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Einführung ins Projektmanagement

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Einführung ins Projektmanagement. Was ist ein Projekt?. Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. (Quelle:DIN 69901). Was ist Projektmanagement?. Projektmanagement ist die „Gesamtheit von

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Presentation Transcript
was ist ein projekt
Was ist ein Projekt?

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichen

durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer

Gesamtheit gekennzeichnet ist.

(Quelle:DIN 69901)

Elena Schumann

was ist projektmanagement
Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist die

„Gesamtheit von

Führungsaufgaben, Organisation,

Techniken und Mittel

für die Abwicklung eines Projekts“.

Quelle: DIN 69901

Elena Schumann

slide4

- Komplexität

- Risiko

- Fehler

Zeit

Gestern Heute

Elena Schumann

wichtigste ziele des projektmanagements
Wichtigste Ziele des Projektmanagements:
  • Sicherung des Projekterfolgs:
  • - Termine
  • - Kosten
  • - Qualität
  • Zufriedenheit
  • Verkürzung der Projektdurchlaufzeiten

Elena Schumann

aufgaben des projektmanagements
Aufgaben des Projektmanagements:

Planung:

- Analyse der Aufgabenstellung

- Planung des Ablaufs

- Termin- und Kostenplanung

- Optimierung der Projektaufgabe

- Risiko-Analyse

Hilfsmittel: Projektstrukturplan, Kosten- / Aufwandsplan, Meilensteinplan

Elena Schumann

steuerung
Steuerung:

- Steuerung des Projektablaufs

- Aufgabenverteilung, Anleiten, Delegieren

- Koordinierung der Zusammenarbeit

- Fällen von Entscheidungen

- Information, Berichterstattung

Überwachung:

-Termine, Kosten, Leistung

Hilfsmittel: Projektbesprechungen/Teammeetings, schriftliche Ergebnismeldungen, Abfrage der Ergebnisse (Meilensteine), unregelmäßige Besuche/Gespräche intern bzw. extern.

Elena Schumann

vorteile von projektmanagement
Vorteile von Projektmanagement

+ Projektbearbeitung wird effektiver (Kosten+Zeit)

+ Risikominimierung

+ frühzeitiges Erkennen/Beheben von Störungen/Schwierigkeiten

+ Motivation durch Zwischenergebnisse

+ gutes Training für Führungsnachwuchs

+ durch Wissenstransfer bestmögliche Lösungen

+ höhere Flexibilität

Elena Schumann

nachteile von projektmanagement
Nachteile von Projektmanagement

- Führungskräfte von außen

- Akzeptanz von Projektleiter

- Konflikt zw. Projektzielen & Projektergebnissen

- demotivierende Bezahlung

- Minimierung der Risiken durch Großzügigkeit i.d.Planung

- Kosten bei der Einführung des PM

- Konflikte innerhalb des Teams

Elena Schumann

prinzipien f r erfolgreiches projektmanagement
Prinzipien für erfolgreiches Projektmanagement

-- Projektziele

-- Organisation

-- Mitarbeiter

-- Werkzeugeinsatz

-- Projektführung

-- Dokumentation

-- Qualität

-- Kommunikation und Information

-- ausreichende Planung und zweckmäßige Kontrolle

-- Wirtschaftlichkeit

Elena Schumann

phasen des projektmanagements
Phasen des Projektmanagements
  • Definitionsphase
  • Planungsphase
  • Durchführungsphase/Realisierungsphase
  • Abschlussphase

Elena Schumann

definitionsphase
Definitionsphase
  • Analyse des Problems
  • Entscheidung zur Durchführung
  • Projektauftrag
  • Projektorganisation
  • (insbes. bei größeren Projekten)

Elena Schumann

slide14

Zusammensetzung der Projektmitglieder

Aufgaben des Projektleiters:

Projektplanung

Projektsteuerung

Projektmitarbeit

Projektkontrolle

Zielorientierung

Entscheidungsfähigkeit

Fachwissen

Soziale Kompetenz

Flexibilität

Souveränität

  • Erwartungen an den Projektleiter:

Elena Schumann

slide15

Projektteam

- Erfahrung der Projektmitglieder

- Qualifikation der Teammitglieder

- Spezialisten/Experten

- richtige Zusammensetzung der Teammitglieder

- Motivation

- Verfügbarkeit

Elena Schumann

kick off meeting
Kick-Off-Meeting

- Projektgruppenvorstellung

- Projekterläuterung

- Projektbedeutung

- Besichtigungen

Sinn:

-der gleiche Informationsstand für alle Projektbeteiligte

-Austausch der Erwartungen

-Verteilung der ersten Aufgaben

Elena Schumann

planungsphase
Planungsphase
  • Der Anteil der Planungsphase beträgt ca.25% am Gesamtaufwand
  • Einbeziehung des Teams in die Planung
  • Schafft Grundlagen für Projektdurchführung
  • Vorstellungskraft (worst-case-Szenario)
  • Details zur zeitlichen und kapazitätsmäßigen Planung des Projekts

Elena Schumann

aufgaben der planungsphase
Aufgaben der Planungsphase

Identifikation der Arbeitspakete

-Generierung der Teilaufgaben

Erstellung des Projektstrukturplans

-dient der Komplexitätsbewältigung

-Ergebnis der strukturellen Analyse eines Projekts (top down)

-Zerlegung in stufenweise Teilaufgaben

-stellt den Aufgabenbaum eines Projekts Abbildung

Elena Schumann

slide20

Projektablaufplanung und Terminplanung

zielorientierte, systematische und detaillierte Planung

-einzelne Vorgänge festlegen

Folge

Parallele

Verzweigung

Zusammenführung

-genaue Terminierung

Projekttermine

Pufferzeiten

Kritischer Pfad

Kapazitäts-, Ressourcen, Kosten-, Qualitätsplanung

Elena Schumann

projektdurchf hrungsphase
Projektdurchführungsphase

Umsetzung der Projektplanung

  • Aufgaben:
  • Projektsteuerung = Steuerung der Projektrealisation
  • Projektcontrolling = Reaktion auf Änderungen/Analyse
  • Dokumentation = aktuelle/relevante Informationen

Elena Schumann

projektsteuerung
Projektsteuerung

Team- und Gruppenleitersitzungen:

-Informationsaustausch

-Probleme identifizieren und lösen

-Verteilung der Arbeitspakete

-Motivation: Identifikation, Akzeptanz des PL, Spaß

Beteiligung an der Planung

Elena Schumann

projektcontrolling
Projektcontrolling

Leitfragen: Effektivität & Effizienz

  • Termin- & Ablaufcontrolling
  • Kostencontrolling
  • Ergebniscontrolling (Qualitätssicherung)

Elena Schumann

slide24

Erfassung des Projektfortschritts:

Projektstand

Mitarbeitereinsatz

Soll-Ist-Vergleich

Messung des Projekterfolgs:

Einhalten der Termine

Überstunden/Krankenstand

Ablauf der Teamarbeit

Kosten/Budget/zusätzliche Aufwendungen

Elena Schumann

risiko analyse
Risiko-Analyse
  • Technische Risiken
  • Wirtschaftliche Risiken
  • Politische Risiken
  • Juristische Risiken
  • Bürokratie
  • Entwicklungsumgebung
  • Sprachprobleme
  • Klima

Elena Schumann

projektdokumentation
Projektdokumentation
  • Aufgaben:
  • Sammlung/Bereitstellung von Informationen über das Projekt, den Projektverlauf für Projektbeteiligte
  • Sammlung von Projektinformationen als Erfahrung für zukünftige Projekte
  • Bereitstellung von Informationen über Projektergebnisse nach Projektende

Elena Schumann

abschlussphase

Projekterfolg Projektmisserfolg

  • Projektabschlussbericht
  • Moderation der Projektergebnisse
  • Auflösung des Projektes
  • Ggf. Reintegration der Mitarbeiter
  • Einführung und Verwendung der Projektergebnisse
Abschlussphase

Dokumentation des Gesamtprojekts

Elena Schumann

slide28

Phase/Produkt

Dokument

Definitionsphase

  • Problembeschreibung/-analyse
  • Projektantrag
  • Vorstudie

Planungsphase

  • Projektstruktur-/-ablaufplan
  • Termin-,Kosten-,Qualitäts-, Kapazitätsplan

Durchführungsphase

  • Sitzungsprotokolle
  • Status- &Sonderberichte

Abschlussphase

  • Präsentation
  • Abschlußbericht

Produkt

  • Produktdokumentation
  • Schulungsunterlagen

Support

  • FAQ
  • Manual
  • Wartung

Elena Schumann

pr sentation
Präsentation

Die Präsentation ist der persönliche Vortrag einer strukturierten Folge von Gedanken, unterstützt durch visuelle Hilfsmittel, an ein überschaubares Publikum.

Elena Schumann

planungsschritte
Planungsschritte

Was soll

-mit welchem Ziel

-für welche Zielgruppe

-mit Hilfe welcher akustischen und optischen Mittel

-unter welchen räumlichen und zeitlichen Bedingungen

dargestellt werden?

Elena Schumann

slide31

Einleitung:

-Begrüßung

-Themenvorstellung

-Gliederung

-organisatorische Hinweise

Hauptteil:

Systematische Vorstellung des Themas

Logische Argumentation, überzeugende Ideen und Informationen

Roter Faden

Schlußteil:

Zusammenfassung und Fazit

Fragen und Dank für die Aufmerksamkeit

Elena Schumann

slide32

FRAGEN ???

Elena Schumann