Prawno-administracyjne aspekty realizacji projektów indywidualnych

1. Prawno-administracyjne aspekty realizacji projektów indywidualnych Warszawa, 8 kwietnia 2008 r. Piotr Bednarek Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk

2. Zalecenia dla wyjeżdżających • Osoby, które wyjeżdżają za granicę w celu realizacji projektu badawczo-szkoleniowego powinny zwrócić uwagę na następujące aspekty prawno-administracyjne związane z tym wyjazdem: • Co zrobić z dotychczasowym zatrudnieniem w Polsce? • Czego przed wyjazdem dopilnować w stosunku do zagranicznej instytucji przyjmującej? • Jakich formalności dopełnić przed wyjazdem w polskich urzędach? • Jakich formalności dopełnić w urzędach za granicą i o czym podczas tego wyjazdu pamiętać?

3. Ad. 1 – zatrudnienie w Polsce • Już na etapie planowania udziału w projekcie należy: • zastanowić się nad najdogodniejszą formą wyjazdu (urlop bezpłatny, oddelegowanie, urlop szkoleniowy), • sprawdzić, czy pomysł dopuszczony jest przez zasady projektu, który będziemy wykonywać, • z odpowiednim wyprzedzeniem upewnić się, czy planowany sposób jest akceptowany przez polskiego pracodawcę, • z odpowiednim wyprzedzeniem upewnić się, czy instytucja przyjmująca zgodzi się na planowane rozwiązanie.

4. Ad. 2 – instytucja przyjmująca (I) • Uzyskać projekt umowy z instytucją przyjmującą lub przynajmniej: • Uzyskać pisemne potwierdzenie podstawowych warunków proponowanej umowy: • rodzaj umowy, • stanowisko, • przedmiot umowy, • wysokość wynagrodzenia, • okres pracy. • Ustalić zakres ubezpieczeń społecznych za granicą. • Ustalić zakres pomocy instytucji przy formalnościach urzędowych na miejscu. • Ustalić zakres uprawnień do korzystania ze sprzętu i zasobów instytucji. • Ustalić zasady refundacji kosztów przyjazdu. • Uzyskać z instytucji przyjmującej dokumenty uprawniające do skorzystania z najdogodniejszej procedury wizowej (jeśli wiza jest wymagana). • Dopełnić w/w formalności niezależnie od istnienia wcześniejszej udanej współpracy ze znajomym naukowcem z tamtej instytucji.

5. Ad. 2 – instytucja przyjmująca (II) Rekomendacje Komisji Europejskiej (2005/251/WE) : • Europejska Karta Naukowca • mówi o roli, odpowiedzialności i uprawnieniach naukowców oraz ich pracodawców lub organizacji dystrybuujących fundusze. Jej celem jest zapewnienie, że istniejące powiązania pomiędzy tymi stronami przyczyniają się do wymiany rezultatów naukowych i rozwoju kariery naukowca. • Kodeks Postępowania przy Rekrutacji Naukowców • ma na celu pomoc we wprowadzeniu przejrzystych i jasnych zasad procedur rekrutacyjnych. Między innymi proponuje się w nim aby przy wyborze pracownika nie kierować się tylko liczbą publikacji ale stosować również inne kryteria takie jak, doświadczenie w nauczaniu, zarządzaniu, pracy w zespole, transferze wiedzy czy działalności popularyzatorskiej. • Polski Portal dla Mobilnych Naukowców > Polityka

6. Ad. 3 – polskie urzędy i instytucje • Zgłosić fakt wyjazdu w urzędzie gminy/dzielnicy/miasta lub wymeldować się – art. 15 ust. 1 i 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych (t.j. Dz. U. 2006 r. nr 139, poz. 993 z późn. zm.) • Złożyć w US zgłoszenie aktualizacyjne danych do ewidencji podatników (NIP-3) – art. 9 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz. U. Dz.U. 2004 Nr 269, poz. 2681 z późn. zm.) • Ustanowić pełnomocnika ds. doręczeń w przypadku uczestnictwa w postępowaniu podatkowym – art. 147 Ordynacji podatkowej (t.j. Dz. U. 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) • Będąc stroną jakiegokolwiek postępowania administracyjnego, cywilnego, czy karnego ustanowić pełnomocnika. • Wystąpić o wydanie EKUZ i rozważyć ubezpieczenie komercyjne.

7. Ad. 4 – pobyt za granicą • Zbierać dokumentację potwierdzającą okres zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia. • Zbierać dokumenty dowodzące wysokości zapłaconego podatku. • Zapytać o ewentualne zwolnienia podatkowe dla przyjeżdżających naukowców. • Dopełnić procedury legalizacji pobytu za granicą (także na terytorium UE). • Dowiedzieć się o obowiązkach prawnych na terytorium tamtego państwa, np. rozliczenie podatkowe etc.

8. Informacja dla instytucji (I) • Realizacja każdego badawczego projektu europejskiego składa się z dwu, wzajemnie równoważnych, części: • część merytoryczna, • część administracyjno-prawna, to m.in.: • prawne przygotowanie umów, • przygotowanie zasad finansowych i księgowych w instytucji, • przygotowanie do fizycznej obsługi przyjmowanych obcokrajowców. • Brak gotowości do realizacji części administracyjno-prawnej może spowodować zablokowanie projektu.

9. Informacja dla instytucji (II) • W przypadku przyjęcia cudzoziemca w Polskiej instytucji: • Wiza dla cudzoziemca • Legalizacja pobytu w Polsce • Najem mieszkania i zameldowanie • Pomoc w pierwszych dniach życia w Polsce (kurs języka, komunikacja, poczta etc.) • Przygotowanie umowy z cudzoziemcem • Wypłata wynagrodzenia • Odprowadzanie składek na obowiązkowe ubezpieczenia społeczne • Zgłoszenie do II filaru w OFE • Opodatkowanie dochodu z projektu • Pomoc przy rocznym rozliczeniu podatkowym • Obsługa księgowa projektu

10. Osoba do kontaktu: Piotr Bednarekmobility@kpk.gov.pl • Dziękuję za uwagę Krajowy Punkt Kontaktowy Programów Badawczych UE Instytut Podstawowych Problemów Techniki Polskiej Akademii Nauk ul. Żwirki i Wigury 81 02-091 Warszawa tel: 0 22 828 74 72 fax: 0 22 828 53 70 e-mail: kpk@kpk.gov.pl