Download
1 / 22
220 likes | 377 Views
ANGKANA. Chapter 7. การบริหารค่าใช้จ่ายโครงการ. ANGKANA. การบริหารค่าใช้จ่ายโครงการคืออะไร. กระบวนการที่ทำให้แน่ใจว่าทีมงานโครงการดำเนินโครงการเสร็จสมบูรณ์ภายใต้วงเงินงบประมาณที่ได้รับการอนุมัติ ซึ่งกระบวนการบริหารค่าใช้จ่ายมี 3 กระบวนการคือ 1. การประมาณการค่าใช้จ่าย (cost estimating)
E N D
ANGKANA Chapter 7 การบริหารค่าใช้จ่ายโครงการ
ANGKANA การบริหารค่าใช้จ่ายโครงการคืออะไร กระบวนการที่ทำให้แน่ใจว่าทีมงานโครงการดำเนินโครงการเสร็จสมบูรณ์ภายใต้วงเงินงบประมาณที่ได้รับการอนุมัติ ซึ่งกระบวนการบริหารค่าใช้จ่ายมี 3 กระบวนการคือ 1. การประมาณการค่าใช้จ่าย (cost estimating) 2. การตั้งงบประมาณค่าใช้จ่าย (cost budgeting) 3. การควบคุมค่าใช้จ่าย (cost control)
การประมาณการค่าใช้จ่ายการประมาณการค่าใช้จ่าย • เทคนิคและเครื่องมือสำหรับการประมาณการค่าใช้จ่าย • การประมาณการจากความคล้ายคลึง โดยการใช้ค่าใช้จ่ายจริงจากโครงการที่คล้ายคลึงกันก่อนหน้านี้มาเป็นฐานสำหรับการประมาณค่าใช้จ่ายของโครงการปัจจุบัน • การประมาณการจากล่างขึ้นบน เป็นการประมาณการงานแต่ละงานเป็นรายการ หรือกิจกรรม และรวมค่าประมาณการที่ได้เป็นค่าใช้จ่ายทั้งโครงการ
การประมาณการค่าใช้จ่ายการประมาณการค่าใช้จ่าย • เทคนิคและเครื่องมือสำหรับการประมาณการค่าใช้จ่าย • ตัวแบบพาราเมตริก เป็นการใช้ตัวแบบเชิงคณิตศาสตร์เพื่อประมาณการค่าใช้จ่าย ซึ่งอาจประมาณการตามภาษาการโปรแกรมที่โครงการใช้ • เครื่องมือที่เป็นคอมพิวเตอร์
การประมาณการค่าใช้จ่ายการประมาณการค่าใช้จ่าย • การประมาณการขนาดของซอฟต์แวร์ด้วยฟังก์ชันพอยท์ • เป็นวิธีการวัดขนาดของซอฟต์แวร์ โดยผู้จัดการโครงการ, นักวิเคราะห์ระบบจะต้องทำการนับค่าพารามิเตอร์ทั้งหมด 5 พารามิเตอร์
การประมาณการค่าใช้จ่ายการประมาณการค่าใช้จ่าย • การประมาณการขนาดของซอฟต์แวร์ด้วยฟังก์ชันพอยท์
ปัญหาที่พบโดยทั่วไปของการประมาณการค่าใช้จ่าย ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ ทอม เดอมาโคร (TomDeMarco) มีเหตุผล 4 ข้อที่การประมาณการค่าใช้จ่ายไม่ถูกต้อง และได้เสนอวิธีการบางวิธีเพื่อแก้ไขความไม่ต้องเหล่านี้ 1. ค่าใช้จ่ายสำหรับโครงการใหญ่ เป็นงานที่ซับซ้อน ต้องพยายามมาก ประมาณการหลาย ๆ โครงการต้องทำอย่างรวดเร็ว ก่อนที่จะได้ความต้องการของระบบที่ชัดเจน 2. ถ้าองค์กรใช้เทคนิคการบริหารโครงการที่ดี และพัฒนาระบบการเก็บข้อมูล ตลอดจนประมาณการที่น่าเชื่อถือ ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยปรับปรุงการประมาณการขององค์กร การให้คนด้านไอทีได้รับการอบรมและดูแลค่าใช้จ่ายจะช่วยปรับปรุงเรื่องค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้น
ปัญหาที่พบโดยทั่วไปของการประมาณการค่าใช้จ่าย ด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ 3. คนส่วนใหญ่จะประมาณการค่าใช้จ่ายไว้ต่ำ ซึ่งถ้าโครงการขนาดใหญ่ องค์การจะมีค่าใช้จ่ายพิเศษสำหรับการบูรณาการ และการทดสอบ 4. ส่วนใหญ่ค่าประมาณการที่ช่วยให้องค์การชนะการประมูลสัญญาขนาดใหญ่ หรือให้ได้รับเงินสนับสนุนจากองค์การ ดังนั้นผู้บริหารจะต้องการได้ระยะเวลาหรือค่าใช้จ่ายที่น้อยกว่าค่าประมาณการและเวลาที่ถูกต้อง แล้วใช้ทักษะการต่อรอง และความเป็นผู้นำเพื่อยืนยันค่าที่ประมาณการได้
ตัวอย่างการประมาณการค่าใช้จ่ายตัวอย่างการประมาณการค่าใช้จ่าย วิธีการที่ดีที่สุดในการเรียนรู้กระบวนการประมาณการค่าใช้จ่ายคือ การศึกษาจากตัวอย่างการประมาณการค่าใช้จ่าย การประมาณการทุกโครงการไม่เหมือนกัน เพราะแต่ละโครงการมีความแตกต่างกัน - การบริหารโครงการโครงการนี้ได้มีการทำการศึกษารายละเอียด และพิสูจน์แนวความคิดเพื่อแสดงให้เห็นความเป็นไปได้ที่จะพัฒนาฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์ที่นักสำรวจต้องการ และเชื่อมโยงอุปกรณ์ใหม่เข้ากับระบบสารสนเทศ - เป้าหมายหลักของโครงการ
ตัวอย่างการประมาณการค่าใช้จ่ายตัวอย่างการประมาณการค่าใช้จ่าย - โครงสร้างจำแนกงานย่อยสำหรับโครงการ การบริหารโครงการ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ การทดสอบ การอบรมและสนับสนุน การสำรอง - ค่าใช้จ่ายต้องประมาณออกมาตามโครงการจำแนกงานย่อย และตามเดือน - ค่าใช้จ่ายต้องประมาณการออกเป็นตัวเงิน - โครงการจะถูกบริหารโดยสำนักงานโครงการรัฐบาล
ตัวอย่างการประมาณการค่าใช้จ่ายตัวอย่างการประมาณการค่าใช้จ่าย - โครงการเกี่ยวข้องกับการซื้ออุปกรณ์มือถือจากบริษัทที่ผลิตอุปกรณ์มือถือต้นแบบ - โครงการต้องมีซอฟต์แวร์ที่มีใบอนุญาต - อุปกรณ์และซอฟต์แวร์ต้องการการทดสอบอย่างยืดยาว - การอบรมจะเป็นการอบรมที่มีผู้สอนในสถานที่ต่าง ๆ - เรื่องความเสี่ยง ต้องมีการสำรองงบประมาณ - ผู้จัดการโครงการต้องพัฒนาตัวแบบที่เป็นคอมพิวเตอร์สำหรับการประมาณการ
ตัวอย่าง การประมาณ การค่าใช้จ่าย
ตัวอย่าง การประมาณ การค่าใช้จ่าย
การทำงบประมาณค่าใช้จ่ายการทำงบประมาณค่าใช้จ่าย เป็นการจัดสรรประมาณการค่าใช้จ่ายให้กับงานแต่ละงานตลอดทั้งโครงการ ซึ่งยึดตามโครงสร้างจำแนกงานย่อยของโครงการ การทำงบประมาณค่าใช้จ่ายทำให้เกิดบรรทัดฐานค่าใช้จ่าย ซึ่งเป็นงบประมาณตามระยะเวลาที่ผู้จัดการโครงการสามารถใช้เพื่อวัด และติดตามประสิทธิภาพ
การควบคุมค่าใช้จ่าย เป็นโครงการที่เกี่ยวข้องกับการติดตามประสิทธิภาพค่าใช้จ่าย การประกันว่าการเปลี่ยนแปลงโครงการที่เหมาะสมเท่านั้นที่จะนำเข้ามาทบทวนบรรทัดฐานค่าใช้จ่าย รวมทั้งการแจ้งผู้มีส่วนได้เสียของโครงการทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติ และกระทบต่อค่าใช้จ่าย การบริหารมูลค่าที่ได้รับคือ เทคนิคการวัดผลการดำเนินโครงการที่ใช้ข้อมูลขอบเขตงาน เวลา และค่าใช้จ่าย ผู้จัดการโครงการและทีมงานสามารถทราบว่าโครงการทำงานได้ตรงกับขอบเขต เวลา และค่าใช้จ่ายได้ดีอย่างไร โดยการใส่ข้อมูลจริงแล้วเปรียบเทียบกับบรรทัดฐาน
การควบคุมค่าใช้จ่าย โครงสร้างจำแนกงานย่อยของโครงการ มีพารามิเตอร์ทั้ง 3 ตัวมีดังนี้ 1. ผลงานที่ควรทำได้ตามแผนคิดจากราคางบประมาณ (budgeted cost of work scheduled (BCWS)) หรือมูลค่าที่ได้วางแผนไว้ 2. ค่าใช้จ่ายจิรงของงานที่ได้ทำ (actual cost of work performed (ACWP)) คือค่าใช้จ่ายทางตรงและทางอ้อมที่เกิดขึ้นเพื่อทำกิจกรรมให้สำเร็จในช่วงที่กำหนด
การควบคุมค่าใช้จ่าย โครงสร้างจำแนกงานย่อยของโครงการ มีพารามิเตอร์ทั้ง 3 ตัวมีดังนี้ 3. ผลงานที่ทำได้คิดจากราคางบประมาณ (budgeted cost of work performed (BCWP)) หรือมูลค่าที่ได้รับ (earned value (EV)) คือ การประมาณการมูลค่าของงานที่ได้ทำ โดยคำนวณตามงบประมาณค่าใช้จ่ายของโครงการหรือกิจกรรมที่วางแผนตั้งแต่แรก และอัตราประสิทธิภาพของทีมงานที่กำลังทำงานโครงการหรือกิจกรรม อัตราประสิทธิภาพการทำงาน (rate of performance (RP) คือ สัดส่วนของงานที่เสร็จจริงกับร้อยละของงานที่วางแผนไว้ว่าจะทำเสร็จในช่วงเวลาที่กำหนด
การควบคุมค่าใช้จ่าย ตารางแสดงการคำนวณมูลค่าที่ได้รับจริง
การควบคุมค่าใช้จ่าย ตารางแสดงสรุปสูตรที่ใช้ในการบริหารมูลค่าที่ได้รับ
สรุป การบริหารค่าใช้จ่ายโครงการ คือ จุดอ่อนดั้งเดิมของโครงการเทคโนโลยีสารสนเทศ ผู้จัดการเทคโนโลยีสารสนเทศต้องให้ความสำคัญของการบริหารค่าใช้จ่าย และรับหน้าที่ทำความเข้าใจเกี่ยวกับแนวความคิดพื้นฐานเกี่ยวกับค่าใช้จ่าย การประมาณการค่าใช้จ่าย การทำงบประมาณ และการควบคุมค่าใช้จ่าย
สรุป การตั้งงบประมาณค่าใช้จ่ายเกี่ยวข้องกับการจัดสรรค่าใช้จ่ายให้กับงานแต่ละงาน ผู้จัดการโครงการต้องเข้าใจว่าองค์การเตรียมงบประมาณอย่างไร เพื่อให้กับการประมาณการโครงการไปด้วยกันได้ การควบคุมค่าใช้จ่ายประกอบด้วยการติดตามการใช้จ่ายเงิน การทบทวนการเปลี่ยนแปลง และการแจ้งผู้มีส่วนได้เสียโครงการถึงการเปลี่ยนแปลงที่มีผลต่อค่าใช้จ่าย การบริหารมูลค่าที่ได้รับเป็นวิธีการสำคัญที่ใช้สำหรับการวัดผลการดำเนินโครงการ การบริหารมูลค่าที่ได้รับบูรณาการข้อมูลขอบเขตค่าใช้จ่าย และตารางเวลา
