Akceptace v řízení projektů

1. Akceptace v řízení projektů Praha, 3.6.2010

2. Program • Představení novinek týkajících se projektového undergroundu • Téma pro dnešní sezení a diskuzi: Akceptace v řízení projektů • Volná diskuze • Závěr

3. Novinky • Co vše se událo od našeho posledního setkání • Nový design našich webových stránek, a hlavně nové informace www.mypmi.eu • Dárek • Místa k jednání Projektový Underground Sdružení projektových managerů web: www.mypmi.eu e-mail: info@mypmi.eu

4. Pohled do metodiky • PMBOK: Verify Scope – formalizing acceptance of project deliverables • Navazuje na Perform Quality Control • To ověřuje korektnost, správnost • Mohou probíhat i paralelně • Vstupy ve vztahu k rozsahu • Project scope statement, WBS, requirements documentation • Nástrojem pouze inspekce • Výstupem i změnový požadavek

5. Zaslané otázky Rozdělení do kategorií • Akceptační kritéria – definice • Zodpovědnosti v rámci akceptačního řízení • Zákazník nedodržuje domluvené termíny, rozsah a součinnost • Akceptace v návaznosti na finanční plnění

6. Zaslané otázky • Akceptační kritéria – definice (1/5) • Jaká kritéria nastavit pro akceptaci dokumentů (dokumentace, analýzy, cílová koncept, apod.)? • V jakých „fázích“ projektu „co“ akceptovat a jakým způsobem? • Jaká kritéria úspěšnosti nastavit pro pilotní provoz? • Kolik kol (připomínky-zapracování) považujete za optimální pro akceptaci dokumentů (dokumentace, analýzy, cílová koncept, apod.)

7. Zaslané otázky • Akceptační kritéria – definice (2/5) • Je lepší stanovit akceptační kritéria předem (např. již v rámci nabídky nebo ve smlouvě) nebo je lepší počkat až na fázi implementace kdy je situace jasnější, ale zároveň může dojít k rozepřím se zákazníkem? • PM nastoupil na již běžící projekt. Jak přinutit zákazníka na již běžícím projektu definovat pravidla pro akceptaci, která nebyla definována?

8. Zaslané otázky • Akceptační kritéria – definice (3/5) • Ideální stav je pokud lze konkrétní akceptační kritéria ve velmi raných stadiích projektu a nejlépe je spolu s popisem akceptačního procesu vložit jako přílohu ještě přímo do smlouvy se zákazníkem .. • Jak se ale postavit k situaci kdy to z principu projektu před zahájením nelze udělat? • Lze si představit projekty vývoje SW řízené agilními metodikami, kde konkrétní obrys dodávaného SW díla vznikne až po několika iteracích třeba v polovině projektu?

9. Zaslané otázky • Akceptační kritéria – definice (4/5) • Používáme 2 modely akceptačního řízení, které zjednodušeně jsou:1/ Společně se zákazníkem procházíme dodávaný systém a ověřujeme, že jeho funkcionalita je v souladu se zadáním;2/ Zákazník má dohodnutý počet dnů na to, aby si dodávaný systém vyzkoušel, a když nenajde a nenahlásí závady, je systém akceptován. Potom ještě občas dojde k "divoké akceptaci", kterou smlouva definuje takto: Zákazník se sice pořád brání z různých důvodů akceptovat, ale začne prokazatelně dodávaný systém používat. • Znáte ještě jiné způsoby jak provádět ?

10. Zaslané otázky • Akceptační kritéria – definice (5/5) • Jak na čtení detailních analýz (analytických zadání) zákazníkem? • interpretace detailních analýz (analytických zadání)? • schvalování velkého objemu, pro zákazníka málo srozumitelné,  dokumentace? • prototyp? • jak co nejpresneji definovat akceptacnibehemzadani a objednani projektu v dobe, kdy presna specifikace reseni je stale "highlevel" a je soucasti dodavky projektu (platinapr. pro SI projekty) • jak udrzetbehem projektu akceptacni testy v planovanem case a obsahu (zejmena pokud se vyskytuje velkemnozstvi chyb) • rozdeleni akceptace na podminecnou a finalni - vyhody a nevyhody

11. Zaslané otázky 2. Zákazník nedodržuje domluvené termíny, rozsah a součinnost (1/4) • Často se stává, že součinnost při akceptaci (připomínky, testování zákazníkem apod.) trvá déle než je naplánováno v harmonogramu. Jak donutit zákazníka, aby harmonogram dodržoval! (téměř vždy si to posune a nic se mu nestane) • Jak zabránit odbíhání zákazníka od domluvených (např. smluvně) akceptačních scénářů - testovat se má A a během toho testu zákazníka napadne, že by chtěl otestovat i B, na které není akceptační scénář a z toho plyne opět prodlužování akceptace? • Je správné nechat klienta v průběhu akceptace podle předem schválených akceptačních scénářů doplňovat ještě další body na úkor posunu harmonogramu?

12. Zaslané otázky 2. Zákazník nedodržuje domluvené termíny, rozsah a součinnost (3/4) • jak ostatní řeší situace, kdy odpovědný zástupce zákazníka odmítá akceptovat. A to buď zcela bez důvodu (strach ze zodpovědnosti) nebo argumentuje problémy zcela mimo projekt (o kterých se dříve nezmínil) – např. že teď to nejde, protože nemají peníze na uhrazení navazující fakturace, nebo jinak, podobně? • Jak předcházet (až) při akceptaci situacím typu: tohle jsme nechtěli, tak jsme to nemysleli, předpokládali jsme, že to bude tak jak jsme zvyklí,.... • Z pohledu dodavatele: Jak slušně/politicky uřídit zákazníka, který přidává nová a nova akceptační kriteria a oddaluje podepsaní akceptace (zpravidla dodavatel má ke konci projektu termínový skluz a nedobrou vyjednávací pozici).

13. Zaslané otázky 2. Zákazník nedodržuje domluvené termíny, rozsah a součinnost (4/4) • Jak motivovat zákazníka k detailnějším akceptačním testům? Jde mi zejména o relativně pozitivní situaci, kdy zákazník je ochoten akceptovat, ale o výsledek dodávky se nezajímá. Tzn. nechce věnovat čas na podrobnější akceptační testy. Nakolik je vhodné zákazníka k detailnější akceptaci "nutit". • Jaká je zažitá zkušenost v předcházení a řešení „nedorozumění“ při akceptaci –představa zákazníka o tom, co si představuje, že má být dodáno, je mírně odlišná od toho, co bylo dodáno, přestože bylo korektně dokumentován postup projektu a měnící se představy zákazníka, které byly i zapracovávány (zákazník odmítl podepsat na začátku cílový koncept).

14. Zaslané otázky 3. Zodpovědnosti v rámci akceptačního řízení (1/3) • Jakou úlohu plní ve vztahu k zákazníkovi, zejména ve fázi akceptace, preciznost projektového manažera? • Komu přísluší vypracování akceptačních testů? • Jak přinutit zákazníka (klíčového uživatele), aby převzal zodpovědnost za úkon akceptace / výsledek. • Jaké je pro vás ideální nastavení spolupráce (komunikace, rozdělení úkolů, reportování) s akceptačním týmem? • Uznani priority a dulezitosti projektu vsemi zucastnenymi stranami.

15. Zaslané otázky 3. Zodpovědnosti v rámci akceptačního řízení (2/3) • Koho je vhodné si k akceptaci přizvat? V případě zakázkového SW je odběratelů větší množství a velmi často se akceptace provádí hlavně z pohledu splnění požadavku pro fakturaci, což není ideální. Metodika v tomto pomáhá, ale zajímají mne spíše praktické zkušenosti z ČR. • Měla by akceptace být čistě záležitostí zákazníka (tzn. během vyhrazeného času testuje zákazník sám a reportuje chyby, dodavatel do testování nezasahuje) nebo je lepší aby se dodavatel akceptačních testů aktivně účastnil a poskytoval podporu zákazníkovi.

16. Zaslané otázky 3. Zodpovědnosti v rámci akceptačního řízení (3/3) • Jak a kdy nejpozději co nejlépe pochopit co zákazník od akceptace očekává, kdo bude ve skutečnosti akceptovat (uživatel; vedoucí pracovník; technické oddělení, které však není konečným uživatelem, ale pouze poskytuje podporu produktu na straně zákazníka)? Jaké jsou způsoby, postupy a reálné možnosti řízení těchto očekávání zákazníka (formální i neformální)? • Jak by mělo vypadat ideální předání produktu k akceptaci (akceptačním testům) zákazníkem? Interní verifikace produktu na straně dodavatele, informace (výzva) zákazníkovi o blížící se akceptační fázi, další nezbytné kroky které je třeba udělat.?

17. Zaslané otázky 4. Akceptace v návaznosti na finanční plnění (1/1) • Jaké mají ostatní zkušenosti s akceptací před dokončením (např. ve státní správě potřebují utratit peníze před koncem roku) a následně s dokončení onoho zajíce v pytli. • Jaké jsou zkušenosti s akceptací nenavázanou na platební milníky? A obráceně s fakturací nenavázanou na akceptaci