Un sistema d’istituto, ovvero: quali sono i confini del contesto archivistico ?

1. Un sistema d’istituto, ovvero:quali sono i confini del contesto archivistico? STEFANO VITALI Archivio di Stato di Firenze

2. Il SIASFI (Sistema informativo dell’Archivio di Stato di Firenze) è un complesso sistema informativo composto di vari elementi che si propone: • di illustrare la storia la struttura e il patrimonio documentario dell’Archivio di Stato di Firenze • di rendere accessibili in misura crescente i fondi dell’Archivio di Stato all’ampio ed eterogeneo pubblico degli utenti di Internet

3. Il SIASFI, largamente inteso comprende : • La Guida On-line,che è il cuore del sistema e fornisce le informazioni essenziali sui fondi e le loro partizioni sui soggetti produttori e sulle altre “entità” collegate; • Strumenti di ricerca per singoli fondi;

4. Riproduzioni digitali di fondi e serie; • Strumenti di ricerca speciali per guidare la ricerca sulle tematiche particolarmente care ai ricercatori “non professionali” (per esempio la storia di un determinato edificio).

5. La Guida On-line • all’origine vi è la banca dati scaturita dal progetto Anagrafe informatizzata degli Archivi di Stato; • nel 1998l’ Archivio di Stato di Firenze e l’allora CRIBECU della Scuola Normale Supriore di Pisa (oggi Signum) sottoscrissero una convenzione per un piano di fattibilità per il recupero di Anagrafee per la successiva messa a punto di un nuovo sistema informativo

6. Il sistema: origine e sviluppo • una prima versione realizzata nel 2000; • vi furono migrati i dati di Anagrafe e di altri database (previo passaggio in Arianna); • una secondo versione completata nel 2002 • basata sul DBMS Oracle • e su una architettura “3-tier” (come quella poi adottata in SIUSA, che ne ha ricalcato i caratteri) • l’interfaccia Web è stata completata nel 2003 ed è accessibile al pubblico dal gennaio 2004; • dal 2002, risorse permettendo, vanno avanti i lavori di correzione e integrazione dei dati

7. Presupposti concettuali • centralità del contesto nella descrizione archivistica, per la comprensione e l’interpretazione della documentazione; • la descrizione archivistica è ad un tempo : • descrizione all’interno di contesti la descrizionedella singola entità archivistica deve essere collocata correttamente all’interno della gerarchia del fondo cui appartiene • descrizione di contesti

8. Problematicità del concetto di contesto • tradizionalmente il contesto è stato inteso come la storia, la struttura, le competenze del soggetto produttore della documentazione; • ma è solo questo o c’è qualcosa di più? • e da cosa è costituito e come si determina questo sovrappiù di elementi contestuali? • quali sono, insomma, i confini del contesto archivistico?

9. Un contesto “allargato” • La Guida generale degli Archivi di Stato: • “periodizza” gli archivi, cioè le colloca all’interno di “contesti” esemplati sulla successione dei diversi ordinamenti statali all’interno dei quali hanno operato le istituzioni che le hanno prodotti; • ISAAR (CPF) comprende l’elemento “contesto generale”: • “Fornire informazioni significative sul generale contesto sociale, culturale, economico, politico e/o storico all’interno del quale gli enti, le persone o le famiglie hanno operato, hanno vissuto o sono stati attivi”.

10. Un contesto “decomposto” • risultati del progetto Interpares: • ci sono molti elementi che fanno parte del contesto di produzione della documentazione (il contesto amministrativo e legale, quello procedurale, quello tecnologico, ecc.); • il series system australiano: • un ruolo centraleè giocato da entità “metacontestuali”, quali le funzioni, che vengono considerate più stabili del reale produttore e perciò più significative a caratterizzare la natura della documentazione;

11. Un contesto “plurimo” • Chris Hurley e i Maori: • negli archivi neozelandesi si confrontano attribuzioni di significato diverse e conflittuali che riflettono “contesti” differenziati; • Eric Ketelaar e le “communities of records” • l’archivio come memoria di una determinata comunità è il prodotto di un processo stratificato, che prende avvio dal singolo soggetto produttore, ma che può essere interamente compreso solo nel contesto della comunità

12. Fondi e contesti Senza arrivare a conclusioni discutibili si può certamente convenire che: • nonsolo il contestodi produzionema anche i “contesti” di conservazione, usoe “attibuzione di senso” sono importantiper la comprensione e l’interpretazione di documenti e archivi; • gli elementi del contesto o i contesti che contribuiscono a dare significato agli archivi possono essere molteplici; • l’importanza relativa di ciascuno di essi è determinata in ogni singolo caso dalla natura e dalla storia dell’archivio.

13. I contesti sul Web • la Rete di per sè è un intreccio di contesti; • sulla Rete le descrizioni archivistiche possono entrare in rapporto con un insieme più ampio di contesti di quelli definibili in strumenti di ricerca tradizionali; • nella Rete non c’è l’intermediazione umana per aiutare l’utente; • c’è perciò necessità di fornire un più ricco quadro di informazioni e di riferimenti al contesto/contesti che hanno condizionato la produzione/trasmissione degli archivi.

14. Sistemi archivistici e contesti archivistici Come e quanto una tale concezione allargata del contesto archivistico può essere incorporata in un sistema di descrizioni archivistiche?

15. I contesti archivistici nella Guida on-line • i fondi dell’Archivio di Stato di Firenze condividono molti elementi di contesto che sono fondamentali per comprenderli e interpretare correttamente la documentazione; • l’architettura adottata ha quindi incorporato una concezione ampia dei contesti di produzione, uso, trasmissione della documentazione, includendo varie entità che possono rappresentare e illustrare tali contesti.

16. L’architettura della Guida on-line • è basata sul modello della descrizione seprata e connessa di archivi e soggetti produttori; • la descrizione dei fondi, la loro struttura e i loro soggetti produttori costituisce il cuore del sistema; • le descrizioni dei fondi e dei soggetti produttori sono collocati all’interno di una più vasta rete di altre “entità”, che offrono altrettanti percorsi di accesso a quelle descrizioni;

17. Architettura della Guida on-line

18. Navighiamo nella Guida l'ingresso nel sistema

19. La struttura delle informazioni veicola conoscenze • nella Guida on-line, gli utenti grazieai modi in cui l’informazioneè strutturatae collegata, gli utentipossono acquisire conoscenze sui fondi e isoggetti produttori semplicemente navigando fra le varie entità e seguendo i collegamenti interni ed esterni al sistema - al limite senza soffermarsi a leggere; • la strutturadell’ informazionee i collegamenti sono spesso in grado di veicolare una rapprsentazione delle entità descritte e delle loro relazioni più significativa delle descrizioni stesse.

20. Grazie dell’attenzione!! Stefano Vitalis_vitali@archiviodistato.firenze.it