯合服務櫃檯。


秘書室執掌

  • 秘書室的角色:首長幕僚、校務推動引擎、校務規劃者、協調溝通者、計畫執行者、危機事件處理者。

  • 秘書室的業務:機要與公關業務、經常性業務、校務規劃與推動、專案業務。


機要與公關業務

  • 首長行程安排

  • 首長函件文稿撰寫

  • 首長交辦事項

  • 外賓參訪接待


經常性業務

■ 全校發文核校、來文分辦、公告,全校支票、傳票、合約書、文件表單等用印

  • 行政品質推動:ISO行政品質系統推動、行政管理研究計畫、 提案改善

  • 行政會議、校務會議召開

  • 聯合服務櫃檯業務執行

  • 校史資料保存、校史館建置與維護

  • 年報編撰、教育部統計報表填報


Iso9001
ISO9001品質系統待議問題

  • 外部驗證已停擺一年,是否繼續執行外部驗證(每年20萬,5人來一天6小時)?

  • 是否繼續推動ISO9001品質系統?

  • 如繼續推動,文件管制、內部稽核、及管理審查組織是否應做一定程度簡化?


行政會議-全校行政決策之核心

  • 創新行政會議多元形式與功能

    • 輪流至各單位舉辦,並由各單位提特色報告

    • 確認前次會議紀錄同時作執行狀況重點追蹤

    • 增加各單位重點工作報告

  • 提升行政會議議事效率與決策品質

    • 以早餐會等非正式會議作政策形成

    • 強化會前提案簽核程序與溝通協商


校務規劃與推動(I)

  • 校務規劃:校務發展目標、策略、評量指標、重點計畫、資源規劃、組織調整、系所增設調整等

    • 前置作業(前一學年10月)校務發展委員會議校務諮議委員會議(前一學年11月)行政會議校務會議董事會(前一學年1月)

  • 預算編列:

    • 預算概算行政會議(前一學年3月)各單位編列年度工作及預算(含重點計畫)計畫暨預算審查委員會行政會議(前一學年5月)校務會議董事會(前一學年7月)


預算規劃-收入結構

  • 94學年度預估總收入:17.3億

    • 學雜費:54.4%

    • 推廣教育與建教合作:15.3%

    • 教育部補助:9.5%

    • 股息收入:9.0%

    • 動用累積剩餘:8.4%

    • 其他收入:3.5%


預算規劃-支出項目

  • 總支出17.3億,經常門13.2 億(76.3%),資本門4.1 億(23.7%)

    • 人事費6.1億, 35.3%

    • 推廣教育與建教合作2.9億, 15.4%

    • 行政單位例行性支出4.9億, 28.1%

    • 教學單位例行性支出1.4億, 8.0%

    • 重點計畫及院發展基金0.8億, 4.5%

    • 工程建設1.5億, 8.6%


校務規劃與推動(II)

  • 預算執行

    • 預算會計系統審核

    • 每季召開計畫暨預算審查委員會審查預算變更與追加

    • 每學期召開經費稽核委員會稽核經費執行

  • 94學年度重點計畫執行

    • 計畫書審查與預算分配(94/10)期中審查(95/02)期末審查(95/07)單位評鑑分配院發展基金、頒發單位評鑑獎金(95學年)

  • 教師績效獎勵


94學年度重點計畫

  • 94學年度重點計畫行政管理類與校務網絡類待議

  • 93、94學年度單位評鑑執行方式及院發展基金分配方式待議


教師績效獎勵制度

  • 於本校服務滿一年以上專任教師,可自行決定參與教學、研究、服務三項,但應符合最低要求標準

  • 教學與服務由各單位自行評等,研究部份分為工程、管理、資訊、人文四大類,分別訂定評等標準

  • 評核以特優、優、佳、可等四等級,依其所獲之等第分別發給不同額度之績效獎金(94學年度預算一千五百萬元)

  • 各獎勵項目中再產生傑出教師若干名

  • 教師升等資料均要求績效獎勵成績


教師績效獎勵作業流程(I)

  • 前置作業(9月):教師參與項目調查、各單位教學及服務評核標準議定、研發處核計研究成績

  • 第一次教師績效獎勵審議委員會議(10月):確認時程、評核標準、名額、獎金等

  • 評等作業:各單位初評教學及服務成績,研究評等會議議定研究等第及獎金

  • 第二次教師績效獎勵審議委員會議(11月):確認初評等第特優等名單及傑出獎候選名單


教師績效獎勵作業流程(II)

  • 教務、學務、研發等三處分別完成教學、服務及研究傑出獎審查

  • 第三次教師績效獎勵審議委員會議(12月):確認傑出獎教師名單及各等第獎金

  • 校長核定後發放第一期績效獎金(1月)

  • 教師績效獎勵制度精進會議(1月)

  • 發放第二期績效獎金(5月)

  • 提升教師績效獎勵榮耀感,結合有庠傑出教授與有庠講座教授之申請


元智與亞東整併政策方向尚不明朗

專案業務

  • 全校性慶典、活動承辦或支援

    • 校長交接典禮、主管研習會、校長座談、校慶…

  • 主辦各項全校性評鑑業務

    • 教育部評鑑(三年一期程)

    • 綜合校務自我評鑑(教育部評鑑前一年)

    • 教育部獎補助經費訪視(每年)

  • 全校性特殊專案與危機事件處理

    • 元智與亞東整併

    • 緊急事件處理小組、校園安全會議


自我期許

  • 依法行政、圓融協調、宏觀無私、勇於任事

  • 秘書室知識管理體系之建立

  • 秘書室同仁之成長與規劃人才之培養



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