Projektmanagement

Projektmanagement Tipps, Tricks, Trapps

Grundlagen • Erwartungen abklären

1. Erwartungen klären • Was ist ein Projekt • vorher festgelegter Output • vorher festgelegter Anfang und festgelegtes Ende • vorher festgelegtes Budget • Abgrenzen zu Prozess und zu Programm • Prozess: wie eine Funktion jedes Mal ausgeführt werden muss • Programm: Arbeit um sich einem langfristigen Ziel zu näher

Allgemeine Kriterien für ein Projekt • Einmaligkeit, Neuartigkeit der Aufgabenstellung • Konkret formulierte Zielvorgabe: Inhalt, Termin, Kosten • Klare Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben • Hohe Komplexität • Viele Aufgaben • Viele Beteiligte • Restriktionen • Zeitlich (Beginn, Dauer, Ende) • Finanziell (festgelegte Budgets) • Ressourcen (personelle und andere Beschränkungen) • Hohe Bedeutung des Vorhabens für das Unternehmen (Chancen und Risken) • Keine Routine

Projektmanagement als Mittel zur Komplexitätsbewältigung • Die Welt wird immer komplexer • Die Welt wird immer dynamischer • Daher immer schwieriger zu bewältigende Arbeitsbereiche

Dynamik Terror und Drogengesellschaft Entwicklungstendenz chaotisch Gewaltstrategien turbulent -extreme Vernetzungsdichte -unüberschaubare Wechselwirkung -Schnelligkeit ist nicht mehr fassbar -extreme Mobilität -permanenter Wandel -chronische Unterinformation -permanente Überinformation -Widerspruch, Paradoxien, Konflikte -extreme Ungleichgewichte -Instabilität, Risiko, Radikalität -paradoxer Menschentyp Okkultismus Entwicklungstendenz -Überblick geht verloren -Anonymität nimmt zu -Regeln, Systeme, Normen -Kontrolle -Sinn kommt abhanden -Widersprüche nehmen zu -Informationsdefizit dynamisch Krise/Katastrophe -Stabilität -Kundennähe -jeder kennt jeden -Überschaubarkeit -Sinnerfüllung -Kunde weiß was er will statisch Komplexität Niedrig-mittel Nicht mehr fassbar hoch extrem Zone II Zone III Zone I Zone IV

Projektmanagement • Fallen!!!! • 1. fehlende oder unklare Ziele • 2. unrealistische Terminvorgaben • 3. fehlende Termin und Kostenkontrolle • 4. ungenügender Überblick ü. Fortschritt • 5. mangelhafte Dokumentation • 6. Schnittstellenprobleme • 7. ungenügende Unterstützung durch die Führung • 8. ständige Zusatzforderungen • 9. Konflikte im Projektteam • 10. mangelnde Info und Kommunikation

Grundtätigkeiten • Projektmanagement hat drei Grundtätigkeiten • Zielformulierung und Planung • Organisation • Kontrolle

Projektmanagement • Komplex. Der Umwelt Akzeptanzprojekt Pionierprojekt Standard Projekt Potentialprojekt Komplex. D. Projektes

Projektphase • Lebensphasen eines Projektes: • Konzeptphase: Die Idee • Abgrenzungsphase: Der Plan • Startphase: Das Team • Durchführungsphase: Die Arbeit • Abschlussphase: das glückliche Ende

Projektmanagement • Organisationsformen • 4 klassische Formen der Projektorganisation • A. linienintegriert P-Org • B. Stab-P-Org, oder Einfluss P-Org • C. Matrix P-Org. • D. reine P-Org

Organisationsformen: Projektmanagement

Projektmanagement • Stab-Projektorganisation • Primärorganisation bleibt unverändert und wird durch einen Stab ergänzt • Stab hab die Entscheidungsvorbereitung, die Entscheidung selbst bleibt bei der Linie

Stab-Projektorganisation Projektmanagement

Projektmanagement • Matrix-Projektorganisation • = eine duale Organisation • Funktionsbereichsleiter ist für die Abwicklung innerhalb der Funktion verantwortlich (vertikale Integration) • Projektleiter verfolgt die Projekte über die Funktionen hinweg (horizontale Integration)

Matrixorganisation Projektmanagement Projektbez Funktionsbez. Entscheidungssystem

Projektmanagement • Reine Projektorganisation • Gesonderter Projektbereich wird geschaffen und Projektleiter hat volle Weisungsbefugnis (Task Force Model) • Mitarbeiter werden für die Projektdauer aus ihren Funktionen ausgegliedert und in das Projekt eingegliedert

Reine Projektorganisation Projektmanagement

Ziele 2. Was wir erreichen wollen

Grundlage zu Zielen allgemein • SMART • Specific: Genau, Was und Wieviel • Measurable: Messbauer, Woran wird das Ergebnis gemessen • Achievable: Realistisch und Erreichbar • Result (oriented) Ergebnisorientiert, Was statt wie! • Time (bounded) Termingebunden

Grundlage Magisches Dreieck Inhalt und Qualität Termin Kosten Die größte Herausforderung des Projektmanagements liegt in der Integration und Steuerung dieser konkurrierenden Zielgrößen

Der Projektantrag • Erwartungen klären • Die Ziele abgleichen • Transparenz erfüllen • Aufwand abschätzen • Risiken abschätzen • Dokumentation zur weiteren Bearbeitung bis zum tatsächlichen Projektauftrag

Der Projektantrag • Beschreibung der Ist- Situation • Beschreibung der Soll – Situation • Inhaltliche Abgrenzung • Rahmenbedingungen (Team, Termin, Projektbudget • Genehmigung

Wer stellt den Projektantrag • Von der Projektleitung • An den Projektauftraggeber • In dem Fall in dem die Initiative von einer Projektgruppe oder von einem Projektleiter kommt. Projektantrag kann jedoch ausfallen, wenn direkt der Projektauftrag vom Auftraggeber kommt

Übung Projektantrag • Formulieren Sie in Gruppen ein Projekt, das Sie durch beide Trainingstage begleiten wird: • Ausgangslage • Projektnutzen, Ziele, Messparameter • Projektumfang • Projektteam • Projekttermine • Projektbudget • Projektverantwortliche Zeit: 60 Minuten für den Projektantrag und 30 min für die Präsentation

Der Projektauftrag • Der Projektauftrag: mit folgenden Inhalten Projektauftrag ist eine verbindliche Vereinbarung • Zweck: • Ziele: • Einschränkungen • Annahmen und Voraussetzungen

Der Projektauftrag • Beauftragung und Genehmigung des Projektes.

Projektauftrag • Kann erteilt werden wenn: • Gleiche Erwartungen • Gleiche Ziele • Transparenz • Geplanter und abgestimmter Aufwand • Risiken bekannt sind • Eine Struktur über das gesamte Projekt vorliegt

Projektauftrag • Projektantrag – Abstimmungen – Projektauftrag • Falls ein Projektantrag vorliegt, können die Daten übernommen, überschrieben und als Projektauftrag übernommen werden.

Projektauftrag • Zusammenfassung: Was ist notwendig • Projektauftrag • Projektorganisation • Projektstrukturplan • Terminplan • Risikoeinschätzung mit Maßnahmen • Und los geht’s!!!

Projektmanagement • Ziele müssen operrationalisiert sein • Definition in • Inhalt, Ausmaß, Zeitbezug, Zuständigkeit, Ressourcenbedarf, Ressourcen- aufbringung, Kennzahl (BSC)

Ergänzende Punkte • Wichtige Punkte zu klären: • Den Initiator ermitteln • Wer profitiert sonst noch vom Projekt • Den Projekt-Champion ermitteln • Die Umsetzer einbeziehen, die mit dem Projektergebniss leben müssen • Bedarfe erkennen die gedeckt werden müssen • Klären ob das Projekt die ermittelten Mängel wirklich beheben kann • Bedeutung des Projektes für das Unternehmen hervorheben • Die Informationssuche • Festlegen wo es beginnt und wo es endet • Festlegen wie wir herangehen werden • Was wir genau damit erreichen wollen • Klare und konkrete Zielvorgaben - SMART (Spezifisch, Messbar, Aggressiv, Realistisch, Timing) • Die Grenzen festlegen: Beschränkungen und Bedürfnisse • Mit Unsicherheit umgehen lernen

Teamzusammenstellen • 3. Die richtigen Leute

Arbeitsgruppen • Project Audience: Gruppe die das Projekt unterstützt, beeinflusst, beeinflusst wird oder sich dafür interessiert. • andere Begriffe: • Stakeholder • Verteiler • Teammitglieder.

die richtigen Leute einbeziehen • Intern: Personen innerhalb des Unternehmens: • Extern: Personen außerhalb des Unternehmens • Supporter: • Produktanwender: • Produktwarter:

die richtigen Leute einbeziehen • Driver: Haben Mitspracherecht bei Projektergebnissen • Supporter: Helfen bei der Durchführung des Projektes • Beobachter: kein Mitspracherecht bei den Projektergebnissen, werden jedoch in Zukunft davon beeinflusst.

Projektmanagement • Phasen der Teamentwicklung • Forming: Ernennen der Teammitglieder, Pseudogruppe, Abtasten, • Storming: Konflikte, Aufruhr, Untergruppenbildung, Grenzen abtasten • Norming: Gruppenzusammenhalt entwickelt sich, Spielregeln, gegenseitiges Akzeptieren, individuelle Ziele werden den gemeinsamen Aufgaben untergeordnet • Performing: Arbeitsphase, funktionierendes Team, Eigeninteresse wird dem Arbeitsziel untergeordnet, Flexibles Rollenverständnis

Struktur 4. Detail und Struktur

Schlüsselfaktoren • Schlüsselfaktoren für den Erfolg sind: • Vollständigkeit • Kontinuität • In Details denken: Die Ressourcen pro Teilabschnitt werden meist unterschätzt • Hierarchisch denken: - Projektstruktur.

Work Breakdown Structure • Top Down Methode: Bei Projekten die Ihnen und den Teammitgliedern vertraut sind • Brainstorming Methode: Wenn neue Methoden und Vorgangsweisen eingesetzt werden sollen

Top Down • Festlegen welche Aufgaben für das gesamte Projekt erledigt werden müssen • Festlegen welche Tätigkeiten erforderlich sind, um die Aufgaben zu erledigen. • Legen Sie die Teiltätigkeiten fest, die für die Durchführung der Tätigkeiten notwendig sind • Fahren Sie so fort, bis das gesamte Projekt ausreichend unterteilt ist

Brainstorming Methode • Notieren Sie in einer Liste alle Aufgaben, die für dieses Projekt erledigt werden müssen: nicht auf Überscheidungen achten, nicht über Formulierungen nachdenken • Arbeiten Sie die Liste nochmals durch und ordnen Sie nach ein paar Hauptkriterien mit gemeinsamen Merkmalen • Ordnen Sie die Tätigkeiten unter bestimmten Aufgaben in kleinere Untertätigkeiten • Schauen Sie sich die einzelnen Kategorien noch einmal an und stellen Sie mit dem Top Down Verfahren fest, ob Sie noch etwas vergessen haben • Weitermachen bis alle Projektarbeiten klar erfasst sind.

Projektstruktur • Viele Wege führen nach Rom

ProjektstrukturEröffnung Rehazentrum

Darstellung der Projektstruktur • Organigramm • Eingerückte Gliederung • Cluster

Organigramm

Eingerückte Gliederung Bericht vorbereiten 1.0 Berichtsentwurf vorbereiten 2.0 Entwurf überarbeiten 3.0 Endgültigen Bericht vorbereiten 3.1 Endgültigen Bericht schreiben 3.2 Endgültigen Bericht drucken

Cluster Darstellung Endversion überarbeiten Entwurf über- arbeiten Bericht vorbereiten Endvers. schreiben Entwurf vorbereiten Endversdrucken

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