Göteborgs universitet förnyas – flera förändringssteg

1. Göteborgs universitet förnyasImplementeringsarbete – ny administrativ organisation och nytt arbetssättFakultetsperspektivetKompetensutvecklingRektors chefs- och prefektmöte 2012-06-11 Göteborgs universitet förnyas - implementering

2. Göteborgs universitet förnyas – flera förändringssteg • Vision 2020 – handlingslinjer och prioriteringar för perioden 2013-2020 • Ny arbetsordning och ny delegationsordning från och med 1 juli 2012 • Ny funktionell administrativ organisation och nytt arbetssätt på plats i januari 2013 Göteborgs universitet förnyas - implementering

3. Maj-sep 2011 A-D Göteborgs universitet förnyas – tillvägagångssätt gällande Arbetsordning och Delegationsordning samt funktionell administrativ organisation 1/7 2012 Input Okt-dec 2011 Utforma Arbetsordning • Resultat • Nya dekaner • Nya prefekter • Resultat • Arbetsordning • Delegations-ordning • Resultat • Beskrivning av framtida gemensamma arbetssätt • Definition av kompetenskrav Input Okt 2011- apr 2012 Utforma framtida gemensamma arbetssätt och definiera kompetenskrav 1/1 2013 Input Höst 2012 Vår-sommar 2012 • Resultat • Insikt om respektive förändringsresa • Acceptans • Detaljerad plan för hösten Mar-apr 2012 Implementering • Resultat • Beskrivning av framtida administrativ funktionell organisation och forum Etapp 2,5 Utforma struktur för den administrativa organisationen • Resultat • Nytt arbets-sätt • Ta emot resultaten • Bedöma resursbehov i processerna • Genomföra riskanalys • Specificera respektive nuläge • Definiera eventuellt kompetensgap • Utforma modell för bemanning • Realisera Apr-maj 2012 Specificera befintlig kompetens • Resultat • Beskrivning av befintlig kompetens Göteborgs universitet förnyas - implementering

4. Implementering 2012 2013 Jun Jul Aug Dec Q1 Q2 Sep Okt Nov Apr Maj Tidplan 26/4 Information i styrelsen Ny administrativ organisation Budgetarbetet startar Rektors beslut om ny administrativ organisation Förutsättningar inför implementering Implementering av organisation och arbetssätt • Nya chefer valda/utsedda • Detaljering av organisationsförslag • Samordna administrativ organisation och stödprocesser • Genomföra kompetenskartläggning • Definiera konsekvenser och skapa förutsättningar • Utforma utbildningspaket • Beslutsunderlag om processverktyg • Utforma tillvägagångssätt för bemanning av administrativ organisation • Genomföra riskanalys • Formera organisation för realisering, samordning och införandegrupper • Information till berörda nyckelpersoner • Bedöma resursbehov i processer och organisation • Definiera eventuellt kompetensgap • Bemanna organisationen • Etablera administrativ organisation • Etablera roller och arbetssätt för processutveckling, inkl. processansvar • Genomföra utbildning • Fortsatt utveckling av stödprocesser Göteborgs universitet förnyas - implementering

5. Syfte och kännetecken • Tydligt ansvar och uppdrag för alla organisationsdelar • Ändamålsenliga samordningsfunktioner • Effektiva ledningsfunktioner • Stöd till processorienterat arbetssätt • Ökad tillgänglighet för medarbetare, studenter och allmänhet • Den sammanlagda kostnaden för det administrativa stödet ska, när införandet och övergångskostnader är tagna, utgöra en minskad andel av universitetets totala resurser Göteborgs universitet förnyas - implementering

6. Universitetsledning Implementerings-organisation Ledningsrådet Samordningsledare Samordningsgrupp • Samordningsforum • Förvaltningschef/samordningsledare • Kanslichefer/samordnade chefer Fakultet Kanslichef Administrativ organisation Införandegrupper Fakultet Kanslichef Fakultet Kanslichef Gemensamma förvaltningen Modell för bemanning INFRA STAB FUS PEM Institution Administrativ chef Institution Administrativ chef Institution Administrativ chef Information och utbildning Göteborgs universitet förnyas - implementering

7. Samordningsgrupp • Lars Nilsson • Anna Lindholm • Håkan Berg • Marina Ghersetti • Peter Kim • Hannah Saldert (student) • Karoline Axelson • Ytterligare stödresurser kan adjungeras efter behov Göteborgs universitet förnyas - implementering

8. Rektors beslut 2012-05-02 och 2012-05-23 • Beslut om principer för ny administrativ organisering av stödprocesser inom Göteborgs universitet • Dekaner, prefekter och förvaltningschefen ges i uppdrag attorganisera stödverksamheten för respektive nivå • Samordningsgruppen ansvarar för att en mer detaljerad beskrivningtas fram i samverkan med institutioner, fakulteter och den gemensamma förvaltningen • Att införandet av den nya administrativa organisationen ska påbörjas snarast och vara genomförd senast i januari 2013 samt • Hantering av övergångsperioden 1 juli till 31 december 2012 Göteborgs universitet förnyas - implementering

9. Institution Prefekt Proprefekt Viceprefekt Administrativ chef • Ekonomi • PA/HR • Utbildning/forskning/samverkan • Kommunikation • Infrastruktur • Allmän administration Ledningsgrupp Institutionsråd Teknisk chef Ämnen/verksamhetsindelning Göteborgs universitet förnyas - implementering

10. Fakultet Dekanus Prodekanus Vicedekanus Kanslichef • Strategisk verksamhetsplanering och budget • Utbildning • Forskning/samverkan • Kvalificerat stöd till lärarförslagsnämnden • Kommunikation • Övrig fakultetsrelaterad administration Prefektråd Ledningsgrupp Fakultetsstyrelse Institution Institution Institution Göteborgs universitet förnyas - implementering

11. Gemensamma förvaltningen • Övergripande uppgifter • Samordning • Normering • Effektivisering • Expertis • Planering Förvaltningschef • Forskning/Utbildning/ • Samverkan • Forskning- och innovation • Samverkan • Rekrytering av studenter • Antagning • Examina • Studie- och karriärvägledning • Kommunikation • Internationalisering • Analys och utvärdering • Personal/Ekonomi/ • Myndighet • Personal • Ekonomi • Kommunikation • IT-stab • Projektkontor • Miljöenhet • Myndighetsstöd • Infrastruktur • IT-avdelning • Servicecenter • Lokaler • Investeringar • Vaktmästeri • FacilityManagement • Säkerhet • Lokalvård • Kommunikation • Universitetsledningens stab • Samordning • Kommunikation • Verksamhetsplanering • Intern styrning och kontroll • Ägarstyrning • Stöd till universitetsledningen Samordnande chef Samordnande chef Samordnande chef Chef Göteborgs universitet förnyas - implementering

12. Gemensamma förvaltningen – arbetssätt – principskiss Forskningsservice/Utbildning/ Samverkan Personal/Ekonomi/Myndighet Infrastruktur F U S P E M I IT L 3. Vid behov tar teamet frågan vidare. Team Team Team • Team 3 • Personal • Ekonomi • Team 1 • Personal • Ekonomi 2. Teamet svarar direkt eller tar hand om frågan. Campus Team • Team 2 • Personal • Ekonomi Service- center 1. Institutioner och fakultetskanslier vänder sig till sitt team. FK Inst Inst FK Inst Inst Inst Göteborgs universitet förnyas - implementering

13. Vision och mål Beställning Direktiv Utförande Begäran om åtgärd Verksamhet Vision Uppdrag Kunder Intressenter Erbjudande PERSPEKTIV Mål Strategier Styrmodell Policies Kultur LEDNING OCH STYRNING Linje Forum Roller Individ/kompetens ORGANISATION Leverantör Kund PROCESS Input Output Abc... STÖD Göteborgs universitet förnyas - implementering

14. Tid- och aktivitetsplan för implementeringen • Avstämning i ledningsrådet 2/5 • AC/KC-möte 4/5 • Information om kompetenskartläggningen till alla chefer 9/5 • Kompetenskartläggningen genomförs 14/5-27/5 • Alla införandegrupper bemannande och startade senast 15/5 • Nulägesanalys av resurser och kostnader 22/5 • Informationsmöten till chefer och medarbetare 16/5, 21/5 och 28/5 • Samordningsforum har sitt första möte 29/5 • Resultat av kompetenskartläggningen • MBL-samverkan om bemanning m.m. • Rektors chefs- och prefektmöte 11/6 • Erbjudande om informations- och dialogmöten till tillträdande prefekter m.fl. 13/6, 14/6, 18/6, 19/6, 20/6, 21/6 – 7 tillfällen Dessa möten kan ni boka här idag! Göteborgs universitet förnyas - implementering

15. Tid- och aktivitetsplan för implementeringen fortsättning • Kommunikationsarbetet i den nya organisationen • Tjänstebenämningar i den nya organisationen • Införandegrupper detaljerar organisationsförslaget senast 20/6 • Resursbedömningar enligt organisationsförslaget senast 20/6 • Samordna stödprocesser och administrativ organisation • Normerande beslut succesivt från och med 1 juli • Beslut om processverktyg och processansvariga i september för fortsatt utveckling av stödprocesser • Ledar- och kompetensutvecklingsinsatser startar i augusti/september • Lokala arbetsmiljökommittéer klara med riskanalyser 24/9 Göteborgs universitet förnyas - implementering

16. Tid- och aktivitetsplan för implementeringen fortsättning • Chefsseminarium 10-11/9 • Utbildningspaket för olika roller framtagna i september 2012 • Bemanningsarbetet fortsätter augusti-oktober 2012 • Budgetarbetet för 2013 påbörjas september/oktober 2012 • E-handelssystem implementeras med start i oktober • Instrument för kostnadskontroll tas fram senast i december 2012 Göteborgs universitet förnyas - implementering

17. Information och kommunikation • Fortsatt information och nyheter via www.gu.se • Fortsatt informationvia rektors nyhetsbrev • E-postadress direkt till samordningsgruppen gufornyas@adm.gu.se • Informationsbrev till alla chefer och införandegrupperna en gång per vecka • Informationsmöten för chefer och administrativ personal har genomförts under maj – fem tillfällen 16/5, 21/5, 28/5 • Tillgänglighet för prefekter och dekaner m.fl. efter 11/6 • Ytterligare informationsmöten för all personal under hösten 2012 Boka idag! Göteborgs universitet förnyas - implementering

18. Gruppen hanterar förslaget med en övergripande överblick och informerar de fackliga organisationerna. Bemannings- och omdisponeringsbehov anmäles till ”bemanningsgruppen” GF • Flera alternativ: • Komptensutveckling • Intern annonsering • Extern annonsering • Kompetenskartläggningen • Annat Rutin för transparent bemanning Fak • Åtgärder t ex: • Medarbetarportalen • Introduktions-/utvecklingsåtgärd • Till Dekan för beslut om extern annonsering Inst Institutionen/motsvarande ansvarar för formalia. Omdisponering inom Institutionen/motsvarande Göteborgs universitet förnyas - implementering

19. Andra frågeställningar • Enstaka fakultetsspecifika förutsättningar Fortsatt dialog mellan rektor och dekan • Organisatoriska lösningar utanför linjeorganisationen Lokalfrågorna (Campus, Servicecenter). Arbete pågår IT-styrelse och beställarutskott för IT-verksamheten Utbildningsnämnden på plats i början av höstterminen • Vi har ett ”nyrekryteringsstopp” Vi kan hamna i en situation där vi både har rekryteringsbehov och en slags övertalighet Göteborgs universitet förnyas - implementering

20. Kontroll över utvecklingen Vi har tagit fram tre nyckeltal som ger oss en bild över personalsituationen före och där vi kan mäta efter • SUHF:s ekonomiredovisning nedbrutet på institution/avdelning • andelen administrativ personal i relation till samtliga anställda per institution/motsvarande • BESTA-kodningen på ett antal familjer vilket ger en bild av kompetensflöden • Instrument för fortlöpande kostnadskontroll av stödverksamheten ska finnas framme i december 2012 Göteborgs universitet förnyas - implementering

21. Fakultetsperspektivet • Några tankar och erfarenheter utifrån Handelshögskolan och dekanus Per Cramér Göteborgs universitet förnyas - implementering

22. Kompetenskartläggningen • Resultat • 1 234 besvarade enkäten av 1 961 mottagare (63 %) • Flest svar från Handelshögskolan (82 %) • Utbildningsnivå: eftergymnasial utbildning inkl. forskarutbildning (77 %) • Intresse av andra arbetsuppgifter (31 %) • Intresse av att byta arbetsplats (26 %) • Genom kompetensutveckling (43 %) • Vill inte ta ställning nu (42 %) • Används till utvecklingssamtal mellan chef och medarbetare samt som underlag i det fortsatta bemanningsarbetet. Göteborgs universitet förnyas - implementering

23. Kopmetensutvecklingsfrågor Göteborgs universitet förnyas - implementering

24. Ledar- och kompetensutveckling • Obligatoriska chefsutbildningar • Chefsutbildningar med anledning av omorganisationen • Ordinarie chefs/ledarutbildningar som erbjuds • Individuellt stöd till chefer/ledare Göteborgs universitet förnyas - implementering

25. Ledar- och kompetensutveckling Obligatoriska chefsutbildningar: • Arbetsmiljö för chefer – 2 dagar • Arbetsrätt för chefer – 2 dagar • Förvaltningskunskap för chefer – 2 dagar • Ekonomi för chefer – 2 dagars ekonomispel Chefsutvecklingsprogrammet, ca 13 dagar under ett läsår Göteborgs universitet förnyas - implementering

26. Ledar- och kompetensutveckling Chefsutbildningar med anledning av omorganisationen: • Arbeta i ledningsgrupp • Leda och kommunicera i förändring • Arbetsgivarrollen (¾ dagar) Göteborgs universitet förnyas - implementering

27. Ledar- och kompetensutveckling Ordinarie chefs/ledarutbildningar som erbjuds: • Chef, ledare eller både och – vad innebär det för mig? (4 dagar) • Konflikthantering för ledare – 1 heldag och 5 halvdagar • Nödvändiga (svåra) samtal • Utvecklingssamtal • Grupputveckling • Att arbeta i styrgrupp • Beställa projekt • Affärsjuridik (planeras) Göteborgs universitet förnyas - implementering

28. Ledar- och kompetensutveckling Individuellt stöd till chefer/ledare: • Handledning/coaching/stödsamtal(Coachingpool finns – interna och externa personer) ----- • Kartläggning av ledningsgrupp (GDQ) • Stöd i ledningsgruppsutveckling Göteborgs universitet förnyas - implementering

29. Ledar- och kompetensutveckling Utbildning för administrativ personal: • Utbildningsadministration • HR • Ekonomi • Kommunikation • Ledning (administrativa chefer på institution) • Ledning inom utbildning (studierektorer) Göteborgs universitet förnyas - implementering

30. Ledar- och kompetensutveckling Mer info och anmälan på: http://www.pa.adm.gu.se/kompetensutveckling Göteborgs universitet förnyas - implementering

31. Frågor Kom i håg! Boka informations- och dialogmöten idag! Innehåll • Inledning • Stödprocess; exempel Utbildningsadministration • Processöversikt • Nivå 1-beskrivning • Nivå 2-beskrivning • Administrativ organisation; förslag • Institution • Fakultet • Gemensamma förvaltningen, struktur • Gemensamma förvaltningen, arbetssätt • Allmänt om implementeringen Göteborgs universitet förnyas - implementering