12. Projekt – nástroj realizace změny

1. 12. Projekt – nástroj realizace změny • Realizace změn • Řízení změn, ad hoc přístup • Proces řízení změn

2. Realizace změn • Potřeba změn je vyvolána • požadavky trhu • obchodními potřebami podniku • požadavky zákazníků • technologickým pokrokem • změnou legislativy • sociálními potřebami • požadavky vlastníků Vedení podniku musí rozhodnout, jak na tyto potřeby/požadavky/příležitosti bude reagovat

3. Řízení změn, ad hoc přístup - 1 Obchodní procesy Organizačníútvar Divize 1 Divize 2 Divize 3 Divize N Řídící procesy rozhodnutí požadavek Vedení rozhodnutí Podpůrné procesy Útvar vývoje IT systému A Útvar vývoje IT systému B Útvar vývoje IT systému X Organizačníútvar Často stávající stav

4. Řízení změn, ad hoc přístup - 2 • Nedostatky zadávání požadavků – ad hoc přístup • Požadavky jdou často přímo na řešitele • Zohledňují často pouze pohled a zájmy požadujícího útvaru (nejsou koordinovány s požadavky ostatních útvarů) • Není dostatečně analyzován dopad realizace požadavku na provoz stávajících i připravovaných aplikací, poskytované produkty a služby, personál, technické a další vybavení • Požadavek většinou neobsahuje odhad náročnosti jeho realizace • Požadavky jsou někdy upřesňovány,resp. měněny až v průběhu realizace nebo dokonce v průběhu pilotního provozu • Některé požadavky jsou na úrovni idejí, nejsou ekonomicky a obchodně podložené • Příčina Neexistuje jednoznačný a průhledný proces (s definovanými odpovědnostmi) pro přebírání požadavků na IT, jejich posouzení, přijmutí či odmítnutí, vykazování a posouzení přínosů jejich realizace

5. Proces řízení změn - 1 Organizačníútvar Obchodní procesy Divize 1 Divize 2 Divize 3 Divize N Požadavek Řídící procesy strategie Vedení Change Management strategie Podpůrné procesy Útvar vývoje IT systému A Útvar vývoje IT systému B Útvar vývoje IT systému X Organizačníútvar

6. Proces řízení změn - 2 • Přínosy • Možnost efektivního provádění velkého množství změn bez kolizí, neúnosných rizik a event. předělávek • Uplatnění celopodnikového přístupu při hodnocení oprávněnosti a efektivity jednotlivých požadavků, objektivní hodnocení vzájemných vazeb a dopadů mezi jednotlivými požadavky, probíhajícími i plánovanými projekty a okolím • Zkrácení doby realizace změn a zvýšení kvality výstupů (zásadní zkvalitnění analytických fází, minimalizace nutnosti předělávek a dodatečných úprav) • Vyhodnocování možných rizik, souvislostí a dopadů navrhovaných změn na klienty, kvalitu a dostupnost poskytovaných služeb a produktů • Zlepšení interní komunikace (mezi útvary i obory) • Jednoznačná zadání projektů a jejich efektivní koordinace

7. Přijetí, kontrola a monitorování Správakonfigurací Řízení implementace změny Implementace změny Evaluation &Decision Proces řízení změn - 3 RFC Change DB Requestowner Changemanager TAT Changemanager Návrh řešenía analýza dopadů Changemanager Requestowner realizovatpo úpravě KonfiguračníDB Rozhodovacísubjekt odložit na … RFCrealizovat odmítnuto Changemanager ProjectManager Requestowner Protokol o předání Projekt

8. Proces řízení změn – 4 • Základní činnosti • Přijetí, kontrola a monitorování RFC (Request for change) • Analýza dopadů a návrh řešení RFC • vliv na IT infrastrukturu, obchodní aplikace, současné IT služby, dokončované i plánované projekty, obslužný personál, kvalitu a schopnosti konečných uživatelů, potřebné prostory aj. • odhady rizik spojených s požadovanou změnou • Schvalování změny • Rozhodnutí o realizaci, odložení nebo zamítnutí RFC • Řízení schválené implementace změny, včetně • Monitorování klíčových kroků při vývoji a zavádění změny • Koordinace obnovy (plány návratu do stavu před změnou v případě vyskytnutí se závažných problémů, např. v IT prostředí) • Akceptace realizované změny, ukončení RFC a jeho archivace

9. Proces řízení změn – 5 • Role • Request Owner (oprávněný žadatel o změnu - vedoucí projektu, příslušný liniový vedoucí, správce produktu apod.) • Předkládá a specifikuje požadavek na změnu • Zdůvodňuje požadavek v celém procesu řízení změny • Akceptuje realizovaný požadavek • Je zodpovědný za veškerou komunikaci v oblasti své působnosti ohledně požadované změny, resp. dalších relevantních změn • Change Manager (zodpovědný za řízení celého procesu řízení změn a koordinaci zdrojů v rámci procesu) • Přijímá, kontroluje a eviduje relevantní požadavky na změny, spravuje databázi všech přijatých požadavků a průběžně monitoruje jejich stav • Koordinuje přijaté požadavky co se týče rozsahu a časové posloupnosti • Zajišťuje vypracování návrhů řešení požadavků (včetně analýzy dopadů) • Předkládá technicky odsouhlasené návrhy k projednání a odsouhlasení příslušné autoritě (rozhodovací roli) • Řídí postup realizace změny

10. Proces řízení změn - 6 • Role – pokračování • TAT (Technical Advisory Team) • je složený ze specialistů z různých oblastí a provádí analýzu dopadů navrhované změny a způsobu její předpokládané realizace na okolí (na projekty, obchodní činnost, infrastrukturu apod.) • Rozhodovací subjekt • Change Manager – rozhoduje o realizaci změn lokálního působení • Change Decision Commetee (výbor, složený z ředitelů a manažerů, do jejichž oblasti působení bude mít realizovaná změna dopad). Rozhoduje o realizaci průřezových (komplexních) změn do finančního objemu xy mil. Kč. • Vrcholové vedení - bude rozhodovat o realizaci strategických změn a o změnách, eskalovaných z úrovně Change Decision Commetee. • Project manager • řídí implementaci odsouhlasené změny projektovým způsobem • využívá interní i externí dodavatele

11. Implementace změny Přijetí, kontrola a monitorování Řízení implementace změny Evaluation &Decision Proces řízení změn – 7 • Proces řízení podnikových změn = nástroj koordinace projektů RFC Requestowner Zadání projektu je dílčím výstupem procesu řízení změn Návrh řešenía analýza dopadů Koordinace aktivitzajištění zdrojů Fáze I Requestowner realizovatpo úpravě Rozhodovacísubjekt odložit na … Sponzor RFCrealizovat odmítnuto Changemanager ProjectManager Requestowner Protokol o předání Projekt