Projekt EDM – Elektronisches Dienstreise Management

1. Projekt EDM – Elektronisches Dienstreise Management Amt der Tiroler Landesregierung (Abteilung Bildung) Daten-Verarbeitung-Tirol GmbH (DVT)

2. Leitgedanken ... • Elektronisches Dienstreisemanagement ist Teil von BIDI (Bildungsdienste) des Landes Tirol • Papierlose und möglichst einheitliche Abwicklung des gesamten Dienstreiseprozesses (Verwaltung) • Reduktion der Arbeitsschritte und Hierarchien bei Gewährleistung des Dienstweges • Reduktion von Durchlaufzeiten (Liege- und Wartezeiten) • Abrechnungstransparenz • Verhinderung der Verjährung von Ansprüchen

3. Rahmen Inhalte / Generelles Testuser Produktivuser gesetzliche Grundlagen = inhaltliche „Spielregeln“ Erlässe RGV System = technische „Spielregeln“ Benutzeranforderungen Hierarchische Anforderungen

4. Rahmen • Verfassungsrechtliche GrundlagenSchulbehörden des Bundes • Landesschulrat • Bezirksschulrat • Schulbehörden des Landes • Bezirksverwaltungsbehörde • Landesregierung • Dienstrecht • http://www.ris.bka.gv.at/

5. Inhalt Dienstreiseantrag Erfassen der Daten durch LehrerIn Befürwortung des Antrags durch LeiterIn Genehmigung des Antrags durch Abteilung Bildung Dienstreiseabrechnung Erfassung der Daten durch LehrerIn Bestätigung durch Schulleiter Anweisung der Reiserechnungssumme d. Abt. Bildung FahrgemeinschaftenDokumentation und Hilfe WanderlehrerIn Rahmenstundenplan Tätigkeitsbericht Inhalt

6. Einstieg (Portal Tirol) Inhalt • URL: https://portal.tirol.gv.at • Via TiBS, … Hier finden Sie Anleitungen und Hilfen zum Elektronischen Dienstreisemanagement

7. Portal-Anwendungen Aufruf Bildungsdienste (BiDi)

8. Bildungsdienste Wichtige Hinweise Anleitungen, km-Sätze etc.

9. Bildungsdienste Online-Unterstützung Seitendruck,Schriftgröße, …

10. Dienstreisen Übersicht /mögliche Folgeaktivitäten Reiseanträge der Lehrkräfte

11. Module Reise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise LehrerInAntrag LeiterInBefürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerInAbrechnung LeiterInBestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseabrechnung Dienstreiseantrag

12. Reiseantrag anlegen Bereich Dienstreisen Schnellzugriff Antrag anlegen

13. Reiseantrag anlegen Dienstreiseantrag anlegen

14. Reiseantrag anlegen Ihr Suchergebnis können Sie mit den zur Verfügung stehenden Feldern einschränken Informationen ausPH-Online;DRA möglich? Rahmendaten und Übernahme in Dienstreiseantrag

15. Dienstreise nicht gefunden? • Zu viele Einschränkungen • Sonderzeichen, Leerraum, … Für Dienstreisen, die nicht im Zusammenhang mit Fort- und Weiterbildungsveranstaltungen der PHT stehen, werden die nötigen Veranstaltungsdaten von der Abteilung Bildung im System bereitgestellt. VA von anderen PH sind teilweise auffindbar. Sollte die gewünschte Veranstaltung im System (noch) nicht abgebildet sein, wird empfohlen, die Rahmendaten der Veranstaltung an folgende E-Mail Adresse zu übermitteln: veranstaltungen.planen@tirol.gv.at

16. Details des Dienstreiseantrags Optionale Auswahlmöglichkeit bei mehrtägigen Veranstaltungen Abhängig vom Beginn und Ende der Veranstaltung, können die Anreise einen Tag früher und die Abreise einen Tag später stattfinden(vor 6 Uhr früh starten mit ÖVKM – nach 22 Uhr abends bei der Stammschule eintreffen) „Weiter“ zum Reiseverlauf

17. Zusatzinformation zum Thema „Reisezeiten“ *) Auswahl des gewünschten Fortbewegungsmittels Beginn der Dienstreise eingeben *) „Virtuelle“ Zeiten nur bei ÖVKM dazu zählen, sonst tatsächliche Reisezeit lt. Reiseplaner (GoogleMaps) bei kürzester Entfernung bei Pkw

18. Zurück zum Reiseverlauf

19. Rückreise planen Bei mehrtägigen Reisen Übernachtungsart auswählen Möglichkeit der Anforderung eines Businesstickets

20. Speicherung der Eingaben und Weiterleitung an die Schulleitung Speicherung der Eingaben

21. Hier können Sie sich die Reisedetails nochmals anzeigen lassen Ändern bzw. Löschen ist nur dann möglich, wenn die Schulleitung den Antrag noch nicht bearbeitet hat.

22. Module Reise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise LehrerInAntrag LeiterInBefürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerInAbrechnung LeiterInBestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseabrechnung Dienstreiseantrag

23. Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken

24. Falls erforderlich, Kommentar eingeben oder Textvorlage übernehmen Gewünschten Bearbeitungsschritt anklicken (mit „Befürworten“ wird Antrag an die Abt. Bildung weitergeleitet)

25. Module Reise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise LehrerInAntrag LeiterInBefürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerInAbrechnung LeiterInBestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseabrechnung Dienstreiseantrag

26. Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken

27. Bearbeitung durch Abt. Bildung

28. Module Reise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise LehrerInAntrag LeiterInBefürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrech-nung LeiterInBestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseabrechnung Dienstreiseantrag

29. Dienstreise abrechnen Reisedetails anzeigen lassen Bearbeitungsschritt anklicken

30. Beginn- bzw. Abfahrtszeit an tatsächliche Gegebenheit anpassen Fortbewegungsmittel spezifizieren

31. Daten der Rückreise anlog den Daten der Hinreise anpassen Wenn notwendig Bemerkungsfeld befüllen Mit „Weiter“ gelangen Sie zur Abrechnung

32. Felder je nach benutztem Fortbewegungsmittel befüllen Spesenarten durch Anklicken „Zeile einfügen“ anzeigen lassen Beleg aufbewahren *) Anzahl der in der Hotelrechnung inkludierten Frühstücke eintragen Abzüge angeben (Anzahl) *) Aufbewahrung Hotelrechnung - 3 Jahre (lt. Wiki), 1. Klasse ÖBB muss aufbewahrt werden, 2. Kl. nicht!

33. Mit „Speichern und Berechnen“ erhalten Sie einen Überblick über die Gesamtkosten

34. Durch Anklicken der jeweiligen Spesenart, kommen Sie zu den Detaildaten Immer dann notwendig, wenn für Teile der Dienstreise-abrechnung Nachweise bzw. Belege vorgeschrieben sind

35. Formulardruck • evtl. URL zur Liste der sicheren Sites hinzufügen • evtl. Popups zulassen • evtl. STRG gedrückt halten

36. Mit „Speichern und Senden“ wird die Abrechnung an die Schulleitung weitergeleitet

37. Ändern ist nur dann möglich, wenn die Schulleitung die Abrechnung noch nicht bearbeitet hat. Abrechnungs-details anzeigen lassen

38. Module Reise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise LehrerInAntrag LeiterInBefürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrech-nung LeiterInBestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseabrechnung Dienstreiseantrag

39. Mögliche Folgeaktivität anklicken Abrechnungs-details anzeigen lassen

41. Mit Genehmigen erfolgt die Weiterleitung an die Abt. Buchhaltung

42. Module Reise Erledigungen im Anschluss an die Dienstreise Erledigungen vor Antritt der Dienstreise LehrerInAntrag LeiterInBefürwortung Abt. Bildung Genehmigung LehrerIn Abrech-nung LeiterInBestätigung Abt. Buchhaltung Prüfung/Auszahlung Dienstreiseabrechnung Dienstreiseantrag

43. Belege müssen der Abt. Buchhaltung auf deren Anforderung übermittelt werden. Vorgenommene Korrekturen werden von der Abt. Buchhaltung kommentiert

44. Begründung für vorgenommene Änderung durch Abt. Buchhaltung Korrigierter Betrag

45. Fahrgemeinschaft • Die Abt. Bildung entscheidet über eine eventuelle Genehmigung einer Fahrgemeinschaft. Ausschlaggebend für eine solche Genehmigung sind die Kosten. • Vorgehen: • Fahrer (und Mitfahrer) beantragen eine Dienstreise -Fortbewegungsmittel = „privat PKW mit Fahrgemeinschaft“ • Fahrer beantragt Fahrgemeinschaft und ordnet Mitfahrer zu • Abt. Bildung genehmigt die entsprechenden Dienstreiseanträge und trifft gleichzeitig eine Entscheidung die eingelangte Fahrgemeinschaft betreffend • Genehmigt die Abt. Bildung die Fahrgemeinschaft, kann der Fahrer die entsprechenden Kosten geltend machen.

46. Fahrgemeinschaft Fahrgemeinschaft beantragen

47. Fahrgemeinschaft MitfahrerInnen suchen

48. Ansprechpersonen

49. Dokumentation • Verfahrenshandbücherim EDM über „Hilfe“ bzw. im „Wiki EDML“ aufrufbar • Anwendungsdokumentation (sämtliche Abläufe werden mit Hilfe von Screenshots beschrieben) • Rechtlicher Rahmen (beinhaltet die wichtigsten Fragen zur Reisegebührenverordnung bzw. stellt Auslegungen klar) • Benutzerinformationen (über das Schulleiterservice aufrufbar) • Schulleiterservice - Hauptmenü EDM (http://schulleiterservice.tsn.at/edm) • FAQ-Liste (Sammlung der häufig gestellten Fragen zum Elektronischen Dienstreise Management) • Videos zu EDM • Alle Dokumente werden laufend aktualisiert und stehen im Tirol Portal zur Verfügung

50. WanderlehrerIn • Erlassdatenbankhttp://schule.tirol.gv.at/erlassdatenbank_aps/ • Rundschreiben-Datenbankhttp://schule.tirol.gv.at/rundschreiben/ • SchulleiterInnen-Service  EDMhttp://schulleiterservice.tsn.at/edm • Wanderlehrkräftehttp://content.tibs.at/schulleiterservice/index.php?&con_id=27948 • RSTP  TB  RA– warum? • TB – wofür?