ניהול משימות

1. ניהול משימות עפ"י סדרי עדיפויות

2. לנו אין שליטה בזמן אלא במה שאנחנו עושים במסגרת הזמן הנתון שלנו -ניהול זמן הינו ניהול סדר עדיפויות 1. אנו לא מנהלים רק את זמנינו אלא גם (ובעיקר) את זמנם של אחרים. 2. 3. אנו מושפעים מניהול הזמן של לקוחות, עמיתים, ספקים, ממונים ועשויים להשפיע בעצמנו על ניהול זמנם של האחרים אימוץ הרגלים של ניהול זמן דורש משמעת עצמית ובגרות ניהולית = יכולת לדחות סיפוקים מידיים. 4. מהנחות יסוד לסדנת ניהול משימות

3. סוגי פעולות ניהול זמן דואר, Email, דוחות, חשבונות קליטת מידע קריאה, מחשבה, מיון, תגובה עיבוד מידע משיכת שירותים, תזמון פעולות תיאום הוראות עבודה, תכנון יומי, שבועי תכנון תכנון מול ביצוע, נוכחות בקו, בקרת איכות עבודה, שביעות רצון לקוחות בקרה מתן שרות ללקוח, עבודה ב"שטח" ביצוע עבודות קו הנחיה לחדשים, החדרת שיטות עבודה חדשות הדרכה אבחון בעיה, הנחיה לפתרון, יישום פתרון בעיות זיהוי, ניתוח, תגובה ניהול משברים עבודה מול: כפיפים, עמיתים, ממונה, לקוחות, ספקים

4. החשוב הדחוף שני מונחים מרכזיים להנדסת סדרי עדיפויות והקשר שביניהם

5. קיים גירוי מיידי Dead Line, טלפון, נזק שנגרם יקרה משהו אם לא תהיה תגובה(מי צריך להגיב?) מפתה לפעול, מספק יוקרה עתיראדרנלין הדחוף - האטרקטיבי

6. מה שקובע הצלחה בתפקיד יחסי ומחובר היטב למטרות התפקיד. אם נדחה - לא יקרה כלום מצריך מעוף לחשוב מעבר לעכשיו אנמי חסר דחף לפעולה החשוב

7. חלון העדיפויות בהשקעת זמן לא דחוף דחוף לא דחוףוחשוב החלון הדחוי חלון החזון דחוףוחשוב חלון לביצועמיידי + (ב) (א) חשוב לא דחוףולא חשוב חלון החלומות דחוףולא חשוב החלון הגזלן (ד) (ג) לאחשוב - - +

8. מחשבות על חלונות העדיפויות חשוב- אך לא דחוף (החלון הדחוי) דחוף וחשוב (החלון המיידי) • צריך “לסגור זמן” לביצוע החשוב כי הדחוף תמיד ידחה אותו • החשוב הוא יקר לימכדי שיעשה בדחיפות • בוא נבדוק אם ניתןבעתיד למנוע דחיפותלדברים החשובים • אם לא נבצע- נצטרךלבצע את החשוב בדחיפות לא חשוב ולא דחוף (חלון החלומות) דחוף - אך לא חשוב (החלון הגזלן) • האם ניתן לתחום לזמן מוגדר • האם ניתן ליצורתהליכים מובניםלפתרון? • מהו פנאי איכותי בעבודה? • האם ניתן להאציל לאחרים

9. ארבע רמותשל ניהול עדיפויות "ניהול עצמי ביחס לזמן" האצלה כתפיסת ניהול שיפור מתמיד וייזום פעילות 4 "ניהול הזמן" הצבת מטרות, ניהול עדיפויות,תכנון חודשי, שבועי, יומי 3 התיחסות למטרותבתפקיד "רמת היומן" רשימת מטלות פרוסה על פני זמן. אלמנט של תכנון והקצאת זמן 2 מבטראשוןלעתיד "רמת הפנקס" To do list בניית רשימת מטלות עבודהעל פי הכלת השוטף 1 דגש על השוטף

10. פעולות חשובות הינן פעולות פרואקטיביןתהקשורות ישירות למטרות התפקיד שלי. 1 חשיבות ודחיפות נקבעות לאורמטרות התפקיד שלי 2 דחיפות הינה במינון מוגבל ובמסגרת"כלכלת מחסור" (זאב, זאב… ושמיכה קצרה). 3 שוליים של זמן פנוי בניהול הזמן נותניםאפשרות לטיפול בדחוף ללא פגיעה בחשוב 4 עקרונות מנחים לחלון העדיפויות

11. כלל פארטו - וניהול זמן השקעת זמן התוצאה 80% 20% 80% פתרונות,תפוקה,פריצת דרך חשיבה,תכנון איתור בעיות 20% %20 מהזמן שלי מביא %80 מהתפוקה שלי as0298

12. ארבעה "באגים"אופיניים בניהול הזמן מתעקש לעשות הכל "מושלם" עפ"י תפיסתו. היה מושלם אפשר לעשות את זה יותר טוב - נחכה שונא לבוא בדרישות מאנשיו, לוקח את רוב האחריות והנטל על עצמו. הנעם לי לא נעים לי ממנו, לא נורא. עלי חייב להסתדר בעצמו על כן אינו מסוגל לשתף אחרים בעבודתו היה חזק להעזר באחרים כאשר אני יכול לעשות בעצמי? מעריך את העבודה שלו עפ"י המאמצים שהוא משקיע,לא יאציל סמכות כי צריך לעבוד קשה. השתדל יותר אני מצליח כי אני עובד קשה חשוב להזיע בעבודה

13. דפוסי תגובה לניהול זמן או: כיצד לאחר לעבודה? השעון מצלצל שש בבוקר ההורה שאנחנו הבוגר שלנו הילד שבנו אסור לאחר לעבודה,גם אם השינה מתוקה. בפקקים של היום- יש לי שעה נסיעה,חובה לקום עכשיו שינה מתוקה שכזאת. עוד כמה סיבובים ואתעורר מה שאמרושצריך לעשות מה שכדאי לעשות מה שאניאוהב לעשות

14. כיצד לאתר גזלני זמן? - שוורים מועדים לבזבוז זמן - נכנס ללא רשות.דורש תגובה "בזמן אמיתי" 2. טלפון זמינות תמידית? דלת פתוחה? מבזבזים "מסומנים". 1. אורחים לרגע "כך תמיד עשיתי", "חובה למלא כל טופס". מטרות לא ברורות - רוטינה ברורה. 4. שגרה האם צריך? איחורים, כיבוד, גלישה והתפזרות. 3. ישיבה אחרי הניר החסר, היומן, פנקס הטלפון ומה לא? 6. חיפוש תמידי תשאיר - אני רוצה לעבור על זה. טוב, אני אעשה זאת בעצמי. 5. ריכוזיות

15. כלים בניהול אפקטיבישל זמן (א') 1.תכנון לו"ז שבועי -הקצאת זמנים ראליים עפ"י סוגי פעילויות. מה עושים? 2.תכנון שיטת פעולה - כיצד עושים? 3.תכנון יומי שוטף - עפ"י סדר העדיפויות. תזמון פעילויות עפ"י מידת קושי וזמני עוררות. 4.רישום שוטף של דברים לביצוע -רשמת זכרת! ציון עפ"י סוגי פעילות ואחרי ביצוע.

16. כלים בניהול אפקטיבישל זמן (ב') 5.הגדרת דחיפות וחשיבות -"אפליה מתקנת" לטווח הארוך. 6.ריכוז פעילויות - עפ"י סוגי הפעילות,מקום הפעילות. ריכוז פעילויות = Set Up 7.בקרת זמן - איפה אני עומד עכשיו(הבט בשעון!) לעומת מה שתכננתי להיום. 8.לא כרגע! - תכנון זמן דורש אסרטיביות.