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Curso de Formação de Avaliadores

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  1. Curso de Formação de Avaliadores

  2. Programa do Curso Parte I – INTRODUÇÃO • Boas-vindas • Objetivos • Etapas e prazos Parte II – AVALIANDO A GESTÃO • Diagrama da gestão • Autoavaliação • Avaliação externa • Parte III – AVALIADORES • Código de Ética • Designação e tipos de avaliadores • Características e responsabilidades dos avaliadores • Benefícios para os avaliadores

  3. Parte I - Introdução

  4. Introdução RECEPÇÃO E INTEGRAÇÃO DOS PARTICIPANTES • Nome • Empresa • Função • Experiência em qualidade • Participação/Atuação no PGQP

  5. Acordos • Disposição para compartilhar e aprender com o grupo • Manter o celular desligado ou no modo silencioso, e o computador para uso não relacionado ao curso apenas nos horários livres • Conhecer as facilidades do local • Utilizar os intervalos para contatos • Respeitar os horários • Usar o crachá em local visível • Aguardar em silêncio o término dos trabalhos em grupo pelos colegas

  6. Objetivo do Curso HABILITAR o participante a fazer a autoavaliação e avaliar a gestão de organizações, segundo os Critérios do Sistema de Avaliação da Gestão do PGQP.

  7. Etapas e Prazos Inscrição daorganização 16/4 a 10/09 PGQP designaavaliadores 16/4 a 25/10 Agendamentoda visita Até 20 diasEnvio AA + Perfil Capacitação 29/4 a 31/08 29/4 a 18/10 Organizaçãoelaborao Plano deAção do SistemaGerencial Comunicaçãodata visita No site do SAG 2013 Preparo daAuto-Aval. 15/5 a 10/09 01/6 a 25/10 Preparaçãoda visita Envio da AApara o PGQP Execução da Visita Organizaçãorevisao Plano deAção do SistemaGerencial 04/9 a 31/10 Até 10/09 23/09 a 25/10 VisitaExterna? Sim Reconhecimento 12/11 a 31/12 Não Até 25/10 Pág. II

  8. Parte II - Avaliando a Gestão

  9. Sistema de Pontuação Processos Gerenciais

  10. Avaliação da dimensão Processos Gerenciais ENFOQUE Proatividade Adequação existência de características nas práticas de gestão que previnam situações potencialmente indesejáveis e aumentem a previsibilidade dos processos gerenciais. existência de práticas de gestão com controle que atendam aos requisitos do critério ou item, considerando-se o perfil da organização • Os respectivos padrões de trabalho; • Controle (auditorias, avaliações, reuniões, indicadores, relatórios gerenciais; Pág. 92

  11. Avaliação: Fator: Enfoque Sub fator: Adequação • Constatação de ADEQUAÇÃOdas práticas de gestão: • Pela forma que a prática de gestão está estruturada. • Pelos respectivos padrões de trabalho. • Pelos métodos utilizados para o controle, tais como: • Auditorias e avaliações, internas e externas • Reuniões de acompanhamento • Itens/indicadores de controle de processos e relatórios gerenciais.

  12. Avaliação: Fator: Enfoque Sub fator: Proatividade Exemplos PROATIVOS: • Promoção de discussões internas ou externas para introduzir novas técnicas, práticas ou produtos. • Exploração de novas necessidades de clientes por canais de percepção ou literatura especializada. • Técnicas de prevenção de acidentes. • Simulações, testes, exercícios, etc. • Planos de contingências. • Incentivo à manifestação do cliente.

  13. Avaliação da dimensão Processos Gerenciais APLICAÇÃO Abrangência Continuidade • Utilização periódica e ininterrupta • das práticas de gestão que atendam aos requisitos do critério ou item. • USO CONTINUADO: • No mínimo um ciclo concluído; utilização das práticas de gestão alcançando as principais áreas, processos, produtos ou partes interessadas pertinentes, de acordo com os requisitos do critério ou item, considerando-se o perfil da organização. Pág. 92

  14. Avaliação da dimensão Processos Gerenciais Aprendizado O fator Aprendizado refere-se ao grau em que os processos gerenciais evidenciem: Melhorias Aperfeiçoamentos nas práticas de gestão decorrentes dos processos de aprendizado. Pág. 92

  15. Avaliação da dimensão Processos Gerenciais INTEGRAÇÃO Cooperação Inter-relacionamento Coerência Colaboração entre as áreas da organização na implementação – planejamento, execução, controle ou aperfeiçoamento das práticas de gestão e entre a organização e suas partes interessadas. Implementação de modo complementar com outras práticas de gestão quando apropriado. relação harmônica com as estratégias e objetivos da organização, incluindo valores e princípios. Pág. 92

  16. Avaliação da dimensão Processos Gerenciais Pág. 92 Fonte: adaptação Baldrige, 2006 (Baldrige National Quality Program, EUA)

  17. Avaliação da dimensão Processos Gerenciais 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Enfoque Aplicação Aprendizado Integração Página 55 e 97

  18. Tabela de Pontuação - Processos Gerenciais – Rumo à Excelência NOTA 70%

  19. Tabela de Pontuação - Processos Gerenciais – Compromisso com a Excelência v NOTA 20% v

  20. Exercício 1 – Item 4.1 • Objetivo: • Exercitar o uso do sistema de pontuação relativo aos processos gerenciais. • Tarefa 1: • Formar 6 grupos (mínimo 03 componentes por grupo) • Exercício em grupo - 30 minutos • Determinar a pontuação (%) do item 4.1 a ser atribuída a uma organização fictícia, participante do Sistema de Avaliação da Gestão – Rumo à Excelência, que apresentou as práticas de gestão e lacunas relatadas a seguir. Considere os pontos fortes e as oportunidades de melhorias relatadas no Relatório de Avaliação do SAG.

  21. Exercício 1 – Item 4.1 Exercício 1 – Item 7.1

  22. Exercício 1 – Item 4.1

  23. Sistema de Pontuação Pág. 93

  24. Relevância Importância do resultado para determinação do alcance dos objetivos estratégicos e operacionais da organização. Tendência Comportamento do resultado ao longo do tempo. Nível atual Comparação do valor atual dos resultados em relação às informações comparativas pertinentes Avaliação da dimensão Resultados Organizacionais

  25. Avaliar a favorabilidade da evolução dos resultados em pelo menos três períodos consecutivos de aplicação das práticas (tanto no Rumo à Excelência como no caso do Compromisso com a Excelência), coerentes com o ciclo de planejamento e análise do desempenho. Avaliação do fator “tendência”

  26. Fig. 8.2/1 – Satisfação Global dos Clientes Unidade de medida 100 % Referencial comparativo (média do Setor) 80 60 Direção do melhor resultado 40 20 0 A1 A2 A3 ABC Freqüência de apuração (tempo) Critério 8 - Resultados Exemplos de Resultados

  27. DISPONIBILIDADE DO SERVIDOR DE REDE BOM 100 Organização 80 Referencial 60 % 40 20 0 A1 A2 A3 Referencial = TYV Critério 8 - Resultados Exemplos de Resultados

  28. Comparação com o desempenho de outras organizações consideradas como referenciais pertinentes (*) no sentido de avaliar o nível atual do resultado, por exemplo: Líder do Setor de Atuação; Líder de Mercado; Demais Informações Comparativas Pertinentes. (*) A escolha dos referenciais comparativos pertinentes (Critério1/ item 1.3) deve ser coerente com o perfil da organização, seus objetivos e estratégias. Avaliação do fator “nível atual”

  29. Comparação entre unidades do mesmo grupo ou corporação é válida? Depende!! Preferencialmente a comparação deve ser externa! Referenciais comparativos entre unidades da mesma corporação são aceitos desde que a pertinência seja devidamente evidenciada como por exemplo quando a comparação: envolve benchmarking interno e efetivamente estimula a melhoria da unidade esta alinhada com as estratégias de crescimento da organização e serve para alavancar a melhoria de desempenho é fator determinante nas decisões tomadas em relação a unidade como, por exemplo, para receber investimentos, preferência no caso novos produtos, etc.... considera o desempenho individual das unidades para o alcance de meta corporativa relevante Avaliação do fator “nível atual”

  30. Avaliação da dimensão Resultados Organizacionais 0 % 20 % 40 % 60 % 80 % 100 % Relevância Tendência Nívelatual Página 56 e 98

  31. Tabela de Pontuação - Resultados Organizacionais Rumo à Excelência NOTA 50% Pág. 98/99

  32. Tabela de Pontuação Resultados Organizacionais Compromisso com a Excelência NOTA 30% Pág. 56

  33. Exercício 2 – Item 8.5 • Objetivo: • Exercitar o uso do sistema de pontuação relativo aos resultados organizacionais. • Tarefa 1: • Formar 6 grupos (mínimo 03 componentes por grupo) • Exercício em grupo - 30 minutos • Determinar a pontuação (%) do item 8.5, a ser atribuída a uma organização fictícia, participante do Sistema de Avaliação da Gestão – Rumo à Excelência, que apresentou os resultados relacionados a seguir. Considere as observações descritas após a apresentação dos resultados.

  34. Exercício 2 – Resultados 8.5 Legenda:NM = Não MedidoRC = Referencial ComparativoSR = sem referencial; NC = Não comparável, pois são indicadores exclusivos da organização e sua comparação é inviável. Observações: Não foram apresentados resultados relativos aos processos de apoio manutenção e administrativos (custo de manutenção; tempo de manutenção corretiva, índice de manutenção preventiva realizada no prazo programado, erros da contabilidade, tempo de resposta do setor administrativo).Não foram apresentados os resultados do índice de backups do processo de apoio “Segurança das Informações”. Todos os resultados de indicadores apresentados são relevantes e todos os referenciais comparativos apresentados são pertinentes.

  35. Autoavaliação Perfil Práticas de Gestão Autoavaliação Formulário próprio do PGQP – Planilha Auto-avaliação Resultados Pontuação NOVO em 2011 PASG Referente ao ciclo de 2013(pode conter ações de ciclos anteriores), demonstrando o que está sendo feito com base na autoavaliação. Importante: Somente serão aceitas AA completas (com todos os elementos acima).

  36. Autoavaliação Perfil A organização deve descrever o perfil, de acordo com as orientações do Caderno de Excelência, páginas 22 a 26.

  37. Autoavaliação Práticas Fatores– Opção 1 de preenchimento • Nas Oportunidades de Melhoria: • Registrar as lacunas por item/ critério • Identificar o critério ou item e questão da prática relatada (Compromisso =1.a; 1.b; Rumo = 1.1a, 1.1b...) • descrever a lacuna identificando o que está faltando para atender plenamente a questão • Assinalar os subfatores não atendidos • Informar se gerou ação no PASG • Nos Pontos Fortes: • Registrar as práticas de gestão por item/ critério • Identificar o critério ou item e questão da prática relatada (Compromisso =1.a; 1.b; Rumo = 1.1a, 1.1b...) • Assinalar os subfatores atendidos plenamente pela prática de gestão relatada.

  38. Autoavaliação Práticas Como – Opção 2 de preenchimento A organização deve preencher pelo menos uma das seguintes planilha “Práticas Fatores– Opção 1 de preenchimento” ou “Práticas Como – Opção 2 de preenchimento”. A Auto avaliação só será aceita com pelo menos uma destas planilhas preenchidas, “A descrição detalhada do “como” de cada prática é altamente recomendada pois auxilia muito na avaliação da prática e na pontuação dos item / critério.

  39. Autoavaliação Práticas de Gestão Abaixo do campo das práticas, há um espaço para dúvidas técnicas que, dentro do possível, serão esclarecidas durante a visita pela equipe de avaliadores.

  40. Autoavaliação Pontuação O preenchimento da pontuação é obrigatório Em cada critério / item deverá ser definida a pontuação para cada fator.

  41. Exercício 3 Parte 1 - Autoavaliação • Parte 1: • Objetivo: • Exercitar a descrição e a coleta de evidências. • Tarefa 1: • Formar 6 grupos (mínimo 03 componentes por grupo) • Exercício individual - 30 minutos • Utilizar os perfis desenvolvidos no curso de ICA • Descrever uma prática de gestão para o item e perfil indicado pelo instrutor (cada componente descreve sobre uma questão usando o formulário do “como”, de forma a ter práticas para todo o item); • Preencher o formulário da autoavaliação - Relatório de Avaliação SAG 2013 • Item 1.3 – grupos 1 e 3 • Item 1.2 – grupos 2 e 5 • Item 6.3 – grupos 4 e 6

  42. Exercício 3 Parte 2 - Autoavaliação • Parte 2: • Objetivo: • Exercitar a autoavaliação e pontuação. • Tarefa 2: • Análise em grupo - 60 minutos • Analisar e consensar no grupo todas as evidências relatadas nos pontos fortes e nas oportunidades de melhoria do Relatório de Avaliação SAG. • Relacionar as práticas que atendam aos requisitos do item e identificar os fatores de avaliação aplicáveis no formulário específico - Relatório de Avaliação SAG. (Excel software – planilha de auto avaliação). • Consensar a pontuação do item.

  43. Autoavaliação PASG Lacunas identificadas na Autoavaliação PASG Plano de Ação do Sistema Gerencial

  44. Autoavaliação Tabela 5W2H PASG WHAT O QUÊ ? O que será feito? WHO Quem é o responsável? QUEM ? WHERE Onde será executada? 5W ONDE ? WHEN Até quando será feito (prazo)? QUANDO ? Quais as melhorias/resultados esperados? WHY POR QUÊ ? 2H COMO ? (método) Como executar/implementar as ações? HOW HOW MUCH Qual o custo orçado? QUANTO ?

  45. Autoavaliação Exemplo PASG Este exemplo é uma planilha da ferramenta da autoavaliação

  46. Exercício 3 Parte 3 - Elaborar o PASG • Parte 3: • Objetivo: • Exercitar a elaboração do PASG. • Tarefa 3: • Análise em grupo - 20 minutos • Com os dados da autoavaliação, o grupo elabora o PASG para as principais lacunas identificadas. • O envio do PASG é obrigatório na entrega da Autoavaliação e será analisado na avaliação externa.

  47. Avaliação Externa • GANHOS: • Avaliação de alguém independente da empresa; • Troca de experiências; • Identificação de oportunidades de melhoria; • Envolvimento e desenvolvimento da equipe interna; • Verificação do PDCA da Gestão. É opcional, mas recomendável a todas as organizações.

  48. Avaliação Externa • AVALIAÇÃO EXTERNA (Aprendizado): • A organização explica como foi feito o processo de AA • A organização comenta sobre as práticas de gestão da AA • Verificar alinhamento com o PASG • Buscar evidências de todas as práticas de um critério por inteiro e uma amostragem dos demais, inclusive de resultados (in loco) • Visitar a organização buscando evidências • Analisar as dúvidas identificadas pela organização • Avaliadores preenchem o relatório de conclusão que será entregue a organização.

  49. Avaliação Externa Ao final da visita, a equipe de avaliadores faz um fechamento, preenchendo o relatório de conclusão que reflete o resultado da avaliação.

  50. Avaliação Externa Ao final da visita, a equipe de avaliadores faz um fechamento, preenchendo o relatório de conclusão que reflete o resultado da avaliação.