IS STAN Systém pro správu dokumentů

1. Obranná štandardizácia, kodifikácia,štátne overovanie kvalitya ich ďalšie uplatnenie v rezorteMinisterstva obrany Slovenskej republiky Liptovský Mikuláš 25.– 26.11.2009 IS STANSystém pro správu dokumentů Ing. Zdeněk Buřival Mgr. Tomáš Heroudek AURA, s.r.o., Úvoz 499/56, 602 00 Brno, Česká republika Tel.: +420 544 508 111, fax: +420 544 508 112, e-mail: aura@aura.cz

2. Obsah prezentace • Stručný přehled systému • Historie projektu • Hlavní cíle • Hlavní vlastnosti • Technologické řešení • Struktura funkčnosti • Topologie • Bezpečnost a administrace • Skupiny uživatelů • Správa uživatelů, skupin a akcí • Uživatelské rozhraní • Obecné principy • Vyhledávání dat • Uživatelské nastavení • Výhled do budoucna

3. Historie projektuHlavní cíle • Zákazník • IS STAN byl vyvinut a dodán pro Úřad pro obrannou standardizaci, katalogizaci a státní ověřování jakosti (Úř OSK SOJ), Odbor obranné standardizace (OOS) • Historie projektu • Zahájení vývoje: březen 2005 • Zkušební provoz: červenec 2006 • Rutinní provoz: od ledna 2007 • Hlavní cíle • Poskytnout podporu pro plánování a realizaci všech klíčových procesů obranné standardizace na Ministerstvu obrany a v Armádě České republiky • Poskytnout aktuální standardizační dokumenty všem oprávněným osobám Ministerstva obrany a Armády České republiky • Publikování aktuálních přehledů standardizačních dokumentů, plánů, kontroly a výsledků činnosti OOS na intranetu a internetu

4. Hlavní vlastnosti • Správa dokumentů obranné standardizace (AP, STANAG, ČOS, WG) • Plánování úkolů obranné standardizace (STANAG přistoupení a zavedení, vytvoření ČOS...) • Podpora dokumentů obranné standardizace a jejich metadat během jejich celého životního cyklu • Řazení dokumentů do svazků (šanonů), tzv. „profilů“ • Podpora dalších typů dokumentů – interní normativní akty (INA), technická dokumentace... • Pokročilé vyhledávání dokumentů dle metadat a velkého množství operátorů, ukládání a sdílení dotazů • Fulltextové vyhledávání jak v samotných dokumentech (doc, xls, pdf...), tak i v jejich metadatech (název dokumentu, poznámka, kdo a kdy dokument založil...) • Administrace uživatelů, uživatelských skupin a přístupových práv

5. Další vlastnosti • Průvodce (wizard) pro import dokumentu • Vyjmutí a vrácení dokumentu pro práci mimo systém • Zasílání informačních emailů, např. mezi vedoucím a referentem • Sledování historie veškerých změn v datech dokumentů • Možnost archivace dokumentů • Podpora využití čárových kódů • Registrace všech dokumentů, tisk knih jednacích protokolů • Exporty • Export přehledů a anotací ČOS, AP a STANAG pro zveřejnění na internet nebo intranet • Export specializovaných přehledů, např. Plán obranné standardizace, Plnění termínů RD, Věstník, Odborná instrukce • Možnost integrace s dalšími systémy - ERP, podnikové portály...

6. Technologické řešení • IS STAN je založen na platformě Java Enterprise Edition (Java EE) , proto jeho předností je: • nezávislost na HW platformě • nezávislost na operačním a databázovém systému • možnost provozu v internetovém prohlížeči v rámci intranetu nebo celého internetu • výkonnost, otevřenost, snadná rozšiřitelnost, snadná administrace • bezpečnost – autorizace a autentizace uživatelů, šifrování dat a komunikace • konfigurace podle požadavků organizace

7. Funkční struktura IS STAN

8. Topologie IS STAN EU NATO dokumenty STANAG & AP Word sestavy LAN Excel sestavy Html sestavy WAN Pracovníci OOS dokumenty ČOS Ministerstvo obrany ČR LAN Hosté

9. Bezpečnost a administrace • Komunikace mezi klienty a serverem je zabezpečena chráněným protokolem https • Přihlášení • jako pracovník OOS (přihlašovací jméno a heslo přidělí administrátor) • jako registrovaný uživatel (přihlašovací jméno a heslo si uživatel zvolí při prvotní registraci) • jako host (není vyžadováno žádné přihlašovací jméno ani heslo) • Jednoduchá a přehledná správa uživatelů, skupin a akcí

10. Skupiny uživatelů • Pracovník OOS • má právo měnit data • má právo měnit uživatelské nastavení • má právo vytvářet osobní a sdílené filtry • Registrovaný uživatel • má právo číst data • má právo měnit uživatelské nastavení • má právo vytvářet osobní filtry a využívat sdílené filtry • Host • má právo číst data • nemá právo měnit uživatelské nastavení • má právo využívat sdílené filtry

11. Přihlášení

12. Uživatelské rozhraní • IS STAN používá jednotné, intuitivní a uživatelsky přátelské rozhraní • Obecné principy • bloky Seznam, Záhlaví a Detail • záložky v bloku Detail • hledání, vložení, oprava a zrušení záznamů • Hledání dat • uživatelské a sdílené vyhledávací filtry • fulltextové prohledávání obsahu dokumentů • Uživatelské nastavení • seznam, pořadí a šířka zobrazovaných sloupců • hranice mezi bloky

13. Uživatelské rozhraníObecné principy Záhlaví Seznam Detail

14. Formulář Profily STANAG

15. Vyhledání záznamůuživatelské a sdílené vyhledávací filtryfulltextové prohledávání obsahu dokumentů

16. Uživatelské nastaveníseznam, pořadí a šířka zobrazovaných sloupců

17. Výhled do budoucna • Podpora společné databáze neutajovaných dokumentů MO a AČR • Podpora dalších typů vojenské dokumentace • Interní normativní akty (INA) • Technická dokumentace (jak standardní např. pdf, tak i dle standardu ASD S1000D) • vojenské předpisy, služební pomůcky, vojenské publikace (tj. doktríny, operační publikace, odborné publikace), Věstníky MO, standardy NATO, periodika, normy, odborná literatura, diplomové a disertační práce, vědecké práce, analýzy, koncepce, sborníky z konferencí... • Výhody • odpadne současná roztříštěnost, kdy je dokumentace umístěna na desítkách serverů • snadnější aktualizace dokumentů pouze na jediném místě • lepší dostupnost vojenské dokumentace pro všechny pracovníky s přístupem na armádní intranet

18. Dotazy? AURA, s.r.o., Úvoz 499/56, 602 00 Brno, Česká republika Tel.: +420 544 508 111, fax: +420 544 508 112, e-mail: aura@aura.cz