秘書室簡介與工作報告簡報人：徐業良主任秘書 2005/09/06

秘書室簡介與工作報告簡報人：徐業良主任秘書2005/09/06秘書室簡介與工作報告簡報人：徐業良主任秘書2005/09/06

秘書室成員與辦公區域 • 主任秘書及行政同仁12人（含校長與副校長秘書、約聘人員3人、TEC約聘行政助理2人）。 • 辦公區域包括六館12樓、六館13樓（校長室、副校長室）、及五館1樓之聯合服務櫃檯。

秘書室執掌 • 秘書室的角色：首長幕僚、校務推動引擎、校務規劃者、協調溝通者、計畫執行者、危機事件處理者。 • 秘書室的業務：機要與公關業務、經常性業務、校務規劃與推動、專案業務。

機要與公關業務 • 首長行程安排 • 首長函件文稿撰寫 • 首長交辦事項 • 外賓參訪接待

經常性業務 ■ 全校發文核校、來文分辦、公告，全校支票、傳票、合約書、文件表單等用印 • 行政品質推動：ISO行政品質系統推動、行政管理研究計畫、提案改善 • 行政會議、校務會議召開 • 聯合服務櫃檯業務執行 • 校史資料保存、校史館建置與維護 • 年報編撰、教育部統計報表填報

ISO9001品質系統待議問題 • 外部驗證已停擺一年，是否繼續執行外部驗證（每年20萬，5人來一天6小時）？ • 是否繼續推動ISO9001品質系統？ • 如繼續推動，文件管制、內部稽核、及管理審查組織是否應做一定程度簡化？

行政會議－全校行政決策之核心 • 創新行政會議多元形式與功能 • 輪流至各單位舉辦，並由各單位提特色報告 • 確認前次會議紀錄同時作執行狀況重點追蹤 • 增加各單位重點工作報告 • 提升行政會議議事效率與決策品質 • 以早餐會等非正式會議作政策形成 • 強化會前提案簽核程序與溝通協商

校務規劃與推動(I) • 校務規劃：校務發展目標、策略、評量指標、重點計畫、資源規劃、組織調整、系所增設調整等 • 前置作業（前一學年10月）校務發展委員會議校務諮議委員會議（前一學年11月）行政會議校務會議董事會（前一學年1月） • 預算編列： • 預算概算行政會議（前一學年3月）各單位編列年度工作及預算（含重點計畫）計畫暨預算審查委員會行政會議（前一學年5月）校務會議董事會（前一學年7月）

預算規劃－收入結構 • 94學年度預估總收入：17.3億 • 學雜費：54.4% • 推廣教育與建教合作：15.3% • 教育部補助：9.5% • 股息收入：9.0% • 動用累積剩餘：8.4% • 其他收入：3.5%

預算規劃－支出項目 • 總支出17.3億，經常門13.2 億(76.3%)，資本門4.1 億(23.7%) • 人事費6.1億， 35.3% • 推廣教育與建教合作2.9億， 15.4% • 行政單位例行性支出4.9億， 28.1% • 教學單位例行性支出1.4億， 8.0% • 重點計畫及院發展基金0.8億， 4.5% • 工程建設1.5億， 8.6%

校務規劃與推動(II) • 預算執行 • 預算會計系統審核 • 每季召開計畫暨預算審查委員會審查預算變更與追加 • 每學期召開經費稽核委員會稽核經費執行 • 94學年度重點計畫執行 • 計畫書審查與預算分配(94/10)期中審查(95/02)期末審查(95/07)單位評鑑分配院發展基金、頒發單位評鑑獎金（95學年） • 教師績效獎勵

94學年度重點計畫 • 94學年度重點計畫行政管理類與校務網絡類待議 • 93、94學年度單位評鑑執行方式及院發展基金分配方式待議

教師績效獎勵制度 • 於本校服務滿一年以上專任教師，可自行決定參與教學、研究、服務三項，但應符合最低要求標準 • 教學與服務由各單位自行評等，研究部份分為工程、管理、資訊、人文四大類，分別訂定評等標準 • 評核以特優、優、佳、可等四等級，依其所獲之等第分別發給不同額度之績效獎金（94學年度預算一千五百萬元） • 各獎勵項目中再產生傑出教師若干名 • 教師升等資料均要求績效獎勵成績

教師績效獎勵作業流程(I) • 前置作業（9月）：教師參與項目調查、各單位教學及服務評核標準議定、研發處核計研究成績 • 第一次教師績效獎勵審議委員會議（10月）：確認時程、評核標準、名額、獎金等 • 評等作業：各單位初評教學及服務成績，研究評等會議議定研究等第及獎金 • 第二次教師績效獎勵審議委員會議（11月）：確認初評等第特優等名單及傑出獎候選名單

教師績效獎勵作業流程(II) • 教務、學務、研發等三處分別完成教學、服務及研究傑出獎審查 • 第三次教師績效獎勵審議委員會議（12月）：確認傑出獎教師名單及各等第獎金 • 校長核定後發放第一期績效獎金（1月） • 教師績效獎勵制度精進會議（1月） • 發放第二期績效獎金（5月） • 提升教師績效獎勵榮耀感，結合有庠傑出教授與有庠講座教授之申請

元智與亞東整併政策方向尚不明朗 專案業務 • 全校性慶典、活動承辦或支援 • 校長交接典禮、主管研習會、校長座談、校慶… • 主辦各項全校性評鑑業務 • 教育部評鑑（三年一期程） • 綜合校務自我評鑑（教育部評鑑前一年） • 教育部獎補助經費訪視（每年） • 全校性特殊專案與危機事件處理 • 元智與亞東整併 • 緊急事件處理小組、校園安全會議

自我期許 • 依法行政、圓融協調、宏觀無私、勇於任事 • 秘書室知識管理體系之建立 • 秘書室同仁之成長與規劃人才之培養

敬請指教！

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