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Projektmanagement. Materialien für zum Thema Projektmanagement in den Lernfeldern ‘Anwendungsentwicklung‘ und ‚Projektplanung und Projektdurchführung‘ Erstellt von Jochen Pellatz 2002-09 Version 3.0. Gliederung. Diese Präsentation gliedert das Thema Projektmanagement in folgende Punkte:

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Presentation Transcript
projektmanagement

Projektmanagement

Materialien für zum Thema Projektmanagement in den Lernfeldern ‘Anwendungsentwicklung‘ und ‚Projektplanung und Projektdurchführung‘

Erstellt von Jochen Pellatz 2002-09 Version 3.0

gliederung
Gliederung

Diese Präsentation gliedert das Thema Projektmanagement in folgende Punkte:

  • Grundlagen(Grundbegriffe)
  • Projektdefinition
  • Projektplanung
  • Projektdurchführung
  • Projektabschluss

Hier verwendetes Projektphasenschema

Präsentation beenden

J.P. 02-09

grundlagen
Grundlagen

Definition

‚Projektmanagement

Definition ‚Projekt‘

Aufgaben des

Projektmanagements

Beispiele für Projekte

Ursachen für Projekte

Projektphasen

J.P. 02-09

merkmale eines projekts
Merkmale eines Projekts

Ein Projekt ist ein Vorhaben zur Lösung einer Aufgabe und ist im Einzelnen durch folgende Merkmale gekennzeichnet :

  • Das Projektziel ist eindeutig definiert.
  • Das Projektziel und das Projektergebnis sind messbar beschrieben.
  • Das Projekt wird innerhalb eines Zeitrahmens mit vorgegebenen Terminen durchgeführt.
  • An einem Projekt arbeiten notwendigerweise mehrere Beteiligte zusammen.
  • Voneinander abhängige Termin-, Ressourcen- und Kostenvorgaben wirken

begrenzend.

  • Ein Projekt ist einmalig (wird nicht alle Tage durchgeführt).
  • Aus der Vielzahl der Teilaufgaben kann sich eine hohe Komplexität ergeben.
  • Ein Projekt muss genau geplant werden.
  • Ein Projekt benötigt eine Projektorganisation

Definition „Projekt“ nach DIN 69901, Zitat: „ Ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z.B. Zielvorgaben, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, projektspezifische Organisation."

J.P. 02-09

ursachen f r projekte
Ursachen für Projekte
  • Organisatorische Probleme (schlechter Informationsfluss)
  • Technische Probleme (hoher Wartungsaufwand)
  • Wirtschaftliche Probleme (sinkende Umsätze)
  • Marktbezogene Entwicklungen (Wettbewerbsdruck)
  • Innovationen, Ideen (neue Produktideen)
  • Controlling-Ergebnisse (ineffiziente Systeme)

J.P. 02-09

beispiele f r it projekte
Beispiele für IT-Projekte

Entwicklung von

Anwendungssystemen

Einführung neuer

Informationssysteme

Ablösung von Eigenent-

Wicklung durch

Standardsoftware

Vernetzung von

IT-Systemen

Umsetzung der

Prozessorientierung von

Arbeitsabläufen

IT-Projekte

Aufbau überbetrieblicher

Netzwerke

Entwicklung neuer

Hardwareprodukte

Umsetzung von

Rightsizing oder

Outsourcing

J.P. 02-09

was hei t projektmanagement
Was heißt Projektmanagement

DIN 69901:

Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben für die Abwicklung eines Projekts.

oder

Projektmanagement ist die zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten mit Hilfe spezieller Instrumente.

J.P. 02-09

7 1 5 2 aufgaben des projektmanagements

Ablaufplanung, Kostenplanung, Dokumentation

Organisation

und

Leitung

Ergebnisplanung, Kapazitätsplanung,Personalplanung

Aufgaben des Projekt-managements

Bereitstellung und Nutzung von Softwarepaketen

Auswahl und Bereit-stellung von Metho-den und Techniken

Wirtschaftlichkeits-, Zeit - und Qualitätskontrolle

Risikoanalyse, Steuerung

und Kontrolle

Personalführung

und Konfliktmanagement

7.1.5.2. Aufgaben des Projektmanagements:

J.P. 02-09

projektphasen
Projektphasen

Die Projektphasen bezeichnendie zeitliche Gliederung des Projektverlaufes in bestimmte Teilabschnitte.

In dieser Präsentation werden folgende Projektphasen unterschieden:Projektdefinition

Projektplanung

Projektdurchführung

Projektabschluss

In der Systementwicklung werden verschiedene Vorgehensmodelle für die Analyse und Lösung komplexer Aufgabenstellungen unterschieden.

J.P. 02-09

wasserfall modell
Wasserfall-Modell

Das Wasserfall-Modell unterscheidet fünf strikt zu trennende Phasen

Planung

Projektauftrag

Das Ergebnis einer Phase fließt als Input in die nächste Phase ein, so dass sich ein treppenartiger Verlauf ergibt.

Kritik am Wasserfallmodell:Starrheit der Phasenfolge, Korrekturen sind in späteren Phasen kaum mehr möglich. Fehlschläge oder nicht erreichbare Ziele werden zu spät erkannt.

Abhilfe kann hier etwa die Einführung eines Prototypes schaffen, bzw. die Verwendung des Spiralmodells.

Fachkonzept

Analyse

DV-Konzept

Entwurf

Implementierung

System

Abschluss

-Einsatz

-Wartung

J.P. 02-09

prototyping
Prototyping

Ein wesentlicher Kritikpunkt an den reinen Phasenmodellen besteht darin, dass dem Anwender erst relativ spät prüffähige Versionen des Anwendungssystems zur Verfügung gestellt werden. Zu diesem Zeitpunkt wurde schon eine Menge Zeit und Geld in die Entwicklung investiert, ohne dass der Anwender den Nutzen der Entwicklung testen konnte. Deshalb gibt es die Vorgehensweise des Prototyping, bei der dem Anwender zunächst ein vorläufiges Anwendungssystem zur Verfügung gestellt wird, um Rückmeldungen und Wünsche der Anwender in die weitere Planung einzubeziehen. Prototypen können sich lediglich auf einzelne Teilfunktionen beschränken, sie können aber auch ein unvollständige Modell des Gesamtsystems zeigen.

J.P. 02-09

spiralmodell
Spiralmodell

Die vier Segmente des Spiralmodells werden mehrfach von innen nach außen durchlaufen. In jeder Phase des Projekts werden alle vier Segmente wiederholt. Dabei können Ziele und Realisierungsschritte immer wieder neu formuliert, verbessert und korrigiert werden. Durch den Einsatz des Spiralmodells wird versucht, das Risiko so gering wie möglich zu halten.

Segment 1Festlegung der Ziele

und Aufgaben (Soll)

Segment 2Bewertung von Alternativen

Risikoanalyse

Segment 4Soll- Ist- Vergleich

und Aufgaben (Soll)

Segment 3Entwicklung eines Zwischenproduktes und

Testläufe

J.P. 02-09

projektdefinition
Projektdefinition

Problembeschreibung(kein Link)

Kick-off-Meeting

Ursachen-

analyse

Lastenheft /

Pfichtenheft

Projektziele

Projektorganisation

Projektauftrag

J.P. 02-09

ursachenanalyse
Ursachenanalyse

Bei der Ursachenanaylse geht es um die Erfassung des IST-Zustandes des Systems. Dabei kann man folgende Phasen unterscheiden:

Ist-Analyse

Ist-Aufnahme und Ist-Analyse

Erhebung

Beschreibung

Analyse

J.P. 02-09

erhebung analyse 1
Erhebung (Analyse 1)
  • Bei der Erhebung des Ist-Zustandes geht es um die Darstellung der Arbeitsabläufe (Geschäftsprozesse)
  • in Verbindung mit den beteiligten organisatorischen Einheiten. Im Zusammenhang damit steht
  • auch die Datenanalyse, die Aufschluss über die Entstehung und Verwendung von Daten geben soll.
  • Hilfreich bei der Beschreibung der Arbeitsabläufe ist die Beantwortung der W-Fragen.
  • (Wer, Was, Wann, Wo, Wie, Wozu?)
  • Einzubeziehen ist die Beschreibung bestehender Programme und Daten, manueller Berichte und
  • Formulare, bestehende Karteien, verwendeter Nummernsysteme, sonstiger technischer
  • Einrichtungen.
  • Techniken zur Erhebung des Istzustandes:
  • Studium von Unterlagen(Geschäftsberichte, Bilanzen, Stellenbesetzungspläne, Organisationspläne, Produktbeschreibungen, Verfahrensbeschreibungen, Stücklisten, Arbeitszettel, Kunden- Lieferantenverzeichnisse, Betriebsvereinbarungen usw.)
  • Fragebogen
  • Interview
  • Konferenz
  • Beobachtung

J.P. 02-09

beschreibung analyse 2
Beschreibung(Analyse 2)
  • Techniken zur Darstellung von Arbeitsabläufen
  • Beispiele:
  • Hierarchiediagramme(Organigramme, Baumdiagramme)
  • Balkendiagramme (Gantt-Diagramme)
  • Datenflußpläne (DIN 66001)
  • Rasterdiagramme
  • Ereignisgesteuerte Prozessketten (EPK)

J.P. 02-09

hierarchiesicht
Hierarchiesicht

J.P. 02-09

schwachstellenanalyse ursachen
Schwachstellenanalyse (Ursachen)
  • Die Schwachstellenanalyse ist eine Methode zur Analyse von Prozessen.
  • Schwachstellen können aus unterschiedlicher Sichtweise betrachtet werden:
  • Beispiele für typische Schwachstellen: zu späte Rechnungsschreibung, zu lange Durchlaufzeiten, ungenaue Mengenerfassung, mangelnde Informationen usw.
  • Beispiele für Folgen: zu hohe Kapitalbindung im Lager, mangelnde Liquidität, Verärgerte Kundschaft
  • Die Schwachstellenanalyse erfolgt in drei Phasen:
  • Feststellung der Mängel (z.B. zu viele Durchlaufstationen bei der Bearbeitung eines Auftrages)
  • Quantifizierung der Mängel (Wie oft kommen die Mängel vor)
  • Ermittlung der Mängelursachen

Managementsicht

Anwendersicht

Schwachstelle

IT-Sicht

Organisationssicht

J.P. 02-09

analyse von prozessen
Analyse von Prozessen

Methoden der Analyse von Prozessen sind:

Benchmarking

Schwachstellen-

analyse

Checklisten-

technik

Workflow-

analyse

Referenz-

analyse

Vorgansgketten-

analyse

J.P. 02-09

projektziele
Projektziele

Projektziele werden schriftlich fixiert. Damit soll sichergestellt werden, dass Auftraggeber und Auftragnehmer gleiche Vorstellungen verfolgen, dass es keine Missverständnisse gibt und dass die Projektfortschritte jederzeit an den Zielen gemessen werden kann. Dazu ist es wichtig, dass die Ziele objektiv messbar und klar formuliert werden.

Im einzelnen hat die Formulierung von Projektzielen folgende Funktionen:

  • PräzisierungSachziel
  • Orientierung
  • Motivation
  • Kontrolle

Kostenziel Terminziel

Ziel-

komponenten

J.P. 02-09

projektauftrag
Projektauftrag

Ein Projektauftrag sollte folgende Informationen beinhalten:

  • Projektbezeichnung
  • Projektbeschreibung/Aufgaben
  • Projektziele
  • Aufbauorganisation, Projektleiter und Projektteam
  • Randbedingungen
  • Projektressourcen (Zeit, Geld, Personal, Sachmittel)
  • Termine und Meilensteine
  • Auftraggeber

J.P. 02-09

pflichtenheft lastenheft
Pflichtenheft/Lastenheft

Das Lastenheft beinhaltet alle Anforderungen des Auftraggebers hinsichtlich Lieferungs- und Leistungsumfang. Es definiert das WAS und das WOFÜR.(Eine detaillierte Darstellung der Inhalte findet sich im IT-Handbuch S. 205 ff.)Inhalte in Stichworten: Projekteinführung(Veranlassung, Zielsetzungen, Projektumfeld, Eckdaten), Ausgangssituation(Organisation, Abläufe, Datendarstellung...), Sollzustand(Ablaufdarstellung, Datendarstellung, Aufgabengliederung), Schnittstellen,Anforderungen(an Systemtechnik, an Inbetriebnahme und Einsatz, an Qualität, an Projektabwiclung)

Das Pflichtenheft beschreibt die Realisierung der Anforderungen des Lastenheftes und wird vom Auftragnehmer erstellt. Es definiert das WIE und das WOMIT.

J.P. 02-09

projektplanung
Projektplanung

Arbeitspakete

  • Ermitteln aller erforderlichen Aktivitäten des Projekts und Zusammenfassung zu Arbeitspaketen (Mindmapping, Kartenabfrage)
  • Gliederung der Arbeitspakete in einem Projektstrukturplan
  • Ermitteln von logischen Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen
  • Festlegung von Terminen
  • Genaue Terminplanung und bestimmen des kritischen Weges
  • personeller und sachlicher Ressourcen
  • Ermittlung der Projektkosten
  • Erstellen von Maßstäben zur Qualitätssicherung

Projektstrukturplan

Projektablaufplan

Vorgangsliste

Terminplan

Netzplan

Kapazitätsplan

Kostenplan

Qualitätssicherung

J.P. 02-09

kick off meeting
Kick-off-Meeting

Die erste gemeinsame Besprechung aller am Projekt beteiligten ist das Kick-off-Meeting.

Der Projektleiter lädt das Projektteam ein und verfasst eine Tagesordnung mit etwa folgenden

Punkten:

  • Vorstellen des Projektauftrags
  • Vorstellen der Teammitglieder
  • Beschreiben der Rahmenbedingungen (Zeitplanung, Kosten, Ziele)
  • Verteilung der Aufgaben im Projektteam
  • Festlegen der Teamregeln

Über den Verlauf des Kick-off-Meeting wird ein Protokoll verfasst.

J.P. 02-09

arbeitspakete definieren
Arbeitspakete definieren

Zunächst werden im Team alle notwendigen Aufgaben und Aktivitäten ermittelt. Diese

werden dann zu Arbeitspaketen zusammengefasst. Arbeitspakete sind abgegrenzte

Teilaufgaben mit eindeutiger Bezeichnung und eindeutiger Verantwortlichkeit.

Arbeitspakete werden genau terminiert und mit einer Budgetvorgabe versehen.

Die Arbeitspakete sind die Grundlage für die folgenden Aktivitäten der Planungsphase.

J.P. 02-09

projektstrukturplan 1
Projektstrukturplan 1

Was ist ein Projektstrukturplan? 

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein Modell des Projekts, das die zu erfüllenden Projektleistungen

hierarchisch darstellt. Er ist ein formales Hilfsmittel, mit dem ein Projekt überschaubar wird:

·Er bildet die Grundlage für Organisation und Koordination im Projekt

·Er zeigt den Arbeitsaufwand, Zeitaufwand und Kostenumfang auf, den ein Projekt beinhaltet

Der Projektstrukturplan ist die operative Basis für die weiteren Planungsschritte im Projekt, z.B. für die Ablauf-

, Kosten-, Termin- und Kapazitätsplanung oder die Kalkulation sowie das Projekt-Controlling.

Die Darstellung der Projektstruktur kann nach verschiedenen Gesichtspunkten erfolgen

·nach Phasen (logikorientiert)

·nach Funktionen (funktionsorientiert)

·nach Objekten (objektorientiert)

Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut?

Im Projektstrukturplan werden die einzelnen Vorhaben und Maßnahmen, die für die Erfüllung des Projekts

notwendig sind, in einzelnen Arbeitspaketen beschrieben und in eine hierarchische Beziehung zueinander

gesetzt.

Die einzelnen Strukturelemente können, abhängig von der jeweiligen Realisierungsphase des Projekts,

schrittweise über einzelne Ebenen immer weiter gegliedert werden, bis der gewünschte Detaillierungsgrad

erreicht ist

J.P. 02-09

projektstrukturplan 2
Projektstrukturplan 2

Ein Beispiel:

J.P. 02-09

terminplanung
Terminplanung

Bei der Terminplanung geht es darum, die Anfangszeiten und die Dauer der einzelnen Arbeitsschritte festzulegen und die Termine für die Meilensteine zu bestimmen. Wichtig dabei ist es, die Gesamtdauer des Projektes anhand des kritischen Weges zu ermitteln.Wichtige Hilfsmittel dafür sind Balkendiagramme (Gantt) und die Netzplantechnik.Die Terminplanung wird häufig durch eine Projektmanagementsoftware (z.B. MS Projekt unterstützt.Meilensteine sind Ereignisse oder Zwischenziele, die eine besondere Bedeutung für das Projekt haben. Die Meilensteine werden bei der Projektplanung festgelegt und haben bei der Realisierung besondere Priorität. Beispiele für Meilensteine: Das Richtfest beim Hausbau Die erste Testfahrt des Prototyps bei der Autoherstellung.

J.P. 02-09

netzplan
Netzplan
  • umfassendes Planungsinstrument für komplexe Projekte
  • bietet übersichtlichen Überblick über den Projektablauf, inklusive der eindeutigen Darstellung der Abhängigkeiten einzelner Vorgänge im Ablauf
  • ermöglicht genaue Zeitschätzung bzw. Terminfestlegung für den Gesamtablauf sowie für einzelne Vorgänge
  • Erkennen der zeitintensivsten Ablauffolge: “kritischer Weg”
  • ermöglicht relativen Vergleich der Konsequenzen von Terminen, Kosten und Einsatzmitteln verschiedener Planungsvarianten
  • fördert rechtzeitige Entscheidungen, da mögliche Konsequenzen im Netzplan ersichtlich sind

J.P. 02-09

netzplantechnik
Netzplantechnik
  • Netzplantechnik ist geeignet für:

- Strukturplan

- Zeitplan

- Einsatzmittelplan

- Kostenplan

  • bewährte Arten von Netzplänen:

- CPM: Critical Path Method

- PERT: Program Evaluation and Review Technic

- MPM: Metra-Potential-Method

  • umfaßt folgende Schritte

J.P. 02-09

die netzplantechnik umfa t folgende schritte
Die Netzplantechnik umfaßt folgende Schritte:
  • Erstellen der Tätigkeitsliste aufgrund des Projektstrukturplans
  • Erstellen des Netzplans
  • Errechnen des kritischen Weges
  • Berechnen der Vorgangszeitpunkte
  • Ermitteln der Pufferzeiten
  • Verwendung des Netzplans als Basis von

- Balkendiagrammen, z.B. Belegungsplan, Einsatzplan

- Einsatzmittel-Auslastungsdiagrammen, z.B. zwecks

Bedarfsglättung

J.P. 02-09

berechnungen im netzplan
Berechnungen im Netzplan
  • Aufgrund der Vorwärts- und Rückwärtsrechnung sind bekannt:

FA (FZ) und SE (SZ)

FE(V1) = FA(V1) + D(V1)

SA(V1) = SE(V1) - D(V1)

  • Pufferzeiten:

Gesamte Pufferzeit (GP): GP = SE(j) - FA(i) - D

oder GP = SZ(j) - FZ(i) - D

Bedeutung: GP gibt an, wie lange ein Vorgang höchstens verlängert/verzögert werden kann, ohne daß der Endtermin beeinträchtigt wird.

J.P. 02-09

projektabablaufplan
Projektabablaufplan

Die Arbeitsaufgaben und Teilprojekte werden zeitlich und logisch geordnet. Vorgänge werden mit Anfangs- und Endpunkten grafisch dargestellt. Die frühesten und spätesten Anfangs- und Endpunkte werden dargestellt.

Das Projektteam nimmt eine Voruntersuchung hinsichtlich der Ausgangssituation (Ist-Zustand) und nimmt eine Kalkulation der Faktoren Zeit, Kosten, Qualität vor.

Jedem Projektmitglied bzw. jeder Projektgruppe werden ein oder mehrere Arbeitspakete zugeteilt und die Schnittstellen zwischen ihnen definiert.

J.P. 02-09

vorgangsliste
Vorgangsliste

J.P. 02-09

7 1 5 5 projektplanung 2
7.1.5.5. Projektplanung 2
  • wer erledigt
  • welche Aufgaben
  • in welchem Zeitraum
  • mit welchen Methoden und Techniken
  • mit welchen Ressourcen (z.B. Kapital, Sachmittel, etc)?

Qualität

Termin

Kosten

Ein Projekt gilt als erfolgreich, wenn die festgelegten Ziele in geforderter Qualität termingerecht und innerhalb des Kostenrahmen realisiert wird!

J.P. 02-09

kapazit tsplanung ressourcenplanung
Kapazitätsplanung (Ressourcenplanung)

Bei der Kapazitätsplanung geht es um die Planung von Personen und Sachmitteln. Diese müssen

  • in der richtigen Art und Qualität
  • in der richtigen Menge
  • zur richtigen Zeit
  • am richtigen Ort bereitstehen

Um dies zu erreichen, geht man wie folgt vor:

  • Ermittlung des Ressourcenbedarfs (Art, Menge, Ort, Zeit)
  • Ermittlung der verfügbaren Kapazitäten
  • Soll-Ist-Vergleich
  • Ausgleich von Kapazitätslücken

J.P. 02-09

kostenplanung
Kostenplanung

Aufgabe der Kostenplanung ist die Planung der Projektkosten. Dabei werden die Kosten je Arbeitspaket für jede Ressource ermittelt.

Es müssen alle anfallenden Kosten festgestellt werden und auf eine Ressourceneinheit (z.B. Arbeitsstunde) umgerechnet werden.

Problem ist die vollständige Erfassung aller Kosten sowie die möglichst genaue Kostenschätzung. Dazu gibt es verschiedene Methoden.

Berücksichtigt man außerdem die Ertragsseite des Projekts so kommt man zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung eines Projekts. Dabei geht es darum, die Kosten und den Nutzen eines Projektes bzw. mehrerer Projektalternativen zu ermitteln und zu vergleichen.

J.P. 02-09

qualit tsplanung
Qualitätsplanung

Aufgabe der Qualitätsplanung ist

  • die Festlegung geeigneter Qualitätssicherungsmaßnahmen
  • die Entwicklung von Qualitätskriterien

J.P. 02-09

methode gantt diagramm aufgabe und umsetzung
Methode: GANTT-Diagramm Aufgabe und Umsetzung
  • Darstellung eines Vorgangs als Balken (Balkendiagramm)
      • mit zeitbezogener Länge
      • über der Zeitachse
  • Visualisierung der Projekttermine
      • zeitliche Vorgangsabfolge
  • zeitlicher Projektfortschritt
  • Abhängigkeiten (gem. der Struktur- und Ablaufplanung) werden berücksichtigt, aber nicht dargestellt
  • Umsetzung projekt- oder ressourcenorientiert
      • relevant für die Kapazitätsplanung

J.P. 02-09

gantt diagramm
GANTT-Diagramm

J.P. 02-09

methode meilensteine
Methode: Meilensteine
  • Meilensteine sind Ereignisse besonderer Bedeutung
      • i.d.R. mit der Dauer Null
  • Nutzung für das Projektmanagement
    • zur graphischen Visualisierung besonderer Projektereignisse und -termine (Deadlines etc.) in GANTT-Diagrammen (und Netzplänen)
    • Möglichkeit zur Grobplanung (Meilensteinnetzpläne)
    • Möglichkeit zur Projektkontrolle (Meilensteintrendanalyse)

Projektstart

Fertigstellung Prototyp

Projektende

J.P. 02-09

darstellungsformen von netzpl nen

CPM

  • PERT
  • VKN
  • MPM
  • VPN
  • EKN

Vorgang j

Program Evaluation and Review Technique

Metra-Potential-Methode

Ereignisknotennetzplan

Critical Path Method

Vorgangsknotennetzplan

Vorgangspfeilnetzplan

FAj

Dj

SAj

Vn

Ej

Ek

Dn

FZj

SZj

FZk

SZk

Darstellungsformen von Netzplänen

Bezeichnung

Darstellungsform

i.d.R. verwendete Methode

Darstellung analog

J.P. 02-09

symbole f r ereignisgesteuerte prozessketten epk

Stichwort-

Verzeichnis

Symbole für ereignisgesteuerte Prozessketten - EPK

1. Elemente

Ereignis

(Sechseck)

was ereignet sich

Aufgabe/Tätigkeit

(abgerundetes Rechteck)

was wird gemacht

Organisatorische

Einheit (Ellipse)

wer macht etwas

Daten (Rechteck)

welche Informationen

sind erforderlich

2. Beziehungen

Kontrollfluß

verbindet Ereignisse

und Aufgaben

immer links von einer

Aufgabe

Informationsfluß

Organisations-

zuordnung

welche org. Einheit ist

für eine Aufgabe zuständig

xor

Beispiel

Verknüpfungen

J.P. 02-09

und oder exclusiv oder

epk beispiel

Stichwort-

Verzeichnis

EPK - Beispiel

Ereignisgesteuerte Prozessketten (nach Scheer)

Bsp.: Angebotserstellung (Kurzdarstellung)

Kundenanfrage

Kundendatei

Kundendaten

prüfen

Kunde ok

Artikeldatei

Verkauf

Angebot

erstellen

Kundenangebot

ist fertig

Angebotsdatei

Angebot

verschicken

J.P. 02-09

darstellungstechniken datenflu pl ne nach din 66001

Stichwort-

Verzeichnis

Darstellungstechniken Datenflußpläne nach DIN 66001

Datei

Prozess, Verarbeitung

Verbindung

(Konnektor)

Verzweigung

Daten, allgemein

Grenzstelle

Beginn und Ende

Schriftstück

Verbindungslinie

zwischen Symbolen

weiter

J.P. 02-09

datenflussplan beispiel

Stichwort-

Verzeichnis

Datenflussplan (Beispiel)

Kunden

anfrage

1

Kunden

prüfen

Angebot

erstellen

Kunden

datei

ok

Angebot

Artikel

datei

Machbar-

keit prüfen

Ende

1

J.P. 02-09

rasterdiagramm

Stichwort-

Verzeichnis

Rasterdiagramm

J.P. 02-09

wirtschaftlichkeitsanalyse
Wirtschaftlichkeitsanalyse

Nächste Folie

J.P. 02-09

wirtschaftlichkeitsanalyse 2

Stichwort-

Verzeichnis

Wirtschaftlichkeitsanalyse 2

Beim Vergleich zwischen dem alten und dem neuen System unterscheidet man:

a) reine Kostenvergleiche b) Kosten/Nutzenvergleiche

a) Beim reinen Kostenvergleich werden lediglich die einmaligen und laufenden Kosten verglichen: Beispiel:

Altes System Neues System

Laufende Kosten pro Jahr

- Abschreibungen 220000 110000

- Systemnutzung 60000 70000

- Systemwartung 40000 60000

Summe 320000 240000

Einmalige Kosten

- Entwicklungskosten 150000

- Umstellungskosten 30000

Summe 180000

D.h. Die einmaligen Kosten amortisieren sich durch die geringeren laufenden Kosten nach ca. 2.25 Jahren.

b) Bei Kosten/Nutzenvergleichen besteht die Hauptschwierigkeit darin, den nicht quantifizierbaren (in Geld bewertbaren) Nutzen in die Bewertung einzubeziehen. Dieses wird meist durch unterschiedliche Gewichtung und Bewertungsmethoden erreicht.

(Multifaktorenmethode, Portfolio-Analysen)

Nächste Folie

J.P. 02-09

wirtschaftlichkeitsanalyse 3
Wirtschaftlichkeitsanalyse 3

Rentabilität

Rentabilität = Gewinn * 100

Kapital

Amortisation

Amortisationsdauer = Kapitaleinsatz

Einzahlungsüberschüsse /Jahr

Nächste Folie

J.P. 02-09

projektorganisation1
Projektorganisation1

Nächste Folie

J.P. 02-09

projektorganisation2
Projektorganisation2

Nächste Folie

J.P. 02-09

projektdurchf hrung
Projektdurchführung

In der Phase der Projektdurchführung hat das Projektmanagement die Aufgabe, den Fortlauf des Projektes zu steuern (Projektsteuerung) und Abweichungen von der Projektplanung zu erkennen und zu korrigieren (Projektcontrolling).

Der Projektverlauf und die Ergebnisse des Projekts werden in verschiedenen Projektdokumentationen erfasst.

In dieser Phase bedient sich das PM verschiedener Instrumente:

Für die Aktivitäten bei der Systementwicklung werdenunterschiedliche Vorgehensmodelle unterschieden.

Soll-Ist-Vergleich

Termin-Trend-Analyse

Projektdokumentation

Vorgehensmodelle

J.P. 02-09

projektdokumentation
Projektdokumentation

Ziel der Projektdokumentation ist es, den Projektverlauf für jedermann nachvoll-

ziehbar zu machen. Alle wichtigen Dokumente werden in einer Projektakte gesammelt. In die Projektakte gehören z.B. folgende Dokumente:

Projektauftrag, Projektdefinition,

Projektorganisation, Projektstrukturplan,

Terminpläne, Ressourcenplan,

Kostenplan, Protokolle der Projektteamsitzungen,

Telefonliste, Präsentationsunterlagen

usw.

J.P. 02-09

soll ist vergleich
Soll-Ist Vergleich
  • Anhand des Netzplanes werden die Soll-Werte für die Termine und die Kosten je Arbeitspaket ermittelt.
  • Diesen werden die Ist-Werte gegenübergestellt und die Abweichungen ermittelt.
  • Es werden die Ursachen für die Abweichungen festgestellt und
  • Korrekturmaßnahmen ergriffen. Diese können in der Korrektur der Projektziele oder in Korrekturmaßnahmen beim Projektverlauf bestehen.

J.P. 02-09

termin trend analyse
Termin-Trend-Analyse

Das Termincontrolling überprüft projektbegleitend, ob der Projektablaufplan eingehalten wird. Dabei werden Terminüber- oder unterschreitungen graphisch dargestellt

J.P. 02-09

projektabschluss
Projektabschluss

Abschlussbesprechung

Abschlusspräsentation

Abschlussbericht

Abnahme

Einweisung

Auflösung des

Projektteams

J.P. 02-09

abschlusspr sentation
Abschlusspräsentation

Die Abschlusspräsentation dient dem Zweck, alle Interessentengruppen über das Projektergebnis und den Projektverlauf zu informieren. Eine gelungene Abschlusspräsentation ist Teil des Projektmarketings.

Bei der Vorbereitung sollten folgende Fragen beantwortet werden:

  • Was ist das Ziel der Präsentation
  • Welche Zielgruppen sollen angesprochen werden
  • Welche Hilfsmittel werden verwendet (Uhr, Karteikarten, Medien)
  • Wie sieht die Zeitplanung aus.

Bei der Gliederung der Abschlusspräsentation kommt es auf die Gestaltung der drei Bereiche

  • Einleitung (Begrüßung, Themavorstellung, Gliederung, Einstimmung)
  • Hauptteil (Ziel, Umfang, Inhalt)
  • Schluss (Zusammenfassung, Schlussfolgerungen, Fragenteil)

an

J.P. 02-09

abnahme
Abnahme

Das fertige Projektergebnis wird zum vereinbarten Endtermin durch den Auftraggeber abgenommen. Der Ablauf einer Abnahme ist abhängig von der Art des Projekts.

Bei Abnahme eins Neubaus findet eine Begehung statt,

Die Abnahme einer Software findet in Form eines Testlaufes statt,

Marketingprojekte werden i.d.R. in Form einer beamergestützten Präsentation erfolgen.

Auftauchende Mängel werden schriftlich dokumentiert und es wird ein Abnahmeprotokoll erstellt.

J.P. 02-09

einweisung
Einweisung

Die Auftraggeber bzw. die späteren Nutzer werden von den Projektmitarbeitern eingewiesen. Evtl. müssen dazu Schulungsunterlagen erstellt werden.

Wichtig für die Einweisung ist ein verständliches, auf die Zielgruppe abgestimmtes Vorgehen.

J.P. 02-09

abschlussbesprechung
Abschlussbesprechung

Die Abschlussbesprechung ist die letzte offizielle Projektverantstaltung. Folgende Tagesordnungspunkte sollten Gegenstand der Sitzung sein:

  • Berichterstattung zur Kundenzufriedenheit
  • Reflexion und Feedback des Projektteams (was war gut, welche Probleme gab es, welche Veränderung würde man für Folgeprojekte vornehmen)
  • Weiteres Vorgehen - Ausstehende Arbeiten

- Neue Aufgabengebiete

- Abschlussfeier

- Abschlussbericht

J.P. 02-09

abschlussbericht
Abschlussbericht

Der Abschlussbericht gehört zur Projektakte und enthält folgende Aspekte:

  • Projektauftrag (Lastenheft)
  • Planungsunterlagen (Strukturplan, Vorgangsliste, Kostenplan usw.)
  • Bestandsaufnahme Zielerreichung (Soll-Ist-Vergleich)
  • Ursachenanalyse (Gründe für Soll-Ist-Abweichungen)
  • Abgeleitete Empfehlungen
  • Weitere Empfehlungen für zukünftige Projekte
  • Detaillierte Abrechnung (für jedes Arbeitspaket)
  • Ansprechpartner (für Rückfragen)

J.P. 02-09

aufl sung des projektteams
Auflösung des Projektteams

Mit der Abgabe des Abschlussberichtet wird das Projektteam aufgelöst und in neue Aufgabengebiete überführt.

J.P. 02-09

vorgehensmodelle quelle grundlagen
Vorgehensmodelle (Quelle Grundlagen)

Die Systementwicklung (Entwicklung und Bereitstellung komplexer Anwendungssoftware) kann nach verschiedenen Vorgehensmodellen erfolgen. Ein Vorgehensmodell legt fest, welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge erfolgen sollen. Der Gesamtprozess der Entwicklung vollzieht sich in verschiedenen Entwicklungsstufen, die als Phasen bezeichnet werden.

Die wichtigsten Vorgehensmodelle sind:

Das Phasenmodell

Wasserfall-ModellSpiralmodell

Das V-Modell

Prototyping

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vorgehensmodelle quelle durchf hrung
Vorgehensmodelle (Quelle Durchführung)

Die Systementwicklung (Entwicklung und Bereitstellung komplexer Anwendungssoftware) kann nach verschiedenen Vorgehensmodellen erfolgen. Ein Vorgehensmodell legt fest, welche Aktivitäten in welcher Reihenfolge erfolgen sollen. Der Gesamtprozess der Entwicklung vollzieht sich in verschiedenen Entwicklungsstufen, die als Phasen bezeichnet werden.

Die wichtigsten Vorgehensmodelle sind:

Das Phasenmodell

Wasserfall-ModellSpiralmodell

Das V-Modell

Prototyping

Die Erläuterungen zu den einzelnen Vorgehensmodellen finden Sie in der Folie 3 (Grundlagen)

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phasenmodelle
Phasenmodelle

In der Literatur werden verschiedene Phasenmodelle unterschieden. Welches Modell angewendet wird, richtet sich auch oft nach der Art der Aufgabenstellung. Für manche Bereiche ist die Einhaltung eines bestimmten Phasenmodells zwingend vorgeschrieben.Es werden einige Modelle gegenübergestellt:

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v modell
V-Modell

Das V-Modell ist eine Weiterentwicklung des Wasserfallmodells. Es wird überwiegend bei Projekten eingesetzt, die einen hohen Anspruch an die Qualitätssicherung haben. Die Phasen, die Aktivitäten und die Aufgaben des Projektmanagements werden genau beschrieben.

Konzept für die

Durchführbarkeit

Echteinsatz

Das V-Modell gilt für alle Bundes-verwaltungen seit 1991 verbindlich.

Anforderungsdefinition

Abnahmetest +

Probebetrieb

Akzeptanztest+

Systemtest

Grobentwurf

Integrationstest

Feinentwurf

Modell+Implementation

Test einzelner

Module

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