Importance des procédures administratives & financières et du contrôle interne

1. . Importance des procéduresadministratives & financières et du contrôle interne

2. 1.- Procéduresadministratives et financières • Un manuel de procédures est un ouvrage dans lequel sont définies les procédures permettant d’assurer le contrôle interne d’une organisation. • Les procédures définies doivent permettre d’assurer la séparation des fonctions maximisant ainsi la sécurité de l’entreprise.

3. Procéduresadministratives et financières • Les procédures ont un caractère technique et précis. Elles disent comment « procéder » par exemple pour l’établissement de la paie, les achats… Les procédures ne sont normalement pas un frein mais un outil pour bien effectuer les opérations administratives et financières. • Ellesfacilitent la réalisation des transactions dans les meilleures conditions d’efficacité et d’efficience.

4. 1.1- Rédaction du manuel de procédures • La conception du manuel s’appuie sur le cadre organique de l’entreprise. Pour chaque procédure identifiée, le manuel présentera : • L’introduction • La description détaillant les étapes de la procédure • Les tâches et contrôles à effectuer. • La liste des documents utilisés comme supports

5. 1.2- Contenu du manuel des procédures • Le manuel doit contenir au moins les informations suivantes : • Une généralité sur l’entreprise (nom, type, siège social, organigramme…) • Des éléments généraux relatifs à la saisie des informations (organisation détaillée de la fonction comptable, plan de comptes et liste des journaux, procédures interne d’élaboration et de saisie des informations, classement des pièces comptables…)

6. 1.3-Utilisation du manuel des procédures Le manuel de procédures rédigé doit répondre à ces questions : • A quoi sert une procédure? • Quand doit-on utiliser une procédure? • Pourquoi utiliser une procédure? • Qui vérifie que le travail est effectué selon les procédures? • Comment s’effectue cette vérification?

7. 2.- Le contrôle interne Un système de contrôles, de garde-fous, connussous le termegénérique de contrôle interne, estmis en place pour protéger les biens de l’organisation et gérer les risquesinternes. L’objectif du contrôle interne estd’empêcher le vol et la fraudeopportunistes et de déceler les erreurs et les omissions qui apparaissentdans les documents comptables. Un système de contrôlesinternesefficaceprotègeégalement le personnel chargé des tâchesfinancières.

8. 2.1-Les documents comptables • Ordre de paiement, Réquisitions, Factures des fournisseurs, Fiches de réception des biens, Reçusd’encaissement, Fiches de dépôts, Factures de demandes de remboursements etc…

9. 2.2-Registres comptables Journal de banque (registre des chèques payés), Journal des recettes, Journal de petite caisse, Grand Livre Général, Journal général, Registre de paie, Registre des immobilisations, etc.…

10. 2.3-Plan comptable • Le plan comptabledéfinit et documente la manièredontl’informationfinancière sera classée. • Il comprendunelistehiérarchique de tous les comptesregroupés par catégorie et sous-catégorie. • Chaquecomptereçoit un numéro de code et une description définie par la structure hiérarchique.

11. 2.3-Plan comptable (suite) • La structure de codage de l’organisation ne doit pas êtretropcomplexe. • Elle doitprendrel’informationdontontbesoin les responsables pour prendre des décisions. • Le responsable financier ou le chef comptabledoitcollaborer avec les responsables de l’organisation pour créer les codes.

12. 2.4-Charte des comptes Existence d’unecharte des comptes qui classifie les actifs, les passifs, les revenus et les dépenses. Pour déterminer le compteapproprié, ilestrecommandéd’identifier en premier lieu le type de dépense et d’utiliser le code qui convient.

13. 2.4-Charte des comptes (suite) Une charte de comptes comporte un plan de comptes identifiés par des numéros à 2, 3 ou 4 chiffres. Le plan de comptes est généralement établi par référence au Plan Comptable National. Par exemple on pourrait avoir une charte de compte structurée de la façon suivante: 1000 Encaisse 2000 Stock 3000 Immobilisations 4000 Dettes à Court Terme 5000 Dettes à long terme & Fonds Propres 6000 Revenus 7000 Dépenses

14. 2.5-Les états financiers • les états financiers se composent: • Du Bilan; • De L’état des résultats; • De L’état de l’évolution de la situation financière de l’entreprise.

15. Merci de votre attention! Questions? Papyrus 2013