วันอังคารที่ 2 กรกฎาคม 2556 เวลา 09.00 น. ณ ห้องแก รนด์ บอล รูม ชั้น 3 โรงแรมเซ็นจูรี่ กรุงเทพฯ

การบรรยายเรื่อง การบริหารโครงการ (Project-Based Management): การติดตามและประเมินผลด้วยเทคนิคผสม GANTT CHART S-curve และ Earned Value วันอังคารที่ 2 กรกฎาคม 2556 เวลา 09.00 น. ณ ห้องแกรนด์ บอลรูม ชั้น 3 โรงแรมเซ็นจูรี่ กรุงเทพฯ โดย รศ.ดร. วีระพงษ์ แพสุวรรณ ปลัดกระทรวงวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี

หัวข้อการบรรยาย

การวางแผนและบริหารโครงการการวางแผนและบริหารโครงการ Act Plan Check Do

การติดตามและประเมินผลด้วยเทคนิค GANTTCHARTS-curve และ Earned Value : เราต้องการเครื่องมือที่ตอบโจทย์เหล่านี้ได้ ภายใน ๑ หน้ากระดาษ ๑. นำเสนอข้อมูลความก้าวหน้าผลการดำเนินงานและคาดการณ์ความสำเร็จของโครงการในภาพรวม ๒. นำเสนอข้อมูลความก้าวหน้าแผนและผลการใช้จ่ายงบประมาณและคาดการณ์แนวโน้มการใช้จ่ายงบประมาณในภาพรวม ๓. สามารถบอกปัญหา อุปสรรคของโครงการจากกิจกรรมหลัก ๔. สามารถประเมินความสำเร็จของโครงการจากการพิจารณากิจกรรมหลักของโครงการ

การติดตามและประเมินผลด้วยเทคนิค GANTTCHARTS-curve และ Earned Value เครื่องมือ (Tools) ที่มีอยู่เดิม Gantt Chart ตารางที่แสดงความสัมพันธ์ของ ๓ สิ่ง คือ ขอบเขตของโครงการ (Scope) เวลา (Time) และงบประมาณ (Budget) ข้อจำกัด ทำให้เราไม่สามารถคาดการณ์ได้ว่า สถานะโครงการตอนนี้อยู่ตรงไหนในภาพรวมและกำลังจะไปไหน จะสำเร็จเมื่อไร ใช้งบประมาณไปอย่างไรเมื่อเทียบกับแผน

การติดตามและประเมินผลด้วยเทคนิค GANTTCHARTS-curve และ Earned Value S-curve คืออะไร ๑) S-Curve techniqueเป็นเทคนิคที่นำเอาข้อมูลในอดีตของโครงการหนึ่งๆ มาแสดงผลให้ดูเข้าได้โดยง่าย และสามารถใช้คาดการณ์อนาคตที่จะเกิดขึ้นจาก วิธีการดำเนินโครงการนั้นๆ ในช่วงเวลาหนึ่ง ของโครงการที่มีลักษณะหรือ พฤติกรรมแบบเดียวกันโดยใช้รูปแบบทางคณิตศาสตร์ และแสดงด้วยกราฟเส้น ซึ่งการจะทำเช่นนั้นได้ให้ถูกต้องและแม่นยำ จะต้องการจำนวนข้อมูลจำมาก แต่ถึงอย่างไรการคาดการณ์อาจจะไม่ถูกต้องเพราะยังมีปัจจัยอีกมากที่จะทำให้ การดำเนินโครงการนั้นมีการดำเนินงานจากที่คาดการณ์ไว้ ดังนี้ การใช้S-Curve technique จะแปรผลภายใต้เหตุผลของสมมุติฐานเท่านั้น

การติดตามและประเมินผลด้วยเทคนิค GANTTCHARTS-curve และ Earned Value ๒) S-curve ใช้แสดงเส้นทางสู่ความสำเร็จของนวัตกรรมทางเทคโนโลยีโดยใช้อธิบายว่าประสิทธิภาพและความประหยัดต้นทุนของเทคโนโลยีจะเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรเมื่อเวลาผ่านไปและมีการลงทุนอย่างต่อเนื่อง

การติดตามและประเมินผลด้วยเทคนิค GANTTCHARTS-curve และ Earned Value ๓) S-curve ใช้อธิบาย งาน/โครงการ/หรือสิ่งต่างๆที่มีสภาวะหรือการดำเนินงานที่มีลักษณะในระยะแรกความก้าวหน้าของงาน/หรือการเติบโตจะช้า ระยะกลางเร็ว และระยะปลายจะช้า ตัวอย่างงานลักษณะแบบนี้ เช่น งานก่อสร้าง จะมีลักษณะของงานที่ในช่วงแรกของโครงการต้องทำฐานรากโครงสร้างพื้นฐาน ซึ่งเห็นความก้าวหน้าของงานน้อย แต่เมื่อเริ่มสร้างตัวอาคารจะขึ้นได้อย่างรวดเร็ว และระยะปลายพอเริ่มทำการตกแต่งภายใน งานจะดูเหมือนช้าลงอีก และประเภทของงานวิจัย ใช้อธิบายรูปแบบการเติบโตของประชากร

การติดตามและประเมินผลด้วยเทคนิค GANTTCHARTS-curve และ Earned Value ร้อยละความสำเร็จของการดำเนินงาน ๘๐% คำอธิบาย : ณ เดือนสิงหาคม มีความก้าวหน้าของการดำเนินงานโครงการร้อยละ ๘๐ สค. เวลา ประโยชน์ ของ S-curve เป็นกราฟเส้นที่ใช้แสดงความสัมพันธ์ระหว่างแกน X (เวลา) และแกน Y (ความสำเร็จของการดำเนินงาน) ใช้อธิบาย ความก้าวหน้าของโครงการในภาพรวมได้

การติดตามและประเมินผลด้วยเทคนิค GANTTCHARTS-curve และ Earned Value • Earned Value Management คืออะไร • Earned Value Management เป็นเทคนิคเพื่อเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่าง • (๑) ค่าใช้จ่ายและ (๒) ผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริง เทียบกับ (๓) แผนการใช้จ่ายงบประมาณและแผนการดำเนินงาน • ข้อมูลสำคัญ3 ประการ ที่เป็นส่วนประกอบในการบริหารงานแบบ Earned Value : • Planed value (PV) หรือ Budgeted cost of work scheduled (BCWS)หมายถึงต้นทุนทั้งหมดที่ได้รับการอนุมัติแล้วและถูกประมาณการไว้ตามแผน • ของงานหนึ่งจนกระทั้งถึงวันที่ทำการวัด • (๒)Actual cost (AC) หรือ Actual cost of work performance (ACWP)ต้นทุนรวมที่เกิดขึ้นจริงจากทั้งต้นทุนทางตรงและทางอ้อมเพื่อ • ดำเนินการงานใดงานหนึ่งจนแล้วเสร็จจนกระทั้งถึงวันที่ทำการวัด • (๓)Earned value (EV) หรือ Budgeted cost of work performed • (BCWP) มูลค่าโดยประมาณของงานใดงานหนึ่งที่ดำเนินการแล้ว • หรือต้นทุนของงานนั้นที่ได้ประมาณการไว้ตามแผนตั้งแต่ต้นเพื่อ • ที่จะดำเนินงานดังกล่าวตามปริมาณที่เกิดขึ้นจริงจนกระทั้งถึงวันที่ • ทำการวัด

การติดตามและประเมินผลด้วยเทคนิค GANTTCHARTS-curve และ Earned Value การนำไปใช้ – ใช้ในการวางแผนและควบคุมการทำงาน โดยจะต้องกำหนด ขอบเขตและวิธีการวิเคราะห์ ข้อดี ทำให้หัวหน้าโครงการทราบว่าสถานะโครงการตอนนี้อยู่ตรงไหนและกำลังจะไปไหน และคาดการณ์ได้ว่าจะสำเร็จเมื่อไร ข้อจำกัด ไม่สามารถบอกคุณภาพของงาน หรือความพึงพอใจของผู้รับบริการได้ Q: โครงการใช้จ่ายเงินสูงกว่าหรือต่ำกว่าแผน ? A: = Cost variance (CV) แสดงค่าความแตกต่างระหว่างต้นทุนประมาณการกับต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงของกิจกรรมใดกิจกรรมหนึ่ง (EV – AC)  กรณีที่ค่า CV เป็นลบแสดงว่าต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงในการทำกิจกรรมนั้นๆ สูงกว่าที่ได้วางแผนไว้ ในทางกลับกัน ถ้าค่า CV เป็นบวกแสดงว่าต้นทุนที่ใช้ไปจริงในการทำกิจกรรมต่ำกว่าแผนที่วางไว้ ถ้าค่าCV เท่ากับ 0แสดงว่ากิจกรรมนั้นได้ใช้เงินทุนไปตามที่ได้กำหนดไว้ตามแผนพอดี ช่องว่างระหว่าง AC และ PV คือจำนวนค่าใช้จ่ายที่เกินกว่าแผนที่วางไว้

การติดตามและประเมินผลด้วยเทคนิค GANTTCHARTS-curve และ Earned Value การนำไปใช้ – ใช้ในการวางแผนและควบคุมการทำงาน Q:โครงการดำเนินการได้เร็วหรือช้ากว่ากำหนด ? A: =Schedule variance (SV) แสดงค่าความ แตกต่างระหว่างปริมาณของกิจกรรมใด กิจกรรมหนึ่งที่ควรจะแล้วเสร็จตามแผนที่ได้ วางไว้กับปริมาณของกิจกรรมดังกล่าวที่แล้ว เสร็จจริง (EV-PV)  กรณีที่ค่า SV เป็นลบ แสดงว่าเรา จำเป็นต้องใช้เวลาในการดำเนินกิจกรรม ดังกล่าวจนแล้วเสร็จมากกว่าที่ได้วางแผนไว้ ถ้าค่า SV เป็นบวกแสดงว่ากิจกรรม ดังกล่าวจะใช้เวลาในการดำเนินงานน้อยกว่า เวลาที่ได้วางไว้ตามแผน  ถ้าค่า SV เท่ากับ 0แสดงว่ากิจกรรมนั้น ได้ถูกดำเนินการไปตามเวลาที่ได้วางไว้ตาม แผน ช่องว่างระหว่าง EV และ PV คือจำนวนงานที่ไม่เสร็จตามแผน

การติดตามและประเมินผลด้วยเทคนิค GANTTCHARTS-curve และ Earned Value Q: โครงการมีแนวโน้มจะสำเร็จเมื่อไร ? A: =Schedule performance index (SPI) เป็นอัตราส่วนระหว่าง EV กับ PV (EV/PV) ซึ่งสามารถนำมาใช้ในการประมาณการเวลาที่จำเป็นต้องใช้จนโครงการแล้วเสร็จ ในกรณีที่ค่าของ SPI เท่ากับ 1 แสดงว่าเวลาที่วางไว้ตามแผนกับเวลาที่ใช้ไปจริงเท่ากันพอดี หรือเวลาที่ใช้เป็นไปตามแผนที่วางไว้นั่นเอง  ถ้าค่า SPI น้อยกว่า 1 แสดงว่ากิจกรรมที่พิจารณาอยู่ได้ดำเนินการไปล่าช้ากว่าแผนที่ได้วางไว้ ในทางตรงกันข้าม ถ้าค่า SPI มากกว่า 1 แสดงว่ากิจกรรมนั้นได้ถูกดำเนินการไปเร็วกว่าแผนที่ได้วางไว้

การติดตามและประเมินผลด้วยเทคนิค GANTTCHARTS-curve และ Earned Value Q: ต้นทุนของโครงการเป็นไปตามแผน ? A: =Cost performance index (CPI) เป็นอัตราส่วนระหว่าง EV กับ AC (EV/AC) ซึ่งสามารถนำมาใช้ในการประมาณการต้นทุนที่จำเป็นต้องใช้จนโครงการเสร็จสิ้นสมบูรณ์ ในกรณีที่ค่าของ CPI เท่ากับ 1 แสดงว่าต้นทุนที่วางไว้ตามแผนกับต้นทุนที่เกิดขึ้นจริงมีจำนวนที่เท่ากัน หรือต้นทุนที่ใช้เป็นไปตามแผนที่วางไว้นั่นเอง ถ้าค่า CPI น้อยกว่า 1 แสดงว่ากิจกรรมที่พิจารณาอยู่ได้ใช้เงินเกินงบประมาณที่ตั้งไว้ ในทางตรงกันข้าม ถ้าค่า CPI มากกว่า 1 แสดงว่ากิจกรรมนั้นใช้เงินน้อยกว่างบประมาณที่ได้ตั้งไว้

การติดตามและประเมินผลด้วยเทคนิค GANTTCHARTS-curve และ Earned Value ประโยชน์ ของ Earned Value • ๑. ใช้เส้นกราฟ 3 เส้น เชื่อมความ สัมพันธ์ระหว่างค่าใช้จ่ายและผลการ • ดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริง เทียบกับ • แผนการใช้จ่ายงบประมาณและแผนการดำเนินงาน ๒.ตอบคำถามได้ว่าโครงการใช้จ่ายเงินสูงกว่าหรือต่ำกว่าแผน ? ๓.โครงการดำเนินการได้เร็วหรือช้ากว่าแผน ? ๔.โครงการมีแนวโน้มจะสำเร็จเมื่อไร ? ๕. ต้นทุนของโครงการเป็นไปตามแผน ? • ข้อจำกัด • ไม่สามารถบอกคุณภาพของงาน หรือความพึงพอใจของผู้รับบริการได้ • เทคนิคที่ค่อนข้างซับซ้อน ต้องมีการกำหนดขอบเขตและสมมุติฐาน

การติดตามและประเมินผลด้วยเทคนิค GANTTCHARTS-curve และ Earned Value โจทย์ : รายงานผลการดำเนินงานภายใน ๑ หน้ากระดาษ คำตอบ Earned Value Gantt Chart S-Curve • สามารถใช้วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายและผลการ • ดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริงเทียบกับแผนการใช้จ่ายงบประมาณและแผนการดำเนินงานของโครงการในภาพรวม สามารถบอกปัญหา อุปสรรคของและผลการดำเนินงานในระดับหลักกิจกรรมได้ ใช้ในการอธิบายลักษณะ และความก้าวหน้าของ โครงการในภาพรวมได้

ตัวอย่างการรายงานผลการดำเนินงานด้วย Project-based Management กราฟแท่งสามารถแสดงผลการดำเนินงานในระดับหลักกิจกรรมได้ ประสิทธิภาพของกิจกรรม • กราฟเส้นใช้วิเคราะห์ค่าใช้จ่ายและผลการ • ดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริงเทียบกับแผนการใช้จ่ายงบประมาณและแผนการดำเนินงานในภาพรวม • ของโครงการ ผลงาน แผนงาน ผลการใช้เงิน แผนการใช้เงิน ประสิทธิภาพของโครงการ

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล ๑.วิธีการทำ ขั้นตอนหลักที่ ๑ การจัดทำแผนงาน/แผนเงิน ขั้นตอนหลักที่ ๒ การรายงานผลการดำเนินงาน ๒.การนำเสนอ ขั้นตอนหลัก ๑ การนำเข้าข้อมูล ขั้นตอนหลักที่ ๒ การสร้างกราฟและการกำหนดสัญลักษณ์ ๓.การนำเสนอและการวิเคราะห์ผล

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล วิธีการทำ ขั้นตอนหลักที่ ๑ การจัดทำแผนงาน/แผนเงิน ๑. การกำหนดแบบฟอร์มแผน/ผล การดำเนินงาน และแบบฟอร์มแผน/ ผลการใช้จ่ายงบประมาณ ๒. การทำ Work Breakdown Structure (WBS) คือการแตกงานโครงการออกเป็นส่วนๆ โดยแบ่งเป็นกิจกรรมหรืองานย่อยๆ ในแต่ละกิจกรรมหรืองานย่อยจะบอกขอบเขตของแต่ละกิจกรรมหรืองานย่อย ระยะเวลาการทำงาน ประมาณการรายจ่าย ๓. การกำหนดหลักเกณฑ์การถ่วงค่าน้ำหนักของโครงการและกิจกรรมหรืองานย่อย ๔. การกำหนดแผนการดำเนินงาน/แผนการใช้จ่ายงบประมาณ รายกิจกรรมหรืองานย่อยเป็นรายเดือน ๕. การทำค่างานของกิจกรรมหลักจากผลรวมของกิจกรรมย่อยที่ถ่วงน้ำหนักแล้ว ๖. การทำค่างานของโครงการจากผลรวมของกิจกรรมหลักที่ถ่วงน้ำหนักแล้ว

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล ขั้นตอนหลักที่ ๑ การจัดทำแผนงาน/แผนเงิน ๑. การกำหนดแบบฟอร์มแผน/ผล การดำเนินงาน และแบบฟอร์มแผน/ ผลการใช้จ่ายงบประมาณ ค่าถ่วงน้ำหนัก/ weighting factor ของกิจกรรมย่อยและผลรวม การเรียงลำดับของโครงการตั้งแต่ยุทธศาสตร์จนถึงกิจกรรมย่อยของโครงการ ทำให้ทราบความสัมพันธ์ของยุทธศาสตร์กับงานที่ทำ แผน/ผลการดำเนินงานรายกิจกรรมหรืองานย่อยหลังจากการแปลงค่าเป็นร้อยละ จำแนกเป็นรายเดือน ผลรวมแผนผลการดำเนินงานหลังจากถ่วงน้ำหนักกิจกรรมแล้ว

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล ขั้นตอนหลักที่ ๑ การจัดทำแผนงาน/แผนเงิน ๑. การกำหนดแบบฟอร์มแผน/ผล การดำเนินงาน และแบบฟอร์มแผน/ ผลการใช้จ่ายงบประมาณ เพิ่มช่องเพื่อการปรับลดงบประมาณระหว่างปี แผน/ผลการใช้จ่ายงบประมาณรายกิจกรรมหรืองานย่อยเป็นค่าจริง จำแนกเป็นรายเดือน การกระจายกิจกรรมย่อยตามแผนงาน /อาจเพิ่มตามความเหมาะสม ผลรวมแผนผลการใช้จ่ายงบประมาณ / จัดทำเป็นค่าสะสมและร้อยละ

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล ขั้นตอนหลักที่ ๑ การจัดทำแผนงาน/แผนเงิน ๒. การทำ Work Breakdown Structure (WBS) คือการแตกงานโครงการออกเป็นส่วนๆ โดยแบ่งเป็นกิจกรรมหรืองานย่อยๆ ในแต่ละกิจกรรมหรืองานย่อยจะบอกขอบเขตของแต่ละกิจกรรมหรืองานย่อย ระยะเวลาการทำงาน ประมาณการรายจ่าย โครงการและลักษณะที่ดีของโครงการ “โครงการ” คือ กลุ่มของกิจกรรมที่มีความเกี่ยวข้องกัน ดำเนินงานและประสานงานกันเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เฉพาะ ภายในระยะเวลาที่กำหนด และงบประมาณที่ได้รับ ลักษณะที่ดี ของโครงการจะเป็นโครงการที่สามารถแก้ปัญหาขององค์การได้ ส่วนที่ต้องทำ WBS ลักษณะโครงการที่ดีต้องตอบคำถามนี้ได้

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล ขั้นตอนหลักที่ ๑ การจัดทำแผนงาน/แผนเงิน ๒. การทำ Work Breakdown Structure (WBS) คือการแตกงานโครงการออกเป็นส่วนๆ โดยแบ่งเป็นกิจกรรมหรืองานย่อยๆ ในแต่ละกิจกรรมหรืองานย่อยจะบอกขอบเขตของแต่ละกิจกรรมหรืองานย่อย ระยะเวลาการทำงาน ประมาณการรายจ่าย : เราควรแตกงานโครงการกี่ระดับ WBS จะประกอบด้วยข้อมูล 6 ระดับ แต่ไม่จำเป็นว่าทุกโครงการจะต้องมีครบทั้ง 6 ระดับ ถ้าเป็น โครงการขนาดเล็กจะมีไม่ครบทั้ง 6 ระดับก็ได้ โดยการกำหนดงาน หรืองานย่อยนั้นขึ้นกับความซับซ้อนของ โครงการ แต่ที่สำคัญคือสองระดับสุดท้ายคือ Work Package และ Level of Effort จำเป็นต้องมีในทุกโครงการ เพราะเป็นส่วนย่อยที่ระบุถึงสิ่งที่ต้องทำและระยะเวลาที่ต้องใช้ในการทำงานนั้นๆ ซึ่งจำเป็นมากต่อการบริหาร โครงการ

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล ขั้นตอนหลักที่ ๑ การจัดทำแผนงาน/แผนเงิน ๓. การกำหนดหลักเกณฑ์การถ่วงค่าน้ำหนักของ โครงการและกิจกรรมหรืองานย่อย คะแนนค่าน้ำหนัก (Weighting factor, WF) มีการถ่วงค่าน้ำทุกระดับกิจกรรม หลักเกณฑ์ในการให้คะแนนค่าน้ำหนัก (Weighting factor) ในระดับกิจกรรม วิเคราะห์โดยเรียงลำดับความสำคัญตามหัวข้อได้ดังนี้ ๑. เป็นกิจกรรม/งานที่ส่งผลต่องานตามยุทธศาสตร์ และหากกิจกรรมนั้นมีตัวชี้วัดตามเป้าประสงค์/ตามคำรับรองการปฏิบัติราชการ สามารถนำมาใช้ในการกำหนดสัดส่วนค่าน้ำหนัก ๒. เป็นกิจกรรม/งานที่ส่งผลต่อปัจจัยสำเร็จของโครงการ ๓. เป็นกิจกรรม/งานที่ส่งผลกระทบไปยังตัวชี้วัดระดับยุทธศาสตร์ ๔. ใช้ทรัพยากร ได้แก่ งบประมาณ/คน/เวลาในการทำกิจกรรม สูง ๕. หากทุกกิจกรรมมีตัวชี้วัดร่วมกันก็สามารถใช้สัดส่วนจากตัวชี้วัดนั้นได้

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล ขั้นตอนหลักที่ ๑ การจัดทำแผนงาน/แผนเงิน ๔. การกำหนดแผนการดำเนินงาน/แผนการใช้จ่ายงบประมาณ รายกิจกรรมหรืองานย่อยเป็นรายเดือน ข้อกำหนดค่างาน แต่ละกิจกรรมย่อยจะคิดค่างาน เป็นร้อยละ ของการทำงานตั้งแต่วันที่ เริ่มต้นจนถึงสิ้นสุดของงาน ร้อยละของการดำเนินงาน กำหนดจากหลักเกณฑ์ ๒.๑ อยู่ในช่วงของระยะเวลาเริ่มต้นสิ้นสุดของงาน ๒.๒ จุดวิกฤตของงาน /งานที่มีผลต่อความสำเร็จของโครงการ

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล ขั้นตอนหลักที่ ๑ การจัดทำแผนงาน/แผนเงิน ๕. การทำค่างานของกิจกรรมหลักจากผลรวมของกิจกรรมย่อยที่ถ่วงน้ำหนักแล้ว W A1 W1 A1 W2 A2 A2 ค่างานของกิจกรรมหลัก ค่างานของกิจกรรมหลักจะเป็นผลรวมของกิจกรรมย่อยที่ถ่วงน้ำหนักแล้ว เช่น ค่างานกิจกรรมที่ ๑ณ เดือนธันวาคม ได้จากผลรวมของ การประชุมระยะที่ ๑ คูณด้วยค่าถ่วงน้ำหนัก (๓๐/๑๐๐) และ การประชุมระยะที่ ๒ คูณด้วยค่าถ่วงน้ำหนัก (๗๐/๑๐๐) = (๕๐ x (๓๐/๑๐๐) )+(๒๕ X (๗๐/๑๐๐) ) = ๓๒.๕๐ = Σ(A1 X (W1/W)) + (A2 X (W2/W)+...+ (An X (Wn/W)

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล ขั้นตอนหลักที่ ๑ การจัดทำแผนงาน/แผนเงิน ๖. การทำค่างานของโครงการจากผลรวมของกิจกรรมหลักที่ถ่วงน้ำหนักแล้ว W W1 AC1 AC1 ค่างานของโครงการ ค่างานของโครงการจะเป็นผลรวมของกิจกรรมหลักที่ถ่วงน้ำหนักแล้ว เช่น ค่างานโครงการ วมว. ๑ณ เดือนตุลาคม ได้จากผลรวมของกิจกรรมที่ ๑ คูณด้วยค่าถ่วงน้ำหนัก (๓๐/๑๐๐) บวก กิจกรรมที่ ๒ คูณด้วยค่าถ่วงน้ำหนัก (๒๐/๑๐๐) ... และบวกกิจกรรมที่ ๕ คูณด้วยค่าถ่วงน้ำหนัก (๑๕/๑๐๐) = (๐.๐๐ x (๓๐/๑๐๐) )+(๐.๐๐ X (๒๐/๑๐๐) ) + (๐.๐๐ X (๑๕/๑๐๐) ) +(๐.๐๐ X (๒๐/๑๐๐) )+(๑๗.๑๕ X (๑๕/๑๐๐) ) = ๒.๖๓ = Σ(AC1 X (W1/W)) + (AC2 X (W2/W)+...+ (ACn X (Wn/W)) AC2 AC2 W2 W3 AC3 AC3 W4 AC4 AC4 W5 AC5 AC5

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล วิธีการทำ ขั้นตอนหลักที่ ๒ การรายงานผลการดำเนินงาน รายงานผลการดำเนินงานเป็นรายกิจกรรมหรืองานย่อยจำแนกเป็นร้อยละสะสมรายเดือน ๒.การทำค่างานผลการดำเนินงานตามกิจกรรมหลักจากผลรวมของกิจกรรมย่อยที่ถ่วงน้ำหนักแล้ว ๓. การทำค่างานผลการดำเนินงานของโครงการจากผลรวมของกิจกรรมหลัก ที่ถ่วงน้ำหนักแล้ว ๔. ใช้หลักการวิธีการคำนวณเช่นเดียวกับการจัดทำแผน ๕. ผลการใช้จ่ายงบประมาณรายกิจกรรมหรืองานย่อยใช้เป็นค่าจริง จำแนก รายเดือน ๖. ต้องมีความซื่อสัตย์ในการกรอกข้อมูล

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล ขั้นตอนหลักที่ ๒ การรายงานผลการดำเนินงาน เพื่อให้เห็นความแตกต่าง ตัวเลขแผนการดำเนินงาน ใช้สีดำ ตัวเลขผลการดำเนินงาน ใช้สีน้ำเงิน ใช้ทศนิยม 2 ตำแหน่ง ค่าแผน/ผลการดำเนินงานของโครงการที่ถ่วงน้ำหนักกิจกรรมแล้วจะนำมาทำเป็นกราฟเส้น (S curve)

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล ขั้นตอนหลักที่ ๒ การรายงานผลการใช้จ่ายงบประมาณ นำผลรวมของแผน/ผลการใช้จ่ายงบประมาณรายเดือนมาจัดทำเป็นค่าสะสม และร้อยละสะสม ส่วนที่เป็นค่าร้อยละสะสมจะนำมาจัดทำเป็นกราฟเส้น

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล ขั้นตอนหลักที่ ๒ การรายงานผลการใช้จ่ายงบประมาณ การประยุกต์ใช้ S-curve เพื่อรายงานความก้าวหน้าการใช้จ่ายงบประมาณ

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล การนำเสนอ • ขั้นตอนหลัก ๑ การนำเข้าข้อมูล • นำข้อมูลจากตารางแผน/ผลการดำเนินงาน และแผน/ผลการใช้จ่ายงบประมาณลงในตาราง Project-based Management • ๑.๑ ข้อมูลแผน/ผลการดำเนินงานในระดับกิจกรรมหลัก • ๑.๒ ข้อมูลแผน/ผลการดำเนินงานโครงการ • ๑.๓ ร้อยละสะสมของแผน/ผลการใช้จ่ายงบประมาณ • ขั้นตอนหลักที่ ๒ การสร้างกราฟและการกำหนดสัญลักษณ์ • ๒.๑ การสร้างแผนภูมิแท่งจากข้อมูลแผน/ผลการดำเนินงานในระดับ • กิจกรรมหลักและการกำหนดสัญลักษณ์ • ๒.๒ การสร้างกราฟเส้นจากข้อมูลแผน/ผลการดำเนินงานโครงการ • และร้อยละสะสมของแผน/ผลการใช้จ่ายงบประมาณ

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล • ขั้นตอนหลัก ๑ การนำเข้าข้อมูล • นำข้อมูลจากตารางแผน/ผลการดำเนินงาน และแผน/ผลการใช้จ่ายงบประมาณลงในตาราง Project-based Management แผน/ผลงาน ตาราง Project-based Management เพื่อการติดตามประเมินผล   แผน/ผลเงิน ข้อมูลที่นำมาลงตาราง Project-based Management ข้อมูลแผน/ผลการดำเนินงานในระดับกิจกรรมหลัก ข้อมูลแผน/ผลการดำเนินงานโครงการ ร้อยละสะสมของแผน/ผลการใช้จ่ายงบประมาณ 

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล ขั้นตอนหลักที่ ๒ การสร้างกราฟและการกำหนดสัญลักษณ์ ๒.๑ การสร้างแผนภูมิแท่งจากข้อมูลแผน/ผลการดำเนินงานในระดับ กิจกรรมหลักและการกำหนดสัญลักษณ์ ชี้แจงปัญหา อุปสรรคและแนวทางการแก้ไขปัญหากรณีที่ค่า Eff. น้อยกว่าร้อยละ ๙๐  Status data line - เส้นแสดงจุดเวลาที่รายงานผล   วัดค่าประสิทธิภาพการดำเนินงาน (Efficient: Eff (%)) ของทุกกิจกรรมโดยคำนวณจากร้อยละของผลการ ดำเนินงานต่อแผนการดำเนินงาน โดยมีสูตรดังนี้ (ผลการดำเนินงาน/แผนการดำเนินงาน)X ๑๐๐ ตัวอย่าง ประสิทธิภาพการดำเนินงานกิจกรรมที่ ๓ ณ เดือนมีนาคม = (๘๕.๐๐/๑๐๐.๐๐)X๑๐๐.๐๐ = ๘๕%  การให้สัญลักษณ์ของประสิทธิภาพของกิจกรรมหลักในแท่งกราฟโดยใช้ความแตกต่างของสีตามสัญญาณจราจร ได้แก่ แผนการดำเนินงานสีเทา ผลการดำเนินงานต่ำกว่าร้อยละ ๖๐ สีแดง (แสดงว่ากิจกรรมมีปัญหาด่วนที่ต้อง แก้ไข ทั้งนี้ความสำคัญขึ้นอยู่กับค่าน้ำหนักของกิจกรรมด้วย) ผลการดำเนินงานเท่ากับ ร้อยละ ๖๐ – ๙๐ สีเหลือง ผลการดำเนินงานมากกว่าร้อยละ ๙๐ สีเขียว

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล ขั้นตอนหลักที่ ๒ การสร้างกราฟและการกำหนดสัญลักษณ์ ๒.๑ การสร้างแผนภูมิแท่งจากข้อมูลแผน/ผลการดำเนินงานในระดับ กิจกรรมหลักและการกำหนดสัญลักษณ์ (ต่อ) Status data line - เส้นแสดงจุดเวลาที่รายงานผล     - แท่งกราฟแผนการดำเนินงานกำหนดเป็นสีเทา เริ่มต้นจากเดือนที่เริ่มมีแผนการดำเนินงานไปจนถึงเดือนที่สิ้นสุดแผนการ ดำเนินงาน เช่น กิจกรรมที่ ๓ เริ่มดำเนินงาน ณ เดือนธันวาคม สิ้นสุดเดือน กุมภาพันธ์ - แท่งกราฟผลการดำเนินงานเริ่มต้นเดือนที่มีผลการดำเนินงานและสิ้นสุดในเดือนที่มีการรายงานผล (Status data) หรือ เดือนที่ผลการดำเนินงานสิ้นสุดตามแผน สีของแท่งกราฟเป็นไปตามค่า %Eff. ในเดือนที่รายงานผล ความยาวของ เส้นกราฟผลการดำเนินงาน ณ เดือน เริ่มต้น จนถึงเดือนที่รายงานผล ตัวอย่าง กิจกรรมที่ ๑ เดือน มี.ค. มีผลการดำเนินงานเท่ากับแผนการดำเนินงาน %Eff.= ๑๐๐ (แสดงด้วยสีเขียว) กิจกรรมที่ ๓ เดือน มี.ค.มีผลการดำเนินงานต่ำกว่าแผนที่กำหนดอยู่ร้อยละ ๑๕ %Eff.= ๘๕ (แสดงด้วยสีเหลือง) กิจกรรมที่ ๔ เดือน มี.ค. มีผลการดำเนินงานสูงกว่าแผนอยู่ร้อยละ ๙.๗๒ %Eff.= ๑๐๙.๗๒ (แสดงด้วยสีเขียว) กิจกรรมที่ ๕ เดือน มี.ค. มีผลการดำเนินงานต่ำกว่าแผน %Eff.= ๕๗.๐๐ (แสดงด้วยสีแดง) จากแท่งกราฟแสดงให้เห็นว่ากิจกรรมนี้เริ่มดำเนินการช้ากว่าแผนที่กำหนด

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล ขั้นตอนหลักที่ ๒ การสร้างกราฟและการกำหนดสัญลักษณ์ ๒.๒ การสร้างกราฟเส้นจากข้อมูลแผน/ผลการดำเนินงานโครงการและร้อยละสะสม ของแผน/ผลการใช้จ่ายงบประมาณ เส้นแกนตั้ง คือ ค่า %Eff. และ % งบประมาณ จุดเริ่มต้น (0,0) อยู่มุมล่างซ้ายสุดของโครงการ/กิจกรรมสุดท้าย Status data แผนภูมิเส้นแสดงความสัมพันธ์ระหว่างประสิทธิภาพของการดำเนินงานและการใช้จ่ายงบประมาณเมื่อเปรียบเทียบกับแผนในช่วงเวลาที่รายงาน

ตัวอย่างการบริหารโครงการของ สป.วท.วิธีการทำ, การนำเสนอ และการวิเคราะห์ผล ณ สิ้นเดือนมีนาคมโครงการมีผลการดำเนินงานช้ากว่าแผนที่กำหนด โดยมีค่า % Eff. ที่ ๘๘.๒๙ ซึ่งเป็นผลมาจากกิจกรรมที่ ๓ : การคัดเลือกมหาวิทยาลัยเข้าร่วมโครงการฯ ได้เพียง ๗ แห่งจากเป้าหมาย ๘ แห่ง ขณะนี้ อยู่ระหว่างพิจารณาอีก ๑ แห่ง คาดว่าสามารถคัดเลือกได้ภายในเดือนเมษายน และกิจกรรมที่ ๕ : การรายงานผลการดำเนินงานมีความล่าช้า ส่วนผลการใช้จ่ายงบประมาณต่ำกว่าแผนเพียงร้อยละ ๒.๕๖%        

ระบบการให้รางวัล (SystemRewarding) ระดับบุคคลผู้เข้าร่วมดำเนินงานโครงการ/กิจกรรมตามแผนปฏิบัติการสำหรับยุทธศาสตร์ประเทศ 47 แผนงานและตามนโยบาย รมว.วท. ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2556 ผลการประเมินบุคลากร =ผลรวมเฉลี่ยร้อยละประสิทธิภาพของแต่ละภาระงาน (ถ่วงน้ำหนัก) 70% แผนงาน 46 Clusters ถ่วงน้ำหนัก แต่ละภารกิจ โดยผู้บริหาร 20% โครงการอื่นตามนโยบาย รมว.วท. 10% ภารกิจหน่วยงาน % ประสิทธิภาพ 90-100 75-89 65-74 เกณฑ์การตัดสินผลประเมิน (Grading System) A B C 38

ระบบการให้รางวัล (SystemRewarding) ระดับบุคคลผู้เข้าร่วมดำเนินงานโครงการ/กิจกรรมตามแผนปฏิบัติการสำหรับยุทธศาสตร์ประเทศ 47 แผนงานและตามนโยบาย รมว.วท. ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2556 การประเมินประสิทธิภาพบุคลากรตามภารกิจ ใช้เทคนิค Project-based Management แผนงาน 46 Clusters โครงการอื่นตามนโยบาย รมว.วท. ภารกิจหน่วยงาน Program 1 Project 1 Job 1 Project 2 Program 2 Job 2 Project 1 Project 3 ... ... Project 2 ... Program 46

ระบบการให้รางวัล (SystemRewarding) ระดับบุคคลผู้เข้าร่วมดำเนินงานโครงการ/กิจกรรมตามแผนปฏิบัติการสำหรับยุทธศาสตร์ประเทศ 47 แผนงานและตามนโยบาย รมว.วท. ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2556 ภารกิจที่ได้รับมอบหมาย ภารกิจหน่วยงาน แผนงาน 46 Clusters โครงการอื่นตามนโยบาย รมว.วท. นาย ก. โครงการหมอกควัน โครงการ ... แผนงานข้าว โครงการปรับตัวแปรเครื่องสีข้าว โครงการ วทน. ภูมิภาค โครงการ ... โครงการศูนย์ผลิตเมล็ดพันธุข้าว ประสิทธิภาพจากผลสัมฤทธิ์และความก้าวหน้าของภารกิจ แผนงานไม้สัก 40

ระบบการให้รางวัล (SystemRewarding) ระดับบุคคลผู้เข้าร่วมดำเนินงานโครงการ/กิจกรรมตามแผนปฏิบัติการ สำหรับยุทธศาสตร์ประเทศ 47 แผนงานละตามนโยบาย รมว.วท. ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2556 การบริหารแบบระบบ Project-based Management การให้ค่าน้ำหนักการทำงานของบุคคลและค่าประสิทธิภาพการทำงานจาก การทำงานในแต่กิจกรรม ของแต่ละเดือน แผนงาน 47 Value chain และ โครงการอื่นตามนโยบาย รมว.วท. การประเมิน Eff. ของ Mister จากความสำเร็จของแผนงาน การประเมิน Eff. ของหัวหน้าโครงการจากความสำเร็จของโครงการ Mister ให้ค่าน้ำหนัก %Eff. ของโครงการ การประเมิน Eff. ของหัวหน้าโครงการจากความสำเร็จของโครงการ หัวหน้าโครงการ ให้ค่าน้ำหนัก %Eff. ของงาน การประเมิน Eff. ของบุคลากรจากความสำเร็จของงานที่รับผิดชอบ หัวหน้าโครงการ ให้ค่าน้ำหนัก %Eff. ของงาน การประเมิน Eff. ของบุคลากรจากความสำเร็จของงานที่รับผิดชอบ

ระบบการให้รางวัล (SystemRewarding) ระดับบุคคลผู้เข้าร่วมดำเนินงานโครงการ/กิจกรรมตามแผนปฏิบัติการสำหรับยุทธศาสตร์ประเทศ 47 แผนงานละตามนโยบาย รมว.วท. ประจำปีงบประมาณ พ.ศ. 2556 ตัวอย่างประเมิน นาย ก. แผนงาน 47 Value chainและ โครงการอื่นตามนโยบาย รมว.วท. (Pg /Wf=40 และ Po/Wf=40) ภารกิจหน่วยงาน (JD/Wf=20) Pg1 Pg 2 Pg 46 Po 1 Po 2 Po n JD 1 ... ... ... นาย ก. Wf=1/Eff.=60 นาย ก. Wf=1/Eff.=90 Pj1 นาย ก. Wf=0.7 Eff.=76.12 การประเมิน นาย ก.=ผลรวมเฉลี่ยร้อยละประสิทธิภาพการทำงาน(Eff.) ที่ถ่วงน้ำหนักของ การประเมินนาย ก. Eff.= 30.9136+24+18 = 72.9136 = Pg นาย ก. = ((Pj1=76.12*0.7)+(Pj2=80*0.3)) = 53.284+ 24= 77.284*0.4 = 30.9136 Po นาย ก. = (60*1) = 60*0.4 = 24 JD นาย ก. = (90*1) = 90*0.2 = 18 Pg1=ร้อยละค่าเฉลี่ย ถ่วงน้ำหน้ก Pj2 นาย ก. Wf=0.3 Eff.=80 Pj1 Pj2 ... Po 2 Pjn JD 1 ถ้าค่าร้อยละ Eff. = 90-100 = เกรด = 75-89 = เกรด = 65-74 = เกรด C A B C

สรุป ๑. การผสมผสานเทคนิคบริหารโครงการอย่าง Gantt chart, S curveและ Earned Value ทำให้สามารถตอบโจทย์ความต้องการเครื่องมือในการติดตามผลการดำเนินงานโครงการ (Project-Based Management) โดยนำแผนภูมิแท่ง และแผนภูมิเส้น สร้างความสัมพันธ์ระหว่างแผน/ผลการดำเนินงาน และแผน/ผลการใช้จ่ายงบประมาณ และสามารถบอกถึงเหตุผลของประสิทธิภาพโครงการจากการดำเนินงานของกิจกรรมของโครงการได้ โดยการนำเสนอ ๑ หน้ากระดาษ ๒. การวิเคราะห์ผลการดำเนินงานได้ถูกต้องต้องอาศัยการสร้างเกณฑ์ ข้อกำหนด การถ่วงค่าน้ำหนัก และข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริง ๓. เทคนิคบริหารโครงการนี้สามารถนำไปประยุกต์ใช้ในการวัดประสิทธิภาพการทำงานของบุคลากรที่สัมพันธ์กับแผนและช่วงเวลาการทำงานได้ ๔. ข้อจำกัดของเครื่องมือนี้คือไม่สามารถบอกคุณภาพของงาน หรือความพึงพอใจของผู้รับบริการได้

Q & A OR share

วันอังคารที่ 2 กรกฎาคม 2556 เวลา 09.00 น. ณ ห้องแก รนด์ บอล รูม ชั้น 3 โรงแรมเซ็นจูรี่ กรุงเทพฯ