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Gestion des Opérations Immobilières 19-20 octobre 2009, Paris Version V2 PowerPoint Presentation
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Gestion des Opérations Immobilières 19-20 octobre 2009, Paris Version V2

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Formation outil BFC. Gestion des Opérations Immobilières 19-20 octobre 2009, Paris Version V2. Planning de la formation. 19 octobre : 1 er groupe de délégations 20 octobre : 2 ème groupe de délégations Présentation métier (DFI) Pause Présentation outil (DSI). OBJECTIFS .

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slide1

Formation outil BFC

Gestion des Opérations Immobilières

19-20 octobre 2009, Paris

Version V2

planning de la formation
Planning de la formation
  • 19 octobre : 1er groupe de délégations
  • 20 octobre : 2ème groupe de délégations
    • Présentation métier (DFI)
    • Pause
    • Présentation outil (DSI)
formation gestion des op rations immobili res

OBJECTIFS

  • Savoir utiliser BFC pour gérer les opérations immobilières
  • Savoir exploiter les états à disposition

PUBLIC CIBLE

  • Gestionnaires des services financiers en charge de la gestion des opérations immobilières

PUBLIC BENEFICIAIRE

AUTRES POINTS

  • Gestionnaires des SLT (Service Logistique et Technique) des Délégations pour reporting
  • Lien sur le site de documentation BFC : http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm
  • Manuel utilisateur : gestion des opérations immobilières (V1.1) septembre 2009
  • http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/
Formation Gestion des Opérations Immobilières
sommaire
SOMMAIRE
  • 1 Modélisation par les EOTP
    • 1.1 Concepts SAP
    • 1.2 Création d’une nouvelle structure
    • 1.3 Transformation des structures existantes
  • 2 Création des programmes CB
  • 3 Modification du Plan de Structure du Budget
  • 4 Saisie des pré-budgets
  • 5 Etats de contrôle des pré-budgets
    • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets
    • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes
  • 6 Mise en œuvre du budget
  • 7 Etats de contrôle de cohérence
    • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis
    • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués
  • 8 Clôture
sommaire1
SOMMAIRE
  • 1 Modélisation par les EOTP
    • 1.1 Concepts SAP
    • 1.2 Création d’une nouvelle structure
    • 1.3 Transformation des structures existantes
  • 2 Création des programmes CB
  • 3 Modification du Plan de Structure du Budget
  • 4 Saisie des pré-budgets
  • 5 Etats de contrôle des pré-budgets
    • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets
    • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes
  • 6 Mise en œuvre du budget
  • 7 Etats de contrôle de cohérence
    • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis
    • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués
  • 8 Clôture
1 mod lisation par les eotp

1-Définition projet

  • Identification projet
  • Dates de référence de l'ensemble du projet
  • Paramètres de planification (dates, coûts)
  • Cadre organisationnel (Société, division, centre de profit, ...)

2-OTP

  • Le QUOI
  • Structure hiérarchique
  • Base de l'organisation et de la coordination
  • Indicateurs d'état
  • Budgétisation, imputation, facturation
  • Responsabilités
1 Modélisation par les EOTP

1.1 Concepts SAP

Les objets de suivi des flux liés à l’activité opérationnelle : Projets et Organigramme Technique de Projet (OTP)

  • La gestion d’un projet est constituée de 4 objets
sommaire2
SOMMAIRE
  • 1 Modélisation par les EOTP
    • 1.1 Concepts SAP
    • 1.2 Création d’une nouvelle structure
    • 1.3 Transformation des structures existantes
  • 2 Création des programmes CB
  • 3 Modification du Plan de Structure du Budget
  • 4 Saisie des pré-budgets
  • 5 Etats de contrôle des pré-budgets
    • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets
    • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes
  • 6 Mise en œuvre du budget
  • 7 Etats de contrôle de cohérence
    • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis
    • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués
  • 8 Clôture
1 mod lisation par les eotp1

Menu : Comptabilité analytique/Gestion env. analytique/Gestion des OTP/Project builder

  • cliquer sur pour rechercher le premier numéro libre de définition de projet :
  • renseigner la plage de recherche puis cliquer sur

Les définitions de projet des OI sont codifiées de 1000 à 1999

1 Modélisation par les EOTP

1.2 Création d’une nouvelle structure (1/9)

1 mod lisation par les eotp2

Renseigner :

    • les dates de début et de fin du projet,
    • le modèle de structure « 1-OIP6 »
  • Renseigner les zones obligatoires : division et domaine fonctionnel
  • Modifier le domaine d’activité
1 Modélisation par les EOTP

1.2 Création d’une nouvelle structure (2/9)

1 mod lisation par les eotp3

Modifier la désignation :

 ville, nom, nature de l’opération sur 5 caractères (‘const’, ‘réhab’, ‘exten’)

1 Modélisation par les EOTP

1.2 Création d’une nouvelle structure (3/9)

1 mod lisation par les eotp4

Ajout des données :

    • onglet « Données de base » :
  • centre demandeur (périmètre analytique ‘9000’ et centre de coûts)

Les codes opérationnels cochés sur l’EOTP le plus fin permettent :

- « Elt de pré-budgét. » : la saisie du pré budget en dépenses- « Elt d’imputation » : l’imputation des dépenses - « Elt de facturation » : l’imputation des recettes

1 Modélisation par les EOTP

1.2 Création d’une nouvelle structure (4/9)

1 mod lisation par les eotp5

Ajout des données :

      • onglet « Zones utilis. » :
  • pour tous les éOTP :
    • n° OIP de la forme ’00xxxx’ avec xxxx = n° de l’OI
    • code Labintel
  • pour les éOTP de recettes : partenaire

Le partenaire CNRS doit obligatoirement être noté « CNRS »

1 Modélisation par les EOTP

1.2 Création d’une nouvelle structure (5/9)

  • pour les éOTP de dépenses en ressources propres et les éOTP de recettes : n° partenariat en majuscules et de la forme RPOIyyyy avec yyyy = n° d’ordre
1 mod lisation par les eotp6
1 Modélisation par les EOTP
  • Ajout d’éOTP supplémentaires par rapport au modèle (1/2) :
    • Pour un éOTP dépenses en ressources propres :

se positionner sur le code de l’éOTP dépenses en ressources propres (111512 dans l’exemple) et faire un clic droit puis menu : intégrer - éléments d’OTP

1

2

dans l’onglet «OTP standard», saisir « 1-OIP6121 » dans la zone « Dessous » puis valider

modifier les données dans les onglets « Donn. base » et « Zones utilis. »

3

1.2 Création d’une nouvelle structure (6/9)

1 mod lisation par les eotp7
1 Modélisation par les EOTP
  • Ajout d’éOTP supplémentaires par rapport au modèle (2/2) :
    • Pour un éOTP recettes :

se positionner sur le code de l’éOTP recettes (éOTP 11152 dans l’exemple) et faire un clic droit

1

choisir le modèle « 1-OIP622R »

2

modifier le code de l’éOTP en mettant le n° suivant suivi d’un « R »

3

1.2 Création d’une nouvelle structure (7/9)

1 mod lisation par les eotp8

Modifier le statut des éOTP

  • Une gestion de statuts permet de positionner l’EOTP dans son cycle de vie
    • - statuts : Ouvert – lancé – clôturé – archivé
    • - permet d’interdire ou d’autoriser les flux en fonction du statut

Si le projet n’est pas lancé, il ne sera pas possible d’imputer des dépenses ou des recettes sur les EOTP correspondants.

  • Sauvegarder
1 Modélisation par les EOTP

1.2 Création d’une nouvelle structure (8/9)

1 mod lisation par les eotp10
1 Modélisation par les EOTP

Etat de contrôle de la structure OTP créée

Menu : Comptabilité analytique/Clôture et reporting analytique/Reporting/Analyse structure OTP/synthèse : éléments d’OTP

1 mod lisation par les eotp11
1 Modélisation par les EOTP
  • Exercice : créer une nouvelle structure
sommaire3
SOMMAIRE
  • 1 Modélisation par les EOTP
    • 1.1 Concepts SAP
    • 1.2 Création d’une nouvelle structure
    • 1.3 Transformation des structures existantes
  • 2 Création des programmes CB
  • 3 Modification du Plan de Structure du Budget
  • 4 Saisie des pré-budgets
  • 5 Etats de contrôle des pré-budgets
    • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets
    • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes
  • 6 Mise en œuvre du budget
  • 7 Etats de contrôle de cohérence
    • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis
    • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués
  • 8 Clôture
1 mod lisation par les eotp12
1 Modélisation par les EOTP

1.3 Transformation d’une structure existante (1/4)

1 mod lisation par les eotp13

Menu : Comptabilité analytique/Gestion env. analytique/Gestion des OTP/Project builder

  • Ouvrir un projet existant
  • Faire un clic droit de la souris sur l’éOTP de plus haut niveau :
1 Modélisation par les EOTP

1.3 Transformation d’une structure existante (2/4)

1 mod lisation par les eotp14

Onglet « OTP standard », saisir le modèle ‘1-OIP6’ dans la zone « dessous » :

  • Compléter ou modifier les zones comme dans le cas de la création d’une nouvelle structure
  • Ajouter un ‘R’ dans la codification des éOTP de recette

le statut des éOTP est déjà « LANC »

1 Modélisation par les EOTP

1.3 Transformation d’une structure existante (3/4)

1 mod lisation par les eotp15

Se positionner sur chaque éOTP de l’ancienne branche, dans l’onglet « Données de base » et

cliquer sur pour modifier le statut utilisateur

Sélectionner le statut

« z002 » : Cdes interdites

  • Cliquer sur , puis sauvegarder
1 Modélisation par les EOTP

1.3 Transformation d’une structure existante (4/4)

Clôture de l’ancienne branche

1 mod lisation par les eotp16
1 Modélisation par les EOTP
  • Exercice : transformer une structure existante
sommaire4
SOMMAIRE
  • 1 Modélisation par les EOTP
    • 1.1 Concepts SAP
    • 1.2 Création d’une nouvelle structure
    • 1.3 Transformation des structures existantes
  • 2 Création des programmes CB
  • 3 Modification du Plan de Structure du Budget
  • 4 Saisie des pré-budgets
  • 5 Etats de contrôle des pré-budgets
    • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets
    • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes
  • 6 Mise en œuvre du budget
  • 7 Etats de contrôle de cohérence
    • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis
    • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués
  • 8 Clôture
2 cr ation des programmes cb

Constitution du programme CB :

      • pour les OI en SE : « n°OIP/ » (exemple : 001115/)
      • pour les OI en RP : « n°OIP/n° partenariat » (exemple : 001115/RPOI0001)
  • Renseigner le programme CB et le périmètre financier (9000), cliquer sur

ou Menu-Programme budgétaire-Créer

Menu : Référentiels/Axe budgétaire/Programme CB/Programme CB : gérer

  • Renseigner la désignation, la description et les dates de validité puis sauvegarder

cf manuel

Budget Tome 1

§ 2.3.5

2 Création des programmes CB
2 cr ation des programmes cb1
2 Création des programmes CB
  • Exercice : créer les programmes CB des nouvelles structures
sommaire5
SOMMAIRE
  • 1 Modélisation par les EOTP
    • 1.1 Concepts SAP
    • 1.2 Création d’une nouvelle structure
    • 1.3 Transformation des structures existantes
  • 2 Création des programmes CB
  • 3 Modification du Plan de Structure du Budget
  • 4 Saisie des pré-budgets
  • 5 Etats de contrôle des pré-budgets
    • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets
    • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes
  • 6 Mise en œuvre du budget
  • 7 Etats de contrôle de cohérence
    • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis
    • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués
  • 8 Clôture
3 modification du plan de structure du budget psb 1 2

cf manuel

Budget Tome 1

§ 2.3.6

  • Adresse budgétaire
  • PSB : gestion des adresses budgétaires autorisées lors de la budgétisation

Menu : Référentiels/Axe budgétaire/Gestion du plan struc. Budgétaire/Modifier les adresses de budget

  • catégorie budgétaire :
  • ‘9G’ budget d’engagement
  • ‘9F’ budget de paiement
  • plan de structure budgétaire : « ZCNRS2 » pour les adresses budgétisables dans les versions 0 et DMU de report.

Gestion assurée par la DFI pour le budget de paiement.

3 Modification du Plan de Structure du Budget (PSB) (1/2)
3 modification du plan de structure du budget psb 2 2

saisir :

    • périmètre analytique : ‘9000’
    • exercice comptable
  • renseigner des éléments d’imputation :
    • centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel
    • et programme CB ou fonds
  • et taper entrée
  • plan de structure budgétaire : ‘ZCNRS2’
  • catégorie budgétaire : ‘9G’
  • cliquer sur pour ajouter les éléments d’imputation manquants
  • sauvegarder
3 Modification du Plan de Structure du Budget (PSB) (2/2)
3 modification du plan de structure du budget
3 Modification du Plan de Structure du Budget
  • Exercice : ajouter les adresses budgétaires
sommaire6
SOMMAIRE
  • 1 Modélisation par les EOTP
    • 1.1 Concepts SAP
    • 1.2 Création d’une nouvelle structure
    • 1.3 Transformation des structures existantes
  • 2 Création des programmes CB
  • 3 Modification du Plan de Structure du Budget
  • 4 Saisie des pré-budgets
  • 5 Etats de contrôle des pré-budgets
    • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets
    • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes
  • 6 Mise en œuvre du budget
  • 7 Etats de contrôle de cohérence
    • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis
    • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués
  • 8 Clôture
4 saisie des pr budgets 1 2

cf manuel

Comptabilité

Analytique Tome 2

§ 5.1.1.2

Menu : Comptabilité analytique/Budget analytique/Pré-budget/

Saisie pré-bud par nat. Compt/ PS: modifier pré-bdgt n.c….

  • Renseigner :
    • la version du pré-budget (0 ou CP),
    • la période,
    • l’exercice comptable
  • l’éOTP,
  • le fonds,
  • la nature comptable

natures comptables actuelles de dépenses : 96000000 et 96400000 (personnel)

et de recettes : 13000000 à 13999999

70110000 à 71340000 et 74111000 à 77188000

4 Saisie des pré-budgets (1/2)
4 saisie des pr budgets 2 2

Cliquer sur « Ecran de synthèse »

    • saisir le montant du pré-budget
    • enregistrer

Les pré-budgets de recette sont saisis avec un montant négatif

4 Saisie des pré-budgets (2/2)
4 saisie des pr budgets
4 Saisie des pré-budgets
  • Exercice : saisir des pré-budgets sur les éOTP des OI créés ou modifiés
sommaire7
SOMMAIRE
  • 1 Modélisation par les EOTP
    • 1.1 Concepts SAP
    • 1.2 Création d’une nouvelle structure
    • 1.3 Transformation des structures existantes
  • 2 Création des programmes CB
  • 3 Modification du Plan de Structure du Budget
  • 4 Saisie des pré-budgets
  • 5 Etats de contrôle des pré-budgets
    • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets
    • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes
  • 6 Mise en œuvre du budget
  • 7 Etats de contrôle de cohérence
    • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis
    • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués
  • 8 Clôture
5 etats de contr le des pr budgets

2 modes de sortie :

  • Menu : Comptabilité analytique/Clôture et reporting analytique/Reporting/Analyse des pré-budgets des OI/Etat de contrôle des pré-budgets pour les opérations immobilières

Affichage des écarts de pré-budgets seulement

5 Etats de contrôle des pré-budgets

5.1 Etat de contrôle des pré-budgets (1/3)

5 etats de contr le des pr budgets1

Export vers excel :

  • Menu-Liste-Exporter-Calcul avec tableur
5 Etats de contrôle des pré-budgets

5.1 Etat de contrôle des pré-budgets (2/3)

  • Exercice : visualiser l’état
5 etats de contr le des pr budgets2
5 Etats de contrôle des pré-budgets

5.1 Etat de contrôle des pré-budgets (3/3)

  • document envoyé une fois par semaine dans la SAP Business Workplace

ouvrir le document puis la pièce jointe

Faire la demande auprès du SSI pour être ajouté dans la liste de diffusion « CTRLOI »

slide40

Menu : Comptabilité analytique/Clôture et reporting analytique/Reporting/Analyse des pré-budgets des OI/Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes des OI

l’état peut être exécuté sur une ou plusieurs années

  • Exercice : visualiser l’état

5 Etats de contrôle des pré-budgets

5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes

sommaire8
SOMMAIRE
  • 1 Modélisation par les EOTP
    • 1.1 Concepts SAP
    • 1.2 Création d’une nouvelle structure
    • 1.3 Transformation des structures existantes
  • 2 Création des programmes CB
  • 3 Modification du Plan de Structure du Budget
  • 4 Saisie des pré-budgets
  • 5 Etats de contrôle des pré-budgets
    • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets
    • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes
  • 6 Mise en œuvre du budget
  • 7 Etats de contrôle de cohérence
    • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis
    • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués
  • 8 Clôture
slide42

Mise en place des crédits vers XLAB

  • Le pré-budget doit être saisi en version XLA
  • L’interface contrôle que le montant saisi en version XLA sur la période est égal au montant de la pièce de mise en place de crédits saisie sur la même période
  • Tous les jours, dans la SAP Business Workplace, le compte-rendu du flux de mise en place des crédits « Export des pièces budgétaire » est édité

6 Mise en œuvre du budget

cf manuel

Budget Tome 1

sommaire9
SOMMAIRE
  • 1 Modélisation par les EOTP
    • 1.1 Concepts SAP
    • 1.2 Création d’une nouvelle structure
    • 1.3 Transformation des structures existantes
  • 2 Création des programmes CB
  • 3 Modification du Plan de Structure du Budget
  • 4 Saisie des pré-budgets
  • 5 Etats de contrôle des pré-budgets
    • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets
    • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes
  • 6 Mise en œuvre du budget
  • 7 Etats de contrôle de cohérence
    • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis
    • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués
  • 8 Clôture
slide44

Menu : Comptabilité analytique/Clôture et reporting analytique/Reporting/Analyse des pré-budgets des OI/Etat AE Contrôle de cohérence Pré-budgets/Répartis des OI

7 Etats de contrôle de cohérence

7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis

AE/Réparti = Réparti – p-bdgt AE

  • Exercice : visualiser l’état
slide45

Menu : Comptabilité analytique/Clôture et reporting analytique/Reporting/Analyse des pré-budgets des OI/Etat CP Contrôle de cohérence Pré-budgets/Délégués des OI

7 Etats de contrôle de cohérence

7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués

CP/Délégué = Délégué – p-bdgt CP

  • Exercice : visualiser l’état
sommaire10
SOMMAIRE
  • 1 Modélisation par les EOTP
    • 1.1 Concepts SAP
    • 1.2 Création d’une nouvelle structure
    • 1.3 Transformation des structures existantes
  • 2 Création des programmes CB
  • 3 Modification du Plan de Structure du Budget
  • 4 Saisie des pré-budgets
  • 5 Etats de contrôle des pré-budgets
    • 5.1 Etat de contrôle des pré-budgets
    • 5.2 Etat pluriannuel des pré-budgets en dépenses et en recettes
  • 6 Mise en œuvre du budget
  • 7 Etats de contrôle de cohérence
    • 7.1 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/répartis
    • 7.2 Etat de contrôle de cohérence pré-budgets/délégués
  • 8 Clôture
slide47

Au début d’année N+1, les données de pré-budgets en CP (AE) de l’exercice N sont écrasées par les données des dépenses réalisées en exercice N. Les pré-budgets en CP (AE) des années N+1 à N+X doivent alors faire l’objet d’un réajustement pour respecter les principes d’équilibre entre les pré-budgets.

Menu : Comptabilité analytique/Budget analytique/Pré-budget/Copie réel => pré-bud./OTP copier réel dans pré-budget (indiv.)

Menu : Comptabilité analytique/Budget analytique/Pré-budget/Copie réel => pré-bud./OTP copier réel dans pré-budget (groupé)

8 Clôture

slide48

Des questions ?

  • Merci de remplir et d’imprimer le formulaire d’évaluation :
  • http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/Formation/formation.htm