Dezvoltarea capacit ăților pentru bugetare bazată pe performanță în Moldova

1. Dezvoltareacapacităților pentru • bugetare bazată pe performanță în Moldova • Bugetarea bazată pe performanţă • monitorizareşievaluare • Instruireextinsă pentu APC • Mai 2013

2. Obiectivele trainingului • De a înțelege rolul procesului de evaluare a performanțelor şi monitorizării performanței programei bugetare • De a obține cunoștințele corespunzătoare în vederea aplicării în practică a acestora

3. Conținutul sesiunii de training • Scurtă introducere în procesul de monitorizare, evaluare și deosebirile dintre aceste două procese • Metodologia și tehnicile de monitorizare a performanței • Raportul de performanţă

4. Scurtă introducere în procesul de monitorizare și evaluare

5. Monitorizare si evaluare • Faza finală a ciclului BBP • Relaţia dintre planificare și monitorizare • Planificarea fără monitorizare este inutilă și monitorizarea fără planificare – lipsită de sens • Planificarea stabilește cursul, iar monitorizarea asigură ca lucrurile să evalueze în direcția corectă

6. Ce reprezintă monitorizarea? Cuvânt latin „monere“ = „a avertiza“ • Evaluare de rutinăa activităților în desfășurare • Colectarea sistematică de date pentru indicatori specifici • Instrument de corectare a devierilor în implementarea programului • Instrument de gestiune a programului care furnizează informații pentru evaluare

7. De ce să monitorizăm? • Pentru a analiza progresul în raport obiectivele stabilite • Pentru a identifica eventuale abateri de la planurile stabilite • Pentru a corecta rapid devierile în cadrul implementării programului • Pentru a furniza informatii (input) pentru evaluare

8. Caracteristicile principale ale procesului de monitorizare • Proces continuu • Proces dinamic • Orientat spre viitor • Proces corectiv • Este o funcție atotcuprinzătoare • Consolidează gândirea și vigilența permanentă

9. Poziția în cadrul matricei logice a Programului Indicator de rezultate Indicator de eficiență Indicator de produse (output) Monitorizarea performanțelor Trebuie stabilit cel puțin un indicator pentru fiecare obiectiv

10. Ce reprezintă evaluarea? • Instrument de măsurare a succesului impactului programului • De ce să evaluăm? • Pentru a furniza informații în vederea stabilirii priorităților politicilor • Pentru a imbunătăţi alocarea resurselor • Pentru a spori calitatea intervențiilor • Pentru a raporta cu privire la realizări (altfel spus, responsabilitate)

11. Când să punem în aplicare evaluarea? • Înainte de lansarea proiectului (evaluarea ex-ante) • La mijlocul proiectului • La sfârșitul proiectului • Peste un anumit timp după finalizarea proiectului (evaluarea ex-post pentru identificarea impactului) • În orice moment în care apare un rezultat neașteptat care necesită o investigație ulterioară • Dacă într-o perioadă îndelungată de timp nu există îmbunătățiri, iar motivul este incert

12. Diferența dintre monitorizare si evaluare

13. Diferența dintre monitorizare și evaluare Ce controlăm Ce influențăm în mod direct Ce influențăm în mod indirect Efecte Monitorizare Estimarea progresului implementării în scopuri manageriale Evaluare Analiza rezultatelor și impactului la nivel de destinatar

14. Monitorizarea – tehnici şi metodologie

15. Evoluția tehnicilor de monitorizare • Sistemul Monitorizare și Evaluare (M&E)bazat pe ieșiri (output) • Sistem M&E “classic” sau “de implementare” • Se concentrează pe PRODUSEȘE proiectului (OUTPUTS) • Răspunde la întrebări de genul “aceasta a fost realizat” • Au fost mobilizate intrările (input)? • Au fost obținute produsele (output) scontate? • Au fost întreprinse și finalizate activitățile stabilite?

16. Evoluția tehnicilor de monitorizare • 2. Sistem M&E bazat pe rezultate • Se concentrează pe REZULTATELE proiectului • Furnizează factorilor de decizie informații referitoare la reușita sau eșecul proiectului„Produsele au fost obținute. Ce reprezintă acest fapt?“ • Ajută la identificarea răspunsurilor următoarelor întrebări • Care este scopul programului? • A fost realizat acest scop? • Cum poate fi ilustrată realizarea scopului?

17. Diseminarea rezultatelor Utilizarea rezultatelor Planificarea Colectarea informațiilor Sistematizarea și analiza Proiect de raport Consultări şi revizuire Finalizare(elaborarea raportului) Procesul de monitorizare

18. Cine va monitoriza? APC=Autoritate Publică Centrală

19. Ce va fi monitorizat? • Indicatori de performanţă selectați cu precizie – cheia succesului pentru monitorizarea performanțelor • Urmează a fi realizată în strânsă dependență cu definirea adecvată a scopului și obiectivelor • Indicatorii se stabilesc pentru toate nivelele: produse (output), rezultate și de asemenea eficienţă

20. Ce va fi monitorizat? • Indicatori de produse (output) – o sarcină relativ ușoară (măsurarea tradițională a serviciilor realizate) • Indicatorii de rezultate trebuie să răspundă la întrebările: • Cum vor fi percepute succesele sau realizările? • Suntem în direcția realizării rezultatelor scontate?

21. Domeniul de aplicare amonitorizării • Estimarea eficacității generale • Modul în care acțiunile întreprinse (spre exemplu: activitățile) au fost eficiente în raport cu realizarea obiectivelor • Compararea valorilor reale cu valorile planificate a indicatorilor de performanță • Compararea rezultatelor obținute cu cele planificate • Formularea propunerilor şi luarea deciziilor în vederea soluționării problemelor identificate

22. Regula nr.1Considerați indicatorii de monitorizare de la bun început Regula nr. 2Începeți cu analiza situației • Ilustrați toate datele oficiale disponibile aferente subiectului programului (învățământ public, învățământ liceal și gimnazial) • Date statistice cantitative • Analize calitative • Afișați seriile cronologice ( dinamica) • Identificați tendințele, modificări de tendințe • Încercați să explicați contextul, relaţia și interdependențele • Identificați problemele de bază şi cauzele • Formulați recomandări şi soluţii

23. Regula nr.3Colaborați cu diverse părți implicate, considerați necesitățile acestora de informații • Acțiunile persoanelor interesate – beneficiarilor sau celor ce participă în procesul activităților • Studenții, profesorii, părinții, managerii învățământului gimnazial și liceal • Sentimentul proprietății este la fel important • Întrebări în identificarea corespunzătoare a beneficiarilor • Cine sunt participanţii de bază implicaţi în program? • Cum pot fi ele clasificate? (spre ex.: ONG-uri, grupuri de interes) • Convocarea beneficiarilor, prezentarea rezultatelor analizei situației • Elaborarea unei liste a problemelor și necesităților informaționale ale beneficiarilor • Metode: brainstorming, interviuri structurate, chestionare • Metode avansate: Vizualizare, Arborele problemei

24. Regula nr.4Operați cu informația furnizată de părțile implicate • Responsabilitatea finală de proiect îi revine managerului de program. • Programul nu trebuie văzut prin prisma „listei de dorințe“ a persoanelor interesate, ci trebuie să contribuie la creșterea calității servicilor • Sortarea şi ştergerea informațiilor, evitarea duplicităţii datelor • Reformularea preocupărilor identificate de către persoanele interesate în afirmații potențiale de îmbunătățire a rezultatelor • Permite identificarea a priori a direcției și destinației • Afirmațiile pozitive ajută la obținerea consensului politic, a unei mai mari legitimități • Fiecare afirmație trebuie să se refere la un singur rezultat, acest fapt fiind crucial în stabilirea indicatorilor • Folosește doar problemele existente, nu eventuale, imaginare sau viitoare

25. Regula nr.5. Utilizați matricea logică pentru monitorizarea indicatorilor Ipotezele logice sunt foarte importante Rețineți!Scopul monitorizării rezidă de asemenea în efectuarea corectărilor în activități și posibile obiective, indicatori, atunci când sunt depistate ca fiind greșit setate. Cu toate acestea, scopul trebuie să rămână valabil și neschimbat pe tot parcursul implementării programului/ sub-programului

26. Deplasarea necesităților informaționale în ierarhia obiectivelor

27. În decizia cu privire la informația ce urmează a și monitorizată și evaluată, țineți cont de: • Includeți informație operațională suficientă pentru a stabili dacă resursele sunt utilizate optimal și calitatea operațiunilor este bună • Planificarea și urmărirea activităților • Management financiar • Gestiunea echipamentului • Managementul resurselor umane • Managementul contractelor • Identificați informația care să explice progresul • Identificați impacturile involuntare pozitive și negative în vederea întreprinderii acțiunilor de ajustare necesare

28. Planificarea aspectelor esențiale ale procesului de colectare a datelor • Elementele esențiale ale planului de regulă includ: • Definiții detaliate pentru fiecare indicator, • Sursa și metoda de colectare a datelor, • Frecvența și graficul colectării de date, • Identificarea celor responsabili pentru colectarea, analiza și raportarea datelor.

29. Metode de colectare a datelor • Recensăminte și sondaje, • Statistici naționale • Studii elaborate de partenerii de dezvoltare • Chestionare • Interviuri • Examinare documentară • Pot fi surse interne si externe

30. Cum gestionăm problema deficitului de informații? • Căutați indicatori de alternativă (atunci când datele nu sunt disponibile sau au un cost mult prea mare) • Spre ex.: măsurarea reducerii bunăstării prin prisma numărului bunurilor de lux (automobile, iphone) • Indicatorii furnizaţi de organizaţii internaţionale reprezintă o soluție în acest sens • Obiective PNUD de dezvoltare umană durabilă (WDI); • Indicele de stabilitate financiară al FMI • Indicele de democrație al Freedomhouse • Indicele Corupției al Transparency International • Indicele democrației al Economic Intelligence Unit • Indicele competitivității globale al Forumului Economic Global, • Indicatori de dezvoltare rurală Handbook, etc.

31. Raportul de monitorizare (de performanţă)

32. Măsurarea Performanței Programelor Guvernului A defini A raporta A măsura

33. Raportarea Rapoartele de performanţă trebuie să le ofere managerilor de program o privire de ansamblu coerentă privind statutul actual de implementare a programului și să-i ghideze în activitățile de evaluare a programului Sistemul de raportare trebuie să ilustreze așteptările, rezultatele de facto și să explice diferența dintre acestea Managerii de program au nevoie de informații detaliate privind situația inițială, situația finală, rezultate și eficacitate

34. Caracteristicile unui raport de performanţă • Descrie structura, scopul și obiectivele programului. • Prezintă tendințele perioadelor anterioare. • Prezintă o varietate de indicatori-cheie de performanță pentru fiecare obiectiv major. • Face o comparație între obiectivele stabilite și rezultatele de facto. • Scoate în evidență divergențele. • Explică într-o formă narativă cauzele acestor divergențe. • Prezintă măsurile de ameliorare sau rectificare ce urmează a fi întreprinse. 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014

35. Informația narativ-explicativă furnizată împreună cu rapoartele de performanţă • face o comparație dintre perfomanța atinsă, pe de o parte și obiectivele stabilite, cheltuielile suportate, pe de altă parte • explică • cauzele divergențelor, • factorii care afectează divergențele (inclusiv modificările limitelor de alocare) și lacunele privind calitatea datelor. • propune măsuri de ameliorare • prezintă eventualele obstacole în calea spre ameliorare

36. Ce informații contextuale contribuie la înțelegerea datelor? • Datele sunt clare? • Informația prezentată în raport este clară? • Informația conținută în raport este prezentată conform principiului comparativ? • Informația conținută în raport este suficientă pentru ca cititorul să poată înțelege următoarele aspecte: • contextul mai larg, în care se încadrează activitățile programului, inclusiv acei factori care influențează situația inițială, situația finală, rezultatele; • nivelul performanței atinse și factorii care au influențat performanța dată; • acțiunile întreprinse în urma informației raportate, îndeosebi în cazul în care s-a înregistrat în mod neașteptat o performanță înaltă sau scăzută? Unele aspecte care necesită atenție în cadrul raportului de performanță

37. PERIOADELE DE RAPORTARE • Rapoartele de performanță sunt întocmite: • Semianual – focusat pe indicatorii de produs si de eficienţă • Anual – accent pe indicatorii de rezultat

38. Exemplu: Raportul de monitorizare a performanţei pe termen mediu pentru administrația regională, Bratislava, 30 iunie 2011 Program 6 DrumuriSubprogram 6.2 Reconstrucția drumurilor Scop: Asigurarea practicabilității drumurilor și stabilizarea condiției tehnice a acestora

39. Responsabili de raportare • Coordonarea rapoartelor de performanţă legate de program sau subprogram - managerul de program • Colectarea și analiza datelor primare – observatori în cadrul instituțiilor bugetare • Rapoarte semi-anuale și anuale de performanță - coordonator de monitorizare la ministerele de resort • Examinarea rapoartelor pentru a se asigura că resursele alocate au fost utilizate eficient - Ministerul Finanțelor