pengurusan rekod berkualiti l.
Download
Skip this Video
Loading SlideShow in 5 Seconds..
PENGURUSAN REKOD BERKUALITI PowerPoint Presentation
Download Presentation
PENGURUSAN REKOD BERKUALITI

Loading in 2 Seconds...

play fullscreen
1 / 115

PENGURUSAN REKOD BERKUALITI - PowerPoint PPT Presentation


  • 1275 Views
  • Uploaded on

PENGURUSAN REKOD BERKUALITI. Oleh Zailan binti Yussoff Quality Quest Resources zaiyus57@yahoo.com 0192697004. ZAILAN BT HJ YUSSOFF . Pengarah Urusan QQR / Penceramah Bebas Sarjana Muda (Komunikasi) Sarjana Kaunseling

loader
I am the owner, or an agent authorized to act on behalf of the owner, of the copyrighted work described.
capcha
Download Presentation

PowerPoint Slideshow about 'PENGURUSAN REKOD BERKUALITI' - ostinmannual


An Image/Link below is provided (as is) to download presentation

Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author.While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server.


- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - E N D - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
Presentation Transcript
pengurusan rekod berkualiti

PENGURUSAN REKOD BERKUALITI

Oleh

ZailanbintiYussoff

Quality Quest Resources

zaiyus57@yahoo.com

0192697004

slide2

ZAILAN BT HJ YUSSOFF

  • Pengarah Urusan QQR / Penceramah Bebas
  • Sarjana Muda (Komunikasi)
  • Sarjana Kaunseling
  • 25 tahun pengalaman bekerja dalam Perkhidmatan Awam termasuk 9 tahun di INTAN Bukit Kiara

Bidang utama latihan/ konsultansi :

ISO 9000, Audit Kualiti Dalaman, Benchmarking, MPK & FM, Penyeliaan, Kesetiausahaan , Amalan 5 S, Perkhidmatan Pelanggan, Kaunter & Telefon, Pembentukan Imej, Protokol & Etiket Sosial, Pembentukan Budaya Korporat, Pengurusan Organisasi, Pentadbiran Pejabat, Training of Trainers, Pengucapan Awam, Pengurusan Mesyuarat, Perhubungan Awam, Penulisan Dokumen Resmi Kerajaan, KMK, KPI

  • zaiyus57@yahoo.com 0192687004 fax - 78425830
objektif
OBJEKTIF

Di akhir program ini diharapkan :

  • sistem rekod akan lebih teratur dan berkesan;
  • pegawai-pegawai akan mengamalkan sistem rekod dengan lebih sistematik;
  • sistem rekod dapat dijaga dan dikawal agar dapat memastikan urusan aktiviti harian tidak terjejas akibat kehilangan atau kesilapan rekod.
topik dibincangkan
TOPIK DIBINCANGKAN
  • PENGENALAN KEPADA KONSEP DAN KEPENTINGAN PENGURUSAN REKOD YANG SISTEMATIK
  • PENDAFTARAN DAN PENGENDALIAN FAIL
  • KONSEP SISTEM FAIL DAN KLASIFIKASI FAIL
  • KAWALAN PENYIMPANAN DAN PEMULIHARAAN REKOD
slide5
TOPIK 1

PENGENALAN KEPADA KONSEP PENGURUSAN REKOD

03/04/06

istilah istilah dalam pengurusan rekod akta arkib negara malaysia 2003 akta 629
Istilah-ISTILAHDalam Pengurusan RekodAkta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629)
  • REKOD
  • REKOD AWAM
  • REKOD KERAJAAN
  • DOKUMEN RESMI
  • PENGURUSAN REKOD
  • ARKIB
  • ARKIB AWAM

03/04/06

slide7

REKOD

  • Sebarang maklumat yang tercatat
  • Akta ANM - Kertas, Buku, Dokumen, Filem, Pita bentuk lain
  • RASMI - Diterima / Dihasilkan

7

slide8

REKOD AWAM

Rekod yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh mana-mana pekhidmat awam atau pekerja pejabat awam dalam perjalanan tugas rasminya dan termasuk segala rekod di bawah jagaan Akta Arkib Negara 1966 (Akta 511)

03/04/06

slide9
Yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah sebagai mempunyai nilai kebangsan atau sejarah yang kekal dan lama bertahan atau kedua-duanya sekali;dan
  • Yang telah dipindahkan ke Arkib Negara atau mana-mana tempat lain yang diarahkan oleh Ketua Pengarah dari semasa ke semasa.

03/04/06

slide10

DEFINISI REKOD KERAJAAN Akta Arkib Negara Malaysia2003 (Akta 629)

BAHAN DALAM BENTUK BERTULIS ATAU BENTUK LAIN YANG MENYATAKAN FAKTA ATAU PERISTIWA ATAU SELAINNYA MERAKAMKAN MAKLUMAT DAN TERMASUKLAH KERTAS, DOKUMEN,DAFTAR,BAHAN BERCETAK, BUKU, PETA, PELAN, LUKISAN,GAMBAR FOTO,MIKROFILEM,RAKAMAN BUNYI,REKOD YANG DIHASILKAN SECARA ELEKTRONIK OLEH MANA-MANA PEGAWAI AWAM DI DALAM MENJALANKAN TUGAS RASMI JABATAN

TANPA MENGIRA BENTUK ATAU CIRI-CIRI FIZIKAL DAN APA-APA SALINANNYA.

10

dokumen rasmi

Apa-apa jenis maklumat yang tercatit berkenaan dengan perkara-perkara rasmi termasuk:

DOKUMEN RASMI

  • bertulis, bertaip, bertulis trengkas, disalin, berstensil,bercetak, draf dan buangan perkara itu;
  • Fotograf, fotosalinan, pelan cetak, negatif foto, filem dan rakaman;
  • Pelan, pelan lakar, lukisan, gambarajah, peta dan aneka jenis carta
  • Huruf cetak, huruf cetak atur, acuan, stensil dan lain-lain alat yang digunakan untuk membuat dokumen rasmi
slide12
ARKIB

REKOD YANG DIPELIHARA BAGI NILAI KEBANGSAAN ATAU SEJARAHNYA YANG KEKAL DAN LAMA BERTAHAN ATAU KEDUA-DUANYA

ARKIB AWAM

  • REKOD AWAM
  • MANA-MANA REKOD PERSENDIRIAN ATAU BAHAN LAIN YANG DITETAPKAN SEBAGAI ADA NILAI SEJARAH
pengurusan rekod

PENGURUSAN REKOD

SUATU PROSES YANG MELIBATKAN KAEDAH KAWALAN MAKLUMAT/ REKOD DARI PERINGKAT:

PEWUJUDAN REKOD

PENGGUNAAN DAN PEMELIHARAAN REKOD

PEMISAHAN REKOD

03/04/06

proses pengurusan rekod
PROSES PENGURUSAN REKOD

SISTEM

PENERIMAAN

P’WUJUDAN FAIL

JENIS FAIL MENGIKUT

PERKARA/SUBJEK

PENYIMPANAN

PROSES PELUPUSAN

DI MUSNAHKAN

PUSAT REKOD/ARKIB NEGARA/NEGERI ARKIB ORGANISASI

PENGASINGAN DAN PEMINDAHAN

PENCARIAN

pewujudan rekod

PEWUJUDAN REKOD

MENGKAJI DAN MENENTUKAN JENIS-JENIS REKOD YANG PERLU DIWUJUDKAN OLEH SESEBUAH AGENSI:

MENGAWAL PERTUMBUHAN REKOD

MEMASTIKAN IA DISALURKAN DENGAN BETUL SUPAYA KEUTUHAN REKOD TERPELIHARA.

KAITAN ANTARA SATU KUMPULAN REKOD DENGAN YANG LAIN TIDAK TERHALANG.

slide16
KEPENTINGAN REKOD
  • WARISAN NEGARA
  • ILMU PENGETAHUAN
  • SUMBER UTAMA RUJUKAN
  • MAKLUMAT

03/04/06

kepentingan sistem rekod
KEPENTINGAN SISTEM REKOD
  • KLASIFIKASI
  • ACCESSIBILITY
  • KEANJALAN
  • RUJUKAN SILANG
  • PERHUBUNGAN AWAM
  • PERANCANGAN JABATAN
  • LOKASI
  • PENINGKATAN PRODUKTIVITI
  • EKONOMI
  • TEMPOH SIMPANAN YANG JELAS

03/04/06

apakah tanggungjawab terhadap rekod awam
APAKAH TANGGUNGJAWAB TERHADAP REKOD AWAM?
  • ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM
  • PEGAWAI REKOD JABATAN
  • ORANG AWAM

10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor. Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145

03/04/06

cabaran dan masalah yang dihadapi
CABARAN DAN MASALAH YANG DIHADAPI :
  • Kepekaan jabatan terhadap kepentingan rekod-rekod yang telah ditutup.
  • Kerjasama antara pegawai dan kakitangan dalam menjaga kepentingan rekod.
  • Tiada kesungguhan yang diberikan oleh pegawai dan kakitangan dalam pengurusan rekod.
  • Kurangnya sokongan pihak atasan kepada PRJ dalam hal-hal berkaitan dengan pengurusan rekod.
slide20
PERUNDANGAN DALAM

PENGURUSAN REKOD

slide21

AKTA 629 ARKIB NEGARA 2003

  • SURAT PEKELILING AM BIL 1/1970
  • SURAT PEKELILING AM BIL 23 TAHUN 1972
  • SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL 10 TAHUN 1984
  • ARAHAN PERBENDAHARAAN 156
  • ARAHAN PERBENDAHARAAN 299
  • ARAHAN PERKHIDMATAN BAB 5
  • SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL 9 TAHUN 1986
  • SURAT KEMENTERIAN KEWANGAN3 NOVEMBER 1993

21

surat pekeliling am bil 1 tahun 1997 peraturan pemeliharaan rekod rekod kerajaan
SURAT PEKELILING AM BIL. 1 TAHUN 1997Peraturan Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan
  • PENYENARAIAN REKOD-REKOD BERUMUR 5 TAHUN
  • PEMINDAHAN REKOD-REKOD TERPERINGKAT
  • PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN.
  • PENYELARASAN DI PERINGKAT AGENSI
  • PEMUSNAHAN REKOD
  • PENYELIDIKAN REKOD
  • RUJUKAN KEMBALI REKOD

03/04/06

arahan perkhidmatan
ARAHAN PERKHIDMATAN
  • Bab 3 : - SuratMenyurat

- Menulisminit-minit

- Melayanisurat-surat yang diterima

  • Bab 4 : -Fail-memail

- Pengelasan fail

- Mendaftardanmenyelenggara fail

- Pengedaran fail

- SimpanDalamPerhatian

- Memeliharadanmenyimpanrekod- rekodkerajaan

slide24

Bab 5 :

- Memelihara dan menyimpan rekod

rekod kerajaan

- Rekod-rekod kerajaan dan peranan

Arkib Negara

- Pemeliharaan Rekod

kawalan dan larangan akta arkib negara 2003 akta 692
KAWALAN DAN LARANGANAkta Arkib Negara 2003 ( Akta 692)
  • TIDAK BOLEH MUSNAH ATAU BENARKAN PEMUSNAHAN MANA-MANA REKOD AWAM YANG DALAM JAGAAN ATAU DI BAWAH KAWALAN ORANG ITU
  • JIKA BERNIAT,HENDAKLAH MEMBERITAHU KP DALAM BORANG YANG DITETAPKAN DENGAN MENYATAKAN SIFAT REKOD AWAM
  • KEBENARAN PEMUSNAHAN – OLEH KP
  • KESALAHAN : BOLEH DIDENDA TIDAK MELEBIHI RM5000/PENJARA TIDAK MELEBIHI 1 TAHUN ATAU KEDUA-DUANYA.
kandungan fail

Fail yang hendak dibuka perlu mengandungi :

KANDUNGAN FAIL

Kertas Minit

Tali Fail

Tajuk Fail

Nombor Fail

Kad Pengedar

format kulit fail
Format kulit fail
  • Ditetapkan dan direka oleh Arkib Negara
  • Ruangan tentang tarikh dibuka dan ruangan bagi tarikh patut ditutup dan dihantar ke ANM
  • Jenis fail: Fail Terbuka (Am 435 Pin 1/80) – Putih

( Am 435 A Pin 1/82 – Coklat Muda

Fail Sulit ( Am 436) – Hijau

Fail Rahsia (Am 437) - Merah Jambu Berpalang Merah

Fail Rahsia Besar (Am 438) - Kuning Muda Berpalang Merah

10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor. Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145

03/04/06

maklumat kulit luar fail
Maklumat kulit luar fail
  • No. rujukan– nombor fail mengikut kod klasifikasi
  • Kertas-kertas berhubung – Nombor fail atau fail-fail berkaitan
  • Didaftar dibawah perkara – Indek perkara
  • Perkara – Tajuk fail mengikut klasifikasi perkara
  • Tarikh kandungan akhir– tarikh surat/

lampiran terakhir

  • Maklumat mengenai edaran fail.

03/04/06

slide30

PROSES MEMBUKA FAIL BARU

  • Sediakan kulit fail baru
  • Lipatkan kulit fail mengikut kesan lipatan
  • Gunakan penebuk lubang tebukan satu lubang satu inci dari atas dan satu inci dari tepi tulang fail
  • Masukkan tali hijau melalui tebukan

03/04/06

slide31

Masukkan kertas minit ke dalam fail bahagian kiri setelah ditebuk lubang pada kertas minit.

  • Tebukan lubang itu hendaklah satu inci dari atas dan satu inci dari tepi dikedua-dua penjuru atas.
  • Berikan nombor fail

10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor. Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145

03/04/06

slide32

Surat-surat disebelah kanan dalam fail.

  • Tuliskan catitan ringkas pada kertas minit
  • Tuliskan tajuk fail
  • Masukkan kad edaran

10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor. Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145

03/04/06

kaedah mendaftar fail baru
Kaedah Mendaftar Fail Baru

1.Beri tajuk fail

> Baca Surat dengan teliti dan pastikan perkara yang diutarakan

2. Beri Nombor Fail

> Nombor Kod yang diberikan mengikut klasifikasi perkara

3. Taip perkara dan nombor dalam petak-petak

> Doket Faharasat Abjad (borang Am 80A)

> Doket Faharasat Nombor (borang Am 89)

03/04/06

slide34

4. Susun Doket Ke Dalam

> Jilid Abjad – Untuk mengesan Tajuk Fail

> Jilid Nombor – Untuk mengesan Pergerakan Fail

5. Sediakan

a) Kulit Fail

b) Kertas Minit

c) Tali Hijau (Green Tags)

d) Penebuk

03/04/06

slide35

6. Rangkaikan

> Surat disebelah Kanan Fail

> Kertas minit disebelah Kiri Fail

7. Catitkan di atas kertas minit

> Surat masuk – Dakwat Merah

> Surat Keluar – Dakwat Biru/Hitam

03/04/06

menulis minit
Menulis Minit
  • Beri nombor perenggan
  • Tulis dengan terang, padat dan jelas
  • Jadikan satu kandungan jika minit terlalu panjang (di taip)
  • Mulakan minit ringkasan jawatan pegawai yang diminit.

10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor. Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145

03/04/06

fail baru
Fail Baru
  • Kandungkan surat/dokumen
  • Catat bilangan kandungan fail (enclosure) disudut kanan atas surat (bulatkan);
  • Surat terima : warna merah;
  • Hantar surat : warna biru atau hitam

03/04/06

slide38

Surat bth…………….drp………….dikdg pada………………

  • Surat masuk.(warna merah)
  • Surat keluar.Catat bilangan kandungan, tarikh penghantaran, nama agensi penerima dan tarikh surat di hantar ke atas kertas minit dengan menggunakan “rubber stamp” biru atau hitam

Surat bth ……………dihantar kpd……… pada…………..

03/04/06

perkara perlu semasa pengurusan fail
PERKARA PERLU SEMASA PENGURUSAN FAIL
  • Satu fail untuk satu perkara sahaja
  • Kandungan fail hendaklah mengikut turutan tindakan dan tarikh
  • Surat masuk hendaklah dikandungkan pada kertas minit
  • Sub-jacket hendaklah dikandungkan

03/04/06

slide40
Fail baru hendaklah dibuka jika kandungan telah melebihi 3 cm atau melebihi 100 kandungan mengikut mana yang awal
  • Minit bebas hendaklah dikandungkan
  • Kulit fail baru hendaklah dicatit sebagai kulit 2 atau cover 2 atau jilid 2

03/04/06

slide41
Kulit fail yang kotor atau koyak mesti diganti baru dengan mengekalkan yang lama
  • Tarikh buka dan tutup fail hendaklah dicatit diatas fail itu
  • Fail yang ditutup perlu dikepilkan kepada fail baru jika masih diperlukan
  • Semua pergerakan fail mesti melalui pendaftaran atau direkod.

03/04/06

membuka fail sambungan
Membuka fail sambungan
  • Apabila fail mengandungi 100 kandungan atau kurang tetapi ketebalan fail melebihi 3 cm
  • Fail itu hendaklah ditutup dan dibuka sambungan kulit 2 atau seterusnya.
  • Di atas fail perlu dicatat dengan terang perkataan:
  • Di atas kulit baru dicatat nombor rujukan yang sama disertai catatan (Klt. 2)

DITUTUP-KULIT 2 DIBUKA

03/04/06

slide43

Fail sementara (sampul kecil)

  • Apabila fail yang berkenaan tidak dapat dikesan atau hilang
  • Jika fail sebenar (sama) memerlukan tindakan segera lebih dari seorang pegawai
  • Kulit fail sementara ialah sampul kecil
  • (AM 435A-Pin 1/82)
  • Nombor rujukan dan tajuk fail mestilah sama dengan fail asal

03/04/06

slide44
TOPIK 3

KONSEP SISTEM FAIL DAN KLASIFIKASI FAIL

03/04/06

slide45

Definisi fail

Satu folder yang didaftarkan yang mengandungi surat-surat dan dokumen yang tersusun

Asal dari perkataan Latin FILLUM bermakna sejenis benang yang tersusun

slide46
FAIL
  • SALAH SATU DARI JENIS REKOD YANG UTAMA
  • PALING BANYAK DIGUNAKAN
sistem fail
SISTEM FAIL

PROSES MELIPUTI:

  • PENGELASAN
  • PENYUSUNAN
  • MENGINDEKS
  • PENYIMPANAN
  • PENGAWALAN
slide48

SISTEM FAIL

  • MANUAL FAIL
    • MENGGARISKAN PROSEDUR-PROSEDUR DAN PANDUAN MELAKSANAKAN KERJA
  • TESAURUS FAIL
    • MENGANDUNGI SENARAI PERKATAAN BERKAITAN AKTIVITI DAN FUNGSI SESEBUAH JABATAN – HOUSEKEEPING DAN FUNCTIONAL
    • TETAPKAN PERATURAN MENGINDEKS
    • MEMUDAHKAN PEMBUKAAN FAIL
slide49

SISTEM FAIL

  • SKIMA FAIL
    • SENARAI FAIL-FAIL YANG DIBUKA BERDASARKAN TAJUK-TAJUK YANG DITENTUKAN DALAM TESAURUS
slide50

JENIS-JENIS PENGKELASAN:

  • HOUSEKEEPING / FUNCTIONAL
  • KESELAMATAN
  • KOD

10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor. Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145

03/04/06

jenis dan pengelasan fail
Jenis Dan Pengelasan Fail
  • Fail Rahsia – Warna merah
  • Fail Sulit – Warna hijau
  • Fail Peribadi

a) Bahagian Pegawai Eksekutif Ke Atas –Warna merah jambu

b) Bahagian Kumpulan Biasa – Warna kuning

  • Fail Am (terhad) – Warna putih
  • Sampul Kecil – Warna putih

10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor. Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145

slide52
Fail Am : Kerja-kerja persuratan yang melibatkan tindakan perkara-perkara persuratan am hendaklah menggunakan fail am.

Fail Rahsia : Khas digunakan untuk tindakan

surat-surat serta tindakan sulit pengurus, pegawai kanan yang terlibat dengan polisi.

Fail Sulit : Khas digunakan untuk tindakan

perkara-perkara yang tidak merbahaya

keadaan jika maklumat yang disimpan itu bocor.

10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor. Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145

03/04/06

fail sampul kecil
Fail Sampul Kecil

Untuk surat-surat memerlukan tindakan segera tetapi fail asal dalama tindakan oleh sesuatu unit dan disimpan untuk sementara waktu sehingga fail asal dijumpai atau dikembalikan.

10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor. Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145

03/04/06

sistem simpan dalam perhatian sdp
Sistem Simpan Dalam Perhatian (SDP)

Satu sistem penyimpanan sementara

bagi tujuan mengasingkan fail sehingga diperlukan semula.

03/04/06

klasfikasi
KLASFIKASI

Konsep adalah berbeza daripada mengfail.

konsep
KONSEP
  • Memfail

Satu proses menyusun satu siri dokumen (suratan) yang mempunyai perkara yang seakan-akan sama dalam satu bekas/ folder mengikut tarikh dokumen itu sendiri, disusuli dengan memberi tajuk, kod, dan silang rujuk.

slide57

KONSEP

  • Klasifikasi fail

Satu proses kerja intlektual yang melibatkan pengumpulan maklumat kedalam kategori/kumpulan yang sama atau seakan-akan sama, dimana setiap satu kategori/kumpulan rekod itu dikenali dengan identitinya sendiri.

mengapa perlu klasifikasi
MENGAPA PERLU KLASIFIKASI
  • PENYIMPANAN YANG BETUL.
  • MUDAH DAN CEPAT DIPEROLEHI.
  • PENYELENGGARAAN YANG SERAGAM
  • KAWALAN KESELAMATAN REKOD
faedah klasifikasi
FAEDAH KLASIFIKASI
  • PENGESANAN DAN RUJUKAN
  • RUJUKAN PENYELIDIKAN.
  • PENDOKUMENTASIAN FAKTA DAN PERISTIWA.
  • PEMELIHARAAN REKOD BAGI TUJUAN ARKIB.
klasifikasi faedah
KLASIFIKASI - FAEDAH
  • EKONOMIKAL
  • KURANGKAN LATIHAN SEKIRANYA SESEORANG PERSONEL BERTUKAR KE CAWANGAN LAIN.
  • MENGAWAL PENGHASILAN REKOD.
klasifikasi ciri ciri
KLASIFIKASI - CIRI-CIRI
  • RINGKAS DAN MUDAH
  • MUDAH DIADAPTASI
  • MUDAH DIKAJISEMULA
  • LOJIK
  • KOMPREHENSIF
  • BERKESAN
  • EKONOMI
sistem klasifikasi
SISTEM KLASIFIKASI

TERBAHAGI KEPADA DUA KATEGORI:

  • SISTEM KLASIFIKASI REGISTRI
  • SISTEM KLASIFIKASI PERKARA
sistem klasifikasi registri
SISTEM KLASIFIKASI REGISTRI
  • Bermula di zaman Rom purba apabila hakim-hakim menyusun dokumen mahkamah secara kronologi.
  • Kaedah paling awal digunakan dalam pentadbiran di Malaysia.
  • Digunakan untuk menyusun dan menyimpan rekod secara teratur mengikut nombor seturut tanpa mengira perkara.
sistem klasifikasi registri65
Sistem Klasifikasi Registri
  • Contoh:

1/1885 – Banjir Besar Kuala Lumpur

2/1885 - Perang Saudara di Selangor

3/1885 – Pergaduhan di Ampang

4/1885 – Cukai tambahan

5/1885 – Masjid Jamek

sistem kelasifikasi registri kelemahan
Sistem Kelasifikasi Registri-KELEMAHAN

Pewujudan fail tidak terkawal

  • Tajuk fail diberi sewenang-wenangnya
  • Functional atau housekeeping?
  • Fail sambung atau tutup?
  • Tidak ekonomi (pembelian kulit fail).
sistem klasifikasi perkara
SISTEM KLASIFIKASI PERKARA

SATU PROSES MENGHIMPUN DOKUMEN MENGENAI SESUATU PERKARA DIBAWAH SATU TAJUK KHUSUS (TAJUK UTAMA) DAN TAJUK-TAJUK KECIL MENGIKUT PERINGKAT-PERINGKAT YANG DITETAPKAN/ HIRAKI TERTENTU.

sistem klasifikasi perkara68
Sistem Klasifikasi Perkara

Contoh:

Perkara Utama Latihan

Perkara Khusus Dalam Negeri Sub Perkara Khusus UPM

Cuti

Cuti Tahun

sistem klasifikasi perkara kelebihan
Sistem Klasifikasi Perkara- Kelebihan
  • Rekod dapat dingat/dikesan semula melalui perkara
  • Bahan dibawah tajuk,fail dan lokasi yang sama.
  • Pewujudan fail dapat dikawal.
sistem klasifikasi perkara kelebihan70
Sistem Klasifikasi Perkara-Kelebihan
  • Intergriti, kesinambungan, hubungan organik dan kesempurnaan maklumat mengenai perkara yang sama dikelompokkan didalam satu fail
  • Pemberian tajuk dibuat berdasarkan perancangan terlebih dahulu
  • Maklumat yang sama dapat dikelompokkan dibawah satu tajuk perkara yang sama mengikut peringkat-peringkat secara lojik
sistem klasifikasi perkara variasi
Sistem Klasifikasi Perkara-Variasi

Tiga variasi:

- sistem abjad

- sistem fungsi dan perkara

- sistem struktur pentadbiran

pengkodan
PENGKODAN
  • Satu proses memberi simbol kepada perkara-perkara tertentu, digunakan untuk mengenalpasti lokasi fail/folder
slide74
KOD
  • Kod-kod yang digunakan terdiri dari data/nombor yang mana mewakili makna-makna tertentu berdasarkan kepada peraturan yang disediakan.

Contoh:

KKR

500

slide75
KOD
  • Kod-kod yang digunakan adalah untuk menggantikan nama asal/tajuk bagi mempercepatkan kerja-kerja mengklasifkasi,mengfail dan merujuk.

Contoh:

Pentadbiran – 100

Kewangan – 400

Personal - 500

slide76
KOD

Kod agensi pewujud adalah perkara utama/yang perlu didahulukan dalam kerja-kerja mengklasifikasi bagi menunjukkan provenance nya/ Jabatan pewujud.

slide77
KOD

Kod-kod bagi menunujukkan provenance biasanya menggunakan singkatan nama.

Contoh:

KKR – Kementerian Kerja Raya

KKR(CPP) - Kementerian Kerja Raya (Caw. Pengurusan Pentadbiran)

kod sistem nombor seturut
KOD -SISTEM NOMBOR SETURUT
  • Lazimnya digunakan bagi jenis pengklasan mengikut sistem nombor seturut/sistem blok nombor.
  • Contoh: sistem registeri.

- setiap unit fail diberi nombor seturut tanpa mengira tajuk/perkara

- susunan juga secara seturut

kod sistem blok nombor
KOD-SISTEM BLOK NOMBOR
  • Sistem ini disediakan berdasarkan kepada nombor seturut dan direkabentuk khusus untuk satu-satu kumpulan rekod.

Contoh:

100 – Pentadbiran

200 – Bangunan

300 – Peralatan Pejabat

400 - Kewangan

kod sistem blok nombor80
KOD-SISTEM BLOK NOMBOR
  • Kod yang diberikan kepada kumpulan rekod ini kemudiannya dipecahkan kepada perkara utama

Contoh:

100 – 1

kod sistem blok nombor81
KOD-SISTEM BLOK NOMBOR
  • Perkara utama yang diberi kod utama boleh dipecahkan kepada perkara khusus dan diberi kod baru.

Contoh:

100 – 1/1

ciri ciri pengolahan kod
CIRI-CIRI PENGOLAHAN KOD
  • Pendek – setiap simbol kod dihadkan jumlahnya.

Nombor/abjad yang digunakan jangan terlalu besar.

  • Mudah – elakkan drpd menggunakan kod yang kompleks.

Boleh diubahsuai atau ditambah atau dilupuskan.

  • Bermakna - simbol kod yang boleh dipraktikkan.

Contoh kod JPJ/kad pengenalan

simbol
SIMBOL
  • Simbol-simbol yang lazim digunakan dalam kod:

- tanda sengkang

/ tanda serong

( ) dalam kandungan

. tanda perpuluhan

simbol84
SIMBOL
  • Tanda sengkang dan serong lazimnya membawa makna memisahkan.
  • Tanda sengkang memisahkan kumpulan rekod dengan tajuk utama (siri)
  • Tanda serong (/) memisahkan tajuk utama dengan tajuk khusus
simbol85
SIMBOL
  • Contoh simbol memisahkan:

100 – 1/1

simbol86
SIMBOL
  • Tanda perpuluhan (.) dan tanda dalam kurungan ( ) lazimnya digunakan untuk memisahkan provenancenya.

Contoh:

KKR.CPP

KKR(CPP)

contoh
Contoh
  • XXX = Nama Kod Organisasi
  • /2. = Kod Kumpulan – Contoh Pengurusan Pejabat
  • 04/ = Kod Perkara – Mesyuarat Utama
  • 1 = Jilid Fail - Jilid Satu

Fail dimaksudkan

xxx/2.04/I-1 = Tempahan Bilik Mesyuarat Utama

03/04/06

definisi
DEFINISI
  • BILIK REGISTRI
  • BILIK FAIL
  • BILIK PENDAFTARAN FAIL
  • BILIK REKOD
  • PUSAT REKOD
  • ARKIB
registri
REGISTRI
  • SATU UNIT DI DALAM JABATAN/ AGENSI KERAJAAN YANG BERTANGGUNGJAWAB MENGENDALIKAN REKOD-REKODNYA
bilik registri
BILIK REGISTRI
  • TEMPAT DI MANA PENGENDALIAN SURAT-MENYURAT DAN FAIL-MEMAIL DILAKSANAKAN SERTA TEMPAT PENYIMPANAN REKOD-REKOD AKTIF
matlamat registri
MATLAMAT REGISTRI
  • SEMUA MAKLUMAT JABATAN DIKENDALIKAN DAN DIURUSKAN DENGAN BAIK
  • MEMBERIKAN PERKHIDMATAN YANG BAIK KEPADA PELANGGAN – (DALAMAN dan LUARAN)
  • MEMBEKALKAN MAKLUMAT (REKOD) YANG BETUL PADA MASA YANG DITETAPKAN
jenis jenis registri
JENIS-JENIS REGISTRI
  • Sistem Registri Berpusat

(Centralised Registry System)

  • Sistem Registri Tidak Berpusat

(Decentralised Registry System)

  • Kombinasi di antara kedua-dua di atas
sistem registri berpusat
SISTEM REGISTRI BERPUSAT
  • SEMUA REKOD DISIMPAN DAN DIKENDALIKAN DI SUATU TEMPAT YANG TERTENTU DAN BERPUSAT
sistem registri tidak berpusat
SISTEM REGISTRI TIDAK BERPUSAT
  • UNIT-UNIT, BAHAGIAN-BAHAGIAN SESUATU JABATAN/ AGENSI KERAJAAN MEMPUNYAI REGISTRI MASING-MASING
fungsi registri
FUNGSI REGISTRI
  • Penerimaan dan Pendaftaran Surat-surat
  • Penghantaran Surat

SURAT TERPERINGKAT - 2 salinan

SURAT TERBUKA - 3 salinan

- dihantar

- di failkan

- fail timbul (float file)

3 prosedur pembukaan fail
3. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL
  • AKTIVITI UTAMA UNIT REGISTRI
  • SEMAK FAIL SUDAH/BELUM DIBUKA
    • Rujukan Tuan
    • Buku daftar fail
    • Indeks
    • Komputer
    • Senarai fail
  • SEKIRANYA TIADA/BELUM - BUKA FAIL BARU
4 prosedur kawalan pergerakan fail
4. PROSEDUR KAWALAN PERGERAKAN FAIL
  • Satu tugas utama merekodkan segala pergerakan fail

Masalah

  • Hilang
  • Tidak dapat dikesan
  • Tersalah letak
  • Tersalah hantar
  • Diambil sendiri oleh pegawai
  • Diedarkan oleh kakitangan bukan dari unit registri dsbnya.
5 prosedur penutupan fail
5. PROSEDUR PENUTUPAN FAIL
  • FAIL AKTIF
    • 100 Lampiran
    • 1 inci tebal

(yang mana terdahulu)

  • FAIL TIDAK AKTIF
    • 5 tahun tidak digunakan/rujuk
  • PENGGUNAAN SAMPUL KECIL
kawalan pengendalian sistem fail
KAWALAN PENGENDALIAN SISTEM FAIL
  • PENGGUNAAN FAIL
  • SURAT SELARAS DENGAN TAJUK
  • PERGERAKAN FAIL DIREKOD
  • CATATAN DIKULIT FAIL BARU
  • PERLU BUKA FAIL BARU?

03/04/06

slide102
MINIT BEBAS
  • KULIT FAIL YANG ROSAK/KOYAK
  • FAIL LAMA DKEPIL BERSAMA FAIL BARU (JIKA PERLU)
  • KETEBALAN FAIL (TUTUP)

03/04/06

slide104

PENYIMPANAN REKOD

BILIK REKOD

  • RUANG SIMPANAN SEMENTARA BAGI REKOD-REKOD SEPARA AKTIF DAN TIDAK AKTIF
  • SUPAYA PENGGUNAAN, PENYELENGGARAAN, PENGAWALAN TERHADAP REKOD-REKOD TERSEBUT MENJADI LEBIH EKONOMI DAN LEBIH CEKAP
  • RUANG ‘ HIGH DENSITY STORAGE’
  • BILIK SEMENTARA MENUNGGU TINDAKAN PEMISAHAN DIAMBIL KE ATASNYA SAMA ADA MUSNAH ATAU SIMPAN
  • TIDAK BOLEH DISAMATAKRIF DENGAN STOR
tempat penyimpanan
TEMPAT PENYIMPANAN

Berbeza antara fail terbuka dan terperingkat

Penyimpanan media lain

Peta, Pelan & Lukisan Kejuruteraan

Vertical plan cabinets/ cardboard tubes

Fotografi

Folder bebas asid

Audiovisual & Eletronik

Kawasan bebas habuk & medan magnet

105

persekitaran bilik rekod
Persekitaran bilik rekod perlu menekankan 3W

Workers

Workflow

Workplace

PERSEKITARAN BILIK REKOD

> T.R. Schellenberg. Modern Archives Principles & Techniques

106

pemeliharaan rekod
PEMELIHARAAN REKOD

Keseluruhan proses dan pengendalian yang terlibat dalam perlindungan fizikal rekod awam dan arkib awam daripada kerosakan atau kemerosotan dan dalam pemulihan atau pembaikan rekod dan arkib itu

keselamatan bilik rekod
KESELAMATAN BILIK REKOD
  • API : Sistem kawalan kebakaran

- Pengesan asap

- Pengesan api

- Alat pemadam

- Gelung Pancutan

- Loceng amaran

- 45 sentimeter jarak dari siling

- Latihan memadam api

slide109

KESELAMATAN BILIK REKOD

2. Air :

  • Elakkan tangki air di bumbung bangunan
  • Elakkan paip air melalui bilik rekod
  • 3. Kawalan kelembapan
  • - Pendingin udara
    • - Alat ‘dehumidifier’
    • - Silica gel
slide110

6. Bencana Alam :

- Pelan Tindakan

4. Kawalan suhu :

  • Pendingin udara
  • Kipas
  • Peredaran udara
  • Tingkap
  • 5. Pencerobohan :
    • - Kawalan 24 jam
    • - Kunci
    • - Kawasan Terhad
    • - Pagar Keselamatan Jenis Y Berduri
musuh musuh rekod
Musuh

Manusia

- Bakar

- Sabotaj

- Curi

- Jual

Kawalan

- Kawasan larangan

- Larangan merokok, makan,minum

- Perkhidmatan kaunter/ tingkap

- Bilik kebal

- Jauh dari orang awam

Musuh-musuh Rekod
slide112
Serangga

Lipas

Gegat

Bubuk

Anai-anai

Tikus

Silver fish

Kawalan

Bahan kimia

Ubat gegat

Pewasapan

Kontrak pembasmian

Makanan

racun

pemisahan rekod

PEMISAHAN REKOD

PENGASINGAN REKOD

PERKARA PERLU DILAKUKAN

JADUAL PEMISAHAN REKOD

PELUPUSAN REKOD

PEMUSNAHAN

kumpulan rekod boleh dimusnahkan
KUMPULAN REKOD BOLEH DIMUSNAHKAN
  • REKOD TIDAK AKTIF DAN TIDAK DIPERLUKAN LAGI.
  • REKOD YANG ROSAK DAN TIDAK BOLEH DIGUNAKAN LAGI.
  • REKOD YANG TELAH TAMAT TEMPOH SIMPANAN MENGIKUT JADUAL PEMISAHAN REKOD YANG TELAH DIPERSETUJUI OLEH ARKIB NEGARA.
cara pemusnahan
CARA PEMUSNAHAN
  • BAKAR
  • RINCIH
  • TANAM
  • JUAL