Processer og IT

1. Processer og IT

2. Drømmen.. • Kunderne er glade og tilfredse med den ydelse de modtager. • Medarbejderne arbejder smart og er stolte af det produkt de leverer, som de ved har en god kvalitet.

3. Pointer • Overblik over kerneprocesser • Optimering af IT anvendelse • Smarte arbejdsprocesser

4. Præsentation: • Baggrund • Ide og nytteværdi • Mål • Succeskriterier • Scenarier • Interessenter og organisering

5. Baggrund • Langt de fleste arbejdsgange (processer) i GK benytter sig på den ene eller den anden måde af IT-systemer. • Vi har gennem flere år designet og optimeret arbejdsprocesser. • Vi har på nuværende tidspunkt ikke overblik over arbejdsprocessernes sammenhæng med IT systemerne, altså hvilke IT systemer der understøtter hvilke arbejdsgange. • Projektet har sammenhæng til GKs overordnede fokus på kvalitet og effektivisering, idet værdien af projektet er at optimere sammenhæng mellem organisationens kerneprocesser og IT understøttelsen af disse.

7. Iagtagelser • IT anvendes alene som elektronisk journal • Arbejdsprocessen er ikke meget kompleks – alligevel skal medarbejderen beherske mindst 9 forskellige it-systemer • It har begrænset eller ingen integration • Det er vanskeligt af opnå flow i arbejdet, fordi medarbejderen skal indtaste de samme oplysninger flere gange i forskellige systemer (dobbeltarbejde, risiko for fejl, redundante data, serverbelastning) • Timeglas ved start af hvert system

8. Ide • Projektets ide er, udfra en overordnet kortlægning af alle GK's arbejdsprocesser, at optimere kobling mellem kerneprocesser og IT-systemer for en særlig udvalgt gruppe af kerneprocesser. • F.eks. ved at bruge, genbruge og forbrede smarte arbejdsgange og måder at bruge IT systemer på.

9. Nytteværdi • Effektivisering af arbejdsgange og optimeret udnyttelse af anvendte IT-systemer ved: • at få et overblik over samspillet mellem kerneprocesser og IT-systemer • at afdække muligheder for optimering i samspillet mellem processer og IT-systemer • at gennemføre en optimering af samspillet på en udvalgt gruppe af kerneprocesser • at kerneprocesser og brugen af IT-systemer optimers, og der genbruges, der hvor det kan give større værdi.

10. Mål • Optimal udnyttelse af anvendte IT systemer og "best praktice" . • 1) Et fuldstændigt landkort over samtlige kerneprocesser i GK og de IT systemer der understøtter disse processer. • 2) En liste over de muligheder der er for optimering og effektivisering af samspillet mellem processer og IT-systemer • 3) Gennemførsel af en konkret udvalgt mulighed for optimering og effektivisering

11. Succeskriterier • Optimering af GK's brug af medarbejdernes ressourcer, kompetencer og brug af IT systemer. • Fase 1: At der er tegnet landkort for alle kerneprocesser samt IT • understøttelsen af disse. • Fase 2: At der er afdækket og udpeget fokus områder til videre analyse. • Fase 3: At samspillet mellem processer og IT systemer indenfor et særligt udvalgt område er blevet optimeret.

12. Scenarier – mulige tilgange til opgaven • Procesoverblik. Skabelse af overblik over allerede tegnede processer i GK. For at se om der er dele i de forskellige processer der understøtter ens/lignende handlinger. Feks. Sagsoprettelse og klagebehandling. • Databaseoverblik ifht. de enkelte processer. Formålet er at skabe mulighed for optimering i arbejdsgang ifht. IT-anvendelse. (Reducere antallet af indtastning af samme data) • Udvikling af metode, så de enkelte områder selv kan analysere og optimere en kerneproces med fokus på anvendte databaser og den tilhørende arbejdsgang. Formålet er indenfor relativt kort tid, at analysere alle GK's kerneprocesser samt at udbrede tanker om bedre integration mellem arbejdsgange og IT-værktøjer. • "Landkort" over alle kerneprocesser (tegnede og ikke tegnede) og deres IT-understøttelse i GK...

13. Scenarier – denne tilgang blev valgt til opgaven • "Landkort" over alle kerneprocesser (tegnede og ikke tegnede) og deres IT-understøttelse i GK. Formålet er at få det nødvendige overblik for at kunne: • - Genbruge IT-systemer/komponenter i forskellige dele af GK • - Forbedre procesdesign (det er muligt at se sammenhænge og snitflader) • - Planlægge indsatser omkring procesdesign alt efter hvor behovet er størst • - Udvikle samarbejdet mellem proces (VT-POK) og IT for at opnå større fælles referenceramme • Der kan hentes inspiration fra FORM og KL arbejdsgangsbank..

14. Interessenter og organisering • IT-organisationen • IT brugerne • Procesansvarlige • DIR - ansvar for anvendelse af ressourcer i GK • Hvilke kompetence skal være i projektgruppen? • Procestegning/systemer, IT-overblik, viden om FORM • Det skal forankres i et samarbejde mellem IT-organisationen og VT - POK

15. Hvordan skaber vi effektive processer, hvor vi får indtænkt IT? IT kompetence Organisatorisk / strategisk kompetence Faglig kompetence Proces kompetence

16. Procesunderstøttelse via IT • IT som Elektronisk journal/dokumentation (esdh, database, dokumenter)‏ • IT udfører dele af processen (automatisering) • IT som flow- og kommunikationsværktøj (input/output, processtyring, selvbetjening, samarbejde) • IT understøtter styring (dataopsamling, analyse) • Optimeret anvendelse af IT (f.eks. flere databaser/værktøjer, tættere kobling af it-værktøj til praksis)‏

17. Pointer • Overblik over kerneprocesser • Optimering af IT anvendelse • Smarte arbejdsprocesser