עקרונות של ניהול פרויקטים

עקרונות של ניהול פרויקטים - עצות לדרך בקליפת אגוז -

הנושאים העיקריים • נושא ראשון - מתודולוגיה לניהול פרויקט • נושא שני - שיווק (פנימי) וניהול משתמשים • נושא שלישי - מדדי בקרה • נושא רביעי - ניהול סיכונים • נושא חמישי - מדוע נכשלים פרויקטים

נושא ראשון - מתודולוגיה לניהול פרויקט • מה זה בעצם, פרויקט ? • הייחודיות של פרויקט תכנה • מחזור החיים של ניהול פרויקט • ניהול הידע של הפרויקט • WBS • תורת האילוצים • EARNED VALUE • ההסכם • עשרת הדברות • עשרת הדברות • מחזור החיים

עיקרי הדברים, עצות לדרך • ניהול של ניהול הפרויקט • עקרון המדידה • ניהול באמצעות הידע ("המקצוענות") • הגדרה של התועלת האישית • עיצוב מחדש של תהליכי העבודה

מחזור החיים של ניהול הפרויקט • ייזום • תכנון - שלניהולהפרויקט • תכנון של הפרויקט • מימוש • סגירה

סוד הכוח של מנהל הפרויקט -ניהול הידע (של הפרויקט) BOK – Books of Knowledge • עיקרון המדידה • ניהול התצורה/התיעוד

PM BOK – Books of Knowledge • ניהול של: • תכולה/תצורה • זמן • עלויות • איכות • תקשורת בין אישית • רכש: ספקים, קבלני משנה • תקציב ← • משאבים: ציוד, כוח אדם ← • סיכונים ← ←

תקציב (תמצית) • בנייה של תקציב: • על בסיס העבר • ZBB • אמנות האומדן The cost expert • תקציב נומינלי מול תקציב ריאלי • מערכות בקרה תקציבית • Earned Value-הערך המזוכה-ערך הרווח

משאבים • ניהול של אנשים • שימוש בקבלני משנה • גודל צוות קבוע • החלקת משאבים • מדדי תפוקה

WBS – Work Breakdown Structure • הפירוק למטלות עד יכולת מדידה • התאמה בין שלבי הפרויקט לבין: • המבנה הארגוני של הלקוח • בעלי העניין • הדיווח והמדידה

תרשימי רשת • Gantt • קנה המידה מבטא את המשך • תמונת מצב • Pert • יחסים בין מטלות • המרווח • הנתיב הקריטי • החלקת משאבים • ניהול היסטוריה

ניהול מטלות לפי תורת האילוצים • "העבודה לעולם ממלאה את מכסת הזמן אשר תוכננה עבורה" (פרקינסון ) • תסמונת התלמיד • איזון קווי ייצור: • תשומות כמותיות • תשומות זמן • מאגר מרווחי הזמן/העודפים מרכזי

סגירה של הפרויקט • יום הקרב • ההיערכות ב"יום פקודה" • משוב: • מול הלקוח • מול הצוות

נוהל מפת"ח (1) הסדר המחייב של הפרקים: פרק 0 - "כללי המשחק", המינהלה של המכרז פרק 1 - מטרות או יעדים פרק 2 - יישום פרק 3 - טכנולוגיה פרק 4 - מימוש פרק 5 – עלות סעיפים בכל פרק: 90-1, תוספות ספק: מעל 90

נוהל מפת"ח (2) • רמות התייחסות (לכל פרק/סעיף): • (I) - Informative only • (G) - General • (S) - Specified • (M) - Must

נושא שני - שיווק (פנימי) וניהול משתמשים • סיווג של הלקוח • המרדף אחר הנתונים • עיצוב מחדש של הארגון • טכניקה של מהלך הייזום

עיקרי הדברים, עצות לדרך • תפוקה לכל סוג לקוח • עיצוב מחדש של תהליכי העבודה

בעלי העניין בפרויקט • הלקוח: • הלקוח המשלם הדרג האסטרטגי • המשתמש המומחה הדרג הטקטי • העושה במלאכה הדרג הלבלרי • הצופים מן הצד המינהלה: הנה"ח... . • לקוח קו • לקוח מטה או אחזקה . • ספקים/קבלני משנה • מתחרים • לקוחות עתידיים • המנהלים/המבקרים שלנו, מנהלי הפרויקט

בעלי עניין בפרוייקט מוטיבציה לשיתוף פעולה משתמש סופי צוות הפרוייקט גבוהה מחלקת רכש הנהלה נמוכה לקוח ספקים מתחרים היקף מעורבות נמוך גבוה

לרתום את הלקוח אל הפרויקט • לדבר בשפה של הלקוח • לעבוד עם הלקוח – שותפות ושקיפות • להתאים את התוצרים/הנתונים אל הלקוח • לבצע עיצוב מחדש של הארגון

מסמך האפיון • מיועד עבור הלקוח • כתוב בשפה חד משמעית • ברור באותו האופן ללקוח ולספק • התאמה של המתודולוגיה אל הפרויקט • כתיבה טכנית: • מבנה קשיח ואחיד לאורך כל המסמך • מלים שמורות (על פי מילון המונחים)

ביצוע האפיון • קבוצות דיון BRAINSTORMING(סיור מוחות) • קביעה של תבנית-פרק היישום-תאור פעולת המערכת: • קלט - איזה, ממי, מתי • הערך המוסף • פלט - איזה, אל מי, מתי • זיהוי של דרגות החופש • ההשוואה מול תהליכים תקניים • "מתחת לפני השטח": • המורכבות הבלתי נראית - הדמיון המודרך • הכוונה הנסתרת מאחורי הדברים

היערכות מינהלתית • ועדת היגוי- ועדה שמנהלת את המפעל • מינהלת-גוף שמנהל את הפרוייקט • דיווחים: סיכומי דיון + הדיווח הישיר • Design Review שיקוף תיכנון • Performance Review שיקוף ביצוע • Trend analysis • Earned Value • ניהול שינויים • ניהול תצורה • תיעוד

סגירה של הפרויקט • יום הקרב • ההיערכות ב"יום פקודה" • משוב: • מול הלקוח • מול הצוות

נושא שלישי – מדדי בקרה • מה בין בקרה לביקורת • הבקרה הארגונית • מדדי בקרה • Earned Value • בקרה תקציבית

עיקרי הדברים, עצות לדרך • ערך המדידה • התקציב = תוכנית העבודה ככלי עבודה

KPI- Key Performance Indicators • להגיע למידע מחוץ למעגל הקרוב • תמונת מצב על שולחנו של המנהל

מערכת בקרה ארגונית • - המרדף אחר הנתונים - • מדידה של נתוני המערכת "המודיעין הגלוי" • להגיע למידע מחוץ למעגל הקרוב • תמונת מצב על שולחנו של המנהל

המשמעות של עיקרון המדידה • מדידה/כימות של נושאים איכותיים/מפשטים • מדידה על בסיס של מכנה משותף • מדד ייחוס אובייקטיבי - • נטרול הרגשות הבטן

מדידה של הגדרות איכותיות • בקרת התקדמות • בקרת מאמץ • בקרת עלות • בקרת איכות, שביעות רצון • בקרת יציבות • נוחיות למשתמש • בקרת סיכונים

מדידה של הגדרות כמותיות • עלות • זמן • היקף • ביצועים • פונקציונאליות • טכנולוגיה ועוד…..

משך ביצוע פעולה עלות חלקית של פעולה עלות כוללת של פעולה מבנה טכנולוגי של מודול תוכנה - מודולריות, סיבוכיות מהירות ביצוע של Indexing על בסיס הנתונים מנהל הפרויקט - הערכה רמת התיעוד - התגובה, מהירות הלימוד זמן תגובה לטיפול בתקלות אילו מדדים ניתן להגדיר ?

מדדי הבקרה תועלתיEffective - Do the right things יעיל Efficient - Do the things right תמיד אפשר ליעל מערכות עובדות אך לעתים אי אפשר להפעיל מערכות יעילות

כלים ידניים כלים ממוכנים דוחות כספיים מכתבי תלונה של לקוחות דוחות שביעות רצון דיווחי חברי צוות שימוש בתיעוד כלי מדידה

ההשוואה מול... תכנון מול ביצוע מצטבר מול שוטף תקופה נוכחית לעומת תקופה מקבילה כמות ומחיר מוצר א’ לעומת מוצר ב’ מחלקה א’ לעומת מחלקה ב’ ערך ייחוס

כללי אצבע לקביעה של מדדי בקרה • KISS – Keep It simple… • במובן של: • קלים למדידה (אחזור) • מתוך הנתונים התפעוליים עצמם • ברורים • מציגים תמונת מצב, מגמה (אינם מחליפים דוחות)

Earned Value • שיטת מדידה של ביצוע פעילויות לתאריך הדיווח: • הביצוע + העלות בפועל של הביצוע • בהשוואה • לתכנון התקציבי לאותו מועד הביצוע

BCWS - Budgeted Cost of Work Scheduled BCWP - Budgeted Cost of Work Performed ACWP - Actual Cost of Work Performed שיטת הEARNED VALUE-

דוגמא לבקרה בשיטת ה EV-(1) תקציב לשבוע תקציב משך משימה 2 , 000 10 , 000 5 A 3 , 000 12 , 000 4 B 2 , 200 6 , 600 3 E 1 , 200 6 , 000 5 G 1 , 500 3 , 000 2 K 1 , 500 1 , 500 1 M 11 , 400 כ תקציב לשבוע " סה

דוגמא לבקרה בשיטת ה EV-(2) משימות לאחר שלושה שבועות: A B E G K M 1 2 3 4 6 5 7 שבועות

דוגמא לבקרה בשיטת ה EV-(3) BCWP BCWS ACWP % ביצוע משימה 2,000 6,000 3,000 20% A 12,000 9,000 11,000 100% B - 6,600 500 0 E 2,400 3,600 2,500 40% G 3,000 3,000 3,000 100% K 1,500 1,500 1,200 100% M 20,900 29,700 21,200

מדדי בקרה: SV-Scheduled Variance SV=BCWP-BCWS CV-Cost Variance CV=BCWP-ACWP דוגמא לבקרה בשיטת ה EV-(4)

CV SV BCWP BCWS ACWP ביצוע % משימה (1,000) (4,000) 2,000 6,000 3,000 20% A 1,000 3,000 12,000 9,000 11,000 100% B (500) (6,600) - 6,600 500 0 E (100) (1,200) 2,400 3,600 2,500 40% G - - 3,000 3,000 3,000 100% K 300 - 1,500 1,500 1,200 100% M (300) (8,800) 20,900 29,700 21,200 דוגמא לבקרה בשיטת ה EV-(5)

נושא רביעי - ניהול סיכונים ניהול הסיכונים = שת"פ לקוח↔ספק

גורם, גלוי או נסתר מן העין, אשר קיימת הסתברות כי יפתיע ויפגע במהלך וביעדי הפרויקט אם כן, מהו סיכון ?

זיהוי מוקדם: מקטין סיכויי הכישלון עלויות התיקון מגדיר רשת בטחון/חלופה עצם ביצוע הערכת סיכונים מקטינה את הסיכון הערכת הסיכון היא דינמית הדיווח מראש ללקוח: שיתוף אחריות הסכמה לתמחור אשר בד"כ לא נלקח בחשבון בחישוב העלות לכן... אין פרויקט ללא סיכונים

זיהוי הסיכונים ניתוח הסיכונים - הסתברות, משמעות חלופות תוך הגדרת עלות/תועלת הגדרת וביצוע פעולות מניעה הגדרת פעולות מתקנות ביצוע פעולות מתקנות זיהוי חוזר השלבים בניהול סיכוניםThe Contingency Plan

כוח אדם שיטות ונהלים טכנולוגיה מוצר לא מתאים ניהול הפרויקט גורמי סיכון

תיקון נזקים מאוחר ורה-פיתוח שחיקת אנשי מפתח יריבות בעלי עניין שילוב לא זהיר של טכנולוגיות זחילת דרישות ללא ניהול תצורה ניתוח שטחי UNDERSALE ביצועים ירודים גורמי סיכון "קלאסיים" משאבים לא מספקים

עקרונות של ניהול פרויקטים

עקרונות של ניהול פרויקטים

Presentation Transcript