Case Sanomalehdet ja aikakauslehdet

1. Case Sanomalehdet ja aikakauslehdet Torstaina 30.08.2012 klo 8:30-11:30 Kaustisen kunnantalo, valtuustosali erikoiskirjastonhoitaja Sirpa Tuomisto

2. Lehtihankinnan vaiheet • Hankinnan valmistelu • Tarjouspyynnön laatiminen • Hankintailmoituksen julkaiseminen • Tarjousten avaaminen ja vertailu • Hankintapäätöksen tekeminen • Hankintasopimuksen tekeminen

3. Hankinnan valmistelu Tutustumien markkinatilanteeseen • Hyödynnä voimassaolevaa sopimusta • Kutsu potentiaalisia tarjoajia mahdollisimman tasapuolisesti vierailulle • Tutustu markkinaoikeudessa olleisiin tapauksiin nyt äläkä vasta tarjouspyynnön julkaisemisen jälkeen

4. Hankinnan valmistelu Hankinnan organisointi • Ketkä osallistuvat hankinnan tekemiseen organisaatiossa ohjesääntöjen, tehtäväkuvausten ja käytännön toiminnan kannalta? • Kokkolan kaupunginkirjasto-maakuntakirjastossa isoihin hankintoihin muodostunut käytännössä tiimi (kirjastotoimenjohtaja, erikoiskirjastonhoitaja, palvelusihteeri, palvelusihteerin sijainen, hankintapäällikkö, sekä 4-5 työntekijää)

5. Hankinnan valmistelu Osallistujien ja hankinnan arvon kartoitus • Palvelusihteeri lähettää kyselyn kaupungin organisaatioille ja maakuntakirjastoalueen kirjastoille ja pyytää samalla osallistujia kertomaan, kuinka paljon he ovat ko. vuonna käyttäneet varoja lehtihankintoihin sekä listaa tilattavista lehdistä, tilausmuodosta sekä kuka tekee hankintapäätöksen. Kyselyssä ilmoitettiin myös, kuinka monen vuoden hankintaa on suunniteltu (2 v + optio)

6. Hankinnan valmistelu Mukaan lähtivät: Kokkolan kaupunki Kaustisen kunnankirjasto Kannuksen kaupunginkirjasto Halsuan kunnankirjasto Toholammin kunnankirjasto Lestijärven kunnankirjasto Keski-Pohjanmaan keskussairaala

7. Hankinnan valmistelu Hankinnan organisointi: Mukaan ilmoittautuneet organisaatiot ovat itsenäisiä hankintayksikköjä, jotka osallistuivat vain yhteiseen tarjouspyyntöön, mutta tekivät itsenäisesti hankintapäätöksensä ja hankintasopimuk-sensa valitsemansa tarjoajan kanssa. • Tarjouspyynnössä on huomioitava jonkun hankintayksikön mahdollisesti muista poikkeava päätöksen vaikutus.

8. Hankinnan valmistelu Hankintamenettelyn valinta • Saatujen osallistumisilmoitusten ja varallisuusarvioiden perusteella lasketaan hankinnan arvo, joka määrittää käytettävän hankintamenettelyn. Palvelusihteeri tekee tarvittavat laskelmat.

9. Hankinnan valmistelu Hankintaa liittyvien lakien ja ohjeistusten kertaaminen • Palvelusihteeri ja erikoiskirjastonhoitaja tarkistavat voimassa olevat kynnysarvot Hilmasta. Hankinta osoittautuu EU:n kynnysarvon ylittäväksi hankinnaksi, joten tarjouspyyntöä ryhtyy valmistelemaan erikoiskirjastonhoitaja. • Erikoiskirjastonhoitajan pitäisi olla perillä hiukan hankintalakiin tehdyistä muutoksista, tilaajavastuulaista ja kaupungin hankintaohjeistuksesta.

10. Hankinnan valmistelu Hankintakohteen, hankintahinnan ja hankinnan tavoitteiden määrittely • Käytännössä ovat useimmiten jääneet tarjouspyynnönlaatimisen yhteyteen tai jopa hankintailmoituksen tekemiseen, mutta olisi ollut hyvä miettiä jo etukäteen. • Kotimaiset hinnat eivät ongelma, mutta lehtiä tilataan myös ulkomailta. • Toimintaprosessien kartoitus olisi avuksi, mutta…

11. Hankinnan valmistelu Millaisen sopimuksen ja sopimuskumppanin me haluamme? - Edulliset hinnat • Tilausten ja toimitusten sujuvuus • Helppoa reklamoida toimituksista • Asiakasta kuunteleva sopimuskumppani • Toimintaansa kehittävä sopimuskumppani • Aikaansa seuraava ja sopimuskumppaniaan informoiva ja kouluttava sopimuskumppani

12. Tarjouspyynnön laatiminen Karkeasti tarjousten käsittely voidaan jakaa kolmeen osaan: Tarjoajien kelpoisuuden toteaminen Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden toteaminen Tarjousten vertailu Kun tarjouspyyntöä laaditaan, niin tämä käsittelymenettely on hyvä huomioida

13. Tarjouspyynnön laatiminen Tarjouspyynnössä oltava (Hankintalaki 30.3.2007/348)): • Hankinnan kohde • Viittaus hankintailmoitukseen • Määräaika tarjousten jättämiselle • Osoite, johon tarjoukset lähetetään • Kieli(t), joilla tarjouksen voi antaa • Tarjoajille asetettavat taloudelliset, rahoitukselliset, tekniset ja ammatillista pätevyyttä koskevat ehdot • Valintaperuste ja painotukset, jos pyydetään kokonaistaloudellisesti edullisinta tarjousta • Tarjousten voimassaoloaika

14. Tarjouspyynnön laatiminen • Tarjouspyynnössä oltava (Tilaajavastuulaki 22.12.2006/1233): • Tilaajan selvitysvelvollisuus • Tarjouspyyntöön tehtiin erillinen liite, jonka avulla selvitettiin tilaajavastuulain ja hankintalain tarjoajille asettamia teknisiä, taloudellisia ja ammatillisia vaatimuksia.

15. Tarjouspyynnön laatiminen • Tarjouspyynnössä on pidettävä erillään ne asiat, jotka tarjoajia vaaditaan täyttämään ehdottomasti ja toisaalta ne asia, jotka otetaan mukaan vertailtaviksi, kun on kysymys kokonaistaloudellisesti edullisesta tarjouspyynnöstä. • Tämän seikan huomaamiseksi oli hyvä, että hankintapäällikkö luki tarjouspyynnön. • Ehdottomien vaatimusten täyttymisen toteamiseksi tehtiin oma liite.

16. Tarjouspyynnön laatiminen • Tarjousten arviointi ja arviointiperusteet. • Tarjousten vertailua varten tehtiin omat vertailuliitteet hinnoille ja hankintaan liittyville palveluidenlaatukuvauksille. Tarjouspyynnössä kerrottiin hinnan ja palveluiden laadun painotusprosentit (80 %/20 %) sekä maksimipisteet. • Liitteissä kerrottiin tarkka pisteytys esim. palveluiden laadulle.

17. Tarjouspyynnön laatiminen • Tarjouspyyntö muodostaa perustan tulevalle hankintasopimukselle ja tulee sopimuksen liitteeksi yleensä, joten otimme seuraavat asiat tarjouspyyntöön: • Yleiset sopimusehdot ja niihin tehtävät poikkeukset • Hinta, hinnanmuutokset ja toimitusehto • Sopimukselle asetetut vaatimukset: sopimuskausi, irtisanominen toimitusaika, maksuehto, laskutus • Käsitemäärittelyitä • Ehdot, miten sopimus syntyy

18. Tarjouspyynnön laatiminen • Ja unohdimme laittaa tarjouspyyntöön: • Sopimuksen liiteasiakirjojen tärkeysjärjestyksen • Kertoa, mitä kauppalakia sopimukseen sovelletaan • Laittaa lehtiluetteloliitteeseen lehtien ISSN-numerot • Kertoa, että ilmoitamme päätöksestä sähköpostilla

19. Tarjouspyynnön laatiminen • Hankintapäällikön laatimien valmiiden runko- ja liitemallien hyödyntäminen • Hankintapäällikkö oli juuri tullut virkaansa, joten malleja ei vielä ollut käytettävissä vaan erikoiskirjaston-hoitaja käytti vanhaa tarjouspyyntöä ja Hilmasta löytämiään muiden kirjastojen tarjouspyyntöjä esim. Espoon ja Vaasan kaupunginkirjastojen tarjouspyyntöjä.

20. Hankintailmoituksen julkaiseminen • Kun tiimimme oli lukenut ja esittänyt korjauksensa tarjouspyyntöön, julkaisimme hankinta-ilmoituksen Hilmassa. • Viittasimme hankintailmoituksessa usein tarjouspyyntöön, koska ristiriitatilanteissa hankintailmoitus tulkitaan ensisijaiseksi. • Haimme EU:n TED -tietokannasta hankintamme koodin, jota tarvitsimme jälki-ilmoituksen tekemiseen.

21. Hankintailmoituksen julkaiseminen • Julkaisimme tarjouspyynnön Kokkolan kaupungin nettisivuilla ja linkitimme sivut Hilmaan. • Kerroimme nettisivuilla ja tarjouspyynnössä, että vastaamme niillä tarjoajien esittämiin kysymyksiin tiettyyn päivään mennessä. • Saimme 6 kysymystä tarjoajilta, joihin vastasimme.

22. Tarjousten avaaminen ja vertailu • Tarjouspyynnössä annettuun määräaikaan mennessä saapuneet tarjoukset avattiin ja avaamisesta laadittiin pöytäkirja. • Ensin tutkimme tarjoajien kelpoisuuden ja sen jälkeen tarjousten tarjouspyynnön-mukaisuuden. • Yksi tarjouksista ei ollut tarjouspyynnön mukainen, joten hylkäsimme sen.

23. Hankintapäätöksen tekeminen • Teimme hankinnasta yhden päätöksen, jossa ensin perustelimme tarjoajien kelpoisuuden, sen jälkeen perustelimme yhden tarjoajan tarjouksen hylkäämisen tarjouspyynnön vastaisena ja lopulta esitimme kirjallisesti tarjousten vertailun tulokset.

24. Hankintasopimuksen tekeminen • Kun hankintapäätöksen tiedoksisaantiin ja odotusaikaan liittyvät ajat olivat kuluneet ja päätös oli saanut lainvoiman, pyysimme tarjouskilpailun voittajalta tarjouspyynnön liitteessä mainitut asiakirjat ja laadimme hankintasopimuksen. • Lopuksi teimme Hilmaan jälki-ilmoituksen hankinnasta.

25. Yhteishankinnan ilot ja surut • Ilot: • Suuri volyymi > paremmat alennukset • Osaamisen hyödyntäminen >keskitetään tekeminen sinne, mistä löytyy osaamista ja säästetään resursseja • Surut: • Monta päätöstä, joista joku voi olla erilainen ja laskea tarjottuja hintoja • Sopimusten valvonta hajautettua ja satunnaista sekä tiedonkulun ongelmat

26. JA LOPUKSI • Kaikesta huolimatta hankintatoimi on KIVAA, jos se on hallinnassa! KIITOS!